Olika sätt att lägga till, redigera och ta bort poster

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Det finns flera sätt att uppdatera data i en Access-databas. Du lägger till en post i databasen när du har ett nytt objekt att spåra, till exempel en ny kontakt i tabellen för kontakter. När du lägger till en ny post läggs posten till i slutet av tabellen i Access. Du kan också ändra fält för att uppdatera information, till exempel om du vill ange en ny adress eller ett nytt efternamn. För att upprätthålla dataintegriteten är fälten i en Access-databas inställda på att acceptera en viss typ av data, till exempel text eller tal. Om du inte anger rätt datatyp visas ett felmeddelande i Access. Slutligen kan du ta bort en post när den inte längre är relevant och på sätt spara utrymme.

Mer information om hur du konfigurerar en databas för inmatning av data finns i Att tänka på vid uppdatering av data.

Innehåll

Uppdatera data med hjälp av ett formulär eller ett datablad

Du använder ett formulär om du vill uppdatera data manuellt. Formulär för inmatning av data kan vara ett enklare, snabbare och mer exakt sätt att ange data. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller, till exempel listor, textrutor och knappar. De olika kontrollerna antingen läser data från eller skriver data till ett underliggande fält i tur och ordning.

Ett formulär med en flikkontroll

Datablad är rutnät med data som liknar Excel-kalkylblad. Du kan ändra data genom att arbeta direkt i databladsvyn. Om du är bekant med Excel borde datablad vara relativt enkla att förstå. Du kan ändra data i tabeller, uppsättningar med frågeresultat och formulär som visar datablad. Vanligtvis använder du datablad när du vill visa många poster samtidigt.

ange ett nytt fältnamn i en access-tabell

Överst på sidan

Förstå inmatningssymboler

I följande tabell visas och förklaras några av de symboler för postväljaren som visas när du uppdaterar data.

Symbol

Betydelse

Indikator för aktuell post

Det här är den aktuella posten. Posten har sparats som den visas. Den aktuella posten anges genom att färgen ändras i postväljaren.

Indikator för redigerad post

Du redigerar den här posten. Ändringar av posten har inte sparats än.

Indikator för låst post

Den här posten är låst av en annan användare. Du kan inte redigera den.

Indikator för ny post

Det här är en ny post där du kan ange information.

Indikator för primärnyckel

Det här är primärnyckelfältet. Det innehåller ett värde som unikt identifierar posten.

Överst på sidan

Lägga till en post i en tabell eller i ett formulär

  1. Öppna tabellen i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

  2. Gå till fliken Start och gruppen Poster. Klicka antingen på Nytt eller Ny (tom) post, eller tryck på Ctrl + plustecken (+).

  3. Leta upp posten med en asterisk i postväljaren och ange den nya informationen.

  4. Klicka på eller placera fokus på det första fältet som du vill använda. Ange sedan dina data.

  5. Flytta till nästa fält på samma rad genom att trycka på TABB, använda höger eller vänster piltangent eller klicka på cellen i nästa fält.

    Flytta till nästa cell i en kolumn i en tabell genom att använda uppåt- eller nedåtpilen. Du kan också klicka på den cell du vill flytta till.

  6. När du visar en annan post eller stänger tabellen eller formuläret sparas den nya posten du lade till i Access. Om du själv vill spara ändringar för den aktuella posten trycker du på Skift+Retur.

Överst på sidan

Söka efter en post

Du måste först hitta en post innan du kan redigera eller ta bort den. I ett formulär eller datablad som innehåller endast ett litet antal poster kan du använda postbläddringspilarna och gå igenom posterna tills du hittar den du söker efter. När det finns många poster kan du använda dialogrutan Sök och ersätt och filtrera efter posten.

Använda postbläddringspilar

Du kan navigera mellan poster genom att använda postbläddringspilarna.

Navigeringskontrollen

Pilknappar    Klicka för att enkelt navigera till den första, föregående, nästa eller sista posten.

Ny (tom) post     Klicka om du vill lägga till en post.

Aktuell post    Skriv ett postnummer och tryck sedan på RETUR om du vill navigera till posten. Postnumret räknas i sekvens från början av formuläret eller databladet. Det motsvarar inte ett fältvärde.

Filter     Filterindikatorknappen visar om ett filter har tillämpats. Klicka om du vill ta bort eller tillämpa filtret igen.

Sök     Ange text i rutan Sök. Det första matchande värdet markeras i realtid när du anger tecknen.

Använda dialogrutan Sök och ersätt

Dialogrutan Sök och ersätt är ett annat sätt att ändra små mängder data snabbare och med mindre ansträngning. Du kan använda funktionen Sök i dialogrutan Sök och ersätt om du vill hitta en matchande post. När du hittar en matchande post blir den posten den aktuella posten. Du kan sedan redigera eller ta bort den.

  1. Klicka på det fält som du vill söka i.

  2. På fliken Start under gruppen Sök klickar du på Sök. Du kan också trycka på CTRL+B.

    Dialogrutan Sök och ersätt öppnas.

  3. Klicka på fliken Sök.

  4. Skriv det värde du vill matcha i rutan Sök efter.

  5. Du kan också använda listan Leta i och ändra fältet du vill söka i, eller söka i hela den underliggande tabellen i stället.

  6. Alternativt kan du välja Del av fält i listan Matcha. Det här alternativet ger flest sökresultat.

  7. Välj Allt i listan Sök och klicka sedan på Sök nästa.

Mer information finns i Ändra data med hjälp av dialogrutan Sök och ersätt.

Överst på sidan

Använda ett filter

Du kan använda ett filter för att begränsa de poster som visas till de som matchar dina villkor. Om du använder ett filter är det enklare att hitta den post som du vill redigera eller ta bort.

  1. Öppna tabellen i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

  2. Kontrollera att tabellen eller formuläret inte redan filtreras genom att gå till fliken Start och gruppen Sortera och filtrera. Klicka där på Avancerat och klicka sedan på Radera alla filter. Alternativt kan du klicka på Filter i navigeringsfältet för posten.

  3. Navigera till posten som innehåller det värde du vill använda som en del av filtret. Klicka sedan på fältet. Om du inte vill filtrera på allt markerar du bara de tecken du vill använda.

  4. På fliken Start i gruppen Sortera och filtrera klickar du på Markering. Du kan också högerklicka på fältet och använda ett filter.

  5. Upprepa steg 3 och 4 om du vill filtrera andra fält baserat på en markering.

Mer information finns i Använda ett filter för att visa markerade poster i en Access-databas.

Överst på sidan

Ta bort en post

Borttagningsprocessen är ganska enkel, utom när posten är relaterad till andra data och finns på ”ett”-sidan i en ett-till-många-relation. För att upprätthålla dataintegriteten kan du som standard inte ta bort relaterade data i Access. Mer information finns i Guide till tabellrelationer.

  1. Öppna tabellen i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

  2. Markera den post eller de poster du vill ta bort.

    Markera en post genom att klicka på postväljaren bredvid posten, om postväljaren är tillgänglig.

    Utöka eller minska markeringen genom att dra med postväljaren (om den är tillgänglig) eller genom att trycka på SKIFT+NEDÅTPIL eller SKIFT+UPPÅTPIL.

  3. Tryck på DELETE, välj Start > Poster > Ta bort eller tryck på Ctrl+minustecken (-).

Tips    Om du bara behöver ta bort viss information och inte hela posten markerar du endast de data i varje fält som du vill ta bort och trycker sedan på DELETE.

Överst på sidan

Redigera data i en textruta eller ett fält

I Access finns en textkontroll som används med fälten Kort text och Lång text (kallas även PM). Du kan ofta se om det underliggande fältet är en kort eller lång text baserat på storleken på kontrollen som vanligtvis motsvarar den storlek som krävs för det underliggande tabellfältet. Fältet Kort text kan lagra upp till 255 tecken och fältet Lång text kan lagra 64 000 tecken.

Som standard kan du inte redigera data från vissa typer av frågor.  Du kan till exempel inte redigera data som returneras av en korsfråga och du kan inte redigera eller ta bort beräknade fält, dvs. värden som en formel beräknar när du använder databasen, men som inte finns i en tabell.

  1. Öppna tabellen eller frågan i databladsvyn eller formuläret i formulärvyn.

  2. Klicka på fältet eller navigera till fältet med hjälp av tabb- eller piltangenterna. Tryck sedan på F2.

    I formulärvyn kan du markera fältet genom att klicka på fältetiketten. I databladsvyn kan du markera ett fält genom att klicka nära fältets vänstra kantlinje när muspekaren blir ett plustecken (+).

  3. Placera markören där du vill ange information.

  4. Ange eller uppdatera texten som du vill infoga. Tryck på BACKSTEG om du i misstag skriver in något fel.

  5.  Om ett fält har en indatamask anger du data enligt formatet.

  6. Bli mer produktiv genom att lära dig följande kortkommandon:

    • Infoga en ny rad i ett textfält genom att trycka på Ctrl+Retur.

    • Infoga standardvärdet för ett fält genom att trycka på Ctrl+ Alt+Blanksteg.

    • Infoga dagens datum i ett fält genom att trycka på CTRL+SEMIKOLON.

    • Infoga aktuell tid genom att trycka på CTRL+SKIFT+KOLON ().

    • Kontrollera stavningen genom att trycka på F7.

    • Gå till motsvarande fält i föregående post om du vill återanvända liknande värdena som i den föregående posten. Tryck sedan på CTRL+' (apostrof).

    • Spara ändringarna manuellt genom att trycka på Skift+Retur.

    Mer information finns i Tangentbordsgenvägar i Access.

  7.  Spara dina data genom att gå till fliken Start, gruppen Poster och klicka på Spara post. Du kan också trycka på Skift+Retur.

    Du behöver inte spara ändringarna själv. Access sparar dem i tabellen när du flyttar markören till ett nytt fält på samma rad, när du flyttar pekaren till en annan rad eller när du stänger formuläret eller databladet.

Överst på sidan

Lägga till ett datum med hjälp av datumväljaren

Det finns flera sätt att lägga till ett datum i tabellen. Ett snabbt alternativ är att använda kontrollen för datumväljaren.

  1. Klicka på det fält du vill lägga till ett datum till. En kalenderikon visas.

    Kontrollen för datumväljaren är inte tillgänglig om en indatamask används för fältet Datum/tid.

  2. Klicka på kalenderikonen. En kalenderkontroll visas.

    Kalenderkontrollen

  3. Gör något av följande:

    • Ange dagens datum genom att klicka på I dag.

    • Välj en dag i den aktuella månaden genom att klicka på datumet.

    • Välj en annan månad eller dag med hjälp av framåt- och bakåtknapparna.

Överst på sidan

Ange text i en kontroll med indatamasker

En indatamask kan användas på ett fält. En indatamask är en uppsättning faktiska tecken och platshållartecken som tvingar dig att ange data i ett specifikt format. Mer information om indatamasker finns Kontrollera datainmatningsformat med indatamasker.

  • Ange data genom att följa indatamasken:

    En indatamask för telefonnummer

    Standarddefinitionen för indatamasken för telefonnummer och det resulterande formatet

Överst på sidan

Använda RTF-formatering för data i fältet Lång text

Om fältet Lång text (kallas också för PM-fält) har stöd för RTF formatering kan du använda olika teckensnitt, storlekar, format och färger i texten.

  1. Öppna formuläret i formulärvyn eller tabellen i databladsvyn.

  2. Markera fältet Lång text. Vanligtvis kan du leta efter ett fält med namnet ”Kommentarer”, ”Anteckningar” eller ”Beskrivning”.

  3. Om du vill formatera texten använder du knapparna och menyerna på fliken Start under gruppen Textformatering.

    Tillgängliga kommandon i gruppen med Access-teckensnitt Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, använda fet eller kursiv stil för texten, ändra färger och så vidare.

    Om du vill ha mer utrymme för att redigera öppnar du zoomrutan.

Överst på sidan

Ange data med hjälp av en lista

Listor är enkla att använda och hjälper dig att upprätthålla dataintegriteten. Du kan använda listor i formulär och i tabeller och frågor. I Access finns tre typer av listor – värde listor, uppslags fält och multivärderade listor. Värde listor visar en uppsättning objekt som du anger manuellt. Med uppSlags listor används en fråga för att hämta data från en eller flera tabell resultat uppsättningar öppna i databladsvyn. Med multivärderade listor löses ett gemensamt företags behov, en många-till-många-relation. Du kanske till exempel vill spåra kund support problem och tilldela flera personer samma problem i ett fält.

Det finns tre typer av listkontroller:

Kombinationsruta

En tom uppslagslista

Listruta

En grundläggande listrutekontroll i ett formulär

Kombinations rutan MultiSelect

En listruta med kryssrutor i öppet läge. En kryssrutelista

Ange ett objekt från en kombinationsruta

  1. Öppna formuläret i formulärvyn eller tabellen eller frågan i databladsvyn.

  2. Klicka på nedåtpilen bredvid listan. Välj sedan det objekt du vill använda.

  3. Spara ditt val i databasen genom att flytta markören till ett annat fält eller trycka på Skift + Retur.

Ange ett objekt från en listruta

  1. Öppna formuläret i formulärvyn.

  2. Rulla nedåt i listan över objekt i listrutan och välj det objekt du vill använda.

  3. Spara ditt val i databasen genom att flytta markören till ett annat fält eller trycka på Skift + Retur.

Ange objekt från en lista med fler än en värde i en kombinations ruta med MultiSelect

  1. Öppna formuläret i formulärvyn eller tabellen eller frågan i databladsvyn.

  2. Klicka på nedåtpilen bredvid listan.

  3. Markera upp till 100 kryssrutor och klicka sedan på OK.

Redigera objekt i en lista

Om du vill redigera objekt i en lista måste listan vara aktiverad för redigering. Mer information finns i design överväganden vid uppdatering av data.

  1. Öppna formuläret, tabellen eller uppsättning med frågeresultat som innehåller listan.

  2. Gör något av följande:

    • Högerklicka på den lista du vill redigera och klicka sedan på Redigera listobjekt.

    • Klicka på listan och klicka sedan på knappen för att öppna dialog rutan Redigera List objekt eller formulär.

      Kombinationsruta med knappen Redigera listobjekt

  3. Skärmen som visas beror på vilken typ av lista som du vill redigera.  Gör något av följande.

    • Om du redigerar en värde lista eller ett flervärdesfält kan du använda dialog rutan Redigera List objekt för att redigera listdata, bevara varje objekt på en separat rad och sedan klicka på OK när du är klar.

    • Om du redigerar ett uppslagsfält visas ett formulär för inmatning av data. Använd formuläret och redigera dina listdata.

  4. Du kan välja ett standardvärde för nya poster genom att klicka på den nedrullningsbara listrutan med en pil i rutan Standardvärde och sedan klicka på det värde du önskar.

  5. Klicka på OK.

Överst på sidan

Ange nollängdssträngar

I Access kan du skilja mellan två typer av tomma värden: Null-värden och nollängdssträngar. Null-värden anger ett okänt värde. Nollängdssträngar anger fält som innehåller ett blanksteg. Anta till exempel att du har en tabell med kunddata och att tabellen innehåller ett fält för faxnummer. Du kan lämna fältet tomt om du är osäker på en kunds faxnummer. Om fältet i så fall lämnas tomt anges ett null-värde, vilket innebär att du inte vet vad värdet är. Om du senare får reda på att kunden inte har en fax kan du ange en nollängdssträng i fältet för att visa att du vet att det inte finns något värde.

  1. Öppna en tabell eller fråga i databladsvyn eller ett formulär i formulärvyn.

  2. Markera fältet du vill använda och skriv sedan två dubbla citattecken utan ett blanksteg mellan dem. (””).

  3. Spara dina ändringar i databasen genom att flytta markören till en annan post eller trycka på Skift+Retur. Citattecknen försvinner som standard.

Överst på sidan

Ångra ändringar

Om du skriver in data felaktigt kan du ofta ångra ändringarna. Utför en eller flera av följande åtgärder:

  • Ångra dina senaste ändringar genom att välja Ångraverktygsfältet Snabbåtkomst eller trycka på ESC.

  • Ångra alla ändringar för posten genom att trycka på ESC igen.

  • Om du vill ångra ändringarna efter att du har sparat ändringar eller flyttat till en annan post väljer du Ångraverktygsfältet Snabbåtkomst.

    Viktigt    Ändringarna blir permanenta genast när du börjar redigera en annan post, använder eller tar bort ett filter eller växlar till ett annat fönster eller en annan dokumentflik.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×