Med exportguiden kan du exportera data från en Access-databas till ett filformat som kan läsas av Excel. I den här artikeln lär du dig hur du förbereder och exporterar data till Excel. Artikeln innehåller också felsökningstips för vanliga problem som kan uppstå.
I den här artikeln
Exportera data till Excel: grunderna
När du exporterar data till Excel skapas en kopia av markerade data i Access, som lagras i en fil som kan öppnas i Excel. Om du ofta kopierar data från Access till Excel kan du spara informationen från en export för användning vid ett senare tillfälle. Du kan också schemalägga exporten så att den körs automatiskt vid angivna intervall.
Vanliga scenarier för export av data till Excel
-
Din avdelning eller arbetsgrupp arbetar med data både i Access och Excel. Du lagrar data i Access-databaser, men använder Excel för att analysera data och distribuera resultatet från analysen. I nuläget exporterar ditt team data till Excel när det behövs, men du vill effektivisera processen.
-
Du har använt Access länge, men din chef föredrar att arbeta med data i Excel. Du kopierar regelbundet data till Excel, men vill spara tid genom att automatisera processen.
Om att exportera data till Excel
-
Det finns inget kommando av typen Spara som för Excel-formatet i Access. För att kopiera data till Excel måste du använda exportfunktionen som beskrivs i den här artikeln eller kopiera Access-data till Urklipp och sedan klistra in dem i ett Excel-kalkylblad.
-
Du kan exportera tabeller, frågor, formulär eller rapporter. Du kan också exportera markerade poster i en vy med flera poster, t.ex. ett datablad.
-
Microsoft Excel innehåller ett kommando för att importera data från en Access-databas. Du kan använda det kommandot i stället för exportkommandot i Access. Med importkommandot i Excel kan du emellertid bara importera tabeller eller frågor. Mer information finns i Excel-hjälpartikeln Ansluta till (importera) externa data.
-
Du kan inte exportera makron eller moduler till Excel. När du exporterar ett formulär, en rapport eller ett datablad som innehåller underformulär, underrapporter eller underdatablad exporteras bara huvudformuläret, huvudrapporten eller huvuddatabladet. Du måste upprepa exporten för varje underformulär, underrapport och underdatablad som du vill exportera till Excel.
-
Du kan bara exportera ett databasobjekt i samma export. Du kan däremot slå ihop flera kalkylblad i Excel när du har utfört de enskilda exporterna.
Förbereda exporten
Innan du kör en export är det en bra idé att gå igenom den information som du vill exportera och kontrollera att den inte innehåller några felindikeringar eller felvärden. Om det finns fel försöker du lösa dem innan du exporterar informationen till Excel. Annars kan det uppstå problem under exporten, och null-värden kan infogas i celler i Excel-kalkylbladet. Mer information om problem som kan uppstå när du exporterar till Excel finns i avsnittet Felsöka värden som saknas eller som är fel.
Om källobjektet är en tabell eller en fråga bestämmer du om du vill exportera informationen med eller utan formatering. Det här beslutet påverkar två aspekter i den resulterande arbetsboken: mängden data som exporteras och visningsformatet för informationen. I följande tabell beskrivs resultatet av att exportera formaterade och oformaterade data.
|
Exportera |
Källobjekt |
Fält och poster |
Formatering |
|---|---|---|---|
|
Utan formatering |
Tabell eller fråga Obs!: Formulär och rapporter kan inte exporteras utan formatering. |
Alla fält och poster i det underliggande objektet exporteras. |
Inställningarna för egenskapen Format ignoreras under åtgärden. För uppslagsfält exporteras endast uppslags-ID-värdena. För hyperlänksfält exporteras innehållet som en textkolumn där länkarna visas i formatet visningstext#adress#. |
|
Med formatering |
Tabell, fråga, formulär eller rapport |
Endast fält och poster som visas i den aktuella vyn eller objektet exporteras. Filtrerade poster, dolda kolumner i ett datablad och fält som inte visas i ett formulär eller en rapport exporteras inte. |
Guiden respekterar inställningarna för egenskapen Format. För uppslagsfält exporteras uppslagsvärdena. För hyperlänksfält exporteras värdena som hyperlänkar. För RTF-fält exporteras texten, men inte formateringen. |
Välj målarbetsboken och filformatet. Observera att rapporter bara kan exporteras i det äldre filformatet *.xls, inte i det nyare filformatet *.xlsx.
Under exporten uppmanas du att ange namnet på målarbetsboken. Följande tabell innehåller information om när en arbetsbok skapas (om den inte redan finns) och när den skrivs över (om den redan finns).
|
Om målarbetsboken |
Och källobjektet är |
Och du vill exportera |
Så händer följande |
|---|---|---|---|
|
Inte finns |
En tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport |
Data, med eller utan formatering |
Arbetsboken skapas under exporten. |
|
Redan finns |
En tabell eller fråga |
Data, men inte formateringen |
Arbetsboken skrivs inte över. Ett nytt kalkylblad läggs till i arbetsboken och får namnet för det objekt som informationen exporteras från. Om det redan finns ett kalkylblad med det namnet i arbetsboken uppmanas du att antingen ersätta innehållet i motsvarande kalkylblad eller att ange ett annat namn för det nya bladet. |
|
Redan finns |
En tabell, en fråga, ett formulär eller en rapport |
Data, inklusive formateringen |
Arbetsboken skrivs över av den exporterade informationen. Alla befintliga kalkylblad tas bort och ett nytt kalkylblad med samma namn som det exporterade objektet skapas. Data i Excel-kalkylbladet ärver formatinställningarna från källobjektet. |
Informationen läggs alltid till i ett nytt kalkylblad. Du kan inte lägga till informationen i ett befintligt kalkylblad eller namngivet område.
Köra exporten
-
Om Excel-målarbetsboken är öppen stänger du den innan du fortsätter.
-
Markera det objekt som du vill exportera i navigeringsfönstret i källdatabasen.
Exportera bara en del av informationen
Om objektet är en tabell, en fråga eller ett formulär och du bara vill exportera en del av informationen öppnar du objektet i databladsvyn och markerar önskade poster.
Så här öppnar du ett formulär i databladsvyn:
-
Öppna formuläret genom att dubbelklicka på det.
-
Högerklicka på formuläret och klicka på Databladsvy. Om det här alternativet inte är tillgängligt:
-
Klicka på Designvy.
-
Tryck på F4 så att åtgärdsfönstret Egenskapssida visas.
-
Välj Formulär i listrutan överst på egenskapssidan.
-
Ändra värdet för egenskapen Tillåt datablad på fliken Format på egenskapssidan till Ja.
-
Klicka på Databladsvy i gruppen Vyer på fliken Design.
Obs!: Du kan inte exportera en del av en rapport. Däremot kan du markera eller öppna tabellen eller frågan som rapporten baseras på och sedan exportera en del av informationen i det objektet.
-
-
-
Gå till fliken Externa data och gruppen Exportera. Klicka på Excel.
-
Kontrollera det föreslagna filnamnet för Excel-arbetsboken (Access använder namnet för källobjektet) i dialogrutan Exportera - Excel-kalkylblad. Du kan ändra filnamnet om du vill.
-
Välj önskat filformat i rutan Filformat.
-
Om du exporterar en tabell eller en fråga, och du vill exportera formaterade data, väljer du Exportera data med formatering och layout. Mer information finns i avsnittet Förbereda exporten.
Obs!: Om du exporterar ett formulär eller en rapport är det här alternativet alltid markerat men otillgängligt (det är nedtonat).
-
Om du vill visa Excel-målarbetsboken efter exporten markerar du Öppna målfilen efter att exportåtgärden slutförts.
Om källobjektet är öppet och om du har markerat en eller flera poster i vyn innan du startade exporten kan du markera Exportera endast markerade poster. Om du vill exportera alla poster som visas i vyn lämnar du den här kryssrutan avmarkerad.
Obs!: Den här kryssrutan är otillgänglig (nedtonad) om inga poster är markerade.
-
Klicka på OK.
Om exporten misslyckas på grund av ett fel visas ett meddelande i Access som beskriver orsaken till felet. Annars exporteras informationen och, beroende på vad du valde i steg 7, målarbetsboken öppnas i Excel. Därefter visas en dialogruta i Access där du kan skapa en specifikation som använder informationen från exporten.
Vad mer bör jag känna till om export?
-
Information om hur du sparar information om exporten i en specifikation för senare användning finns i artikeln Spara information om en import- eller exportåtgärd som en specifikation.
-
Information om hur du kör sparade exportspecifikationer finns i artikeln Köra en sparad import- eller exportåtgärd.
-
Information om hur du schemalägger specifikationer för körning vid vissa tidpunkter finns i artikeln Schemalägga en import- eller exportåtgärd.
-
Information om hur du byter namn på en specifikation, tar bort specifikationer eller uppdaterar namn på filer i specifikationer finns i artikeln Hantera dataaktiviteter.
Felsöka värden som saknas eller som är fel
I tabellen nedan beskrivs olika sätt att felsöka vanliga fel.
Tips: Om bara ett fåtal värden saknas korrigerar du dem i Excel-arbetsboken. Annars korrigerar du källobjektet i Access-databasen och upprepar exporten.
|
Problem |
Beskrivning och lösning |
|---|---|
|
Beräknade fält |
Resultatet från beräknade fält exporteras, men inte beräkningarnas underliggande uttryck. |
|
Flervärdesfält |
Fält som stöder flera värden exporteras som en lista med värden avgränsade med semikolon (;). |
|
Bilder, objekt och bifogade filer |
Grafiska element (till exempel logotyper, innehållet i OLE-objekt och bifogade filer som ingår i källinformationen) exporteras inte. Lägg till dem i kalkylbladet manuellt efter exporten. |
|
Diagram |
Inga Microsoft Graph-objekt exporteras om du exporterar ett formulär eller en rapport som innehåller sådana objekt. |
|
Data i fel kolumn |
Null-värden i det resulterande kalkylbladet ersätts ibland med de data som bör finnas i nästa kolumn. |
|
Datumvärden som saknas |
Datumvärden före den 1 januari 1900 exporteras inte. Motsvarande celler i kalkylbladet innehåller ett null-värde. |
|
Uttryck som saknas |
Uttryck som används för att beräkna värden exporteras inte till Excel. Endast resultatet från beräkningarna exporteras. Lägg till formeln i Excel-kalkylbladet manuellt efter exporten. |
|
Underformulär, underrapporter och underdatablad som saknas |
När du exporterar ett formulär, en rapport eller ett datablad exporteras bara huvudformuläret, huvudrapporten eller huvuddatabladet. Du måste upprepa exporten för varje underformulär, underrapport och underdatablad som du vill exportera. |
|
Kolumner som saknas eller som är felformaterade |
Om ingen av kolumnerna verkar vara formaterad i det resulterande kalkylbladet upprepar du exporten och markerar kryssrutan Exportera data med formatering och layout i guiden. Om bara några kolumner är formaterade annorlunda jämfört med versionerna i källobjektet tillämpar du önskad formatering manuellt i Excel. Formatera en kolumn i Excel
|
|
"#"-värde i en kolumn |
Värdet # kan visas i en kolumn som motsvarar ett Ja/Nej-fält i ett formulär. Detta kan hända om exporten startades från navigeringsfönstret eller formulärvyn. Du åtgärdar problemet genom att öppna formuläret i databladsvyn innan du exporterar informationen. |
|
Felindikatorer eller felvärden |
Kontrollera om cellerna innehåller felindikatorer (gröna trianglar i hörnen) eller felvärden (strängar som börjar med tecknet # i stället för relevanta data). |
