Textrutan är standardkontrollen i Access som används för att visa och redigera data i formulär och rapporter. Många olika typer av data kan visas i textrutor och du kan också använda dem för att utföra beräkningar. I den här artikeln förklaras hur du skapar och använder en textruta samt några viktiga egenskaper för textrutor.
Vad vill du göra?
Lägga till en bunden textruta
En bunden textruta visar data från ett fält i en tabell eller en fråga. I ett formulär kan du skriva och redigera data i ett fält med en textruta som är bunden till en uppdateringsbar datakälla. De ändringar du gör i textrutan återspeglas i den underliggande tabellen.
Ett snabbt sätt att skapa en bunden textruta är att dra ett fält från fönstret Fältlista till formuläret eller rapporten. Access skapar automatiskt en textruta för fält för följande datatyper:
-
Kort text
-
Lång Text
-
Tal
-
Datum/tid
-
Valuta
-
Hyperlänk
-
Beräknad
Obs!: Från och med Access 2013 har vi döpt om textdatatyperna till Kort text och PM-datatyperna till Lång text.
Om du drar fält från andra datatyper skapas olika typer av kontroller. Om du till exempel drar ett Ja/Nej-fält från fönstret Fältlista till ett formulär eller en rapport, skapas en kryssruta. Om du drar ett OLE-objektfält till ett formulär eller en rapport skapas i Access ett bundet objektfält, och om du drar ett fält för bilagor till ett formulär eller en rapport skapas en kontroll för bifogade filer.
Lägga till en bunden textruta i ett formulär eller en rapport genom att dra ett fält från fönstret Fältlista
-
Öppna formuläret eller rapporten i layoutvyn genom att högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret och sedan klicka på den önskade vyn.
-
Öppna fliken Design. Navigera till gruppen Verktyg och klicka på Lägg till befintliga fält
-
I fönstret Fältlista utökar du den tabell som innehåller fältet du vill ska vara bundet till textrutan.
-
Dra fältet från fönstret Fältlista till formuläret eller rapporten.
Mer information om hur du arbetar med fönstret Fältlista finns i artikeln Lägga till ett fält i ett formulär eller en rapport.
Du kan också lägga till en bunden textruta i ett formulär eller en rapport genom att först lägga till en obunden textruta och sedan ange egenskapen Kontrollkälla för det fält du vill binda den till.
Lägga till en obunden textruta
En obunden textruta är inte knuten till ett fält i en tabell eller fråga. Du kan använda en obunden textruta till att visa resultatet av en beräkning eller acceptera indata som du inte vill lagra direkt i en tabell. Det är enklast att lägga till en obunden textruta i vyn Design.
-
Öppna formuläret eller rapporten i designvyn genom att högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret. Klicka sedan på Designvy.
-
Öppna fliken Design. Navigera till gruppen Kontroller och klicka på Textruta.
-
Placera pekaren där du vill att textrutan ska placeras, på formuläret eller rapporten. Klicka när du vill infoga textrutan.
Obs!: Access placerar dessutom en etikett till vänster om textrutan, så lämna lite utrymme för etiketten till vänster om markören. Du kan flytta runt etiketten och textrutan senare. Du kan också ta bort etiketten genom att klicka på den och sedan trycka på Delete.
Ett annat sätt att skapa en obunden textruta är att först skapa en bunden textruta, genom att dra ett fält från fönstret Fältlista till formuläret eller rapporten, och sedan ta bort värdet i egenskapen Kontrollkälla. Om du gör det i designvyn visas ”obunden” i stället för fältnamnet. I vyn Layout visar textrutan inte längre data – faktum är att den är tom.
Lägga till en beräknad textruta
-
Öppna formuläret eller rapporten i designvyn genom att högerklicka på formuläret eller rapporten i navigeringsfönstret. Klicka sedan på Designvy.
-
Öppna fliken Design. Navigera till gruppen Kontroller och klicka på Textruta.
-
Placera pekaren där du vill att textrutan ska placeras, på formuläret eller rapporten. Klicka när du vill infoga textrutan.
-
Gör något av följande:
Placera markören i textrutan och skriv sedan ett uttryck som beräknar en totalsumma.
Markera textrutan, tryck på F4 för att visa egenskapssidan och skriv in uttrycket i egenskapsrutan Kontrollkälla. Om du vill skapa uttrycket med Expression Builder klickar du på
-
Spara formuläret eller rapporten och växla sedan till vy Formulär eller Rapport för att kontrollera resultaten.
Mer information om hur du skapar uttryck finns i artikeln Lär dig att bygga ett uttryck.
KOMMENTARER:
-
Om du behöver mer utrymme för att skriva ett uttryck i egenskapsrutan Kontrollkälla trycker du på Shift + F2. Nu öppnas rutan Zooma.
-
Om formuläret eller rapporten baseras på en fråga vill du kanske placera uttrycket i frågan i stället för i en beräknad kontroll. Det kan ge bättre prestanda, och om du ska beräkna summor för grupper med poster är det enklare att använda namnet på ett beräknat fält i en mängdfunktion.
Förstå egenskaper för textrutor
Oavsett hur du skapar en textruta behöver vissa egenskaper ställas in så att textrutan fungerar och visas som du vill. I följande lista visas några av de viktigaste och vanligaste textrutegenskaperna:
-
Namn Du bör ge textrutan ett kort, beskrivande namn så att du enkelt kan se vilka data den innehåller. Det gör det enkelt att referera till textrutan i uttryck som du kan använda i andra textrutor. Vissa databasutvecklare föredrar att lägga till ett prefix, till exempel txt, i textrutenamn så att de enkelt kan skilja textrutor från andra typer av kontroller, till exempel txtFirstName eller txtAddress.
När du skapar en bunden textruta genom att dra ett fält från fönstret Fältlista använder Access fältnamnet som textrutenamn. Det fungerar vanligtvis väl, men om du planerar att redigera egenskapen Kontrollkälla och skapa ett uttryck är det en bra idé att först ändra textrutenamnet så att det skiljer sig från fältnamnet. Annars kan det hända Access inte kan avgöra om du refererar till textrutan eller till fältet i tabellen. Anta exempelvis att du har en rapport som innehåller en textruta som heter Förnamn, som är bunden till ett tabellfält med namnet Förnamn. Om du vill rensa bort eventuella blanksteg som föregår värdet i fältet Förnamn kan du ange egenskapen i rutan Kontrollkälla till:
=Trim([First Name])
Det kan göra att du får meddelande #Error i textrutan, eftersom Access inte kan avgöra om uttrycket refererar till fältet eller textrutan. Det här problemet löser du genom att byta namn på textrutorna så att ingen annan ruta heter likadant.
-
Kontrollkälla Den här egenskapen avgör om textrutan är bunden, obunden eller beräknad.
-
Om värdet i egenskapsrutan Kontrollkälla är namnet på ett fält i en tabell är textrutan bunden till det fältet.
-
Om värdet i Kontrollkälla är tomt är textrutan obunden.
-
Om värdet i Kontrollkälla är ett uttryck är textrutan är en beräknad textruta.
-
-
Textformat Om textrutan är bunden till ett fält av typen Lång text kan du ställa in värdet i egenskapsrutan Textformat till RTF. Då kan du använda flera format i texten i textrutan. Du kan till exempel använda fet formatering på ett ord och understrykning på ett annat.
-
Kan förstoras Den här egenskapen är särskilt användbar i rapporter för textrutor som är bundna till fält av typen Kort text och Lång text. Standardinställningen är Nej. Om det finns för mycket text som ska visas trunkeras texten (kortas ned). Om du däremot ställer in värdet för egenskapsrutan Kan förstoras till Ja så justeras storleken på textrutan automatiskt så att alla data som den innehåller skrivs ut eller förhandsgranskas.
