Planera webbplatser och hantera användare

Om du är ansvarig för att hantera alla gruppwebbplatser som ditt företag har tillgång till genom prenumerationen på Office 365 för småföretag är den här artikeln någonting för dig. Här kommer du att guidas genom några av nyckelaktiviteterna och huvudkoncepten i fråga om hantering av webbplatssamlingar och dess användare.

I den här artikeln

Vad är en webbplatssamling?

Administrera en webbplatssamling

Planera webbplatserna i webbplatssamlingen

Hantera användare

Planera att använda webbplatssamlingsfunktioner

Planera att använda flera språk på webbplatser

Vad är en webbplatssamling?

Alla SharePoint Online-standardwebbplatser i Office 365 för småföretag utgör en del av en större webbplatssamling. En webbplatssamling är en grupp med SharePoint-webbplatser som har samma ägare och gemensamma administrationsinställningar, t.ex. behörigheter. Webbplatssamlingar är hierarkiska och omfattar alltid en webbplats på den högsta nivån och eventuella underordnade webbplatser.

Hierarkiskt diagram över en webbplatssamling med en webbplats på den högsta nivån samt underwebbplatser.

Din SharePoint Online-webbplatssamling har tre webbplats samlingar när du startar: grupp webbplatsen och mina webbplatser. Du kan skapa fler underwebbplatser under gruppwebbplatsen. Enskilda användare kan också skapa underwebbplatser under sina respektive Mina webbplatser.

Obs!: Du kan inte skapa fler webbplatssamlingar i SharePoint Online för Office 365 för småföretag.

Gruppwebbplats    Gruppwebbplatsen, och alla webbplatser som du skapar under den, är tillgängliga för användare som du bjuder in genom att ge dem behörighet till webbplatsen, eller för externa användare med vilka du uttryckligen delar webbplatsen, med hjälp av funktionen för extern delning. Som standard kommer alla i katalogen Office365 att läggas till som medlemmar i den interna webbplatssamlingen, och som besökare i den offentliga webbplatssamlingen. Med en gruppwebbplats kan organisationen, teamet eller gruppen ansluta till varandra och samarbeta i dokument och andra filer, publicera meddelanden, schemalägga möten, underhålla uppgifter, spåra problem eller aktiviteter, lagra information i listor och så vidare. Du kan också skapa olika underwebbplatser från de tillgängliga webbplatsmallarna på gruppwebbplatsen.

Personliga webbplatser (Min webbplats-webbplatser) Med personliga webbplatser får användarna i organisationen en omfattande uppsättning funktioner för sociala nätverk. Funktionerna omfattar:

  • Nyhetskälla:    En sida där webbplatsanvändarna kan interagera med varandra.

  • OneDrive för företag:    En plats där användarna kan lagra, dela och synkronisera personliga affärsdokument, foton och andra mediefiler.

  • Webbplatser:    En personligt anpassad sida där användarna kan spara genvägar till praktiska webbplatser.

  • Profil:    En sida där användarna kan presentera sig själva för andra och för företaget.

Överst på sidan

Administrera en webbplatssamling

Som administratör för en webbplatssamling har du behörighetsnivån Fullständig behörighet för webbplatssamlingen. Detta innebär att du har åtkomst till innehåll på alla under webbplatser på grupp webbplatsen. Du kan hantera användar behörigheter för grupp webbplatsen och utföra administrativa uppgifter som är relevanta för webbplatsen. Som administratör för webbplatssamlingen kan du dessutom ha en mängd andra uppgifter som du måste utföra.

Vanliga ansvarsområden för administratörer för webbplatssamlingar

Som administratör för en webbplatssamling för en SharePoint Online-webbplats kan du till exempel ansvara för följande:

  • Fungera som kontaktpunkt mellan användarna och den globala Office 365-administratören (om du inte har den rollen själv).

  • Bevilja användarbehörigheter för åtkomst till gruppwebbplatsen.

  • Bestämma vem som kan komma åt viktigt innehåll som är lagrat på olika SharePoint Online-webbplatser genom att konfigurera behörigheter på webbplatssamlingsnivå.

  • Bestämma vilka funktioner som ska vara tillgängliga för användare som använder webbplatserna i webbplatssamlingen.

  • Ge viss teknisk support för användarna som använder webbplatssamlingen.

  • Utse en sekundär administratör för webbplatssamlingen.

  • Hjälpa till med administrationen av vissa funktioner, t.ex.:

    • Aktivera och inaktivera tillgängliga webbplatssamlingsfunktioner.

    • Skapa och anpassa olika typer av webbplatsinnehåll.

    • Ange nationella inställningar.

Överst på sidan

Planera webbplatserna i webbplatssamlingen

Även om det är ganska enkelt att skapa ytterligare webbplatser för ditt team är det en bra idé att planera de webbplatser du vill ha, eftersom du kan hålla dina SharePoint Online-webbplatser lättare att hantera. Du bör också överväga om du vill tillåta att användare i ditt företag skapar sina egna grupp webbplatser för att hantera projekt. Om du vill ha mer kontroll över hur webbplatser skapas kan du stänga av den här funktionen (du kan alltid aktivera den igen senare om du ändrar dig). Mer information finns i Hantera webbplats skapande i SharePoint Online.

Här följer en lista över de webbplatsmallar som är tillgängliga i SharePoint Online för Office 365 för småföretag, tillsammans med en beskrivning av respektive mall. Använd den här listan för att fastställa vilka typer av webbplatser som passar din organisation bäst.

  • Blogg    En webbplats där en person eller ett team kan publicera idéer, observationer och information som webbplatsbesökarna kan kommentera.

  • Community-webbplats    En webbplats där användarna kan delta i communitydiskussioner.

  • Projektwebbplats    En webbplats där användarna kan samarbeta och hantera ett projekt.

  • Gruppwebbplats    En webbplats för team där de snabbt kan ordna, skapa och dela information. Den innehåller ett dokumentbibliotek och listor för hantering av meddelanden, kalenderobjekt, uppgifter och diskussioner.

Styrning

Med administration menas här en uppsättning principer, roller, ansvarsområden och processer som vägleder, styr och kontrollerar hur ett företags team samarbetar för att uppnå affärsmålen. När det gäller din SharePoint Online-webbplatssamling kan en administrationsplan göra det enklare att planera rollerna, ansvarsområdena och principerna för webbplatssamlingen. Detta kan omfatta, men är inte begränsat till, följande:

  • Informationsarkitektur, inklusive webbsidor, dokument, listor och data

  • Underhållsaktiviteter, t.ex. hantering av användarkonton

  • Principer för företagsprofilering och anpassning

  • Utbildning

Det är viktigt att förbereda en administrationsplan för organisationen. Genom att delta i utvecklingen av en administrationsplan kan du identifiera ägarskap för både affärsteam och tekniska team, och definiera vem som är ansvarig för respektive område i systemet. Mer information om hur du utvecklar en administrationsplan finns i Rekommendationer för att skapa och hantera gruppwebbplatser.

Överst på sidan

Hantera användare

Användarkonton skapas av den globala Office 365-administratören. Som administratör för en webbplats samling tilldelar du behörigheter till dessa användare med hjälp av inställningarna Litet kugghjul för inställningar i stället för Webbplatsinställningar. på grupp webbplatsen.

Användarkonton i Office 365

Den globala administratören lägger till nya användare i Office 365 för småföretag med hjälp av administrations centret för Microsoft 365, som är portalen för att hantera användare och konfigurera tjänster. När den globala administratören lägger till en ny användare gör han eller hon följande:

  • anger om användaren även ska komma åt administrationscentret

  • anger användarens geografiska placering

  • väljer typ av användarlicens

  • skapar ett användarnamn och lösenord för användaren.

Gruppwebbplatsanvändare

När en ny användare har lagts till i användarkatalogen för Office 365 för småföretag läggs han eller hon till automatiskt även i SharePoint-gruppen Medlem (personer som kan redigera innehåll och sidor) på den interna webbplatsen, och i gruppen Besökare (personer som kan visa och läsa innehåll) på den offentliga webbplatsen. Om vissa användare behöver kunna göra mer än så kan du anpassa deras behörigheter genom att lägga till dem i andra SharePoint-grupper, som till exempel Ägare (personer som har full kontroll över webbplatsen). Du anger behörighetsnivåer och medlemskap i olika SharePoint-grupper under Inställningar i Användare och behörigheter. Mer information om behörighetsnivåer och gruppmedlemskap finns i avsnittet Behörighetsnivåer och gruppmedlemskap i den här artikeln.

Behörighetsnivåer och gruppmedlemskap

Behörighetsnivåer är behörighetssamlingar (eller SharePoint-rättigheter) som gör att användarna kan utföra en uppsättning relaterade uppgifter. Till exempel omfattar läsbehörighetsnivån bland annat behörigheterna Visa objekt, Öppna objekt, Visa sidor och Visa versioner, som användarna behöver för att kunna visa sidor, dokument och objekt på en SharePoint-webbplats. Behörigheterna kan ingå i mer än en behörighetsnivå.

Du bör inte bevilja behörigheter direkt till enskilda användare eftersom det kan göra det svårt att spåra och hantera vem som har åtkomst till webbplatser. Det är bättre att du tilldelar hela SharePoint-grupper behörigheter, och att du sedan kopplar enskilda användare till de olika grupperna. Du kan också använda dig av de SharePoint-grupper som skapats automatiskt för dig.

En SharePoint-grupp är en uppsättning användare som definierats på webbplatssamlingsnivå för att det ska vara enkelt att hantera behörigheterna. Varje grupp har en standardbehörighetsnivå.

Obs!: När du tilldelar SharePoint-grupper behörighetsnivåer på webbplatssamlingsnivå ärvs behörighetsnivåerna som standard av alla webbplatser och allt webbplatsinnehåll. Den här standardfunktionen kallas arv av behörigheter. Du kan också ange att arvet ska brytas eller bevilja unika behörigheter. Det är väldigt praktiskt om det finns filer som du vill att bara vissa användare ska kunna se. Om du bryter arvet av behörigheter kan du ta bort alla andra SharePoint-grupper och bevilja åtkomst endast för särskilda SharePoint-grupper eller användare.

Eftersom en användares behörigheter avgör vad han eller hon kan se och komma åt på en webbplats måste du noga överväga användarens Sharepoint-gruppmedlemskap. En användare som exempelvis ansvarar för att skapa och anpassa webbplatser måste åtminstone vara medlem i gruppen Designer. En användare som däremot bara behöver kunna läsa innehåll och lägga till kommentarer i en blogg kanske bara behöver vara medlem i gruppen Medlemmar.

Standardroller

Här får du veta vilka standardroller som finns i SharePoint Online, och vilka aktiviteter som en användare med en viss roll kan utföra på webbplatsen.

  • Administratörer för webbplatssamlingar    Administratörer för webbplatssamlingar har behörighetsnivån Fullständig behörighet. De har åtkomst till innehåll på alla under webbplatser under grupp webbplatsen. De kan lägga till användare på grupp webbplatsen och utföra administrativa och granska uppgifter som är relevanta för webbplatserna.

  • Webbplatsägare    Som standard har medlemmar i gruppen Ägare behörighetsnivån Fullständig behörighet på den webbplats de har skapat på gruppwebbplatsen. De kan lägga till användare och utföra administrativa uppgifter som är relevanta för webbplatsen.
     

    Tips: Det är en bra idé att lägga till webbplatsägarens kontaktinformation på startsidan för en webbplats. På så sätt kan användarna hitta ägaren om de behöver administrativ hjälp.

    Obs!: En användare som skapar en webbplats under en webbplats på toppnivå på gruppwebbplatsen blir automatiskt webbplatsägare till den webbplatsen.

  • Designer    Som standard har medlemmarna i gruppen Design behörighetsnivån Design. Det betyder att de kan skapa listor och dokumentbibliotek, redigera sidor samt använda teman, kantlinjer och formatmallar på gruppwebbplatsen.

  • Redigera    Som standard har personer i gruppen Medlemmar behörighetsnivån Redigera. På gruppwebbplatsen kan Redigerare visa och lägga till, uppdatera och ta bort samt godkänna och anpassa listor och bibliotek.

  • Deltagare    Ingen grupp har behörighetsnivån Delta som standard. Personer med den behörigheten kan bara lägga till, redigera och ta bort objekt i befintliga listor och dokumentbibliotek på gruppwebbplatsen, samt arbeta med webbdelar.

  • Besökare    Som standard har medlemmarna i gruppen Besökare behörighetsnivån Läsa. Det betyder att de bara kan visa sidor, listobjekt och dokument på gruppwebbplatsen.

Administrativa roller

När en SharePoint Online-webbplats skapas, skapas också följande administrativa roller som standard:

  • Global administratör    Administratören på den översta nivån i Office 365. När du registrerar dig för att köpa Office 365 får du rollen som global administratör. Globala administratörer har åtkomst till alla funktioner i administrationscentret för Office 365 (och kan till exempel lägga till användare i katalogen, lägga till domäner och hantera tjänstinställningar), och det är bara de som kan tilldela andra personer administratörsroller. Det kan finnas flera globala administratörer på företaget, men den första globala administratören blir automatiskt standardadministratör för webbplatssamlingarna i SharePoint Online.

  • Administratör för webbplatssamlingar    Administratörer för webbplatssamlingar har Fullständig behörighet för SharePoint Online-webbplatssamlingen. De har till gång till innehåll på alla under webbplatser under grupp webbplatsen. De kan lägga till användare på grupp webbplatsen och utföra administrativa och granska uppgifter som är relevanta för webbplatsen. På sidan Webbplatsinställningar kan de dessutom lägga till andra administratörer för webbplatssamlingar och byta administratör helt.

Mer information om hur du hanterar användare och behörigheter finns i Planera din behörighetsstrategi, Förstå behörighetsnivåer i SharePoint och Skapa och hantera SharePoint-grupper

Överst på sidan

Planera att använda webbplatssamlingsfunktioner

Som administratör för webbplatssamlingar för SharePoint Online hanterar du webbplatssamlingarnas funktioner. Dessa uppgifter kan omfatta aktivering eller inaktivering av funktioner i enlighet med administrationsplanen. Mer information finns i Aktivera eller inaktivera funktioner för webbplatssamlingar. Se även Hantera Papperskorgen för en SharePoint-webbplatssamling.

Överst på sidan

Planera att använda flera språk på webbplatser

Som administratör för webbplatssamlingen kan du aktivera MUI-funktionen (Multiple Language User Interface) så att användarna kan visa webbplatser på andra språk än webbplatssamlingens standardspråk.

När MUI-funktionen är aktiverad kan användarna visa följande element på ett annat språk:

  • Titel och beskrivning för webbplatsen

  • Standardmenyer och -åtgärder för SharePoint

  • Standardkolumner

  • Anpassade kolumner (lista eller webbplats)

  • Länkar i navigeringsfält

Mer information om MUI (Multiple Language User Interface) finns i Introduktion till flerspråksfunktioner.

Överst på sidan

Gå tillbaka till introduktionen till SharePoint Online

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×