Länka och spåra e-postmeddelanden i Business Contact Manager

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Att hålla reda på e-postmeddelanden till och från personer som är kopplat till ditt företag kan vara problematiskt och när du glömmer bort meddelanden, kan du förlora affärsmöjligheter för. Om du vill lösa det blir Business Contact Manager för Outlook business- post till en virtuell inkorg genom att du kan länka e-postmeddelanden till den.

Den här artikeln beskrivs hur du länkar enskilda e-postmeddelanden till Business Contact Manager för Outlook poster och hur du ställer in e-länkning och spårning om du vill länka automatiskt meddelanden till poster, inklusive affärsprojekt.

Viktigt!: Om det finns flera användare av din databas kan finns alla användare som har åtkomst till databasen länkade e-postmeddelanden.

Vad vill du göra?

Länka enskilda e-postmeddelanden till poster

Länka e-postmeddelanden till poster automatiskt

Inaktivera e-post länkning och spårning

Förstå sekretess och säkerhet problem med e-länkning och spårning i en delad databas

Ta bort e-postmeddelanden från en post

Länka e-postmeddelanden till poster

Du kan länka e-postmeddelanden till konto och affärskontakt posttyper och affärsprojekt. Och, med några få klick kan du visa de meddelanden som är kopplade till posten.

När du länkar affärskontakter och affärsprojekt till ett konto, kan du också visa e-postmeddelanden som är kopplade till varje affärskontakt och affärsprojekt i kommunikationshistoriken för kontoposten.

Länka e-postmeddelanden till poster automatiskt

E-länkning och spårning funktionen kan du automatiskt länka och spåra e-postmeddelanden från dina konton och affärskontakter, Läs gamla och även granska meddelandena som du har skickat till dem. Du kan också automatiskt länka e-postmeddelanden efter skyldig affärsprojekt.

Överst på sidan

Länka enskilda e-postmeddelanden till poster

E-postmeddelanden som du länkar till ett konto, affärskontakt eller affärsprojekt kvar i Outlook. E-postmeddelanden visas också i kommunikationshistoriken för posten och mappen Kommunikationshistorik av Business Contact Manager för Outlook.

Fyra KB av meddelandet lagras i Business Contact Manager-databas så att du har fortfarande tillgång till hela eller en del av meddelandet, även om du tar bort från Outlook. Om det ursprungliga meddelandet är större än 4 KB, anger du endast får åtkomst till en del av meddelandet om du tar bort från Outlook.

  1. Klicka på eller öppna e-postmeddelandet som du vill länka till en post i Outlook.

  2. Klicka på Koppla till post i menyfliksområdet i gruppen företag.

  3. Klicka på typ av post som du vill söka efter i dialogrutan länk till Business Contact Manager-post i listan Objekttyp.

    Obs!: Om du väljer en affärsmöjlighetspost länkas faktiskt e-postmeddelandet till kontot eller affärskontakten av affärsmöjlighetsposten.

  4. Klicka på en post i listan med poster.

    Om du vill koppla objektet till mer än en post markerar du de posterna.

Hur markerar jag fler än en post?

Om du vill markera intilliggande poster trycker du på SKIFT och klickar på den första och den sista posten i den grupp du vill lägga till. Om du vill markera icke intilliggande poster trycker du på CTRL och klickar på de enskilda posterna. Om du vill markera alla poster klickar du på en och trycker sedan på CTRL+A.

  1. Klicka på Länka till under Länkade poster.

    De poster som du har valt visas i rutan Länka till.

  2. Klicka på OK.

Visa e-postmeddelanden som är kopplade till en post

Öppna post om du vill se e-postmeddelanden som är kopplade till en post och klicka sedan på fliken Historik.

E-postmeddelanden, samt eventuella andra kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till posten anges.

Information om andra kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Länka e-postmeddelanden till poster automatiskt

Från den tidpunkt som du har aktiverat Länkning och spårning av e-post kopplade alla nya e-postmeddelanden till eller från valda e-postadresser automatiskt till poster.

Du kan också söka efter tidigare e-postmeddelanden och länka dem till poster för.

Meddelanden visas i kommunikationshistoriken för posten som innehåller den valda e-postadressen.

Om du kopplar från ett e-postmeddelande och det finns ingen befintlig Business Contact Manager för Outlook post som matchar e-postadress på Linking och spårning skapar en affärskontaktpost och länkar e-postmeddelande till den.

Överst på sidan

Innan du länkning och spårning

Innan du aktiverar e-länkning och spårning, gör du följande:

Bekräfta att du har angett e-postadresser till dina Business Contact Manager för Outlook poster.

  1. I navigeringsfönstret under Business Contact Manager, klickar du på någon av följande mappar för att visa arbetsytan:

    • Kontakthantering

    • Försäljning

    • Projekthantering

  2. Klicka på fliken som innehåller den post som du vill använda och dubbelklicka på posten så att den öppnas.

  3. Kontrollera att en e-postadress visas i fältet e-postadress.

Kontrollera att Outlook är inställt på Spara skickade meddelanden i mappen Skickat.

För att enkelt länka och spåra utgående meddelanden, spara skickade meddelanden i mappen Skickat.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Alternativ.

  3. Klicka på e-post och bläddra sedan till avsnittet Spara meddelanden.

  4. Kontrollera att kryssrutan bredvid Spara kopior av meddelanden i mappen Skickat är markerad. Kontrollera att kryssrutan Spara vidarebefordrade meddelanden är markerad, för om du även vill länka och spåra vidarebefordrade meddelanden.

  5. Klicka på OK.

Om du vill skydda din integritet om du vill dela databasen Business Contact Manager för Outlook med andra användare, e-postmeddelanden är märkt personligt, privat eller konfidentiellt inte kopplad och spåras.

Överst på sidan

Konfigurera e-länkning och spårning

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan klicka på Hantera länkning och spårning.

  3. Markera kryssrutorna bredvid de e-postadresser som du vill länka och spåra i dialogrutan Hantera länkning och spårning på fliken e-post.

    Om en post innehåller fler än en e-postadress, visas posten konto eller affärskontakt mer än en gång.

    Dialogrutan Hantera länkning och spårning.

  4. Avmarkera kryssrutorna bredvid några e-postadresser som du inte vill koppla och spåra.

  5. Klicka på fliken mappar.

    Alla mappar är markerade som standard.

    Obs!: Om du har ställt in att dirigera e-postmeddelanden till andra mappar Outlook regler kan du kontrollera du väljer mapparna på fliken mappar kan länka och spåra dessa meddelanden.

  6. Klicka på OK.

    Alla framtida e-postmeddelanden till och från de valda adresserna i de markerade mapparna spåras automatiskt.

    Du kan också konfigurera länkning och spårning från ett e-postmeddelande. Klicka på eller öppna e-postmeddelandet i din inkorg. Klicka på länka och spåra i menyfliksområdet i gruppen företag. Välj e-postadresserna i dialogrutan länka och spåra och klicka sedan på OK. Om det finns inga befintliga Business Contact Manager för Outlook posten som matchar den e-postadressen, skapas e-postadress du länkar en affärskontaktpost.

Överst på sidan

Länka gamla meddelanden till dina konton och affärskontakter

Om du vill länka meddelanden som du fick innan du aktiverar e-länkning och spårning, kan Business Contact Manager för Outlook hitta meddelanden för dig och länka dem till dina konton och affärskontakter.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan klicka på Hantera länkning och spårning.

  3. Gör följande i dialogrutan Hantera länkning och spårning om det behövs:

    • Markera kryssrutorna för alla konton eller affärskontakter vars meddelanden du vill söka efter och länka.

    • Avmarkera vill kryssrutorna bredvid alla konton eller affärskontakter vars tidigare meddelanden du inte länka.

      Om en post innehåller fler än en e-postadress, visas posten konto eller affärskontakt mer än en gång.

  4. Om du vill ange var Business Contact Manager för Outlook söker efter tidigare meddelanden på fliken mappar markerar eller avmarkerar du kryssrutorna bredvid mappnamnen.

  5. Klicka på Sök och länka.

    dialogrutan hantera länkning och spårning med knappen sök och länka konturerad.

  6. I dialogrutan Länka befintligt e-postmeddelande om du vill utelämna e-postmeddelanden som är äldre än ett visst datum markerar du kryssrutan Ignorera e-post som äldre än och klicka sedan på ett datum i kalendern.

  7. Klicka på Start.

  8. Klicka på Stäng när Sök och länka har slutförts.

  9. Om det behövs ändrar du dina val för framtida e-postmeddelanden i dialogrutan Hantera länkning och spårning.

    Viktigt!: Om du klickar på OK i dialogrutan Hantera länkning och spårning utan att ändra de valda e-postadresser och mappar länkade framtida e-postmeddelanden och spåras baserat på de val du använt under Sök och länka.

  10. Klicka på OK i dialogrutan Hantera länkning och spårning.

Överst på sidan

Länka e-postmeddelanden efter skyldig affärsprojekt

Du kan koppla e-postmeddelanden till en affärsprojekt post baserat på ett ämne för e-postmeddelanden. Mer information om affärsprojekt poster finns i Ordna affärsprojekt i Business Contact Manager.

Varning!: Om du länkade meddelanden till ett affärsprojekt och sedan vill inaktivera länkning och spårning, måste du inaktivera det för varje unik e-ämne.

Information finns i inaktivera e-länkning och spårning av ämne senare i den här artikeln.

  1. Klicka på eller öppna e-postmeddelandet som du vill länka till din affärsprojekt.

  2. Klicka på länka och spåra i menyfliksområdet i gruppen företag.

  3. Klicka på fliken E-ämne i dialogrutan länka och spåra.

    Dialogrutan Länka och spåra på fliken E-post – Ämne, med en kryssruta bredvid ett affärsprojekt markerad.

  4. Markera kryssrutan bredvid projektnamnet som du vill länka e-postmeddelande till.

  5. Klicka på OK.

Överst på sidan

Inaktivera e-post länkning och spårning

Om du inte längre vill länka e-postmeddelanden till poster automatiskt kan du inaktivera e-Linking and uppföljning.

Du kanske vill inaktivera e-länkning och spårning om du vill dela databasen med dina medarbetare, eftersom de kan se alla länkade e-postmeddelanden. Om du vill hindra dem från att se endast meddelanden som länkas redan finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post senare i den här artikeln.

Överst på sidan

Inaktivera e-post länkning och spårning för konton och affärskontakter

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på fliken Business Contact Manager och sedan klicka på Hantera länkning och spårning.

  3. Klicka på knappen Radera alla om du vill avmarkera alla kryssrutor i dialogrutan Hantera länkning och spårninge-post och mappar flikar.

    Om du vill inaktivera länkning och spårning bara för vissa poster avmarkerar du de kryssrutorna.

  4. Klicka på OK.

    Obs!: Inaktivera e-länkning och spårning toningsstopp länka framtida e-postmeddelanden till dina poster. Om du vill ta bort e-postmeddelanden som är kopplad till dina poster måste du ta bort dem när du inaktiverar e-post länkning och spårning. Information finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post senare i den här artikeln.

Överst på sidan

Inaktivera e-länkning och spårning efter ämne

  1. Klicka på Projekthantering under Business Contact Manager i navigeringsfönstret.

  2. Dubbelklicka på det projekt som du vill använda på fliken Affärsprojekt.

  3. Klicka på Historik i gruppen Visa på menyfliksområdet.

  4. Högerklicka på e-postmeddelande med ämnet som du vill sluta länkning och spårning och klicka sedan på länka och spåra.

  5. Gör följande:

    • Inaktivera e-post länkning och spårning för konton och affärskontakter     Om det behövs klickar du på Radera alla slutar länkning och spårning meddelanden för konton och affärskontakter på fliken E-postadress.

    • Inaktivera e-post länkning och spårning för affärsprojekt     Klicka på fliken E-ämne och klicka sedan på Radera alla.

      Du kan inaktivera e-länkning och spårning för endast dessa affärsprojekt, konton och affärskontakter som är kopplade till det markerade meddelandet. Om du vill inaktivera länkning och spårning för affärsprojekt, måste du inaktivera det för varje unik e-ämne.

  6. Klicka på OK.

    Obs!: Inaktivera e-länkning och spårning toningsstopp länka framtida e-postmeddelanden till dina poster. Om du vill ta bort e-postmeddelanden som är kopplad till dina poster måste du ta bort dem när du inaktiverar e-post länkning och spårning. Information finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post senare i den här artikeln.

Överst på sidan

Förstå sekretess och säkerhet problem med e-länkning och spårning i en delad databas

När du delar en databas kan dela du all information i databasen med alla som har tillgång till den. Alla befintliga och framtida e-postmeddelanden och andra kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till dina poster är tillgängliga för alla användare åtkomst till databasen om du har ställt in automatisk länkning och spårning av e-postmeddelanden. Information om hur du delar en databas finns i dela Business Contact Manager-data med andra användare.

Om det finns flera användare av din databas     Alla användare som har åtkomst till databasen kan se länkade meddelanden och andra kommunikationshistorikobjekt.

  • Om du vill förhindra att dina medarbetare åtkomst till länkade e-postmeddelanden, men fortfarande vill använda e-länkning och spårning för framtida meddelanden kan du ta bort befintliga meddelanden baserat på posterna innan du delar databasen. Mer information finns i Ta bort e-postmeddelanden från en post senare i den här artikeln.

  • Om du inte vill att dina medarbetare kan ha tillgång till framtida e-postmeddelanden, men vill att de ska ha åtkomst till tidigare meddelanden kan inaktivera länkning och spårning innan du delar databasen. Se avsnittet inaktivera e-länkning och spårning tidigare i den här artikeln.

  • Om du vill förhindra att dina medarbetare från att komma åt alla befintliga och framtida meddelanden som är kopplade till poster inaktivera e-post länkning och spårning och ta bort e-postmeddelanden från alla poster innan du delar databasen.

Om du är den enda personen som använder databasen, eller om du vill dela databasen om du vill göra en kopia av den på din bärbara dator     Säkerhet vid är minimala – till exempel skydda ditt lösenord. Du kan på ett säkert sätt alla e-postadresser för länkning och spårning eftersom ingen annan kan visa meddelanden.

Obs!: Om du vill göra en kopia av databasen ska användas när du befinner dig på kontoret, måste du först dela Business Contact Manager-databasen, men det finns fortfarande bara en användare av databasen. Information om hur du gör en kopia av databasen finns i dela Business Contact Manager-data med andra användare.

Överst på sidan

Ta bort e-postmeddelanden från en post

Ett e-postmeddelande kan kopplas till mer än en post. När du tar bort en länkad meddelande från en post tas den bort från kommunikationshistoriken för den posten. Om e-postmeddelandet är länkat till andra poster, påverkas de inte. Till exempel om ett e-postmeddelande är länkat till Lead och ett orelaterade konto, ta bort e-postmeddelandet från Lead bort inte meddelandet från kontoposten.

Ta bort ett e-postmeddelande från en post tas inte bort e-postmeddelande i Outlook.

  1. I navigeringsfönstret under Business Contact Manager, klickar du på någon av följande mappar för att visa arbetsytan:

    • Kontakthantering

    • Försäljning

    • Projekthantering

  2. Klicka på fliken som innehåller den post som du vill använda och dubbelklicka på posten så att den öppnas.

  3. Klicka på knappen Historik i menyfliksområdet i gruppen Visa.

    E-postmeddelanden, samt eventuella andra kommunikationshistorikobjekt som är kopplade till posten anges.

    Visa endast de e-posten meddelanden på sidan Historik i menyfliksområdet på fliken vy klickar du på knappen Objekttyp och klicka sedan på e-postmeddelanden.

  4. Markera e-postmeddelanden som du vill ta bort.

    Om du vill välja poster som befinner sig intill varandra ned SKIFT-tangenten och klicka på de första och sista posterna på den grupp som du vill ta bort. Om du vill markera icke angränsande poster, tryck på CTRL-tangenten och klicka på de enskilda posterna.

  5. Klicka på knappen Ta bort.

Mer information om borttagna poster finns i Ta bort Business Contact Manager-poster.

Information om hur du kan återställa borttagna objekt finns i återställa en post i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Ta bort alla e-postmeddelanden från poster

  1. I navigeringsfönstret klickar du på knappen Business Contact Manager .

  2. Klicka på Kommunikationshistorik under Affärsposter.

  3. Klicka på kolumnrubriken Objekttyp om du vill sortera listan efter Objekttyp.

  4. Markera alla e-postmeddelanden eller markera alla e-postmeddelanden som du vill ta bort.

    Om du vill välja poster som befinner sig intill varandra ned SKIFT-tangenten och klicka på de första och sista posterna på den grupp som du vill ta bort. Om du vill markera icke angränsande poster, tryck på CTRL-tangenten och klicka på de enskilda posterna.

  5. Högerklicka på de markerade e-postmeddelandena och klicka sedan på Ta bort.

Information om andra kommunikationshistorikobjekt finns i Spåra kommunikation med kunder i Business Contact Manager.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×