Lägga till en eller flera poster i en databas

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln lär du dig hur du anger data i en Access-databas och hjälper dig att förstå de olika data post processerna. Dessutom beskrivs hur du använder olika metoder för inmatning av data i Access.

I den här artikeln

Grunderna i att lägga till poster

Lägga till poster direkt i en tabell i databladsvyn

Lägga till poster med hjälp av ett formulär

Redigera objekten i ett uppslagsfält

Ange nollängdssträngar

Lägga till poster genom att importera eller länka till data

Metoder för att spara tid när du anger data

Grunderna i att lägga till poster

Om du vill lägga till data snabbt och enkelt i en Access-databas, gör det enklare för att förstå några grundläggande begrepp om hur en databas fungerar. Informationen i följande avsnitt beskrivs några av de grundläggande struktur och design principerna som styr hur du anger data.

Så här påverkas databasdesign datainmatning

En Access-databas är inte en fil på samma sätt som ett Microsoft Word-dokument eller en Microsoft PowerPoint-bildspel. I stället en Access-databas är en samling objekt, tabeller, formulär, rapporter, frågor och så vidare, som måste samarbeta för en databas ska fungera korrekt.

Dessutom objekten måste följa en uppsättning principer eller databasen antingen fungerar dåligt eller misslyckas helt. I tur och ordning påverkar de principerna hur du anger data. Det skulle bidra till att komma ihåg dessa fakta om databasobjekt och utforma när du fortsätter.

  • Alla data som lagras i en eller flera tabeller. Hur många tabeller som du använder beror på design och komplexiteten i databasen. Även om du kan visa data i ett formulär, en rapport eller i de resultat som returneras av en fråga lagras data i tabeller och andra objekt i databasen bygger på dessa tabeller.

  • Varje tabell ska godkänna endast en typ av data. Till exempel innehåller en tabell med kontaktinformation inte försäljningsinformation. Om så är fallet kan det bli svårt, om inte omöjlig att hitta rätt information.

  • Vanligtvis vart och ett av fälten i en tabell har accepterat endast en typ av data. Du kan till exempel lagra anteckningar i ett fält som har konfigurerats för tal. Om du försöker skriva in text i ett fält visas ett felmeddelande. Det är dock inte svårt, snabbt regel. Du kan lagra nummer (till exempel postnummer) i ett fält som har angetts till datatypen kort Text, men du kan inte utföra beräkningar på dessa data eftersom Access anser att det är ett av text.

  • Med några undantag acceptera fält i en post endast ett värde. Du kan till exempel inte anger mer än en adress i adressfältet. Det här är i motsats till Microsoft Excel, som standard kan du ange valfritt antal namn eller adresser eller bilder i en enskild cell om du inte anger den cellen för att acceptera begränsade typer av data.

    Däremot kan du ange en avgränsad lista över objekt i fälten skall vara kort Text (Text) eller lång Text (PM)-datatyp. Dessutom innehåller Access en funktion som kallas flervärdesfältet. Du använder flervärdesfält bifoga flera element till en enda post och skapa listor som har stöd för flera värden. Du kan till exempel bifoga en Microsoft PowerPoint-bildspel och valfritt antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välj så många namnen efter behov. Användning av flervärdesfält verka ska brytas reglerna för databasdesign eftersom du kan lagra mer än en post per tabellfält men faktiskt inte, eftersom Access använder reglerna ”bakom kulisserna” genom att lagra data i särskilda, dolda tabeller.

  • I äldre versioner av Access (före 2007) var du tvungen att utforma och skapa minst en tabell innan du kan ange data. Var du tvungen att avgöra vilka fält du vill lägga till i tabellen och du har angett datatyper för varje fält. Du kan nu öppna en tom tabell och börja ange data i nyare versioner av Access. Access utläsa datatypen för fältet baserat på vad du har angett.

Mer information

Informationen i det här avsnittet vidrör på databasdesign tabelldesign och en funktion som kallas flervärdesfält.

Med följande länkar hittar du till artiklar som innehåller mer information om dessa ämnen.

  • Grundläggande databasdesign

    I den här artikeln förklarar grundläggande begrepp, till exempel planerar en databas, utforma data och normalisering – processen med att dela upp data i relaterade tabeller och eliminera redundanta data.

  • Skapa tabeller i en databas

    I den här artikeln lär du dig hur du skapar tabeller, lägga till primärnycklar (fält som unikt identifierar varje rad eller en post i tabellen) och hur du ställer in datatyper och Tabellegenskaper.

  • Bifoga filer och grafik till poster i databasen

    I den här artikeln lär du dig hur du bifogar en eller flera element till ett fält för bifogade filer.

  • Använda en lista där flera värden lagras

    I den här artikeln beskrivs hur du använder kryssrutelistor och markera kryssrutan listrutorna för att lagra flera värden.

Så här datatyper påverkar hur anger du data

När du utformar en databastabell Välj en datatyp för varje fält i tabellen, en process som säkerställer mer exakt datainmatningen. Anta att du öppnar en tom tabell och ange en uppsättning försäljningssiffrorna. Access skapar sedan datatypen tal för fältet. Om någon försöker skriva in text i fältet visas ett fel meddelandet och det går inte att spara den ändrade posten användaren – ett steg som hjälper dig att skydda dina data.

Visa hur du visar-datatyper som stöds

Gör något av följande i navigeringsfönstret:

  • Dubbelklicka på tabellen som du vill undersöka för att öppna tabellen i databladsvyn. På fliken fält i gruppen formatering kontrollerar du värdet i listan datatyp. Anteckning om du använder Access 2007 hittar du den här listan på fliken datablad i gruppen -datatyper som stöds och formatering. Värdet ändras när du placerar du markören i de olika fälten i tabellen. Den här bilden visas i listan:

    Listan Datatyp

  • Högerklicka på tabellen som du vill undersöka och klicka på Designvy.

    Tabellen öppnas i rutnätet och den övre delen av rutnätet visar namn och datatyp på varje fält. Den här bilden visar en typisk tabell i rutnätet.

    Fält i designvyn

Datatypen som du har angett för varje tabellfält ger den första nivån med kontroll över vilken typ av data är tillåtet i ett fält. I vissa fall, t ex när du arbetar med en lång Text-fält kan du ange data som du vill använda. I annat fall som när du arbetar med ett Räknare-fält, datatyp förhindrar inställningen för fältet du att ange information alls. I följande tabell anges vilka datatyper som Access ger och beskriver hur de påverkar datainmatning.

Datatyp

Effekt på datainmatning

Kort text

Lägg märke till början i Access 2013 och textdata typer har bytt namn till Kort Text.

Korta textfält acceptera text eller numeriska tecken, inklusive avgränsad listor med objekt. Ett textfält accepterar ett mindre antal tecken än en lång textfält – från 0 till 255 tecken. I vissa fall kan du använda konverteringsfunktioner för att utföra beräkningar på data i ett kort Text-fält.

Lång Text

Lägg märke till början i Access 2013 och PM data typer har bytt namn till Lång Text.

Du kan ange stora mängder text och numeriska data i den här typen av fält. Om Databasdesigner ställer in fältet som stöd för RTF-formatering, kan du använda vissa typer av formatering som du normalt sett i i word bearbetningsprogram, till exempel Word. Du kan till exempel använda olika teckensnitt och teckenstorlekar för specifika tecken i texten och göra dem fet eller kursiv och så vidare. Du kan också lägga till taggar för Hypertext Markup Language (HTML) data.

Långa textfält har dessutom en egenskap som kallas Tillägg endast. När du har aktiverat den egenskapen du kan lägga till nya data i en lång textfält, men du kan inte ändra befintliga data. Funktionen är avsedd att användas i program, till exempel ärendeuppföljning databaser, där du kan behöva registrera permanent som återstår inte ändras. När du placerar du markören i en lång textfält med Tillägg endast egenskapen aktiverad som standard försvinner i fältet. Du kan inte använda någon formatering eller andra ändringar i texten.

Du kan också köra konverteringsfunktioner mot data i en lång textfält som korta textfält.

Tal

Du kan ange endast tal i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värden i ett talfält.

Stort tal

Lägg märke till många-datatyper som stöds är bara tillgängliga i Office 365-prenumerationsversion av Access.

Du kan ange endast tal i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värden i ett stort antal fält.

Datum/tid

Du kan ange datum och tider i den här typen av fält. Beroende på hur Databasdesigner ställer in fältet, kan du stöta på dessa villkor:

  • Om Databasdesigner en indatamask för fält (en serie literal och platshållare tecknen som visas när du väljer du fältet), måste du ange data i avstånd och det format som innehåller masken. Om du ser en mask, till exempel MMM_DD_YYYY kan skriver du till exempel okt 11 2017 i rutorna. Du kan inte ange ett fullständigt namn eller ett värde som tvåsiffriga årtal.

  • Om designern inte har skapat en indatamask för att styra hur du anger ett datum eller klockslag, kan du ange det värde med hjälp av ett giltigt datum- eller tidsformat. Du kan till exempel skriva 11 oktober 2017, 10/11/17, 11 oktober 2017 och så vidare.

  • Databasdesigner kan gälla visningsformat i fältet. I så fall, om det finns inga indatamask du kan ange ett värde i nästan alla format, men Access visar datum i enlighet med visningsformatet. Du kan ange 10/11/2017, men på visningsformat kan vara inställd så att den visar värden som 11-okt-2017.

Valuta

Du kan ange endast valutavärden i den här typen av fält. Dessutom behöver du inte ange någon valutasymbol manuellt. Som standard används den valutasymbol (¥, £, $ och så vidare) som anges i de nationella inställningarna i Windows. Du kan ändra den här valutasymbolen så att det speglar en annan valuta om det behövs.

Räknare

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fältet när som helst. Access ökar värdena i ett Räknare-fält när du lägger till en ny post i en tabell.

Beräknade

Lägg märke till beräkning-datatyper som stöds har lagts till i Access början i Access 2010

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fältet när som helst. Resultatet av det här fältet avgörs av ett uttryck som du definierar. Värdena i ett beräknat fält uppdateras när du lägger till eller redigera en ny post i en tabell.

Ja/nej

När du klickar på ett fält som är inställt på den här typen av visas en kryssruta eller en nedrullningsbar lista, beroende på hur du formaterar fältet. Om du formaterar fältet om du vill visa en lista väljer du Ja eller Nej, Sant eller Falskt, eller eller av listan igen beroende på vilket format som används för fältet. Du kan inte ange värden i listan eller ändra värden i listan direkt från ett formulär eller en tabell.

OLE-objekt

Du använder den här typen av fältet när du vill visa data från en fil som skapats med ett annat program. Du kan till exempel visa en textfil, ett Excel-diagram eller en PowerPoint-bildspel i ett OLE-objektfält.

Bifogade filer är ett snabbare, enklare och mer flexibla sätt att visa data från andra program. Se posten bifogad fil längre fram i den här tabellen för mer information.

Hyperlänk

Du kan ange data i den här typen av fält och Access radbryts den i en webbadress. Till exempel om du anger ett värde i fältet Access runt texten med http://www. your_text.com. Om du anger en giltig webbadress fungerar din länk. Annars resulterar länken i ett felmeddelande. Dessutom kan kan redigera befintliga hyperlänkar vara svårt eftersom att klicka på ett hyperlänkfält med musen startar din webbläsare och tar dig till webbplatsen som anges i länken. Om du vill redigera ett hyperlänkfält, markera ett intilliggande fält, Använd TAB eller piltangenterna för att flytta fokus till hyperlänkfältet och tryck på F2 för att aktivera redigering.

Bifogad fil

Du kan koppla data från andra program till den här typen av fält, men du kan inte skriva eller annars skriva in text eller numeriska data.

Information om hur du använder ett fält för bifogade filer finns i artikeln bifoga filer och bilder till poster i databasen.

Uppslagsguiden

Uppslagsguiden är inte en datatyp. I stället kan du använda guiden för att skapa två typer av listrutorna: värde listor och uppslagsfält. En värdelista använder en avgränsad lista över objekt som du anger manuellt när du använder Uppslagsguiden. Dessa värden kan vara oberoende av andra data eller objekt i databasen.

Ett uppslagsfält används däremot en fråga för att hämta data från en eller flera av de andra tabellerna i en databas eller i en annan plats, till exempel en server som kör SharePoint. Uppslagsfältet visar data i en nedrullningsbar lista. Som standard anger Uppslagsguiden tabellfältet till datatypen tal.

Du kan arbeta med uppslagsfält direkt i tabeller och även i formulär och rapporter. Som standard visas värdena i ett uppslagsfält i en typ av listkontroll kallas en kombinationsruta – en lista som har en nedrullningsbar pil: En tom uppslagslista . Du kan redigera objekt i listan och lägga till objekt i listan beroende på hur Databasdesigner har ställt uppslagsfältet och kombinationsrutan. Om du vill göra det Databasdesigner måste ange en egenskap för uppslagsfältet (egenskapen kallas Endast från listaoch designern har att inaktivera funktionen).

Om du inte kan redigera värden i en söklista direkt, måste du lägga till eller ändra data i en fördefinierad lista med värden eller i den tabell som används som datakälla för uppslagsfältet. Information om hur du gör finns i Redigera objekten i ett uppslagsfält, senare i den här artikeln.

Slutligen när du skapar ett uppslagsfält kan du också ange att stöder flera värden. När du gör det resulterande listan visar en kryssruta bredvid varje listobjekt och du kan markera eller avmarkera så många objekt efter behov. I den här bilden illustrerar en typisk flervärdesfält, lista:

En kryssrutelista.

Information om hur du skapar uppslagsfältet med flera uppslagsfält och använda de resulterande listorna finns i artiklarna använda en lista som innehåller flera värden och Guide till flervärdesfält.

Obs!: Bifogad fil, beräkning och innehåller många datatyper är inte tillgängliga i filformaten (.mdb).

Hur tabellen fältegenskaper påverkar hur anger du data

Utöver de principer som styr strukturen i en databas och datatyper som styr vad du kan ange i ett visst fält, påverkar flera fältegenskaper också hur du anger data i en Access-databas.

Visa egenskaper för ett tabellfält

I Access finns två sätt att visa egenskaper för ett tabellfält. Du kan använda kontrollerna på fliken datablad eller du kan öppna tabellen i designvyn. Följande steg förklarar hur du använder båda metoderna.

Visa Tabellegenskaper på fliken datablad

  1. Dubbelklicka på tabellen som du vill använda i navigeringsfönstret.

  2. Klicka på fliken fält och använda kontrollerna i gruppen formatering för att visa egenskaper för varje tabellfält. Anteckning om du använder Access 2007 hittar du den här listan på fliken datablad i gruppen -datatyper som stöds och formatering.

Visa Tabellegenskaper i designvyn

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på tabellen och klicka på Designläge Bild av knapp på snabbmenyn.

    Tabellen öppnas i rutnätet.

  2. Klicka på fliken Allmänt i den nedre delen av rutnätet om det inte redan är markerat.

    eller

    Klicka på fliken uppslag om du vill visa egenskaperna för ett uppslagsfält.

    Ett uppslagsfält är ett tabellfält som använder en fråga för att hämta värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard visar uppslagsfältet dessa värden till dig i form av en lista. Beroende på hur den som designar en databas anger uppslagsfältet, kan du välja en eller flera objekt från listan.

Följande tabell visar de egenskaper som har den bästa påverkan på datainmatningen och förklarar hur de påverkar datainmatning.

Egenskap

Plats i tabellrutnätet

Möjliga värden

Beteende när du försöker lägga till data

Fältstorlek

Fliken Allmänt

0-255

Teckenbegränsningen gäller endast för fält som har datatypen Text. Om du försöker ange fler än det angivna antalet tecken beskärs fältet dem.

Obligatorisk

Fliken Allmänt

Ja/nej

När aktiverat kan den här egenskapen tvingar dig att ange ett värde i ett fält och Access kan du spara alla nya data förrän du har slutfört ett obligatoriskt fält inte. När du stänger av accepterar fältet null-värden, vilket innebär att fältet kan vara tomt.

Obs!: Ett null-värde är inte samma sak som ett nollvärde. Noll är en siffra och ”null” är ett värde saknas, odefinierat eller okänd.

Tillåt noll tomma strängar

Fliken Allmänt

Ja/nej

När du aktiverat kan du ange nollängdssträngar – strängar utan tecken. Om du vill skapa en nollängdssträng anger du två dubbla citattecken i fältet (””).

Indexerat

Fliken Allmänt

Ja/nej

När du indexerar ett tabellfält förhindrar Access du lägger till dubblettvärden. Du kan också skapa ett index från mer än ett fält. Om du gör detta kan du duplicerade värden i ett fält, men inte i båda fälten.

Indatamask

Fliken Allmänt

Fördefinierat eller anpassat teckenuppsättningar literal och platshållare

En indatamask tvingar dig att lägga till data i ett fördefinierat format. Masker visas när du markerar ett fält i en tabell eller en kontroll i ett formulär. Anta att du klickar på ett datumfält och finns i den här teckenföljd: MMM-DD-YYYY. Som är en indatamask. Det gör att du kan ange månadsvärden som tre bokstäver förkortningar, till exempel okt och årsvärdet med fyra siffror, till exempel OCT-15-2017.

Obs!: Kom ihåg att indatamasker endast styra hur du anger data, inte hur åt butiker eller visas dessa data.

Mer information om hur du skapar och använda indatamasker finns i artikeln kontroll datainmatningsformat med indatamasker. Mer information om hur Access lagrar och visar datum/tid-data finns i artikeln anger du ett datum eller klockslag värde.

Endast från lista

Sökning

Ja/nej

Aktiverar eller inaktiverar ändringar av objekt i ett uppslagsfält. Nya Access användare försöker ibland ändra objekt i ett uppslagsfält manuellt. När Access kan du inte ändra objekt i ett fält, har den här egenskapen angetts till Ja. Om den här egenskapen är aktiverad och du behöver ändra posterna i en lista, måste du öppna listan (om du vill redigera en värdelista) eller den tabell som innehåller källdata för listan (om du vill redigera ett uppslagsfält) och ändra värdena där. Mer information om hur du använder uppslagsfält finns i Redigera objekten i ett uppslagsfält, senare i den här artikeln.

Tillåt redigering av värdelistor

Sökning

Ja/nej

Aktiverar eller inaktiverar kommandot Redigera listobjekt för värdelistor, men inte för uppslagsfält. Om du vill aktivera kommando för uppslagsfält, anger du en giltig formulärnamnet i egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt . Kommandot Tillåt värdelistor visas på en snabbmeny som du öppnar genom att högerklicka på en listruta eller kombinationsrutekontroll i verktygsfältet. När du kör kommandot visas dialogrutan Redigera listobjekt. Alternativt kan startar du ange namnet på ett formulär i egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt Access formuläret i stället för att visa dialogrutan.

Obs!: Du kan köra kommandot Redigera listobjekt listrutan och kontroller för kombinationsrutor från kontroller för kombinationsrutor finns i tabeller och frågeresultat anger och finns på formulär. Formulär måste vara öppen i designvyn eller bläddra vyn. tabeller och fråga resultatuppsättningar måste vara öppen i databladsvyn.

Redigeringsformulär för listobjekt

Sökning

Namnet på ett datainmatningsformulär

Om du anger namnet på ett datainmatningsformulär som värdet i den här tabellegenskapen, öppnas formuläret när en användare kör kommandot Redigera listobjekt. I annat fall visas dialogrutan Redigera listobjekt när användare kör kommandot.

Överst på sidan

Lägga till poster direkt i en tabell i databladsvyn

En tabell som är öppen i databladsvyn liknar ett Excel-kalkylblad och du kan skriva eller klistra in data i ett eller flera fält – motsvarigheten till en cell i ett kalkylblad.

Tänk på följande när du fortsätter.

  • Du behöver inte uttryckligen spara dina data. Access åtar ändringarna i tabellen när du flyttar markören till ett nytt fält på samma rad, eller när du flyttar markören till en annan rad.

  • Fält i en Access-databas är som standard acceptera en viss typ av data, till exempel text och tal. Du måste ange vilken typ av data som fältet är inställt på Acceptera. Om du inte visas ett felmeddelande:

    Ett felmeddelande om ogiltigt värde

  • Ett fält kan ha en indatamask. En indatamask är en uppsättning literal och platshållare tecken som tvingar du anger data i ett särskilt format.

    Mer information om indatamasker finns i artikeln kontroll datainmatningsformat med indatamasker.

  • Med undantag för bifogade filer och uppslagsfältet med flera listor kan du ange bara en post i de flesta fält. Om du inte vet om ett fält kan ta emot bifogade filer kan kontrollera du den fältegenskaper. Om du vill göra det hittar du i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln. Du kan alltid identifiera ett uppslagsfält med flera listan eftersom visas en kryssruta bredvid varje listobjekt.

Lägga till data i en tabell

  1. Dubbelklicka på tabellen som du vill använda i navigeringsfönstret.

    Som standard tabellen öppnas i databladsvyn – ett rutnät som ser ut som ett Excel-kalkylblad.

  2. Klicka på eller annars fokusera på det första fältet som du vill använda och ange sedan dina data.

  3. Om du vill flytta till nästa fält på samma rad, tryck på TABB, piltangenterna höger eller vänster eller klicka i cellen i nästa fält.

    När du trycker på TABB, som standard används de nationella inställningarna i Windows för att fastställa om den flyttar markören till vänster eller till höger. Om datorn använder ett språk som läses från vänster till höger, flyttar markören till höger när du trycker på TABB-tangenten. Om datorn använder ett språk som läses från höger till vänster, flyttar markören till vänster.

    Om du vill flytta till nästa cell i en kolumn, Använd upp eller ned piltangenterna eller klicka på cellen som du vill använda.

Använda RTF-formatering till data i en lång textfält (PM)

  1. Tabellen öppnas i databladsvyn, väljer du en lång Text-fält. Om du använder Access 2007 eller Access 2010 som ska vara ett PM-fält.

    Normalt innehåller långa textfält kommentarer eller anteckningar så att du kan söka efter ett fält med namnet ”kommentarer” eller ”anteckningar”. Om du fortfarande inte hittar det långa textfältet hittar du i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Tillgängliga kommandon i gruppen med Access-teckensnitt

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv stil, ändra färger och så vidare.

Överst på sidan

Lägga till poster med hjälp av ett formulär

Formulär för datainmatning kan ge ett enklare, snabbare och mer exakt sätt att lägga till data. Du skapar normalt formulär när du vill ange data i mer än en tabell åt gången. Du kan också skapa formulär när du vill dölja vissa fält i en tabell när du vill göra en databas enklare att använda (en instruktion som kan minska utbildningskostnader) och när du vill använda för att säkerställa att användaren anger data korrekt.

Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på design i formuläret. Formulär kan innehålla valfritt antal kontroller, till exempel listor, textrutor, knappar och datablad – rutnät som ser ut som Excel-kalkylblad. I tur och ordning, var och en av kontroller i formuläret antingen läser data från eller skriver data i en underliggande tabellfält. Vad du gör med en viss kontroll beror på den datatyp som du har angett för det underliggande tabellfältet, egenskaper för fältet, samt eventuellt flera egenskaper som Databasdesigner anger för alla kontroller. Mer information om hur datatyper och fältegenskaper påverkar datainmatning finns i avsnitten hur datatyper påverkar hur du anger data och hur tabell fältegenskaper påverkar hur du anger data, tidigare i den här artikeln.

I följande avsnitt förklarar hur du använder de flesta vanliga kontrollerna för datainmatning. Om du har frågor om specifika databasen kontaktar du systemadministratören eller Databasdesigner.

Lägga till eller redigera text i en textruta

När du lägger till eller redigera text i en textruta, arbeta med data i en kort Text eller lång Text. Kom ihåg att du kan ange en lång Text-fält (eller den kontroll som är bunden till fältet lång Text) när du fortsätter stöd för RTF-formatering och sedan kan du tillämpa olika teckensnitt, storlek, format och färger för på texten.

Redigera text i en textruta

  • Placera markören i textrutan och ändra dina data. Kom ihåg att du inte kan utföra beräkningar på tal i ett fält med kort Text eller lång Text.

Använda RTF-formatering

Obs!: Du kan följa de här stegen när en textruta är bunden till ett fält för lång Text (PM). Se de olika stegen i Visa egenskaper för ett tabellfält, tidigare i den här artikeln.

  1. Markera fältet lång Text (PM) med formuläret öppet i formuläret eller Layout vyer eller tabellen är öppen i databladsvyn.

  2. På fliken Start i gruppen tecken Använd knappar och menyer för att formatera texten.

    Tillgängliga kommandon i gruppen med Access-teckensnitt

    Du kan använda olika teckensnitt och storlekar, göra texten fet eller kursiv stil, ändra färger och så vidare.

Ange data med hjälp av en lista

Du kan använda listor i formulär och i tabeller och fråga resultatet anger öppen i databladsvyn – ett rutnät som ser ut som ett Excel-kalkylblad.

När du använder en lista i ett formulär kan du se en kombinationsruta eller listruta i verktygsfältet. Dessa siffror skildra en kombinationsruta eller listrutekontroll, respektive.

En tom uppslagslista

En enkel listrutekontroll i ett formulär

När du använder en lista i en tabell eller fråga resultatuppsättning, används en kombinationsruta som standard.

Listor kan dessutom stöder flera värden. Du kan välja upp till 100 objekt i den här listan om du ser en lista med en kryssruta bredvid varje listobjekt. Uppslagsfältet med flera listor som du kan skapa utan programmering kan lösa vanliga problem med företag. Du kanske till exempel spåra kundstödsärenden i en Access-databas. Om du behöver tilldela flera personer till ett problem kan använda du ett uppslagsfält med flera lista. Dessa siffror visas vanliga uppslagsfältet med flera listor.

En nedrullningsbara listruta med kryssrutor i öppet läge.   En kryssrutelista.

Du kan också redigera objekt i en lista. Om du eller din Databasdesigner aktiverar kommandot kan du lägga till, ändra och ta bort listobjekt direkt från listan. Databasen designers kan du inaktivera kommandot, så att det inte kanske tillgängliga för alla databaser.

I avsnitten nedan förklaras hur du använder och redigera listor.

Markera objekt från en nedrullningsbar lista

  1. Öppna formuläret, tabell eller uppsättning med frågeresultat som innehåller listan.

    Obs!: Du måste öppna formulär i formulär- eller layoutvyn. Du måste öppna tabeller och frågeresultat datauppsättningarna i databladsvyn.

  2. Klicka på nedpilen bredvid listan och välj det objekt du vill ha.

  3. Flytta markören till ett annat fält om du vill bekräfta ditt val av databasen.

Markera objekt från en listruta

  1. Öppna formuläret som innehåller listan.

  2. Rulla nedåt i listan över objekt i listrutan och markera det objekt du vill ha.

  3. Flytta markören till ett annat fält om du vill bekräfta ditt val av databasen.

Markera objekt från en nedrullningsbar lista med kryssrutor

  1. Öppna formuläret, tabell eller uppsättning med frågeresultat som innehåller listan.

    Obs!: Du kan använda kryssrutan listrutor i formulär, tabeller och fråga resultatuppsättningar. Om du vill göra det måste du öppna formulär i formulärvyn eller bläddringsläge, och du måste öppna tabeller och frågeresultat datauppsättningarna i databladsvyn.

  2. Klicka på nedpilen bredvid listan.

  3. Välj upp till 100 kryssrutorna och klicka sedan på OK.

Markera objekt från en lista med kryssrutor

  1. Öppna formuläret som innehåller listan.

    Obs!: Du måste öppna formuläret i formulärvyn eller bläddringsläge.

  2. Klicka på nedpilen bredvid listan.

  3. Välj upp till 100 kryssrutorna och klicka sedan på OK.

Redigera objekten i en lista

Obs!: Du kan redigera någon typ av en lista i ett formulär, en tabell eller en uppsättning med frågeresultat. Kom ihåg att måste du öppna formulär i formulärvyn eller bläddringsläge, och du måste öppna tabeller och frågeresultat datauppsättningarna i databladsvyn. Tänk också att Databasdesigner eller IT-avdelningen kan inaktivera det här kommandot, så att det inte kanske är tillgänglig på alla tiden.

  1. Öppna formuläret, tabell eller uppsättning med frågeresultat som innehåller listan.

  2. Högerklicka på listan som du vill redigera och klicka sedan på Redigera listobjekt.

    En dialogruta eller ett datainmatningsformulär visas. På skärmen som visas beror på vilken typ av lista som du vill redigera. Access använder två grundläggande typer av listor – värdet av listorna och sökning. Värdet visas en uppsättning objekt som du anger manuellt och uppslagslista Använd en fråga för att hämta data från en eller flera tabeller. Gör något av följande.

    • Om du redigerar en värdelista, Använd dialogrutan Redigera listobjekt för att redigera informationen i listan och klickar sedan på OK när du är klar.

    • Om du redigerar en uppslagslista visas ett datainmatningsformulär. Använd som formulär för att redigera data i listan.

Överst på sidan

Redigera objekten i ett uppslagsfält

Ett uppslagsfält visar en lista med data som användare kan använda för att markera en eller flera objekt. Du kan skapa två typer av LETAUPP listor.

  • Värdelistor    Dessa innehåller en hårdkodade uppsättning värden som du anger manuellt. Värdena finns i egenskapen Radkälla för uppslagsfältet.

  • Leta upp listor    Det här kan använda en fråga för att hämta värden från en annan tabell. Egenskapen Radkälla om fältet innehåller en fråga i stället för en hårdkodade lista med värden.

Som standard visas Uppslagsdata i en nedrullningsbar lista, men du kan ange en listruta i verktygsfältet. En nedrullningsbar lista öppnas om du vill presentera i listan, och stängs sedan när du gör en markering. En listruta däremot förblir öppna hela tiden.

Du kan köra kommandot Redigera listobjekt eller redigerar data direkt i egenskapen Radkälla eller källtabellen. Information om hur du använder kommandot Redigera listobjekt finns i skriva data med hjälp av en lista, tidigare i den här artikeln. I det här avsnittet förklaras hur du redigerar objekt direkt i egenskapen Radkälla eller källtabellen. Utgår flera grundläggande steg.

  • Identifiera uppslagsfältet. Du följer skiljer sig när du arbetar med ett formulär än med en tabell.

  • Avgöra vilken typ av uppslagsfält – en lista med värden eller en uppslagslista. Om du använder en uppslagslista identifiera källtabellen som visar data för uppslagsfältet.

  • Redigera objekten i värdelistan.

    -eller-

    Öppna källtabellen för uppslagslistan och redigera informationen i tabellen.

Identifiera ett uppslagsfält från ett formulär

  1. Högerklicka på formuläret i navigeringsfönstret och klicka på Designläge.

    -eller-

    Om formuläret redan är öppen kan du högerklicka på fliken formulär och klicka på Design på snabbmenyn.

    eller

    Klicka på knappen Visa om du vill växla mellan tillgängliga vyer på fliken Start i gruppen Visa. Du kan du kan också klicka på pilen under Visa och välja någon av vyerna i menyn.

    Bild av menyfliksområdet i Access

  2. Högerklicka på den eller kombinationsrutekontroll Listrutekontrollen och klicka på Egenskaper.

  3. Klicka på fliken alla på egenskapssidan och leta reda på de Typ av radkälla och Radkälla egenskaperna. Den Typ av radkälla ska innehålla Värdelista eller Tabell/fråga och egenskapen Radkälla måste innehålla antingen en lista över objekt som är avgränsade med semikolon eller en fråga. Om det behövs förstora egenskapssidan så att du kan läsa lista över objekt eller frågan.

    Vanligtvis värdelistor med följande grundläggande syntax: ” objekt””; objektet””; objektet

    I det här fallet är en uppsättning objekt omges av dubbla citattecken och avgränsade med semikolon.

    SELECT-frågor med följande grundläggande syntax: Välj [table_or_query_name]. [ fältnamn] FROM [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (SELECT och FROM). Den första satsen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i tabellen eller frågan. Den andra satsen refererar bara till den tabell eller fråga. Här är en viktiga punkter att komma ihåg: SELECT satser behöver inte innehåller namnet på en tabell eller fråga, men vi rekommenderar och de måste innehålla minst ett fält namn. Dock måste från satser referera till en tabell eller fråga. Ja, du kan alltid hitta källtabellen eller frågan för datakällan för ett uppslagsfält genom att läsa FROM-satsen.

  4. Gör något av följande.

    • Om du använder en värdelista kan redigera objekt i listan. Kontrollera att du omge varje objekt med dubbla citattecken och avgränsa varje objekt med ett semikolon.

    • Om frågan i uppslagslistan refererar till en annan fråga i navigeringsfönstret, öppnar du den andra frågan i designvyn (Högerklicka på frågan och klicka på Design-vyn ). Anteckna namnet på den tabell som visas i den övre delen av Frågedesign och sedan går du till nästa steg.

      -eller-

      Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell, Anteckna namnet på tabellen och gå till nästa steg.

  5. Dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret för att öppna den i databladsvyn och sedan på Redigera listobjekt efter behov.

Identifiera ett uppslagsfält i en tabell

  1. Högerklicka på tabellen och klicka på Design i navigeringsfönstret.

  2. Klicka i den övre delen av frågerutnätet i kolumnen Datatyp eller annars placera fokus på Text, tal, eller Ja/Nej-fält.

  3. Klicka på fliken uppslag i den nedre delen av tabellrutnätet och tittar i egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla.

    Den Typ av radkälla måste läsa Värdelista eller Tabell/fråga. Egenskapen Radkälla måste innehålla en värdelista eller en fråga.

    Värdelistor med följande grundläggande syntax: ” objekt””; objektet””; objektet

    I det här fallet är en uppsättning objekt omges av dubbla citattecken och avgränsade med semikolon.

    Vanligtvis urvalsfrågor med följande grundläggande syntax: Välj [table_or_query_name]. [ fältnamn] FROM [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (SELECT och FROM). Den första satsen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i tabellen eller frågan. Den andra satsen refererar bara till den tabell eller fråga. Här är en viktiga punkter att komma ihåg: SELECT satser behöver inte innehåller namnet på en tabell eller fråga, men vi rekommenderar och de måste innehålla minst ett fält namn. Dock måste från satser referera till en tabell eller fråga. Ja, du kan alltid hitta källtabellen eller frågan för datakällan för ett uppslagsfält genom att läsa FROM-satsen.

  4. Gör något av följande.

    • Om du använder en värdelista kan redigera objekt i listan. Kontrollera att du omge varje objekt med dubbla citattecken och avgränsa varje objekt med ett semikolon.

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en annan fråga i navigeringsfönstret, öppnar du den andra frågan i designvyn (Högerklicka på frågan och klicka på Design-vyn ). Anteckna namnet på den tabell som visas i den övre delen av Frågedesign och sedan går du till nästa steg.

      -eller-

      Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell, Anteckna namnet på tabellen och gå till nästa steg.

  5. Dubbelklicka på tabellen i navigeringsfönstret för att öppna den i databladsvyn och sedan på Redigera listobjekt efter behov.

Överst på sidan

Ange nollängdssträngar

Access kan du skilja mellan två slags tomma värden: Null-värden och nollängdssträngar. Null-värden anger ett okänt värde och nollängdssträngar anger fält som innehåller ett blanksteg. Till exempel anta att du har innehållsförteckningen för kunddata och tabellen innehåller ett fax talfält. Lämna fältet tomt om du är osäker på en kunds faxnummer. I så fall, infogar lämna fältet tomt ett null-värde, vilket betyder att du inte vet vad värdet är. Om du senare anser att kunden inte har en faxmaskin kan ange du en nollängdssträng i fältet för att visa att du vet att det inte finns något värde.

Obs!: Kom ihåg att du kan ange en egenskap som förhindrar att fälten acceptera null-värden. Mer information om hur du anger egenskapen finns i Så här datatyper påverkar hur du anger data, tidigare i den här artikeln.

  1. Öppna en tabell i databladsvyn eller ett formulär i formulärvyn eller bläddringsläge.

  2. Markera det fält du vill och Skriv två dubbla citattecken utan mellanslag (””).

  3. Flytta markören till en annan post att göra dina ändringar till databasen. Som standard försvinner citattecknet.

Överst på sidan

Lägga till poster genom att importera eller länka till data

Du kan importera eller länka till data som finns i en mängd olika källor, inklusive andra Access-databaser, Excel-arbetsböcker, textfiler och Word-dokument och listor på servrar som körs med Microsoft SharePoint Services.

Förklarar hur du importerar och länkar till de datakällorna inte ingår i den här artikeln. De här länkarna om du vill information om att importera och länka till data.

Metoder för att spara tid när du anger data

I Access finns flera olika sätt att göra data post processen snabbare. I följande avsnitt beskrivs hur du kan ange ett standardvärde för fält och listor i formulär och hur du använder kortkommandon för att återanvända värden när du sorterar data.

Ange ett standardvärde för ett fält eller en kontroll

Om ett stort antal poster har samma värde för ett visst fält, till exempel en ort eller land/region, kan du spara tid genom att ange ett standardvärde för kontrollen som är bunden till fältet. När du öppnar formuläret eller skapa en ny post visas din standardvärde i en kontrollen för som standard.

Ange ett standardvärde för en kontroll

  1. Öppna formuläret i designvyn.

  2. Högerklicka på kontrollen som du vill arbeta med och klicka sedan på Egenskaper.

  3. Ange egenskapen Standardvärde till önskat värde på fliken Data.

  4. Upprepa steg 1-3 om du vill ange ett nytt standardvärde.

Ange ett annat värde

  • Ange nya data för ett värde i en textruta. Du kan skriva över ett standardvärde när som helst.

    eller

  • För ett värde i en lista, väljer du ett nytt värde i listan.

Återanvända värden när du sorterar

När du flyttar mellan poster, kan du behöva sortera varje post med hjälp av samma värde. När du gör kan du spara tid genom att använda kortkommandon för att upprepa som sortera värde. Till exempel anta att du sortera listor över order typ av produkt. Skriv mjuka drycker att sortera på order där kunder köpte mjuka drycker i den första posten. Du kan kopiera och återanvända det sortera värdet när du flyttar till nästa post.

Obs!: Stegen nedan förutsätts det att du har ett formulär som öppnas i formulärvyn.

  1. Flytta till det fält som återanvänder värdet från motsvarande fält i föregående post.

  2. Tryck på CTRL +' (apostrof).

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×