Lync Web Scheduler

I den här artikeln

Skapa ett Lync-möte
Skicka inbjudningar till mötesdeltagare
- Skicka inbjudningar från ditt e-postprogram
- Skicka inbjudningar från iCalendar
Åtkomst och presentatörer
- Vem går förbi lobbyn
- Vem är presentatör
Ansluta till ett möte
Visa eller redigera befintliga möten
Ta bort eller ställa in ett möte

Skapa ett Lync-möte

Lync-möten stöder både onlinemöten och konferenssamtal. Deltagarna kan ansluta med en dator för att se presentationen eller ringa in till mötet via telefon och bara lyssna på ljuddelen av mötet.

Gå till https://sched.lync.com och logga in på Web Scheduler med ditt användarnamn och lösenord.
Klicka på Skapa nytt möte.
Ange mötets ämne i rutan Ämne.
Du kan lämna mötesplatsen som Onlinemöte eller lägga till en plats, t.ex. ett konferensrum, om det även finns deltagare som är fysiskt närvarande.
Skriv ett kort meddelande, eller dagordningen för mötet i rutan Meddelande (valfritt).
Välj tidszonen för mötet från den nedrullningsbara menyn.
Välj start- och slutdatum och start- och sluttid för mötet i rutorna för start och slut.
Som standard kan alla, även personer utanför ditt företag, gå förbi lobbyn, som är ett virtuellt väntrum där du kan tillåta personer eller neka åtkomst. Information om hur du ändrar alternativen finns i avsnittet Åtkomst och presentatörer.
Som standard har alla som bjudits in från din organisation presentatörsbehörighet. Information om hur du ändrar alternativen finns i avsnittet Åtkomst och presentatörer.
Lägg till deltagarnas namn, avgränsade med semikolon (;), i rutan under Deltagare och ljud.
Kontrollera att namnen stämmer genom att klicka på Kontrollera namn. För inbjudna deltagare som inte finns på ditt företag skriver du den fullständiga adressen, t.ex. mailto:contoso@contoso.com.

Obs!: Web Scheduler kontrollerar inte om deltagarna eller konferensrummen är tillgängliga.

Om ditt konto har konfigurerats med en ljudkonferensleverantör innehåller mötesinbjudan ett avgiftsfritt telefonnummer, ett avgiftsbelagt telefonnummer och en deltagarkod. Mötesdeltagarna kan använda datorljud eller ringa in till mötet.
Klicka på Spara.

Skicka inbjudningar till mötesdeltagare

Välj någon av följande metoder när du skickar mötesinbjudan:

Skicka inbjudningar från ditt e-postprogram

Om du använder den här metoden kopierar du mötesinformationen från Web Scheduler och klistrar in den i en mötesinbjudan som du skapar med valfritt e-postprogram.

Tips: Du kan också komma åt mötesinformationen genom att klicka på Visa mötesanslutningsinformation på sidan för mötesinformation i Web Scheduler.

När du har skapat mötet klickar du på Spara.
Ett fönster öppnas med mötesinformationen.
Markera mötesinformationen, inklusive mötes-URL:en, ljudkonferensnumret och konferens-ID:t.
Högerklicka på texten och klicka på Kopiera.
Öppna valfritt e-postprogram och skapa en vanlig mötesförfrågan.
Klistra in informationen om Lync-onlinemötet (som du kopierade i steg 4) i inbjudan.
Lägg till deltagarna, kontrollera datumet och tiden för mötet, skriv en dagordning för mötet och skicka inbjudan.

Skicka inbjudningar från iCalendar

Med iCalendar kan användare som har olika e-postsystem utbyta kalenderinformation. Mottagarna av iCalendar-inbjudan måste ha programvara som stöds för att kunna öppna och svara på mötesinbjudan.

Markera mötets ämne i avsnittet Mina möten och klicka sedan på Exportera som iCalendar.
Klicka på Öppna när du uppmanas att göra det i e-postprogrammet.

Obs!: iCalendar innehåller all information som du lade till under schemaläggningen av mötet, t.ex. meddelandet, deltagarna, mötesplatsen, datum och tid.
När kalenderposten öppnas vidarebefordrar du den till dem du lade till som deltagare när du schemalade mötet.
Då kan de inbjudna deltagarna öppna iCalendar-filen i valfritt e-postprogram, t.ex. Outlook, Notes, iCal o.s.v.

Åtkomst och presentatörer

Standardalternativen för åtkomst och presentatörer är optimerade för typiska gruppmöten. Du kan anpassa mötesalternativen efter dina behov, mötestypen eller deltagarna.

Välj vem som kan gå förbi lobbyn och vem som kan ansluta till mötet som en presentatör under Åtkomst och presentatörer.

Vem går förbi lobbyn

Åtkomstalternativ	Vad som händer	Rekommenderas om …
Endast organisatören (låst)	Endast organisatören går förbi lobbyn. Alla andra måste vänta i lobbyn tills de får tillåtelse att delta.	Du inte vill att deltagarna ska kunna ta del av innehållet innan mötet börjar eller om konfidentiell information diskuteras.
Personer som jag bjuder in från mitt företag	Personer som inte har något konto i ditt nätverk och personer som inte har bjudits in måste vänta i lobbyn tills de får tillåtelse att delta.	Konfidentiell information diskuteras och du bara vill ge särskilda personer från ditt företag tillåtelse att delta.
Personer från mitt företag	Personer som inte har något konto i ditt nätverk måste vänta i lobbyn tills de får tillåtelse att delta.	Alla deltagare har ett konto i organisationens nätverk och ingen konfidentiell information diskuteras.
Alla, inklusive personer utanför mitt företag	Ingen väntar i lobbyn.	Du bjuder in externa deltagare och ingen konfidentiell information diskuteras.

Viktigt!: Även om möteslobbyn är aktiverad kopplas deltagare som ringer in till mötet automatiskt förbi möteslobbyn.

Vem är presentatör

Presentatörsalternativ	Vem är presentatör	Rekommenderas om …
Endast organisatör	Endast den person som schemalägger möten.	Presentationer där deltagarna inte behöver interagera med mötesinnehållet. Du kan utse ytterligare presentatörer under mötet.
Personer från mitt företag	Alla som du bjuder in och som har ett konto i nätverket.	Grupparbetssessioner inom företaget, där alla deltagare kan dela och ändra mötesinnehåll.
Alla, inklusive personer utanför mitt företag (inga begränsningar)	Alla som du bjuder in	Grupparbetssessioner med personer som inte har något konto i ditt nätverk.
Personer som jag väljer	Du och de deltagare du väljer.	Presentationer med flera presentatörer.

Obs!: Externa deltagare eller distributionslistor kan inte bjudas in som presentatörer med alternativet Personer som jag väljer. Du kan ge presentatörsåtkomst till enskilda personer i mötesrummet.

Ansluta till ett möte

Du kan logga in till mötet genom att klicka på möteslänken i inbjudan eller starta mötet genom att klicka på fliken Anslut till möte i Web Scheduler.

Klicka på mötet under Mina möten.
Klicka på fliken Anslut till möte på sidan för mötesinformation.
Lync öppnas och du kan logga in till mötet.

Visa eller redigera befintliga möten

Alla möten som du har organiserat visas under fliken Mina möteni Web Scheduler. Kom ihåg att endast möten som du har organiserat visas, inte möten som du bjudits in till.

Klicka på ett möte för att öppna sidan för mötesinformation, som innehåller en kort sammanfattning av mötet, en uppsättning åtgärdsflikar och mötesinformationen.
Klicka på Redigera.
Gör nödvändiga ändringar och klicka på Spara.
Klicka på OK i meddelandet som visas och kontrollera den modifierade informationen.

Viktigt!: När du uppdaterar ett möte måste du skicka den uppdaterade informationen till de inbjudna deltagarna manuellt. Din kalender uppdateras inte automatiskt.

Om du skickade inbjudningarna med iCalendar öppnar du inbjudan genom att klicka på Exportera som iCalendar igen och skickar sedan en uppdatering.
Om du kopierade informationen om Lync-mötet i en vanlig mötesinbjudan öppnar du inbjudan, uppdaterar den med den nya mötesinformationen och skickar om den till deltagarna.

Ta bort eller ställa in ett möte

Mötena upphör att gälla 14 dagar efter den schemalagda sluttiden, men du kan ta bort ett möte om du vill rensa upp i Web Scheduler. Du kan också avboka ett möte.

Klicka på det möte som du vill ta bort under fliken Mina möten.
Klicka på fliken Ta bort möte på sidan för mötesinformation.
Klicka på Ja i bekräftelserutan.

Viktigt!: Du måste skicka ett meddelande om att mötet har ställts in till deltagarna. Din kalender uppdateras inte automatiskt i Web Scheduler.
Om du skickade inbjudningarna med iCalendar öppnar du inbjudan och klickar på Avbryt. När du gör det skickas ett meddelande om att mötet har ställts in till mottagarna.
Om du kopierade informationen om Lync-mötet i en vanlig mötesinbjudan öppnar du inbjudan och klickar på Avbryt så skickas ett meddelande om att mötet har ställts in till de inbjudna deltagarna.

Överst på sidan