Sekretesstillägg för Microsoft OneNote 2010

Länka till bilder och andra dokument

Om du väljer att skapa en länk till en bild, fil, datakälla eller till ett annat dokument på hårddisken eller på en server, sparas sökvägen till filen i din anteckningsbok. I vissa fall kan länken innehålla ditt användarnamn och information om servrar i nätverket. I samband med dataanslutningar kan du välja att spara ett användarnamn eller lösenord i dataanslutningslänken.

Om du kopplar ett XML-schema till en anteckningsbok sparas en sökväg till XML-schemafilen i anteckningsboken. I vissa fall kan sökvägen innehålla ditt användarnamn.

Utskrift

När du skriver ut en OneNote 2010-anteckningsbok och sedan sparar den, sparas sökvägen till skrivaren tillsammans med anteckningsboken. I vissa fall kan sökvägen omfatta ett användarnamn eller datornamn.

Ta bort sidor från utskrifter som är skyddade med Information Rights Management

Det går att infoga filer som är skyddade med IRM (Information Rights Management) som utskriftsbilder i OneNote-anteckningsböcker. Om du försöker ta bort en sida från en utskriftsbild som är skyddad med IRM så döljs den borttagna sidan i anteckningsboken utan att den raderas. Tar du bort hela utskriften raderas däremot sidorna i stället för att de döljs.

På de sidor som har dolda utskriftssidor visas ett meddelandefält högst upp.

Referensinformationsverktyg

Med OneNote 2010 kan du söka efter information om en viss term eller fras, från ett antal olika uppskattade innehållsleverantörer. När du begär en sökning om ett visst ord eller en viss fras skickar OneNote 2010 den aktuella texten över Internet tillsammans med information om programvaruprodukten du använder, nationella inställningar och språkinställningar på datorn samt auktoriseringsinformation som visar att du har behörighet att hämta referensinformationen, om så krävs.

OneNote 2010 skickar informationen till en tjänst som tillhandahålls av Microsoft eller till den innehållsleverantör du väljer. Tjänsten returnerar information om det aktuella ordet eller den aktuella frasen.

Ofta innehåller informationen du erhåller en länk till mer information på innehållsleverantörens webbplats. Om du klickar på länken kan leverantören spara en cookie på din dator för att kunna identifiera dig vid senare transaktioner. Observera att Microsoft inte ansvarar för externa leverantörers sekretesspolicy. Microsoft har inte tillgång till och lagrar inte den här informationen, såvida du inte har begärt en tjänst som tillhör Microsoft.

Så här inaktiverar du referensinformationsverktyg:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Alternativ under Hjälp.

3. Klicka på Säkerhetscenter.

4. Klicka på Inställningar för Säkerhetscenter.

5. Klicka på Sekretessalternativ och avmarkera kryssrutan Tillåt att åtgärdsfönstret Referensinformation söker efter och installerar nya tjänster.

Översättningstjänster

Med OneNote 2010 kan du översätta hela eller delar av en anteckningsbok med hjälp av en tvåspråkig ordlista eller maskinöversättning. Du kan välja hur du vill översätta dokumentet.

Du kan markera eller ange ett ord eller en fras som ska översättas eller också kan du välja att översätta hela dokumentet. Oavsett vad du vill göra väljer du önskat alternativ i fönstret Referensinformationsverktyg. Du kan också översätta med hjälp av funktionen Dokumenttips genom att hålla markören över ordet du vill översätta. Funktionen Dokumenttips är inaktiverad som standard men du kan aktivera den genom att klicka på fliken Granska och sedan på Miniöversättare i gruppen Översätt.

När du markerar eller anger ett ord eller en fras som du vill översätta jämförs frasen med en tvåspråkig ordbok. En del tvåspråkiga ordböcker ingår i programvaran, och andra finns på Office.com. Om inte ordet eller frasen du anger ingår i den tvåspråkiga ordlistan som installeras med programvaran, skickas ordet eller frasen okrypterat till en översättningstjänst hos Microsoft eller hos en annan leverantör.

Om du vill översätta hela anteckningsboken skickas den okrypterad till en översättningstjänst hos Microsoft eller hos en annan leverantör. Precis som annan information som skickas okrypterad över Internet kan andra få tillgång till ordet, frasen eller dokumentet du översätter.

Om du väljer att använda någon av ordböckerna som är tillgängliga via Office.com eller en extern översättningstjänst, skickas den aktuella texten över Internet tillsammans med information om den programvara du använder och aktuella nationella inställningar och språkinställningar på datorn (klicka på fliken Arkiv och klicka sedan under Hjälp på Alternativ och sedan på Språk). Om du använder en extern översättningstjänst kan även tidigare cachelagrad autentiseringsinformation skickas, som visar att du redan har registrerat dig på webbplatsen.

Dokumentarbetsytor

Med OneNote 2010 kan du komma åt en dokumentarbetsyta på en Microsoft SharePoint Foundation 2010-webbplats. En dokumentarbetsyta är en delad plats där du kan samarbeta med andra gruppmedlemmar i ett eller flera dokument.

När du besöker en dokumentarbetsyta hämtar OneNote 2010 information om arbetsytan. Informationen omfattar:

• Namn på SharePoint Foundation-webbplatsen

• webbplatsens URL eller webbadress

• Namn, e-postadresser och behörighetsnivåer för webbplatsanvändarna

• listor över dokument, åtgärder och annan information som är tillgänglig på webbplatsen.

Med OneNote 2010 sparas dessutom en lista på datorn med de SharePoint Foundation-webbplatser du har besökt, i form av cookies. Den här listan används för att du snabbt ska kunna komma åt webbplatser som du redan har besökt. Listan med webbplatser du har besökt är inte åtkomlig för Microsoft och den är inte synlig från Internet såvida du inte anger att den ska vara det.

SharePoint Foundation

I Microsoft Windows SharePoint Foundation 2010 tillhandahålls delade, webbaserade arbetsytor där du kan samarbeta med andra, i dokument eller på möten.

När du besöker en SharePoint-webbplats (antingen via webbläsaren eller ett Office-program), sparas en cookie på din dator om du har behörighet att skapa en ny underwebbplats på webbplatsen. Dessa cookies utgör en lista över webbplatser som du har behörighet till. Listan används av flera Office-program för att tillhandahålla snabb åtkomst till tidigare besöka webbplatser.

Listan med webbplatserna du har besökt är inte åtkomlig för Microsoft och den är inte synlig från Internet såvida du inte anger att den ska vara det.

När du skapar en ny webbplats eller lista, eller när du lägger till eller bjuder in användare till en befintlig webbplats eller lista i SharePoint Foundation, sparas följande information om varje användare (även om dig):

• fullständigt namn

• e-postadress

Ett användar-ID läggs till för alla element som du eller de andra webbplatsanvändarna lägger till eller ändrar på webbplatsen. Som med allt annat innehåll på SharePoint-webbplatsen bör endast administratörer och webbplatsmedlemmar ha tillgång till den här informationen.

Alla element på SharePoint-webbplatsen innehåller två fält: Skapad av och Ändrad av. Fältet Skapad av fylls i med användarnamnet på den person som ursprungligen skapat elementet och det datum när det skapades. Fältet Ändrad av fylls i med användarnamnet på den användare som senast ändrade OneNote 2010-dokument och det datum då den senast ändrades.

Administratörer av servrarna där SharePoint-webbplatserna lagras har tillgång till viss information på webbplatserna, som används för att analysera hur webbplatsen används och för att förbättra webbplatsens tillgänglighet. Den här informationen är endast tillgänglig för serveradministratörerna och delas inte med Microsoft, såvida inte Microsoft agerar värd åt SharePoint-webbplatsen. Informationen som samlas in omfattar namn, e-postadresser och behörigheter för alla som har tillgång till webbplatsen.

Alla användare som har tillgång till en viss SharePoint-webbplats kan söka i och visa allt tillgängligt innehåll på webbplatsen.

Granskning

Microsoft SharePoint Foundation 2010 innehåller granskningsfunktioner som administratörerna kan använda för att kontrollera hur ett visst innehåll används.

När SharePoint Foundation-administratörer aktiverar granskningsfunktionen registreras automatiskt vissa åtgärder som utförs av användaren i innehållsdatabasen för SharePoint. Dessa åtgärder omfattar bland annat visning, redigering, incheckning och utcheckning. För varje registrerad åtgärd registreras identifierande information om filen och åtgärden liksom användarens SharePoint-ID på servern. Observera att ingen information skickas till Microsoft.

Den här funktionen är inaktiverad som standard och är bara tillgänglig för administratörer av SharePoint-webbplatserna där innehållet lagras.

Författarens namn

Alla OneNote 2010-anteckningsböcker innehåller namnen på de som skapade anteckningsboken, avsnitten eller anteckningarna för filen. OneNote visar författarnamnet på den som senast modifierade en anteckning.

Så här gör du när du vill undvika att ditt namn sparas som författare:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Alternativ under Hjälp.

3. Klicka på Allmänt under Anpassa din kopia av Microsoft Office och ta bort namnet i rutan Användarnamn.

4. Ta bort initialerna i rutan Initialer.

Ändringen gäller bara för anteckningar som skapas efter att du har tagit bort informationen.

OneNote lagrar även tidsstämplar i filen, inklusive tiden då filen skapades och när den senast ändrades.

Synkronisering av anteckningsboken

I OneNote 2010 kan du redigera en anteckningsbok på en delad plats eller på en SharePoint-webbplats och sedan regelbundet sammanfoga dina ändringar med andra användares ändringar. Om det uppstår en konflikt mellan olika versioner under sammanfogningen, lagras dokumentförfattarens namn med respektive sida och visas bredvid sidan. Namnet kan användas för att identifiera konflikterna. Om du vill ändra författarnamnet läser du avsnittet Författarnamn.

Tilläggsmetadata som lagras i OneNote-anteckningsböcker

I OneNote 2010 kan utvecklare skapa och komma åt OneNote-avsnitt med hjälp av ett tillägg. När du skapar och ändrar OneNote-anteckningsböcker kan det hända att en del metadata bäddas in i filen av ett tilläggsprogram. Den här typen av metadata kan omfatta information som inte visas i OneNote. Om du använder ett tillägg för OneNote 2010 kontaktar du utvecklaren av tillägget för mer information.

Sidversioner

Som standard behåller OneNote tidigare versioner av dina OneNote-sidor. Du och andra användare kommer åt de här tidigare versionerna genom att klicka på fliken Dela och sedan Sidversioner i gruppen Historik.

Om du vill ta bort tidigare sidversioner som du har skrivbehörighet till högerklickar du på versionssidan och sedan på Ta bort. OneNote tar automatiskt bort versioner över tiden.

Papperskorgen i OneNote

När du tar bort en sida eller ett avsnitt placeras dessa i den aktuella anteckningsbokens papperskorg. Du kan visa papperskorgen för en anteckningsbok genom att klicka på fliken Dela och sedan klicka på Papperskorgen för anteckningsböcker i gruppen Historik. Du kan återskapa sidor och avsnitt som ligger i papperskorgen genom att du flyttar tillbaka dem till dina anteckningsböcker och avsnitt. Om du vill ta bort dem permanent högerklickar du på sidfliken och klickar sedan på Ta bort.

Som standard behåller OneNote innehåll i papperskorgen i två månader innan det raderas.

Redigera historik

Som standard sparas historiken för de redigeringar du gör i OneNote-anteckningsböcker. De här ändringarna kommer du inte åt från OneNote på annat sätt än att du använder funktionen Sidversioner. Det går dock att visa redigeringarna om du öppnar OneNote-anteckningsböckerna manuellt i en textredigerare.

OneNote tar regelbundet bort sparade redigeringar från OneNote-anteckningsböcker. Så här tar du bort sparade redigeringar från alla anteckningsböcker som är öppna:

1. Klicka på fliken Arkiv.

2. Klicka på Alternativ under Hjälp.

3. Klicka på Spara och säkerhetskopiera och klicka sedan på Optimera alla filer nu.

Om du tar bort redigeringar på det här sättet tas inte versioner som har sparats med versionshanteringsverktyget bort från anteckningsböckernas papperskorgar.

Docka till skrivbordet och länkade anteckningar

När OneNote är dockat på skrivbordet kan du göra anteckningar om filer som är öppnade i program som stöds. Om ett program stöder den här funktionen försöker programmet att länka till de filer du läser medan du använder OneNote. Länkade anteckningar innehåller en länkad filikon. Om du klickar på den länkade filikonen flyttas du till filen som är länkad till anteckningen.

Länkade anteckningar innehåller viss information om filen som anteckningen är länkad till, till exempel filens namn, URL eller filsökvägen till dokumentet som visades när du skapade den länkade anteckningen. Den här informationen används för att ta dig till informationen som den länkade anteckningen refererar till.

Du kan inaktivera automatiska länkade anteckningar genom att klicka på fliken Arkiv och sedan under Hjälp klicka på Alternativ, Avancerat och sedan avmarkera kryssrutan Tillåt att länkade anteckningar skapas. Du kan också inaktivera den här funktionen för en enskild sida genom att klicka på Sluta föra länkade anteckningar från länkikonen som föregår rubriken som visas på samtliga sidor medan programmet är dockat. Länkikonen visas också när programmet inte är dockat så att användaren vet att det finns länkade anteckningar på den här sidan. Ikonen kan också användas om du vill ta bort länkar från sidan.

Överst på sidan