Planera webbplatser och hantera användare

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Formeln för lyckade webbplatser och nöjd användare är väl planerade och hållbar metod för hantering av webbplatsen och användarna. Här är några viktiga aktiviteter och begrepp som du kan använda för att planera webbplatser och hantera användare för din organisation.

Hantera webbplatser och webbplatssamlingar

En webbplatssamling är en grupp med SharePoint-webbplatser som har samma ägare och gemensamma administrationsinställningar, t.ex. behörigheter. Webbplatssamlingar är hierarkiska och omfattar alltid en webbplats på den högsta nivån och eventuella underordnade webbplatser.

Hierarkiskt diagram över en webbplatssamling med en webbplats på den högsta nivån samt underwebbplatser.

Gruppwebbplatsen, och eventuella webbplatser som du skapar under den, är bara tillgänglig för användare som du bjuder in genom att ge dem behörighet till webbplatsen. Med en gruppwebbplats kan din organisation, ditt team eller en grupp hålla kontakten med varandra och samarbeta med dokument och andra filer, publicera meddelanden, schemalägga möten, uppdatera uppgifter, följa upp problem eller uppgifter, lagra information i listor o.s.v. Du kan också skapa olika underwebbplatser från de tillgängliga webbplatsmallarna på gruppwebbplatsen.

På stora företag kan SharePoint Online-miljön innehålla flera olika webbplatssamlingar med många webbplatser under sig. Då kan det vara bra att delegera hanteringen av webbplatserna eller webbplatssamlingarna till olika personer inom företaget. Med hjälp av modellen för SharePoint-behörigheter kan du tilldela olika roller (administratörer för webbplatssamlingar, webbplatsägare och andra roller som vi kommer att gå in på senare) olika behörigheter.

Som administratör för en webbplatssamling har du fullständig behörighet för webbplatssamlingen. Det betyder att du kan lägga till och ta bort webbplatser, och ändra inställningarna för alla webbplatser i webbplatssamlingen. Du kan också visa, lägga till, ta bort och ändra allt innehåll på webbplatserna.

Vanliga ansvarsområden för administratörer för webbplatssamlingar

Som administratör för en webbplatssamling för en SharePoint Online-webbplats kan du till exempel ansvara för följande:

  • Fungera som en kontaktpunkt mellan användarna och den globala Office 365-administratören eller SharePoint Online-administratören.

  • Bestämma vem som kan komma åt viktigt innehåll som är lagrat på olika SharePoint Online-webbplatser genom att konfigurera behörigheter på webbplatssamlingsnivå.

  • Bestämma vilka funktioner som ska vara tillgängliga för användare som använder webbplatserna i webbplatssamlingen.

  • Ge viss teknisk support för användarna som använder webbplatssamlingen.

  • Utse en sekundär administratör för webbplatssamlingen.

  • Skapa nya webbplatser.

  • Visa, ta bort och återställa objekt från webbplatssamlingens papperskorg.

  • Skapa och anpassa den offentliga webbplatsen.

  • Hjälpa till med administrationen av vissa funktioner, t.ex.:

    • Aktivera och inaktivera tillgängliga webbplatssamlingsfunktioner.

    • Skapa och anpassa olika typer av webbplatsinnehåll.

    • Ange nationella inställningar.

Obs!: Du kan behöva arbeta med din SharePoint Online-administratören att hantera webbplatssamlingar (om du inte är också den personen). Mer information om ansvarsområdena för SharePoint Online-administratör finns i hantera webbplatssamlingar och globala inställningar i administrationscentret för SharePoint.

SharePoint Online-administratören kan utföra följande åtgärder:

  • Skapa, ta bort och hantera webbplatssamlingar.

  • Tilldela och övervaka lagringsutrymmet för webbplatssamlingar.

  • Bevilja åtkomst till administratörer för webbplatssamlingar.

  • Ange SharePoint-standardwebbplatsen.

  • Planera för flerspråkiga webbplatser.

  • Hantera användarprofiler.

  • Planera och hantera funktioner som hanterade metadata.

  • Aktivera och inaktivera extern delning.

Vanliga ansvarsområden för webbplatsägare

Som webbplatsägare har du fullständig behörighet för en webbplats, och du kan ha ansvar för följande:

  • Skapa och hantera webbplatser.

  • Hantera webbplatsfunktioner och inställningar, t.ex. webbplatsernas utseende.

  • Spara en webbplats som en mall.

  • Hantera webbplatskolumner och typer av webbplatsinnehåll.

  • Ta bort en webbplats.

  • Justera nationella inställningar och språkinställningar.

  • Lägga till appar på webbplatser.

Beroende på organisationens storlek och webbplatsernas planerade innehållsvolym kanske du vill ordna innehållet genom att skapa underwebbplatser. Webbplatserna i en webbplatssamling är ordnade i en hierarki. Du skapar den här hierarkin när du skapar webbplatser under webbplatsen på den högsta nivån. Du kan skapa underwebbplatser under gruppwebbplatsen och du kan skapa fler underwebbplatser under dessa webbplatser.

Obs!:  SharePoint Online-administratören skapar webbplatsen på den högsta nivån i webbplatssamlingen och utser en administratör för webbplatssamlingen. Webbplatsägare kan skapa underwebbplatser.

Diagram över en webbplatshierarki

Du kan strukturera underwebbplatserna på massor av sätt. Till exempel kan du välja att skapa underwebbplatser:

  • Efter arbetsgrupp eller avdelning

  • Efter ändamål

  • Efter innehållskategori

  • Efter projekt

  • Efter kund

  • Efter behörighetsnivå eller känslighet (om det exempelvis finns känslig information kanske du vill isolera den på en särskild webbplats)

Lägg lite tid på att tänka igenom hur många webbplatser som du behöver och hur de ska struktureras. Det kan vara lättare att planera strukturen om du skapar ett diagram över webbplatshierarkin. Du kan snabbt rita upp ett diagram på ett papper eller en whiteboard, men du kan också skapa ett mer formellt diagram med hjälp av de hierarkiformer som finns tillgängliga som SmartArt i Microsoft Word och Microsoft PowerPoint. På så sätt kan du skapa ett diagram som du kan gå tillbaka till och göra ändringar i längre fram.

Du bör också fundera på syftet med de olika webbplatserna. Då blir det lättare att bestämma vilka webbplatsmallar som du ska använda för att skapa nya webbplatser. I SharePoint Online finns det massor av olika webbplatsmallar att välja mellan. Genom att välja en webbplatsmall som är utformad för ett visst ändamål ger du användarna en bra start i arbetet. Om du till exempel vill skapa en referenswebbplats som gruppmedlemmarna ska kunna använda sig av för att snabbt dela med sig av eller uppdatera information om ett projekt kan du utgå från webbplatsmallen Wiki, eftersom den är utformad för just den här typen av kommunikation.

Obs!: SharePoint Online-administratör hanterar personliga webbplatser (min webbplats-webbplatser). Personliga webbplatser är NAV där användare kan nätverk med kollegor och spåra information. Som en webbplatssamlingsadministratör kontrollerar inte personliga webbplatser. I stället kan är varje användare administratör för Min webbplats. Mer information om hur du planerar Mina webbplatser finns i hantera webbplatssamlingar och globala inställningar i administrationscentret för SharePoint.

Lista över webbplatsmallar

Följande lista innehåller en lista över webbplatsmallar som stöds och en beskrivning av var och en. Använd den här listan för att fastställa vilka typer av webbplatser som passar din organisation bäst.

  • Normalsökcenter    En webbplats där användarna kan utföra sökningar. Webbplatsen innehåller sidor för sökresultat och avancerade sökningar.

  • Blogg A webbplats där en person eller grupp kan publicera idéer, observationer och information som webbplatsbesökarna kan kommentera.

  • Business Intelligence Center    En webbplats där användarna kan presentera Business Intelligence-innehåll i SharePoint Online.

  • Community-webbplats    En webbplats där användarna kan delta i communitydiskussioner.

  • Discovery Center en webbplats kan hantera konservering, Sök och export av innehåll i samband med juridiska spörsmål och undersökningar.

  • Dokumentcenter    En webbplats för central hantering av dokument på företaget.

  • Sökcenter för företag en webbplats för att tillhandahålla sökupplevelsen. På välkomstsidan finns en sökruta med två flikar: en för allmänna sökningar och en för sökningar efter information om personer. Du kan lägga till och anpassa flikar att fokusera på andra sökomfattningar eller resultattyper.

  • Projektwebbplats    En webbplats där användarna kan samarbeta och hantera ett projekt.

  • Arkivhandlingscenter    En webbplats som är utformad för att hantera arkivhandlingar. Hanterarna av arkivhandlingarna kan konfigurera cirkulationstabellen så att inkommande filer dirigeras till vissa platser. På den här webbplatsen kan du också hantera om det ska gå att ta bort eller ändra handlingar när de har lagts till på lagringsplatsen.

  • SAP-arbetsflödeswebbplats    En SAP-arbetsflödeswebbplats som kombinerar alla användares affärsuppgifter. Du kan lägga till fler webbdelar som har med arbetsflödet att göra.

  • Gruppwebbplats    En webbplats för team där de snabbt kan ordna, skapa och dela information. Den innehåller ett dokumentbibliotek och listor för hantering av meddelanden, kalenderobjekt, uppgifter och diskussioner.

  • Processlagringsplats i Visio    En webbplats för team där de snabbt kan visa, dela och lagra Visio-processdiagram. Den innehåller ett versionskontrollerat dokumentbibliotek för lagring av processdiagram och listor för hantering av meddelanden, uppgifter och granskning av diskussioner.

Administration

Administration syftar här på en uppsättning principer, roller, ansvarsområden och processer som vägleder, styr och kontrollerar hur en organisations affärsenheter och tekniska team samarbetar för att uppnå företagets mål. När det gäller din SharePoint Online-webbplatssamling kan en administrationsplan göra det enklare att planera rollerna, ansvarsområdena och principerna för webbplatssamlingen. Detta kan omfatta, men är inte begränsat till, följande:

  • Informationsarkitektur, inklusive webbsidor, dokument, listor och data

  • Underhållsaktiviteter, t.ex. hantering av användarkonton

  • Principer för företagsprofilering och anpassning

  • Utbildning

Det är viktigt att förbereda en administrationsplan för organisationen. Genom att delta i utvecklingen av en administrationsplan kan du identifiera ägarskap för både affärsteam och tekniska team, och definiera vem som är ansvarig för respektive område i systemet. Mer information om hur du utvecklar en administrationsplan finns i Rekommendationer för att skapa och hantera gruppwebbplatser.

Obs!:  Du kan behöva hantera användarna i samarbete med SharePoint Online-administratören. SharePoint Online-administratören hanterar till exempel användarprofiler.

Användarkonton i Office 365

Den globala administratören lägger till nya användare i Office 365 via administrationscentret för Office 365 – en portal för att hantera användare och konfigurera tjänster. När den globala administratören lägger till en ny användare gör han eller hon följande:

  • anger om användaren även ska ha åtkomst till administrationscentret

  • anger användarens geografiska placering

  • väljer typ av användarlicens

  • skapar ett användarnamn och lösenord för användaren.

Gruppwebbplatsanvändare

Du kan lägga till användare på gruppwebbplatsen och justera användarnas behörigheter. Behörighetsnivåerna och SharePoint-gruppmedlemsskapet hittar du under Inställningar. Via Office 365 skapas det numera också en säkerhetsgrupp med namnet Alla utom externa användare, där alla som ingår i Office 365-katalogen finns med (förutom personer utanför företaget som bjudits in via den externa delningsfunktionen). Säkerhetsgruppen får automatiskt åtkomst som medlemmar i SharePoint Online. Det betyder att alla användare som du lägger till i Office 365-katalogen som standard kan redigera webbplatser, listor och bibliotek.

Behörighetsnivåer och gruppmedlemskap

Behörighetsnivåer är samlingar av SharePoint Online-rättigheter som gör att användarna kan utföra en uppsättning relaterade åtgärder. Till exempel omfattar läsbehörighetsnivån bland annat behörigheterna Visa objekt, Öppna objekt, Visa sidor och Visa versioner, som användarna behöver för att kunna visa sidor, dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Behörigheterna kan ingå i mer än en behörighetsnivå.

Du bör inte koppla behörigheter direkt till enskilda användare eftersom det då kan bli svårt att spåra och hantera vem som har åtkomst till olika webbplatser. Ibland kan det förstås vara nödvändigt, men försök att göra det så sällan så möjligt. Det är bättre att du tilldelar hela grupper behörigheter, och att du sedan kopplar enskilda användare till de olika grupperna. En grupp är en uppsättning användare som definierats på webbplatssamlingsnivå för att det ska vara enkelt att hantera behörigheterna. Varje grupp har en standardbehörighetsnivå. Till exempel har några av de viktigaste SharePoint-standardgrupperna följande behörighetsnivåer:

Grupp

Behörighetsnivå

Ägare

Fullständig behörighet

Besökare

Läsa

Medlemmar

Delta


Alla användare med behörigheten Fullständig behörighet kan skapa anpassade grupper.

Obs!: När du tilldelar SharePoint-grupper behörighetsnivåer på webbplatssamlingsnivå ärvs behörighetsnivåerna som standard av alla webbplatser och allt webbplatsinnehåll. Det här standardbeteendet kallas för arv av behörigheter. När du skapar en underwebbplats kan du ange unika behörigheter eller ange att arvet ska brytas för en webbplats, en lista, ett bibliotek eller ett objekt.

Eftersom en användares behörighetsnivå avgör vad han eller hon kan se och komma åt på en webbplats måste du noga fundera på vilket gruppmedlemskap som varje användare ska ha. Till exempel måste en användare som är ansvarig för att skapa och anpassa webbplatser allra minst vara medlem i gruppen Designer, medan en användare som bara behöver kunna läsa och hämta innehåll kanske bara behöver vara med i gruppen Besökare.

Sekundär administratör för webbplatssamlingar

Sekundär administratören för webbplatssamlingen kan bestäms av administratören för webbplatssamlingen. Du kan lägga till en annan webbplatssamlingsadministratör eller ändra webbplatssamlingsadministratör via sidan inställningar som en webbplatssamlingsadministratör. Mer information om hur du gör finns i Hantera administratörer för en webbplatssamling.

Du kan behöva hantera funktioner i en webbplatssamling och webbplats nivåer som en webbplatssamlingsadministratör för SharePoint Online. De här uppgifterna utförs kan innehålla aktiverar eller inaktiverar funktionerna för abonnemanget hantering. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera webbplatssamlingsfunktioner. Se även hantera Papperskorgen för en SharePoint-webbplatssamling.

Gå tillbaka till SharePoint Online planeringsguide för Office 365 för företag och mellanstora företag.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×