I Access finns det flera sätt att lägga till eller ta bort kolumner i ett datablad. Du kan använda databladsvyn för att lägga till eller ta bort kolumner och ange datatyper för dessa kolumner. Du kan också lägga till fält från ett åtgärdsfönster eller så kan du öppna den underliggande tabellen till databladet och lägga till ett fält i designvyn. I det här avsnittet förklaras hur du använder de olika metoderna.
Mer information om hur du skapar och använder datablad finns i artiklarna Skapa ett formulär med verktyget Datablad och Arbeta med datablad.
Vad vill du göra?
Förstå kolumner i datablad
Ett datablad är visuell representation av information som finns i en databastabell eller av resultatet som returneras av en fråga. En kolumn i ett datablad representerar samma sak som ett fält i en databastabell. När du lägger till eller tar bort en kolumn från ett datablad lägger du till eller tar bort ett fält i den underliggande tabellen till databladet. Om fältet innehåller data tar du även bort informationen.
Arbeta med kolumner
Med Access går det snabbare och enklare att lägga till eller ta bort ett tabellfält eftersom du kan utföra uppgifterna i databladsvyn. Som standard innehåller alla tabeller i databladsvyn en tom kolumn som heter Klicka för att lägga till. Om du vill lägga till en kolumn anger du data i den första tomma cellen under den kolumnrubriken. Du kan också klistra in en eller flera olika data i den tomma kolumnen. Du behöver inte längre använda designvyn för att lägga till eller ta bort kolumner, men du kan använda den om du vill.
Dessutom behöver du inte längre ange de vanligaste datatyperna för den nya kolumnen. Som standard måste fält i en databastabell innehålla vissa typer av data, till exempel text, datum och tider, tal och så vidare. Vanligtvis anger du datatyper när du utformar tabeller för en databas. Men i Access härleds nu de flesta datatyper första gången du anger data i en ny kolumn. Om du anger ett namn i det första fältet i den nya tabellen anges fältet till datatypen Text i Access. Om du klistrar in ett datum anges fältet till datatypen Date/Time i Access och så vidare. Om du klistrar in en blandning av data, till exempel postnummer från flera länder/regioner, markeras den datatyp som på bästa sätt bevarar informationen – vanligtvis datatypen Text. Mer information finns i avsnittet Förstå hur Access tilldelar datatyper när du anger information längre fram i den här artikeln.
Mer information om att ange datatyper finns i artikeln Datatyper för Access-skrivbordsdatabaser. Om du inte är bekant med designregler för relationsdatabaser kan du läsa artikeln Grundläggande databasdesign.
I stegen i avsnitten nedan förklaras hur du lägger till och tar bort kolumner i datablad genom att använda databladsvyn och designvyn.
Lägga till en kolumn med databladsvyn
I stegen i det här avsnittet förklaras hur du använder databladsvyn för att lägga till en kolumn i ett datablad, namnge kolumnen och ange data. Kom ihåg att när du följer de här stegen lägger du till och ändrar ett fält i den underliggande tabellen till databladet.
-
I navigeringsfönster letar du upp och dubbelklickar på tabellen där du vill lägga till fältet.
Tabellen öppnas i databladsvyn i Access.
-
Rulla till höger eller vänster sida i databladet (beroende på dina inställningar för region och språk i Windows) och leta upp den tomma kolumnen.
Som standard visas orden Klicka för att lägga till i kolumnrubriken i den tomma kolumnen.
-
Ange data i den första tomma raden under rubriken.
- eller -
Klistra in en eller flera olika data i fältet och börja i den första tomma cellen.
Spara ändringarna.
Baserat på vilken typ av data du anger ställer Access in en datatyp för fältet. Om du t.ex. anger ett namn ställer Access in datatypen till Text.
Mer information om hur Access anger datatyper finns i avsnittet Förstå hur Access tilldelar datatyper när du anger information. Mer information om hur du anger datatyper manuellt finns i Ange datatyper som databladsvyn inte härleder som också finns längre fram i den här artikeln.
-
Dubbelklicka på kolumnrubriken och ange ett namn för det nya fältet.
- eller -
Högerklicka på kolumnrubriken och klicka på Byt namn på fält på snabbmenyn. Skriv sedan ett namn för fältet.
-
Spara ändringarna.
Ta bort en kolumn med databladsvyn
Innan du tar bort en kolumn från ett datablad ska du komma ihåg följande viktiga information:
-
När du tar bort en kolumn tar du bort alla data i kolumnen och du kan inte ångra borttagningen. Därför bör du säkerhetskopiera tabellen innan du tar bort kolumnen.
-
Du kan inte ta bort vissa typer av kolumner innan du gjort ytterligare åtgärder. Du kan till exempel inte använda databladsvyn för att ta bort ett primärnyckelfält. För att utföra den uppgiften måste du använda designvyn. Du kan heller inte ta bort en primärnyckel eller ett uppslagsfält utan att först ta bort relationen mellan fältet och de tabeller som fältet hämtar data från. Att förklara hur du tar bort relaterade fält tas inte upp i den här artikeln.
Mer information finns i artiklarna Grundläggande om databasdesign, Lägga till eller ändra primärnyckeln för en tabell i Access, Skapa, redigera eller ta bort en relation och Skapa eller ta bort ett flervärdesfält.
Ta bort kolumnen i databladsvyn
-
Högerklicka på rubrikraden i kolumnen som du vill ta bort.
-
Klicka på Ta bort fält på snabbmenyn.
-
Bekräfta borttagningen genom att klicka på Ja.
-
Spara ändringarna.
Lägga till en kolumn med designvyn
Om du är bekant med tidigare versioner av Access har du förmodligen viss erfarenhet av att använda designvyn. Designvyn ger mer flexibilitet än databladsvyn eftersom du kan ange alla tillgängliga datatyper och kan skapa ett uppslagsfält utan att behöva lämna designvyn.
Lägga till kolumnen i designvyn
-
I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen som du vill ändra och klickar sedan på Designvy på snabbmenyn.
- eller -
I statusfältet i Access klickar du på Designvy.
-
I kolumnen Fältnamn markerar du en tom rad och anger ett namn för det nya fältet.
-
I kolumnen Datatyp, bredvid det nya fältnamnet, väljer du en datatyp för den nya kolumnen.
-
Spara ändringarna.
Ta bort en kolumn med designvyn
Reglerna för att ta bort en kolumn i databladsvyn gäller även när du använder designvyn: Om du tar bort en kolumn försvinner alla data i kolumnen. Innan du kan ta bort en primärnyckel eller ett uppslagsfält måste du dessutom först ta bort relationerna för fälten.
Mer information finns i artiklarna Grundläggande om databasdesign, Lägga till eller ändra primärnyckeln för en tabell i Access och Skapa eller ta bort ett flervärdesfält.
Ta bort kolumnen i designvyn
-
I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen som du vill ändra och klickar sedan på Designvy på snabbmenyn.
- eller -
I statusfältet i Access klickar du på Designvy.
-
Välj fältet (raden) som du vill ta bort.
-
På fliken Design i gruppen Verktyg klickar du på Ta bort rader.
- eller -
Tryck på Delete-tangenten.
-
Spara ändringarna.
Förstå hur Access tilldelar datatyper när du anger information
När du skapar ett tomt datablad tilldelar Access en datatyp för varje fält när du första gången anger data i det fältet. I följande tabell visas de olika typerna av data som du kan ange och den datatyp som Access tillämpar på var och en.
Obs!: Du kan inte ange datatyperna Attachment eller OLE Object genom att ange data i ett fält, och du kan inte aktivera stöd för RTF-redigering genom att ange data i ett fält.
I följande tabell visas hur datatypen för ett fält anges i Access när du anger data i databladsvyn.
|
Om du anger: |
så skapar Access ett fält med datatypen: |
|
John |
Short Text (Text) |
|
Ett block med text, eller text och tal, som är längre än 256 tecken. |
Long Text (PM) Obs!: Du kan inte använda databladsvyn för att aktivera RTF-formatering. Om du aktiverar en egenskap som kallas Lägg endast till för PM-fältet så döljer Access som standard all text när du placerar markören i fältet. Mer information om hur du aktiverar RTF-formatering finns i artikeln Skapa eller ta bort ett RTF-fält. |
|
http://www.contoso.com Access kan identifiera följande Internetprotokoll: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Obs!: För att Access ska identifiera protokollet och ange datatypen Hyperlink måste protokollet följas av ett tecken som inte är ett blanksteg. |
Hyperlink |
|
50000 |
Number, Long Integer |
|
50 000 |
Number, Long Integer |
|
50 000,99 |
Number, Double |
|
50000,389 |
Number, Double |
|
31-12-2019 De datum- och tidsformat som finns angivna i inställningarna för region och språk i Windows styr hur Access formaterar datum/tid-data. |
Date/Time |
|
31 december 2019 Obs!: Du måste ange eller klistra in mer än namnet på dagen för att Access ska härleda datatypen Date/Time. Om du anger till exempel "tisdag" väljer Access datatypen Text. För att Access ska härleda datatypen Date/Time måste du förutom dagen ange en månad. |
Date/Time |
|
10:50:23 |
Date/Time |
|
10:50 AM |
Date/Time |
|
17:50 |
Date/Time |
|
12,50 kr Access identifierar den valutasymbol som angetts i inställningarna för region och språk i Windows. |
Currency |
|
21,75 |
Number, Double |
|
123,00 % |
Number, Double |
|
3,46E+03 |
Number, Double |
Ange de datatyper som databladsvyn inte härleder
Som standard går vissa uppgifter inte att utföra med databladsvyn:
-
Du kan inte ange datatyperna Attachment eller OLE Object genom att klistra in data i en tom cell.
-
Du kan inte aktivera RTF-redigering för ett Long Text (PM)-fält genom att klistra in data. Om du vill aktivera stöd för RTF måste du ange ett alternativ för fältet i designvyn.
I stegen i det här avsnittet förklaras hur du utför dessa uppgifter.
Ange datatypen Attachment
-
Om den inte redan är markerad väljer du den tomma kolumnen (där det står Klicka för att lägga till) i databladet.
-
Välj Attachment i listrutan.
-
Spara ändringarna.
Lägga till ett Long Text (PM)-fält i en tabell med RTF-redigering
-
Om den inte redan är markerad väljer du den tomma kolumnen (där det står Klicka för att lägga till) i databladet.
-
Välj Rich Text i listrutan.
-
Spara ändringarna.
Konvertera en kolumn till ett uppslagsfält
Som standard kan du inte använda databladsvyn för att konvertera en ny kolumn till ett uppslagsfält. Om du är nybörjare i Access – ett uppslagsfält visar data från en annan källa, t.ex. en tabell eller en lista med objekt, i en lista. Som standard använder Access en nedrullningsbar listruta för att visa uppslagsdata, men kan också använda en listruta som inte öppnas eller stängs i ett formulär.
Du kan skapa två typer av uppslagsfält – tabellbaserade listor och värdelistor. En tabellbaserad lista använder en fråga för att hämta data från en annan tabell, och en värdelista visar en uppsättning hårdkodade värden. I följande procedur beskrivs hur du skapar båda listtyperna.
Lägga till ett uppslagsfält
-
I navigeringsfönstret högerklickar du på den underliggande tabellen till ditt nya datablad och klickar på Designvy.
- eller -
I statusfältet i Access klickar du på Designvy.
Tabellen öppnas i designvyn.
-
Markera fältet som du vill konvertera.
- eller -
Markera en tom rad i kolumnen Fältnamn och ange ett namn för det nya fältet.
-
På fliken Design i gruppen Verktyg klickar du på Uppslagskolumn.
- eller -
I designvyn klickar du på nedåtpilen i kolumnen Datatyp och väljer Uppslagsguiden.
Uppslagsguiden startar.
-
Gör något av följande:
-
Skapa en tabellbaserad lista
-
Välj Jag vill att uppslagskolumnen ska slå upp värdena i en tabell eller fråga och klicka på Nästa.
-
Under Visa väljer du ett alternativ, markerar en tabell eller fråga i listan och klickar sedan på Nästa. Om du till exempel vill använda värden från en tabell i uppslagsfältet klickar du på Tabeller. Om du vill använda en fråga klickar du på Frågor. Om du vill se en lista över alla tabeller och frågor i databasen klickar du på Båda.
-
Flytta de fält som du vill ska visas i uppslagslistan från fönstret Tillgängliga fält till fönstret Markerade fält och klicka sedan på Nästa.
-
Du kan också välja en eller flera sorteringsalternativ för de fält som du markerade i föregående steg och sedan klicka på Nästa.
-
Du kan också ändra bredden på varje kolumn i uppslagslistan och sedan klicka på Nästa.
-
Under Vilken etikett vill du använda för din uppslagskolumn kan du ange ett namn i textrutan.
-
Du kan också markera kryssrutan Tillåt flera värden. Om du väljer det här alternativet kan du markera och lagra flera objekt från listan.
-
Klicka på Slutför. Om Access uppmanar dig att spara den nya tabellen klickar du på Ja. Access lägger till uppslagsfrågan i den nya tabellen. Som standard hämtar frågan de fält som du anger plus primärnyckelvärdena för källtabellen. Access anger därefter datatypen för uppslagsfältet så att den matchar datatypen som angetts för primärnyckelfältet i källtabellen. Om primärnyckelfältet i källtabellen till exempel använder datatypen AutoNumber anger Access datatypen för uppslagsfältet till datatypen Number.
-
Gå tillbaka till databladsvyn, gå till uppslagsfältet och markera ett objekt i listan.
Eller
-
-
-
Skapa en värdebaserad lista
-
Klicka på Jag skriver värdena själv och klicka sedan på Nästa.
-
I rutan Antal kolumner anger du hur många kolumner som ska visas i listan och går sedan till den första tomma cellen och anger ett värde.
När du anger det första värdet visas en annan tom cell nedanför den aktuella cellen.
-
När du har angett det första värdet använder du TABB-tangenten eller nedåtpilen för att flytta fokus till nästa cell och anger nästa värde.
-
Upprepa steg 2 och 3 tills du är klar med listan och klicka sedan på Nästa.
-
Du kan också ange ett namn för det nya fältet och sedan klicka på Slutför.
-
