Metodtips för Outlook: Skriva bra e-post

Metodtips för Outlook: Skriva bra e-post

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln

Gör så här

De gör inte så här

Hur du använder distributionslistor och kontaktgrupper (DL)

Så här använder du infogade kommentarer

När du ska använda Hemlig kopia

Förbereda för semester

Gör så här

Följande regler hjälper dina e-postmeddelanden göra ett proffsigt intryck och vinna gehör.

  1. Läs meddelandet innan du skickar den.

  2. Kontrollera ditt ämne beskrivande och rätt åtgärd. Till exempel ”: chefer: skicka din anslagstavla Återställ format datum” innehåller både namnet på gruppen och en åtgärd så att mottagare kan snabbt se vad de behöver göra. Andra praktiska prefix inkludera ”Obs”: och ”åtgärd krävs”.

  3. Om en åtgärd krävs anger du vad du vill använda på ämnesraden.

  4. Ändra meddelandets ämne om ämnet för konversationen.

  5. Håll meddelandena korta och relevanta.

  6. Ordna innehållet i ditt meddelande från viktigaste till minst.

  7. Använd eventuellt fet stil viktig information.

  8. Placera åtgärdsuppgifter eller frågor på separata rader så att de framhävs och blir uppmärksammade.

  9. Fet personernas namn när ställa frågor. Till exempel ”:Ryan: Vad är status för project?” om du använder Outlook 2016 med Office 365 kan du överväga att använda @Mentions.

  10. Begränsa antalet personer som du skickar ett meddelande till de personer som behöver läsa den.

    • Ange personer som behöver informeras på raden kopia.

    • Ange personer som behöver svara eller vidta åtgärder på raden till.

  11. Använd en signatur tillämpliga fall, men behålla din signatur enkel, kort, professional och om möjligt, utan grafik.

  12. Om du vill ha svar inte skicka e-post. Telefon eller skicka ett snabbmeddelande.

  13. Om du är ansluten till en e-postkonversation som har fler än 10 meddelanden utan en upplösning du ringer eller ställa in ett möte för att diskutera problemet. E-post är inte alltid ett effektivt medel för att lösa komplexa problem.

  14. Bekräfta meddelanden som kräver en mer omfattande svar. Om du är upptagen och inte vill svara med ett fullständigt svar direkt vet Låt avsändaren som du söker i problemet och svarar via en viss tid eller datum. Flagga meddelandetför att påminna dig själv att svara senare.

  15. Använd hög prioritet ( Ikonen Mycket viktigt i Outlook ) sparsamt.

    Obs!: Även om du har skapat en regel för fördröjd skicka, gör Markera ett meddelande med Hög prioritet det skickas omedelbart.

  16. Om du har en fråga och det finns flera personer som kan svara, väljer du bara en person i stället skicka frågan till en grupp.

För att skriva bra e-postmeddelanden är att empathize med mottagarna. En djupare titt på e-postetikett finns artikel.

Uppföljning: Flagga när du skickar

När du skickar ett meddelande till någon som du behöver ett svar från gör du följande:

  1. Flagga det till dig själv på Skicka.

  2. Byta namn på uppgiften flaggade e-post i att göra-fältet du utgår från Följ upp.

  3. Markera det med kategorin @Waiting .

Om du följer de här tre anvisningarna vet du att din nästa åtgärd är att skicka ett till meddelande eller söka efter ett svar.

Tips!    Påminnelse om du vill skicka ett till meddelande är det ofta mer effektivt än flagga meddelandet för mottagaren. På samma sätt när du kommer att göra något i ett meddelande, Flagga det åt dig själv så att du har en aktivitet i att göra-fältet att påminna dig.

Överst på sidan

De gör inte så här

  1. Använd inte Brevmallar.

  2. Inkludera inte din chef i varje meddelande du skickar.

  3. Skicka inte ett meddelande när du är angry. Bättre för att skriva den, spara den i utkastmappen och återgå till det senare.

  4. Inte förväntar dig ett snabbt svar när du skickar långa meddelanden (fler än två stycken).

  5. Inte skicka följa upp meddelandet mindre än en dag efter det första meddelandet. Om du inte hör i tid, prova att använda telefon eller snabbmeddelanden.

  6. Inte används längre fram läskvitton och leveranskvitton på alla meddelanden du skickar. Använda dem om du är osäker på om din mottagarna kan ta emot meddelandet.

  7. Inte bifoga flaggor eller hög prioritet Ikonen Mycket viktigt i Outlook i alla meddelanden du skickar. Mottagarna lära dig att ignorera dem.

  8. Använd inte versaler.

  9. Skicka inte bilagor – skicka länkar i stället.

  10. Inte utöka distributionslistor eller kontaktgrupper. Expanderar distributionslistor gör meddelanden svårare att läsa och gör dem gå till fel e-postmappar.

  11. Använd inte sarcasm. Din humor kan vara tror många.

  12. Skriv inte något du inte vill att alla på företaget att läsa. Du vet aldrig där e-postmeddelandet hamna.

  13. Använd inte kursiv stil eller mycket konstnärliga teckensnitt som är svåra att läsa.

  14. Använd inte röda teckensnitt eftersom de är svåra att läsa och kan tolkas som förmedlar kritik.

  15. Inte skicka ett svar till alla till en distributionslista eller kontakta grupp be att bli borttagen. Någonsin.

Överst på sidan

Regler för kontaktgrupper och distributionslistor (DL)

  • Om du svarar till en stor kontaktgrupp ska du följa alla e-Dos punkt och pricka.

  • Om du vill ha mer information från en person eller undersöker problemet separat, svara på hela distributionslistan så att alla vet att du skickar ett svar och svara på enskilda separat. Se till att svara på distributionslistan när problemet är löst med upplösningen. På så sätt kan upplösning ska refereras av andra personer i distributionslistan.

Omdirigera personer

Om någon skickar ett meddelande till en distributionslista som du är medlem i och meddelandet skulle besvaras bättre av någon annan eller en annan distributionslista gör du följande:

  1. Svara med rätt distributionslista eller person på raden till.

  2. Skicka svar till rätt distributionslista eller en annan person.

  3. Placera inte den ursprungliga distributionslistan i fältet Hemlig kopia eftersom meddelandet inte kommer att filtreras av andra personers regler. I stället lämna distributionslistan på raden till eller kopia.

Bli borttagen från en DL

Om du får e-post från en distributionslista som du inte vill att finnas på Skicka ett meddelande till din nätverksadministratör eller ägare av distributionslistan och begära att tas bort. Svara inte på hela distributionslistan. Om du vill hitta listan DL ägare dubbelklickar du på namnet på distributionslistan.

Överst på sidan

Så här använder du infogade kommentarer

Lägga till egna kommentarer till e-du får är ett praktiskt sätt att besvara frågor och svara direkt på problem. Är det bäst att göra följande:

  1. Förklara i själva meddelandet att du använder infogade kommentarer. Du kan till exempel skriva "Se kommentarer nedan."

  2. Se till att det syns tydligt vad som är dina kommentarer och vad som hör till det ursprungliga meddelandet. Några förslag:

    • Ändra teckenfärg

    • Markera kommentarerna ditt namn eller dina initialer inom hakparentes, till exempel [Melissa], [MM]

    • Ändra teckensnittet till kursiv eller fet eller båda

  3. Ta inte bort något som du inte skrivit.

Exempel på avsändarens namn kommer före den infogade kommentaren
Figur 1 exempel på en infogad kommentar i ett Outlook-meddelande

Figur 1 exempel på en infogad kommentar i ett Outlook-meddelande

Överst på sidan

När bör du skicka en hemlig kopia av ett meddelande?

Använda funktionen Hemlig kopia för att ta bort personer från en e-postkonversation när du anser att de inte längre behöver extra e-post eller om ämnet för konversationen har ändrats.

Till exempel om du är en av fem personer som får en fråga och du vill svara den, flytta de andra fyra ska kunna Hemlig kopia linje och fastställer ungefär så ”Bcc'ing Johan, Jeff, Jonas och Jennifer. Här finns svar... ” Framtida meddelanden kommer att bli mellan endast du och den ursprungliga avsändaren.

Använd inte Hemlig kopia för att låta en tredje part (till exempel din chef) veta om ett tidkänsligt meddelande. Hemlig kopia mottagaren vet inte om att han eller hon har fått en Hemlig kopia och kan svara på alla exponera att han eller hon har fått en Hemlig kopia. Det här kan stöta på som lömsk beteende från din sida.

I stället använda Hemlig kopia för att informera en tredje part om ett problem kan vidarebefordra meddelandet när du har skickat.

Överst på sidan

Förbereda för semester

Om du använder Outlook med Office 365, ett Outlook.com, Hotmail.com eller Live.com-konto eller ett Microsoft Exchange-konto, kan du konfigurera en ut från ett office-meddelande för att låta personer inom organisationen veta att du är borta.

Det bästa sättet följer råden i lägga till ledig medarbetares Outlook-kalendrar.

Om du eller din administratör har skapat en delad semester kalender kan du se till att publicera din semester det. Om alla använder den delade kalendern, behöver du inte skicka en separat mötesförfrågan så att alla vet att du inte vid datorn, som i artikeln tidigare föreslår, men ett e-postmeddelande kan fungera som en bra påminnelse.

Om författaren

Patricia Eddy är lead innehåll writer för Outlook. Patricia Eddy är lead innehåll writer för Outlook för skrivbordet. Hon är en tidigare Outlook-MVP och författare till flera böcker på mycket gamla versioner av Outlook. Hon bor i Seattle där hon har läsa och spela upp gitarrförsäljning.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×