Använda Access eller Excel för att hantera data

Platta och relationsdata    För att avgöra vilket program som är bäst för att lagra dina data kan du ställa dig själv följande fråga: är datarelationen eller inte? Data som effektivt kan finnas i en enda tabell eller ett kalkylblad kallas platta eller icke-relationsdata . Om du till exempel vill skapa en enkel lista med kunder, med endast en adress och en kontaktperson för varje kund, kan Excel vara det bättre valet. Men om du vill lagra en mer komplex kundlista som innehåller fakturerings- och leveransadresser för varje kund, eller flera kontaktpersoner för varje kund, är Access den bättre lösningen.

I en relationsdatabas kan du ordna informationen i flera tabeller. I en väl utformad relationsdatabas är varje tabell platt och innehåller information om endast en typ av data. Om du till exempel skapar en kunddatabas ska namnen på kunderna lagras i en tabell, medan dessa kunders fakturerings- och leveransadresser ska lagras i en separat tabell. Att lagra adresser separat från namn är en bra idé eftersom varje kund kan ha fler än en adress och du vill kunna ange flera adresser för varje kund utan att behöva ange kundnamnet för varje adress igen.

Lokala eller externa data    Du kan använda Access för att ansluta till data från en mängd olika externa datakällor så att du kan visa, fråga och redigera dessa data utan att behöva importera dem. Access tillhandahåller till exempel kommandon för att ansluta till befintliga data i en Microsoft SQL Server-databas, en dBASE-fil eller en Outlook-mapp, tillsammans med många andra datakällor. Du kan använda Excel för att ansluta till en mängd olika datakällor, till exempel Access-, SQL Server- och Analysis Services-databaser, text- och XML-filer samt ODBC- och OLE DB-datakällor. Du kan dock inte redigera data för att ändra källdata via Excel-användargränssnittet.

Både Access och Excel tillhandahåller kommandon för att ansluta till data i Windows SharePoint Services listor. I Excel finns dock bara en skrivskyddad anslutning till SharePoint-listor. I Access kan du läsa från och skriva data till SharePoint-listor.

Dataintegritet och flexibilitet    Unika identifierare hjälper till att bevara integriteten för dina data, och de ser till att inga två rader (eller poster) innehåller exakt samma data. Unika identifierare är också det snabbaste sättet att hämta data när du söker efter eller sorterar dina data. I Access kan du använda datatypen Räknare för att automatiskt generera en unik identifierare för varje post. Du kan sedan använda identifierarna för att relatera poster i en tabell till en eller flera poster i en annan tabell.

Strukturen som Access tillämpar på dina data bidrar till att säkerställa dataintegritet. Access kan kräva att nya poster i en tabell har ett befintligt motsvarande värde i en annan tabell, så att du inte kan skapa överblivna poster. Du vill till exempel inte ha en order som inte innehåller kundinformation. Access kan kräva att varje ny post i tabellen Order har motsvarande kundvärde i tabellen Kunder. Den här obligatoriska korrespondensen mellan värden kallas referensintegritet.

Du kan också införa egna begränsningar och regler för att ytterligare säkerställa att data anges korrekt. Med Excel kan du ange data på ett mer fritt sätt, men eftersom Excel inte stöder relationsdata kan det inte stödja referensintegritet. Du kan dock använda kommandot Dataverifiering för att styra datainmatningen i Excel.

Frågor    Om du ofta behöver visa dina data på en mängd olika sätt, beroende på ändrade villkor eller händelser, kan Access vara det bättre alternativet för att lagra och arbeta med dina data. Med Access kan du använda Structured Query Language (SQL) frågor för att snabbt hämta bara de rader och kolumner med data som du vill använda, oavsett om data finns i en tabell eller många tabeller. Du kan också använda uttryck i frågor för att skapa beräknade fält. Att använda ett uttryck i Access liknar processen med att använda formler i Excel för att beräkna värden. Du kan också använda Access-frågor för att sammanfatta data och presentera aggregerade värden, till exempel summor, medelvärden och antal.

Modellering    I Excel kan du använda konsekvensanalys verktyg för att prognostisera resultatet av en kalkylbladsmodell. Med konsekvensanalys kan du köra olika scenarier på dina data, till exempel bästa tänkbara och värsta tänkbara scenarier, och jämföra resulterande data för flera scenarier i en sammanfattningsrapport. Det finns ingen liknande funktion i Access.

Pivotering och diagram    I båda programmen kan du skapa pivottabellrapporter och pivottabelldiagram. Excel innehåller dock mer avancerade pivottabellrapporterings- och diagramfunktioner än vad Access gör. Om du planerar att skapa omfattande pivottabellrapporter eller regelbundet tillhandahålla professionella diagram bör du använda pivottabellrapportering eller pivottabelldiagram i Excel i stället för samma funktioner i Access.

Både Access och Excel kan användas i samarbetsmiljöer, till exempel Windows SharePoint Services och nätverksfilresurser, men det finns skillnader i hur data kan nås av flera användare.

Åtkomst till data för flera användare    Under normal användning kan flera användare öppna en databas samtidigt i Access. Det fungerar bra eftersom Access endast låser de data som redigeras. Därför kan andra användare redigera olika poster utan konflikter. I Excel kan du dela en arbetsbok med andra användare, men samarbete med flera användare fungerar bäst när användare arbetar med data i arbetsboken vid olika tidpunkter i stället för samtidigt. Användare av en Access-databas samarbetar i själva verket med en uppsättning data och användare av en Excel-arbetsbok samarbetar i ett dokument.

Använda Windows SharePoint Services för samarbete    Båda programmen integreras med Microsoft Windows SharePoint Services teknik, till exempel SharePoint-listor och dokumentbibliotek.

I Access finns en mängd olika sätt att samarbeta med flera användare på en SharePoint-webbplats. Du kan till exempel ladda upp en fullständig databas till ett Windows SharePoint Services dokumentbibliotek, göra formulär och rapporter tillgängliga som Windows SharePoint Services vyer och länka en databas till data som lagras i SharePoint-listor.

Excel är bara ett sätt att samarbeta med flera användare på en SharePoint Services webbplats. Du kan ladda upp en arbetsbok till Windows SharePoint Services dokumentbibliotek, där enskilda användare kan checka ut arbetsboken för att göra ändringar, vilket hindrar andra användare från att ändra arbetsboken samtidigt. Användare kan redigera en arbetsbok utan att checka ut den från dokumentbiblioteket, i vilket fall de måste samordna med andra användare för att undvika datakonflikter.

Använda nätverksmappar för samarbete    Om du lagrar en Access-databas i en delad nätverksmapp kan flera användare öppna databasen och arbeta med dess data samtidigt. Enskilda poster låses när en användare redigerar dem. Om du lagrar en Excel-arbetsbok i en delad nätverksmapp kan bara en användare redigera arbetsboken i taget. För visning kan flera användare öppna arbetsboken medan en annan användare redigerar den, men de användarna kan inte göra några ändringar i data förrän användaren som redigerar arbetsboken stänger den.

Båda programmen har liknande funktioner – lösenord och kryptering – som kan hjälpa dig att förhindra dataförlust och skydda dina data från obehörig åtkomst. Det finns dock vissa skillnader mellan Access och Excel i hur dataskydd på användarnivå fungerar.

Dataförlustskydd    I Access sparas ditt arbete kontinuerligt så att du i händelse av ett oväntat fel sannolikt inte förlorar mycket arbete (om det finns några). Men eftersom access sparar ditt arbete kontinuerligt är det också möjligt för dig att göra ändringar som du senare bestämmer dig för att du inte ville genomföra. För att säkerställa att du kan återställa databasen så som du vill bör du skapa en säkerhetskopia av databasfilen enligt ett schema som passar dina behov. Du kan återställa en hel databas från en säkerhetskopia eller återställa bara tabellen eller andra databasobjekt som du behöver. Om du använder ett verktyg för säkerhetskopiering av filsystem kan du också använda en kopia av en databas från en säkerhetskopia av filsystemet för att återställa dina data. I Excel kan du spara information för återskapning med angivna intervall när du uppdaterar dina data.

Dataskydd på användarnivå    I Excel kan du ta bort viktiga eller privata data från vyn genom att dölja kolumner och rader med data och sedan skydda hela kalkylbladet för att styra användaråtkomsten till dolda data. Förutom att skydda ett kalkylblad och dess element kan du också låsa och låsa upp celler i ett kalkylblad för att förhindra att andra användare oavsiktligt ändrar viktiga data.

Säkerhet på filnivå    På filnivå kan du använda kryptering i båda programmen för att förhindra att obehöriga användare ser data. Du kan också kräva att en lösenord anges för att öppna en databasfil eller -arbetsbok. Dessutom kan du skydda en databasfil eller en databasarbetsbok genom att använda en digital signatur.

Begränsad åtkomst till data    I Excel kan du ange användarbaserade behörigheter för åtkomst till data eller ange skrivskyddade rättigheter som hindrar andra användare från att göra ändringar i de data som de har åtkomst till. Access tillhandahåller inte säkerhetsfunktioner på användarnivå, men Access stöder användarsäkerhetsmodellen för en databasserver som den ansluter till. Om du till exempel länkar till en SharePoint-lista kommer Access att lyssna på användarbehörigheterna för SharePoint-listan. Om du vill hålla obehöriga användare borta från dina Access-data kan du kryptera databasen genom att ange ett lösenord. Användarna måste ange lösenordet för att läsa data från databasen, även om de kommer åt det med hjälp av ett annat program, till exempel Excel.

Mer information om hur du skyddar dina data finns i Ange eller ändra säkerhet på användarnivå i Access 2003 i Access 2007 eller senare samt Skydd och säkerhet i Excel.

• Hantera kontakter    Du kan hantera dina kontakter och postadresser och sedan skapa rapporter i Access eller koppla data med Microsoft Office Word för att skriva ut brev, kuvert eller adressetiketter.

• Lager- och tillgångsspårning    Du kan skapa en inventering av artiklar i hemmet eller verksamheten, och lagra foton eller andra relaterade dokument tillsammans med dessa data.

• Orderuppföljning    Du kan ange information om produkter, kunder och ordrar samt skapa rapporter som visar försäljning per anställd, land, tidsperiod eller något annat värde.

• Uppgiftsspårning    Du kan spåra uppgifter för en grupp av personer, och ange nya uppgifter samtidigt som andra uppdaterar sina befintliga uppgifter i samma databas.

• Organisera lånebibliotek    Du kan använda Access för att lagra data om dina böcker och CD-skivor och hålla reda på vem du har lånat ut dem till.

• Evenemangsplanering    Du kan ange information om evenemangsdatum, platser och deltagare och sedan skriva ut scheman och sammanfattningar om evenemangen.

• Näringsspårning    Håll reda på recept och loggdiet och motionsaktiviteter.

• Redovisning    Du kan använda de kraftfulla beräkningsfunktionerna i Excel i många redovisningar , till exempel en kassaflödesanalys, en resultaträkning eller en resultaträkning.

• Budgetering    Oavsett om dina behov är personliga eller affärsrelaterade kan du skapa alla typer av budgetar i Excel , till exempel en budgetplan för marknadsföring, en händelsebudget eller en budget för tillbakadragande.

• Fakturering och försäljning    Excel är också användbart för att hantera fakturerings- och försäljningsdata, och du kan enkelt skapa de formulär du behöver – till exempel försäljningsfakturor, packsedlar eller inköpsorder.

• Rapportering    Du kan skapa olika typer av rapporter i Excel som återspeglar din dataanalys eller sammanfattar dina data – till exempel rapporter som mäter projektets prestanda, prognosdata, sammanfattar data eller presenterar variansdata.

• Planering    Excel är ett bra verktyg för att skapa professionella planer eller användbara planerare – till exempel en veckoplan för klassen, en marknadsundersökningsplan, en skatteplan vid årets slut eller planerare som hjälper dig att planera veckomåltider, fester eller semestrar.

• Spårning    Du kan använda Excel för att hålla reda på data i en tidslista eller lista – till exempel en tidslista för att spåra arbete eller en inventeringslista som håller reda på utrustning.

• Använda kalendrar    På grund av dess rutnätsliknande natur lämpar sig Excel bra för att skapa alla typer av kalendrar – till exempel en akademisk kalender för att hålla reda på aktiviteter under skolåret eller en räkenskapsårskalender för att spåra affärshändelser och milstolpar.

Användbara Excel-mallar i någon av dessa kategorier finns i Mallar för Excel på Microsoft Office Online.