Läs om Office 365-grupper

Uppdaterades senast 14 augusti 2019

Grupper i Office 365 är en tjänst som fungerar med de Office 365-verktyg du redan använder, så att du kan samarbeta med gruppmedlemmarna när du skriver dokument, skapar kalkylblad, arbetar med projektplaner, schemalägger möten och skickar e-post.

Den här artikeln är en introduktion till vad grupper är och ger dig några användbara länkar till nästa steg.

Mer information om de senaste nyheterna och videoklippen om Grupper i Office 365 finns i Office-bloggarna

Tips: Information om hur du använder Outlook-kontaktgrupper för att skicka e-post till en lista med personer – till exempel en grupp med vänner – finns i Skapa en kontaktgrupp eller distributionslista i Outlook på en dator.

Vad är Grupper i Office 365?

Med grupper i Office 365 kan du välja en grupp personer som du vill samarbeta med och enkelt skapa en samling med resurser som personerna kan dela. Resurser, till exempel en delad Outlook-inkorg, delad kalender eller ett dokumentbibliotek för att samarbeta med filer.

Du behöver inte tilldela behörigheter för alla dessa resurser manuellt eftersom medlemmar i gruppen automatiskt får de behörigheter som de behöver för verktygen som gruppen har tillgång till. Grupper är ett nytt och förbättrat sätt att arbeta i grupper, där vi tidigare använde distributionslistor eller delade postlådor.

Tips: Mer information om hur du uppgraderar dina traditionella distributionslistor till Grupper i Office 365 finns i den här artikeln.

Vilka resurser som tillhandahålls beror lite på vilka funktioner ditt team vill använda gruppen till. När du funderar över alternativen är det viktigt att komma ihåg att det är sällan som en lösning passar alla. Olika team kan föredra att arbeta på olika sätt och Office 365 innehåller verktyg som möjliggör samarbete, oavsett vilken form medarbetarna föredrar.

Du kan skapa Grupper i Office 365 via en rad olika verktyg, som Outlook, Outlook på webben, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams med flera. Vilka verktyg du väljer att utgå från beror lite på vilken typ av grupp du arbetar med. Till exempel brukar vi på Microsoft utgå från Outlook när vi skapar en grupp ordnad efter e-post och kalender. Om gruppen är till för hela företagets kommunikation brukar vi utgå från Yammer. För chattbaserat samarbete skulle vi utgå från Microsoft Teams.

När du skapar en grupp måste du bestämma om du vill att det ska vara en privat grupp eller en offentlig grupp. Innehållet i en offentlig grupp kan ses av alla i organisationen och vem som helst i organisationen kan gå med i gruppen. Innehållet i en privat grupp kan bara ses av medlemmar i gruppen och personer som vill ansluta till en privat grupp måste godkännas av gruppägaren.

Obs!: Grupper som skapats i Outlook på webben är för närvarande privata som standard.

Varken offentliga grupper eller privata grupper kan visas eller kommas åt av personer utanför organisationen om inte dessa personer uttryckligen har bjudits in som gäster.

Mer information om hur du ändrar en grupp från offentlig till privat (eller tvärtom) finns i Göra Office 365-grupper offentliga eller privata.

Ägare, medlemmar och gäster

Gruppägare är moderatorer i gruppen. De kan lägga till eller ta bort medlemmar och har unika behörigheter, som möjligheten att ta bort konversationer från den delade Inkorgen eller ändra olika inställningar för gruppen. Gruppägare kan byta namn på gruppen, uppdatera beskrivningen eller bilden med mera. Om du är bekant med SharePoint-roller är gruppägare en webbplatssamlings administratör.

Gruppmedlemmar är de vanliga användarna i organisationen som använder gruppen för att samarbeta. De kan komma åt allt i gruppen men kan inte ändra gruppinställningar. De SharePoint-miljön motsvaras de av webbplatsmedlemmar. Mer information om att lägga till eller ta bort gruppmedlemmar finns i Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook.

Gäster är som gruppmedlemmar, men de finns utanför organisationen. Som standard kan användarna bjuda in gäster till gruppen. Du kan styra den inställningen. Mer information finns i Gäståtkomst i Office 365-grupper.

Välj den typ av grupper som du vill använda:

Om du föredrar delad inkorg för samarbete är gruppfunktionerna i Outlook lämpliga för dig. Genom att skapa en grupp i Outlook får du:

  • Delad inkorg – för e-postkonversationer mellan medlemmarna. Den här inkorgen har en e-postadress och kan ställas in för att ta emot meddelanden från personer utanför gruppen och även utanför organisationen, ungefär som en traditionell distributionslista

  • Delad kalender – för att schemalägga evenemang som hör till gruppen

  • SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats där gruppen kan lagra och dela filer

  • Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information

  • SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen

  • Planerare– för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna

Du behöver inte skapa någon av dessa resurser manuellt. När du skapar gruppen skapas de automatiskt och gruppmedlemmarna tilldelas nödvändiga behörigheter så att de kan börja använda dem direkt.

Du kan komma åt dessa resurser via den välkända Microsoft Outlook 2016-datorklienten, Outlook på webben, Outlook 2016 för Mac (endast delad inkorg) och Outlook Mobile. Du hittar dina Grupper i Office 365 i navigeringsfönstret till vänster i Outlook för skrivbordet eller på webben.

Du hittar dina grupper i navigeringsfönstret till vänster i Outlook eller Outlook på webben

Med det nya hovringskortet för Grupper i Office 365 kan du snabbt komma åt resurser som delas i gruppen. Hovra bara över namnet på en grupp i Outlook på webben eller i SharePoint.

Bild på det nya hovringskortet för Office 365 Grupper

Den senaste av våra samarbetsfunktioner är Microsoft Teams. Microsoft Teams är en intern kanal för ditt team – en chattbaserad arbetsyta där du kan ha informella konversationer i realtid om specifika ämnen eller i specifika undergrupper inom gruppen. 

Med Yammer integreras företagets sociala nätverk med samarbetsfunktionerna. Det underlättar när du vill få nya kontakter och upptäcka nya saker i organisationen. Det hjälper dig att kommunicera och diskutera idéer företagsövergripande eller runt vanliga intresseområden.

Genom att skapa en Office 365-ansluten grupp i Yammer får du:

  • Yammer-grupp – en gemensam plats för konversationer och för att dela information

  • SharePoint-dokumentbibliotek – en central plats för gruppen för att lagra och dela filer

  • Delad OneNote-anteckningsbok – samla idéer, forskning och information

  • SharePoint-gruppwebbplats – en central lagringsplats för information, länkar och innehåll som rör gruppen

  • Planerare – för att tilldela och hantera projektuppgifter bland gruppmedlemmarna

Du kommer åt dessa verktyg via Yammer i webbläsaren eller med Yammer-appen på en iOS-, Android- eller Windows Phone-enhet.

När en grupp inte längre kan användas för sitt avsedda syfte kan du ta bort gruppen och frigöra systemresurser så att gruppen inte längre listas eller visas. Läs: Ta bort en grupp. Om du inte vill komma ihåg att ta bort gamla grupper kan administratören ange principer för förfallotid som gör att gamla grupper går ut och tas bort automatiskt efter en angiven tidsperiod. Se Förfalloprincip för Office 365-grupper.

Obs!: Innehållet på den här fliken är avsett för administratörer.

Det finns tre huvudmodeller av etablering i Grupper i Office 365: öppen, IT-ledd och kontrollerad. Var och en har sin egen fördelar.

Modell

Fördelar

Öppen (standard)

Användarna kan skapa egna grupper efter behov utan att behöva vänta på eller störa IT-avdelningen

IT-ledd

Användare begär en grupp av IT-avdelningen. IT-avdelningen kan vägleda dem i att välja de bästa samarbetsverktygen för deras behov

Kontrollerad

Gruppskapandet begränsas till vissa personer, grupper eller tjänster (se: Kontrollera vilka som kan skapa Office 365-grupper

Om du vill kontrollera hur Grupper i Office 365 namnges kan du använda en namngivningsprincip för att tvinga gruppnamnen att följa vissa standarder som prefix eller suffix samt blockera stötande namn. Mer information finns i Namngivningsprinciper för Office 365 grupper.

Varje grupp har minst en ägare som kan lägga till eller ta bort medlemmar och göra grundläggande administrationsuppgifter för gruppen och dess innehåll. Normalt gör ägaren det i Outlook. Se Lägga till och ta bort gruppmedlemmar i Outlook. Om ägaren (eller ägarna) av en grupp lämnar organisationen av någon anledning kan administratören tilldela en ny ägare till gruppen. Se Tilldela en ny ägare till en överbliven grupp.

Om du dessutom har behörigheter som Exchange Online-administratör kan du administrera grupperna via administrationscentret för Office 365 (se Hantera gruppmedlemskap i administrationscentret för Office 365) eller via PowerShell (gå till Använda PowerShell för att hantera Office 365-grupper).

Så småningom kan du vilja ta bort en grupp från klientorganisationen. Mer information om hur du tar bort en grupp finns i: Ta bort en grupp Om en grupp tas bort av misstag kan administratörer återställa gruppen i upp till 30 dagar. Se: Återställa en borttagen Office 365-grupp.

Om du föredrar ett mer automatiserat sätt att hantera livscykeln för Grupper i Office 365 kan du använda förfalloprinciper så att grupper upphör att gälla efter ett visst tidsintervall. Gruppens ägare får ett e-postmeddelande 30 dagar, 15 dagar och 1 dag innan gruppen upphör, så att de enkelt kan förnya gruppen om den fortfarande behövs. Mer information: Förfalloprincip för Office 365-grupper.

Gruppbegränsningar

Maximalt...

Värde

Ägare per grupp

100

Antal grupper en ägare kan skapa

250

Grupper en administratör kan skapa

Upp till standardklientgränsen på 500 000

Antal medlemmar

Fler än 1 000, men endast 1 000 kommer åt gruppkonversationer samtidigt.

Användarna kan märka fördröjningar när de ska använda kalendern och konversationer i mycket stora grupper i Outlook

Antal grupper en användare kan vara medlem i

1 000

Fillagring

1 TB + 10 GB per prenumerant + ytterligare lagringsutrymme som köps till. Du kan köpa en obegränsad mängd ytterligare lagringsutrymme.

Postlådestorlek för grupp

50 GB

Det maximala antalet grupper en Office 365-organisation kan ha som standard är för närvarande 500 000.

Om du planerar att använda funktionen “Tillbakaskrivning av grupp” via verktyget Azure Active Directory Connect är det maximala antalet tecken för attributet “Beskrivning” 448 tecken.

Mer information om SharePoint Online-lagring finns i SharePoint Online-begränsningar och SharePoint Online-programvarubegränsningar.

Hantering av Grupper i Office 365 är effektivare med interaktiv information om gruppanvändning. Administrationscentret för Office 365 har ett rapport-verktyg där du kan se sådant som lagringsanvändning, hur många aktiva grupper du har samt även hur användarna använder grupperna. Se: Office 365-rapporter i administrationscentret för mer information.

Med Grupper i Office 365 får du även ett antal verktyg för efterlevnad, informationsskydd och eDiscovery.

Se även

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×