Organisationschatt och grupper i Kaizala

Organisations chatt och grupper

Du kan interagera med dina medarbetare i säkra organisationschatter och organisationsgrupper. I organisationens chattar och grupper ingår personer i och utanför organisationen. På så sätt kan personer från flera organisationer enkelt samarbeta. Alla i organisationen som har ett giltigt Microsoft 365 arbetskonto kan delta. Några av funktionerna är:

• Dataägarskap    Företaget äger alla data i en organisationsgrupp eller chatt, inklusive bilder, videoklipp och ljudfiler. Endast en entitet kan äga data. Om du till exempel har en grupp med kollegor från partnerorganisationer tillhör gruppdata bara en organisation. (Mer information finns i Microsofts sekretesspolicy.)

• Högre säkerhet    Kaizala hjälper till att förhindra dataläckage och obehörig åtkomst, bland annat:

  • Data som tillhör organisationsgrupper och chattar kan inte nås utanför Kaizala-appen. Du kan till exempel inte komma åt organisationens foton i telefongalleriet. Personer kan bara exportera sina egna data.

  • Om någon lämnar organisationen rensas organisations- och chattdata från sin enhet.

  • Organisationsadministratörer kan ange principer för att begränsa kopiering, delning och vidarebefordran från organisationens chattar. Om du vill ange principer går du till Kaizala-hanteringsportal > Inställningar> klientorganisationsprincip > väljer en princip.

    Både organisationsadministratörer och gruppadministratörer kan ange principer för organisationsgrupper. Om du vill ange principer på gruppnivå går du till Kaizala-hanteringsportal > Grupper > markerar gruppen > väljer Mer bredvid gruppnamnet > Redigera principer > väljer de relevanta principer som ska tillämpas på den gruppen.

• Åtkomstkontroll    Organisationsadministratören eller gruppadministratören kan ange principer så att endast personer som har loggat in på sina Microsoft 365 arbetskonton får åtkomst till sina organisationsgrupper. Organisationschatt kräver att personer alltid är inloggade. Dessutom kan organisationsadministratörer inaktivera användningen av Kaizala i organisationen. (Mer information finns i Aktivera eller inaktivera Kaizala Pro för organisationens.)

• Tillgång till kraftfull teknik från Microsofts ekosystem    Du kan integrera Kaizala med andra tekniker i Microsofts ekosystem. Arbetsflöden är ett populärt sätt att öka säkerheten och produktiviteten i Kaizala. Mer information finns i integrering med Microsoft Intune och integrering med Microsoft Flow.

Privata chattar och grupper

Privata chattar och grupper länkas aldrig till en organisation. Data hör bara till deltagarna. Organisationsadministratörer kan inte styra privata chattar och grupper.

Skapa organisationschatt

Du kan skapa organisationschatt med alla i organisationen som har ett giltigt Microsoft 365 arbetskonto. Följ anvisningarna nedan:

1. Logga in på ditt Microsoft 365 arbetskonto på Kaizala (profil > länkat konto > logga in på ditt arbetskonto.)

2. Öppna fliken Personer eller tryck på Ny chatt.

3. Sök efter någon i organisationen med hjälp av deras namn eller alias.

4. Sökresultaten kommer från både dina personliga kontakter och organisationens katalog. Tryck på resultatet från organisationens katalog, som alltid har:

   • En Office-ikon på avataren.

     

   • Organisationens e-postadress visas under namnet.

   • Tryck på avataren om du vill se personens fullständiga profil. Du ser också ytterligare Azure Active Directory-attribut (Azure AD), till exempel Azure AD visningsnamn, beteckning och e-postadress.

5. Du ser en ruta som anger att du skapar en organisationschatt, som du har möjlighet att avbryta.

   

6. När den här chatten har skapats visas den i listan Chattar med en Office-ikon.

7. Tryck på personens namn i chatten för att visa Azure AD attribut som e-post och beteckning. Organisationens namn och en beskrivning som förklarar organisationens chattar och grupper visas också.

8. Om du vill skapa en privat chatt med den här personen sparar du personens kontaktinformation i din kontaktlista och trycker sedan på kontakten i kontaktlistan.

9. Privata chattar kan inte konverteras till organisationschatt.

Skapa organisationsgrupper

Du kan skapa organisationsgrupper på två sätt:

• Med hjälp av Kaizala-hanteringsportalen: Alla grupper som skapas via portalen läggs automatiskt till i organisationen. Mer information om hur du skapar grupper i portalen finns i Kaizala-grupper.

• Genom att använda Kaizala-appen:

  • Som standard är alla grupper som du skapar i appen privata. Som gruppadministratör kan du lägga till de här grupperna i organisationen om du är inloggad på ditt Microsoft 365 arbetskonto i Kaizala-appen (profil > länkat konto > logga in på ditt arbetskonto.)

  • Om du vill lägga till en grupp i en organisation går du till gruppprofilen > trycker på Mer uppe till höger i gruppbilden > trycker på Lägg till i organisationen. Då konverteras den privata gruppen till en organisationsgrupp.

  • Organisationsmappning kommer att tillämpas från och med konverteringspunkten. Meddelanden som skickas eller tas emot innan mappningen fortsätter att vara privata.

När en person ansluter till eller läggs till i en organisationsgrupp visas ett meddelande om att gruppen ägs av organisationen. Organisationsägarskap återspeglas också i gruppprofilen via en knappbeskrivning:

Alla organisationsgrupper visas i Kaizala-hanteringsportalen. Om du vill se alla organisationsgrupper går du till Kaizala-hanteringsportal > Grupper.

Privata chattar och organisationschatt

Privata grupper och organisationsgrupper