Metod tips för Outlook: skriva e-post

Metod tips för Outlook: skriva e-post

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln

Det här ska du göra

Inte

Använda distributions listor och kontakt grupper (DLs)

Så här använder du infogade kommentarer

När bör du skicka en hemlig kopia av ett meddelande?

Förbereda för semester

Det här ska du göra

Följande regler gör att dina e-postmeddelanden ser professionella ut och får ditt meddelande.

  1. Läs meddelandet innan du skickar det.

  2. Ange ett beskrivande och åtgärdsorienterat ämne. Till exempel: "chefer: skicka dina anslags Retreat-datum" innehåller både namnet på gruppen och en åtgärd så att mottagarna snabbt kan se vad de behöver göra. Andra användbara prefix är "Obs!" och "åtgärd krävs".

  3. Om du behöver en åtgärd kan du ange vad i ämnes raden.

  4. Ändra ämnet på meddelandet om ni börjar diskutera något nytt i den aktuella konversationen.

  5. Uttryck dig kärnfullt.

  6. Ordna innehållet i ditt meddelande från viktigast till minst.

  7. Överväg att använda den här informationen.

  8. Lägga till uppgifter eller frågor på separata rader så att de syns tydligt.

  9. Namn på fetstil när du ställer frågor. Till exempel: "Ryan: What ' project?" Om du använder Outlook 2016 med Office 365 kan du använda @Mentions.

  10. Begränsa antalet personer som du skickar ett meddelande till till dem som behöver läsa det.

    • Lägg till personer som måste informeras på raden CC .

    • Placera personer som måste svara eller vidta en åtgärd på raden till .

  11. Använd en signatur när det passar, men håll signaturen enkel, kort, professionell och om möjligt, utan grafik.

  12. Om du vill ha ett omedelbar svar måste du inte skicka e-post. Ring i stället – eller skicka ett snabbmeddelande.

  13. Om du befinner dig i en e-postkonversation med fler än 10 meddelanden utan upplösning kan du ringa eller ställa in ett möte för att diskutera problemet. E-post är inte alltid ett effektivt medium för att lösa komplexa problem.

  14. Bekräfta meddelanden som kräver ett mer omfattande svar. Om du är för upptagen för att svara med ett fullständigt svar på en gång låter du avsändaren veta att du undersöker problemet och kommer att svara en viss tid eller ett visst datum. Flagga meddelandetför att påminna dig själv.

  15. Använd hög prioritet ( Ikonen Mycket viktigt i Outlook ) sparsamt.

    Obs!: Även om du har ställt in en fördröjd sändning-regel får du ett meddelande om att det skickas omedelbart.

  16. Om du ställer en fråga och det finns flera personer som kan svara väljer du bara en person i stället för att skicka din fråga till en grupp.

Det går att skriva bra e-postmeddelanden med empathize.

Uppföljning: flagga meddelanden när du skickar dem

Gör så här när du skickar ett meddelande till någon som du behöver ett svar från:

  1. Flagga det för dig själv när du skickar.

  2. Ändra namnet på den flaggade e-postuppgiften i att göra-fältet till att börja med uppföljning.

  3. Markera det med @Väntar-kategorin.

När du gör de här tre stegen vet du att nästa åtgärd är att skicka ett meddelande eller leta efter ett svar.

Tips    Att påminna dig själv om att skicka ytterligare ett meddelande är ofta mer effektiva än att flagga meddelandet till mottagaren. När du lovar att göra något i ett meddelande flaggar du det själv så att du har en uppgift i att göra-fältet för att påminna dig.

Överst på sidan

Inte

  1. Använd inte mallar.

  2. Inkludera inte din chef i alla meddelanden du skickar.

  3. Skicka inte ett meddelande när du är Angry. Bättre då att skriva ett meddelande, spara det i utkastmappen och avsluta det i ett senare skede.

  4. Förvänta dig inte ett snabbt svar när du skickar långa meddelanden (fler än två stycken).

  5. Skicka inte ett uppföljnings meddelande som är mindre än en dag efter det första meddelandet. Om du inte hör tillbaka i rätt tid kan du prova att använda telefon eller chatt.

  6. Använd inte Läs kvitton eller leverans kvitton i alla meddelanden du skickar. Använd dem bara om du är osäker på om din mottagare kan ta emot meddelandet.

  7. Bifoga inte flaggor eller Ikonen Mycket viktigt i Outlook till alla meddelanden du skickar. Då kommer mottagarna till slut att strunta i flaggorna.

  8. Använd inte versaler.

  9. Skicka inte bifogade filer – skicka länkar i stället.

  10. Expandera inte distributions listor eller kontakt grupper. Om du expanderar distributions listor blir meddelanden svårare att läsa och det gör att de hamnar i fel e-postmappar.

  11. Använd inte sarcasm. Din humor kanske inte tolkas.

  12. Skriv inte något du vill att alla i företaget ska läsa. Du vet aldrig var e-postmeddelandet kan komma fram.

  13. Använd inte mycket konstnärligt teckensnitt som är svåra att läsa.

  14. Använd inte röda teckensnitt eftersom de är svåra att läsa och kan tolkas som kritiska.

  15. Skicka inte ett svar till alla till en distributions lista eller kontakt grupp som ber om att tas bort. Förut.

Överst på sidan

Regler för kontakt grupper och distributions listor (DLs)

  • Om du svarar på en stor kontakt grupp följer du alla e-postUppgifter och inte.

  • Om du behöver mer information från en person eller undersöker problemet separat kan du svara på hela distributions listan för att låta alla veta att du svarar och sedan svara på enskilda personer separat. Se till att du svarar på distributions listan när problemet är löst med lösningen.Om du gör det kan andra personer i distributions listan referera till det.

Så här hänvisar du andra vidare

Om någon skickar ett meddelande till en distributions lista som du är medlem i och meddelandet blivit bättre besvarat av någon annan eller någon annan distributions lista gör du följande:

  1. Svara med rätt distributions lista eller person på raden till .

  2. Skicka svar till rätt distributions lista eller person.

  3. Placera inte den ursprungliga distributions listan på raden Hemlig kopia eftersom ditt meddelande inte filtreras av andra personers regler. I stället lämnar du distributions listan till raden till eller kopia .

Så här tar du bort från en DL-lista

Om du får e-post från en distributions lista som du inte vill ska vara med, skickar du ett meddelande till nätverks administratören eller till ägaren av distributions listan och ber att bli borttagen. Svara inte på hela distributions listan. Dubbelklicka på namnet på distributions listan för att hitta ägaren till DL-listan.

Överst på sidan

Så här använder du infogade kommentarer

Att lägga till kommentarer i e-postmeddelanden du får är ett bekvämt sätt att besvara frågor och svara direkt på problem. Vi rekommenderar att du gör så här:

  1. Förklara i själva meddelandet att du använder infogade kommentarer. Du kan till exempel skriva "Se kommentarer nedan."

  2. Se till att det syns tydligt vad som är dina kommentarer och vad som hör till det ursprungliga meddelandet. Några förslag:

    • Ändra tecken färg

    • Vänta på ditt namn eller initialer inom parentes, till exempel [Melissa], [MM]

    • Ändra teckensnittet till kursiv stil eller fetstil eller båda

  3. Ta inte bort något som du inte har skrivit.

Exempel på avsändarens namn kommer före den infogade kommentaren

Överst på sidan

När bör du skicka en hemlig kopia av ett meddelande?

Använd funktionen hemlig kopia för att ta bort personer från en e-postkonversation när du anser att de inte längre behöver det extra e-postmeddelandet eller om ämnet har ändrats.

Om du till exempel är en av fem personer som får en fråga och vill besvara den kan du flytta de andra fyra personerna till raden hemlig kopia och göra något som "Bcc'ing Joe, Johan, Jonas och Jennifer. Här är svaret... " Framtida meddelanden kommer då att vara bara mellan dig och den ursprungliga avsändaren.

Använd inte hemlig kopia för att låta tredje part (till exempel din chef) veta mer om ett känsligt meddelande. Mottagarens hemlig kopia kanske inte inser att han eller hon har fått en hemlig kopia och kan svara alla som visar att han eller hon har fått en hemlig kopia. Det här kan komma till Sneaky beteende.

I stället för att använda hemlig kopia för att informera tredje part om ett problem kan du vidarekoppla meddelandet när du har skickat det.

Överst på sidan

Förbereda för semester

Om du använder Outlook med Office 365, ett Outlook.com-, Hotmail.com-eller Live.com-konto eller ett Microsoft Exchange-konto kan du skapa ett frånvaro meddelande för att låta personer i organisationen veta att du är borta.

Du rekommenderas att följa råd i lägga till ledighet från kontoret till kollegors Outlook-kalendrar.

Om du eller administratören har skapat en delad semester kalender är det viktigt att du bokför semestern där. Om alla använder den delade kalendern behöver du inte skicka en separat Mötes förfrågan för att låta alla se att du är borta, eftersom den artikel som refereras till tidigare föreslår, men ett e-postmeddelande kan fungera som en god påminnelse.

Om författaren

Patricia Eddy är ledar innehålls skribenten för Outlook. Patricia Eddy är ledande innehålls skribent för Skriv bords versionen av Outlook. Hon är en tidigare Outlook-MVP och författaren till flera böcker i en gammal version av Outlook. Hon bor i Seattle där hon har läst och spelar upp gitarren.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×