Lägga till data som samlats in via e-post i en Access-databas

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan samla in eller uppdatera informationen men e-postmeddelanden genom att använda Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access får du hjälp med att skapa ett dataformulär för webbplatssamling och skicka formuläret i ett e-postmeddelande. När mottagarna returnerar ifyllda formulär, kan du låta insamlade data automatiskt behandlas och lagras i en viss Access-databas. Den här metoden för datainsamling kan spara du tid och arbete som vanligtvis deltar i ett kopiera och klistra in eller en manuell data post process. Här följer några scenarier där du kan använda den här processen för att samla in data:

Undersökningar    Du kan göra en undersökning kompilera resultatet genom att först skapa en Access-databas med tabellerna nödvändigt att lagra resultatet och med hjälp av guiden för att generera ett undersökningsformulär och e-posta dem till undersökning deltagare. När deltagarna svarar lagras undersökningsdata automatiskt i databasen.

Statusrapporter    Om det är senaste lagret nivå status eller den senaste informationen om väntande problem kan teamet hålla dig informerad genom att skicka e-postmeddelanden som innehåller den aktuella informationen med jämna mellanrum.

Event management    När du organiserar en konferens, utbildning eller andra händelser, kan du skicka ett eller flera formulär som ett e-postmeddelande att samla in kontaktinformation, resor och hotel inställningar och så vidare. Om du väljer att låta svaren ska bearbetas automatiskt deltagarna ska kunna ändra sina inställningar när som helst utan att meddela dig och du kan alltid tillgång till den senaste informationen för beslutsfattande syften.

Den här artikeln beskrivs vad du behöver arbeta med det här bearbeta, hur du kommer igång med hjälp av guiden, och sedan får du veta mer om olika steg så att du kan göra de flesta dig informerad markeringen som du följer instruktionerna i guiden

Obs!: Du kommer inte att kunna lägga till insamlade data om mottagaren för Hotmail- eller Yahoo skicka samling dataformuläret.

Innan du börjar

Om det är första gången du samla in data via e-post, gör du följande:

  1. Se till att du har installerat följande program på datorn:

    • Access 2007 eller Access 2010.

    • Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du måste ha Outlook installerat och konfigurerat på den dator som du använder för att skicka e-postmeddelanden. Om du har Outlook installerat men ännu inte har konfigurerats, starta Outlook och följ sedan anvisningarna i guiden starta Outlook. Hjälp med guiden finns i Hjälp om Outlook.

    • Om du planerar att använda ett InfoPath-formulär kan du kontrollera att du har InfoPath 2007 eller senare edition installerat och mottagarna måste också ha InfoPath installerat på sina datorer.

    • Du e-postmeddelandet mottagare måste finnas antingen ha InfoPath eller e-postklienter som stöder HTML-format som är installerat på sina datorer för att kunna visa och redigera formuläret.

      Formuläret används för att samla in data via e-post är inte ett Access-formulär. Guiden genererar en särskild formulär i HTML- eller InfoPath-format.

      Identifiera en måldatabasen. Databasen kan vara i mdb- eller accdb-format. Dessutom stöds MDE och .accde filer. Om du inte vill använda en befintlig databas, måste du skapa en ny kod.

  2. Identifiera eller skapa de tabeller som du vill använda fylls i med data från e-svar. Om du samlar in data för befintliga listor, se till att tabellerna inte är skrivskyddad och att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till eller uppdatera deras innehåll.

Obs!: Bifogad fil, räknare, OLE och flervärdesfält typer inte som samlats in via e-post

Om data samling åtgärden fyller i två eller flera tabeller, måste du skapa en urvalsfråga och använda det som formulärets datakälla. Se till att frågan inkluderar alla obligatoriska fält från underliggande tabeller. Om du använder en befintlig fråga kan du se till att frågan inte är skrivskyddad och att du har nödvändiga behörigheter för att lägga till eller uppdatera innehållet. Mer information om hur du skapar en fråga som baseras på två eller fler tabeller finns i artikeln Introduktion till frågor.

Lagra data som nya poster i följande situationer:

  • Om data kan du fylla i flera tabeller.

  • Om måltabellen saknar ett primärnyckelfält. De primära nyckelvärdena är nödvändigt att mappa varje svar till en befintlig post. Om din måltabellen inte har ett primärnyckelfält gör du det nu eller tilldela ett befintligt fält med unika värden som primärnyckel.

  • Om måltabellen inte innehåller några poster. Om tabellen är tom returneras förutsätter guiden att du vill lägga till poster.

  • Om mottagarnas e-postadresser inte lagras som ett fält i databasen. Vid insamling av data för att uppdatera poster, du inte manuellt skriver adresserna i guiden genererad meddelandet. I adressfältet måste vara i måltabellen eller i en tabell som har en relation med tabellen.

Överst på sidan

Komma igång

  1. Öppna den databas som insamlade data ska lagras.

  2. Markera tabellen i navigeringsfönstret om du vill lägga till data i en tabell. Välj den fråga som är bunden till den här tabellen om du vill fylla flera relaterade tabeller.

  3. Gör något av följande om du vill starta guiden:

    • Skapa e-post på fliken Externa Data i gruppen Samla in Data.

    • Högerklicka på den tabell eller fråga och klicka sedan på samla in och uppdatera Data via e-post.

      Obs!: Om tabellen innehåller inte några fält, eller bara har räknare, OLE-objekt, bifogad fil eller uppslagsfältet med flera uppslag fälttyper, visas följande meddelande: den markerade tabellen eller frågan inte har något fält som har stöd för datainsamling via e-post .

Om tabellen innehåller fält som har stöd för datainsamling, startas guiden. Om måltabellen stöder både på tillägg och uppdatering av data, hjälper dig att de steg som krävs för att samla in data via e-post i guiden.

Använda avsnitten nedan som en referens för om du har frågor som du kan ha via följande sju viktiga steg i processen.

  1. Välj vilken typ av datainmatningsformulär som du vill skicka

  2. Välj om du vill samla in nya data eller uppdatera befintliga data

  3. Ange vilka data som du vill använda insamlade

  4. Ange automatisk och manuell behandling

  5. Välj hur du vill ange mottagarnas e-postadresser

  6. Granska och ange en lista över mottagare

  7. Skapa och skicka e-postmeddelandet

Överst på sidan

Välj vilken typ av datainmatningsformulär som du vill skicka

Välj vilken typ av formulär som baseras på lättanvänt för dig och dina mottagare.

Välj HTML-formulär    Ett HTML-formulär kan visas och redigeras av alla användare vars e-postklienter stöder HTML

Markera Microsoft InfoPath-formulär    Det här alternativet endast om InfoPath är installerat på datorn visas. Välj det här alternativet endast om mottagarna alla har InfoPath och Outlook installerat på sina datorer. Ett InfoPath-formulär ger en bättre datainmatningen och redigeringsmiljö,

Sidan som visas bredvid beror på om målobjektet som stöder uppdatering av data. Om objektet är en fråga som baseras på två eller flera tabeller eller om det är en tabell som inte har ett primärnyckelfält eller inte innehåller några poster guiden antar som du vill lägga till nya poster och du uppmanas att välja fälten i formuläret. I alla andra fall uppmanas du att ange om du vill lägga till eller uppdatera data innan där du ombeds att markera formulärfält.

Överst på sidan

Välj om du vill samla in nya data eller uppdatera befintliga data

Ange vad du vill göra med data. Vilken typ av formulär som du använder påverkar hur många nya poster som en mottagare kan skickas till dig i ett enda svar. När du uppdaterar data, anger antalet poster som ska uppdateras genom att en mottagare antal inför ifyllda formulär som ska tas med i ett meddelande.

Obs!: Om du vill lägga till nya poster, skriver du e-postadresserna i adressrutan i e-postmeddelandet när meddelandet skapas. Så här uppdaterar du befintliga data måste mottagarnas e-postadresser lagras som ett fält i den underliggande tabell eller fråga eller i en relaterad tabell.

Överst på sidan

Ange de data du vill insamlade

När du väljer fält att inkludera i ditt formulär, behöver du inte ta med alla fält som finns i den underliggande tabell eller fråga i formuläret. Följande villkor måste vara uppfyllda:

  • Obligatoriska fält:    Fält som markerats med en asterisk (*) symbol är obligatoriska fält. Om du samlar in nya poster ingår i guiden automatiskt alla fält vars krävs egenskap anges till Ja. Om en post är obligatoriskt fält är tom, Access går inte att lägga till posten i tabellen.

  • Som inte stöds fälttyper:    Du kommer inte att kunna ta med vissa fälttyper i formuläret, till exempel räknare, bifogad fil, OLE-objekt eller uppslagsfältet med flera uppslagsfält.

  • Primärnyckelfältet:    Användaren kommer att kunna skriva in ett värde i fältet när du lägger till poster. svaret bearbetas inte om det angivna värdet är redan används.

    Obs!: Ange en etikett för varje inkluderade fält under Fältegenskaper och klicka på skrivskyddat läge om du inte vill att användaren ska ändra data i ett fält.

Överst på sidan

Ange automatisk och manuell behandling

Du kan välja en automatisk och manuell bearbetningen av svaren. Automatisk bearbetning innebär att när du får svaren Outlook och Access fungerar tillsammans när du exporterar data till måltabellerna i databasen. Automatisk bearbetning kan spara tid och arbete. Manuell behandling endast innebär att du startar exporten för att överföra data från en angiven mapp i Outlook till måltabellen i Access.

Svar exporterats har till måltabellen förutsatt att följande villkor är uppfyllda samtidigt svaren kommer till din postlåda:

  • Outlook måste redan körs på datorn. Om Outlook inte körs startar bearbetning nästa gång du startar Outlook.

  • Access får inte vara lösenordsskyddade och ska inte vara öppen i exklusivt läge. Namn eller plats på databasen måste inte har ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Namnen på tabellerna och frågor och egenskaperna för de fält som ingår i formuläret måste inte har ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabeller och frågor.

    Obs!: Om automatisk bearbetning misslyckas bör försöka åtgärda eventuella problem och exportera sedan manuellt svar misslyckades. Eventuella svar som kommer till Inkorgen när du lösa problemen i fortsättningen behandlas automatiskt.

Ange egenskaper för att styra automatisk bearbetning av svar

Om du vill ange en annan Outlook-mapp där svar lagras på sidan Ange hur du vill bearbeta svaren i guiden klickar du på mappnamnet. Välja en annan mapp i dialogrutan Välj mapp eller klicka på Nytt om du vill skapa en ny mapp.

Om du klickar på Ange egenskaper om du vill kontrollera automatisk bearbetning av svar till ändring eller Fin justera importinställningarna finns i tabellen nedan för information om de tillgängliga alternativen:

Alternativ

Resultat

Ignorera svar från personer som du inte har skickat meddelandet   

Markera den här kryssrutan om du vill att endast svar som skickats av de ursprungliga mottagarna av meddelandet ska bearbetas automatiskt. Svar från andra lagras i målmappen men bearbetas inte automatiskt.

Acceptera flera svar från varje mottagare   

Markera den här kryssrutan om du vill att det första svaret från varje mottagare ska behandlas automatiskt. De andra raden och efterföljande svar lagras i målmappen men bearbetas inte automatiskt.

Obs!: Den här inställningen styr endast antalet svar och inte antalet poster i ett enda svar som bearbetas. Med andra ord om du skickar ett InfoPath-formulär kan en användare är kan skicka flera poster i ett enda svar och Access bearbetar automatiskt alla poster i svaret, även om den här kryssrutan inte är markerad.

Tillåt endast uppdateringar av befintliga data   

När mottagarna använder ett InfoPath-formulär för att uppdatera data, kan de skicka nya poster förutom uppdateringar till befintliga poster. Markera den här kryssrutan för att bearbeta endast uppdateringar till befintliga poster.

Antal svar som ska bearbetas   

Skriv det totala antalet svar (från alla mottagare) som du vill använda bearbetas automatiskt. Om du vill att alla svar ska bearbetas automatiskt anger du ett stort värde, till exempel 5000, i textrutan. Svar som tas emot när det angivna värdet har nåtts lagras i målmappen men bearbetas inte automatiskt.

Datum och tid för att stoppa   

Ange när automatisk bearbetning av svar ska sluta för e-postmeddelandet. Skickar ett svar tas emot efter detta datum och tid lagras i målmappen, men bearbetas inte automatiskt.

Om du vill ändra de här alternativen vid ett senare tillfälle på fliken Externa Data i gruppen Samla in Data klickar du på Hantera svar. Markera meddelandet som du vill ändra inställningarna i dialogrutan Hantera datainsamlingsmeddelanden och klicka sedan på Alternativ för meddelanden. De ändringar du gör i dialogrutan påverkar alla efterföljande svar som du tar emot för meddelandet.

Bearbeta svaren manuellt

Om du vill styra när och vilken bearbetas, Markera inte alternativet automatisk process. Svaren lagras i en angiven mapp i Outlook tills du markera och högerklicka på varje svar i mappen och klicka sedan på Exportera data till Microsoft Access på snabbmenyn.

I vissa fall kan du också behöva manuellt bearbeta svaren som inte kunde behandlas automatiskt.

Tänk på följande innan du exporterar data

  • Access-databasen ska inte vara öppen i exklusivt läge och namn eller plats på databasen måste inte har ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Namnen på tabellerna och frågor och egenskaperna för de fält som ingår i formuläret måste inte har ändrats sedan du skickade e-postmeddelandet.

  • Du måste ha behörighet att lägga till eller uppdatera innehållet i de underliggande tabeller och frågor.

Överst på sidan

Välj hur du vill ange mottagarnas e-postadresser

Om du samlar ny information kan du ange e-postadresser på två sätt:

  • Skriv e-postadresserna individuellt i Outlook e-postmeddelande eller Markera adresserna i en adressbok.

  • Använda fältet e-postadress i en tabell eller fråga i den aktuella Access-databasen.

    Obs!: Vid insamling av data för att uppdatera befintliga poster, ser du inte den här dialogrutan eftersom mottagarnas e-postadresser måste först vara tillgängligt som ett fält i databasen.

Ange e-postadresserna direkt i Outlook

Om du anger mottagarna i Outlook kan du förhandsgranska och anpassa meddelandet innan du skickar den. I e-postmeddelandet innehåller meddelandets brödtext en kort introduktion och en form. Vi rekommenderar att du inte gör några ändringar i formuläret. Ändringar i formulärets struktur kan leda till det svar som inte bearbetas.

Använda e-postadresser i ett fält i databasen

Välja en associerad tabell refererar till tabeller som är relaterade. Om du vill visa eller redigera tabellrelationer i databasen på databasen verktyg. fliken i gruppen relationerrelationer

Mer information om relationer finns i artikeln Guide till tabellrelationer.

Överst på sidan

Granska och ange en lista över mottagare

Det sista steget när främsta handlar om att förhandsgranska och anpassa e-postmeddelandet, finjustera finjustera mottagarlistan och skicka din datainsamlingsmeddelande.

Skapa och skicka e-postmeddelandet

När guiden informerar dig om att du kan nu skapa e-postmeddelandet och finns information om hur du visar poststatus för e-med hjälp av kommandot Hantera svar, kanske vissa varningsmeddelanden visas. I följande tabell beskrivs varje varningen och vilka åtgärder du kan vidta för att lösa problemet:

Varning meddelande

Beskrivning

S bort lösning

Vissa poster innehåller inte en giltig adress i fältet angivna e-postadress. Inga data returneras för dessa rader.

Fältet e-postadress som du har valt innehåller null-värden.

Om du vill samla in data för varje post avsluta guiden och ersätta null-värden med e-postadresser. Starta guiden igen.

Du har ett exklusivt lås på databasen. automatisk bearbetning misslyckas tills låset släpps.

Du har databas är öppen i exklusivt läge.

Om du väljer att låta svaren automatiskt har behandlas, bearbetning misslyckas eftersom Access inte kan lägga till eller uppdatera en databas som ett exklusivt lås på den. Stäng databasen och öppna den i icke-exklusivt läge när du skickar meddelandet

Dessa e-postmeddelanden kan innehålla data som är av konfidentiell eller känslig natur.

Insamling av data om du vill uppdatera befintliga poster och formulär som du håller på att skicka blir före slutförda med befintliga data.

Om några formulärfält som innehåller känslig information, gå tillbaka till guidesteg där du har valt fält och ta bort de fält som innehåller känslig information från formuläret

När du förhandsgranskar och anpassa meddelandet kan du filtrera fältet e-postadress och markera mottagarna. Välj e-postadresser som du vill använda genom att välja motsvarande kryssrutor. Om du ser en dialogruta med en lista över ogiltiga e-postadresser anteckna adresserna i listan och klicka på Avsluta. Verifiera ogiltiga adresser, gör nödvändiga ändringar och försök sedan skicka meddelandet igen.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×