Komma igång: Skapa ett mötesanteckningssystem med InfoPath och SharePoint

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan implementera ett system som du kan använda för att föra mötesanteckningar på ett konsekvent sätt, skicka anteckningar till alla mötesdeltagare genom att göra mindre ändringar i en formulärmall för urval från Microsoft Office InfoPath 2007 och skapa ett dokumentbibliotek på en Windows SharePoint Services 3.0 webbplats, och lagra dessa anteckningar i ett dokumentbibliotek i SharePoint Services. I den här artikeln visar hur du skapar den här datorn.

I den här artikeln

Översikt

Innan du börjar

Skapa en ny möte anteckningar system

Uppdatera en formulärmall

Översikt

Ingår i InfoPath är en exempel-formulärmall som utformats specifikt för datainsamling vanliga mötet, till exempel dagordningar, deltagare, diskussionsobjekt och uppgifter. Exempel på en formulärmall har konfigurerats så att du kan skicka en kopia av ett formulär som baseras på mallen via e-post till alla mötesdeltagare.

Exempel på en formulärmall är konfigurerad för att hjälpa antecknare samla in data som vanligtvis har lagrats i ett möte. Kontrollerna är ordnade i logiska avsnitt hjälper antecknare samla in rätt data och även hjälpa honom från insamling av data som kan skapas automatiskt. Layouten för kontrollerna innehåller också ett konsekvent ramverk i stället för antecknare behöver komma ihåg vilken typ av data du vill samla in han precis lika stor information under mötet förlopp.

Även om du kan ändra mallen om du vill samla in ytterligare data föreslår vi att du använder den befintliga formulärmallen som är med en ändring som kan du spara ifyllda formulär till ett SharePoint-dokumentbibliotek. Du kan sedan testa effektiviteten i systemet och använda det du lärt dig under test om du vill ändra mallen så att den passar behoven i din grupp.

Du kan använda den här exempel-formulärmall i systemet genom att första publicera formulärmallen exempel på ett nytt dokumentbibliotek på en SharePoint-webbplats. Du behöver skapa ett nytt dokumentbibliotek som en del av publiceringsprocessen. När du publicerar en formulärmall och skapa det nya dokumentbiblioteket ändrar du en formulärmall så att den sparar ett färdigt formulär till det nya dokumentbiblioteket och skickar en kopia av formuläret till mötesdeltagare.

Om du vill använda den här datorn, antecknare går till dokumentbiblioteket och skapar ett nytt formulär som baseras på formulärmallen. Under ett möte fyller på antecknare i informationen i lämplig kontroller i formuläret. I slutet av mötet antecknare skickar formuläret till dokumentbiblioteket och en kopia av formuläret skickas till alla mötesdeltagare. De personer som inte delta i mötet kan läsa anteckningarna genom att gå till dokumentbiblioteket och öppna formuläret i InfoPath.

Exempel på en formulärmall innehåller följande avsnitt:

Formulärmall för mötesdagordning med fyra avsnitt

1. rubrik avsnitt innehåller kontroller för namn, syftet, plats, och mötesdatum och tider. Datum-kontrollen visar automatiskt det datum då formuläret skapades. Som standard visar Sluttid textrutekontroll automatiskt en tid som är en timme senare än den tid som anges i Starttid textrutekontroll.

2. deltagare upprepande avsnitt innehåller kontroller för namn och e-postadresserna för alla mötesdeltagare. När antecknare skickar färdigt formulär, får alla deltagare i det här avsnittet en kopia av det ifyllda formuläret.

3. diskussionsobjekt upprepande avsnitt innehåller kontroller för varje föredragshållare (en deltagare som leder en diskussion) och anteckningar om varje diskussionsobjekt. Presentatören nedrullningsbar listruta i verktygsfältet visas namnen från avsnittet deltagare.

4. uppgiften upprepande avsnitt innehåller kontroller för namn, tilldelning och förfallodatum för varje uppgift. Tilldelning nedrullningsbar listruta i verktygsfältet visar namnen från avsnittet deltagare.

Om du är nybörjare i InfoPath kan hjälper följande artiklar dig att förstå viktiga koncept och bättre definiera villkor som du kan stöta på när du har slutfört stegen i den här artikeln. Du hittar även de här länkarna i lämpligt avsnitt i den här artikeln om du behöver mer information som du utföra en uppgift.

Överst på sidan

Innan du börjar

Du behöver en URL (Uniform Resource Locator) och, åtminstone behörighet som konstruktör för webbplatssamlingen för SharePoint-webbplatsen som du använder för den här datorn. Om du kan skapa ett dokumentbibliotek i din webbplatssamling, har fått rätt behörigheter. Personer som behöver se mötesanteckningarna kommer behöver läsbehörighet till webbplatssamlingen. Kontakta administratören för webbplatssamlingen om du måste ha behörighet att skapa ett dokumentbibliotek eller ställa in läsbehörighet till webbplatssamlingen i formuläret.

Du måste också minst en e-postadress som du kan skicka en kopia av det ifyllda formuläret och e-postklienter, till exempel Microsoft Office Outlook 2007, som är konfigurerad för att ta emot meddelanden så att du kan testa formulärmallen.

I den här artikeln förutsätter att du använder en standardkonfigurationen av SharePoint Services.

Överst på sidan

Skapa en ny möte anteckningar system

Om du vill skapa den här datorn ska du göra följande:

  1. Öppna och spara urval formulärmall.

  2. Publicera formulärmallen exempel om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek för mötesanteckningarna.

  3. Ändra exempelmallen om du vill spara ifyllda formulär till det nya dokumentbiblioteket och skicka en kopia till alla deltagare.

  4. Publicera den ändrade formulärmallen.

  5. Testa den ändrade formulärmallen och det nya dokumentbiblioteket genom att skapa och skicka test-formulär som baseras på formulärmallen.

Öppna och spara en formulärmall

  1. Klicka på Designa en formulärmallArkiv-menyn.

  2. Klicka på Anpassa ett urval under Öppna en formulärmall.

  3. Under Anpassa ett exempel dubbelklickar du på Exempel dagordning.

  4. Klicka på SparaArkiv-menyn.

  5. Om det visas ett meddelande om att publicera en formulärmall i InfoPath, klickar du på OK.

  6. I dialogrutan Spara som anger du den plats där du vill spara formulärmallen.

  7. Skriv ett namn för mallen i rutan filnamn.

  8. Klicka på InfoPath-formulärmall i listan Filformat och klicka sedan på Spara.

Publicera en formulärmall

Som en del av publiceringsprocessen skapar du ett nytt dokumentbibliotek.

Mer information om att publicera en formulärmall finns i artikeln Introduktion till en formulärmall har publicerats.

  1. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  2. Klicka på till ett SharePoint server med eller utan InfoPath Forms Services på den första sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  3. Skriv URL-Adressen för din webbplatssamling på SharePoint-webbplatsen på nästa sida i guiden i rutan Ange platsen för din SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplats och klicka sedan på Nästa. Skriv till exempel om du vill använda en webbplatssamling med URL: en http://www.adventureworks.com/EmployeesOnlydu http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly i rutan.

  4. Klicka på Dokumentbibliotek på nästa sida och klicka sedan på Nästa.

  5. Klicka på Skapa ett nytt dokumentbibliotek på nästa sida och klicka sedan på Nästa.

  6. Skriv ett namn och en beskrivning för det nya dokumentbiblioteket på nästa sida och klicka sedan på Nästa.

  7. Acceptera de föreslagna kolumnerna och klicka på Nästa.

  8. Kontrollera att informationen som visas är korrekt på den sista sidan i guiden och klicka sedan på Publicera.

  9. Klicka på Stäng.

    Du får en bekräftelse på den sista sidan i guiden när du har publicerat formulärmallen.

Skriv ned URL-Adressen för det nya dokumentbiblioteket; Du kommer att behöva informationen senare i den här artikeln. URL-Adressen för det nya dokumentbiblioteket kommer att URL-Adressen för webbplatssamlingen, följt av ett snedstreck (/), följt av namnet på dokumentbiblioteket. Om du har skapat ett nytt dokumentbibliotek som heter MeetingNotes i webbplatssamling med URL: en http://www.adventureworks.com/EmployeeOnlyatt URL-Adressen för det nya dokumentbiblioteket vara http://www.adventureworks.com/EmployeeOnly/MeetingNotes.

Ändra en formulärmall

Det här avsnittet visar hur du gör du följande:

  • Lägga till en ny Dataanslutning för sändning som sparar färdigt formulär på det nya dokumentbiblioteket.

    Om du vill veta mer om skicka dataanslutningar, finns i Introduktion till dataanslutningar.

  • Ändra alternativen för dataanslutningen så att den sparar färdigt formulär till dokumentbiblioteket och skickar en kopia av det ifyllda formuläret till varje mötesdeltagare.

  • Konfigurera en formulärmall så att formuläret stängs när du skickar.

Mer information om att skicka ett formulär som baseras på en formulärmall finns i artikeln Introduktion till att skicka formulärdata.

Lägga till en ny dataanslutning för sändning

I det här avsnittet skapar du en ny skicka dataanslutning till det nya dokumentbiblioteket och konfigurera dataanslutning om du vill spara formuläret med ett unikt namn. Formulärnamnet blir en kombination av Mötesrubrik och det datum då formuläret skapades.

Börja skapa-dataanslutning
  1. DataanslutningarVerktyg-menyn.

  2. Klicka på Lägg till i dialogrutan Dataanslutningar.

  3. Klicka på Skapa en ny anslutning tillSkicka data i guiden Dataanslutning och klicka sedan på Nästa.

  4. Klicka på till ett dokumentbibliotek på en SharePoint-webbplats på nästa sida i guiden och klicka sedan på Nästa. Välja en plats för skickade data i guiden Dataanslutning

  5. Skriv URL-Adressen för det dokumentbibliotek som du skapade i föregående avsnitt på nästa sida i guiden i rutan dokumentbibliotek. Skriv till exempel om du vill använda ett dokumentbibliotek med URL: en http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotesdu http://www.adventureworks.com/EmployeesOnly/MeetingNotes i rutan dokumentbibliotek.

    Nästa avsnitt vägleder dig genom processen med att definiera en unik formulärnamnet som kräver att du stanna kvar på den här sidan i guiden. Klicka inte på Nästa ännu.

Definiera en unik formulärnamnet

Formulärmallen sparar formuläret i ett dokumentbibliotek med en standardnamnet. Om du använder standardnamnet lagrar det nya dokumentbiblioteket bara en färdigt formulär. I det här avsnittet ska du konfigurera dataanslutning om du vill spara ett formulär som baseras på formulärmallen med ett namn som består av Mötesrubrik och mötesdatum. Du gör detta genom att skapa en formel som använder en XPath -funktion.

Mer information om formler och funktioner finns i lägga till en formel i en kontroll.

  1. Klicka på Infoga formeln Bild av knapp .

  2. Klicka på Infoga funktion i dialogrutan Infoga formel.

  3. Klicka på Text i listan kategorier i dialogrutan Infoga funktion.

  4. Klicka på Sammanfoga i listan funktioner och klicka sedan på OK.

  5. Dubbelklicka på den första förekomsten av dubbelklickar du på om du vill infoga fält i rutan formel.

    Dubbelklicka för att infoga det första fältet som ska användas som en del av formulärnamnet

  6. Öppna mötet i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp, klicka på meetingTitle och klicka sedan på OK.

    Markera meetingTitle-fältet i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp

  7. Klicka på den andra förekomsten dubbelklickar du på om du vill infoga fält för att markera den i rutan formel (Dubbelklicka inte på den).

    Dubbelklicka för att infoga ett bindestreck som en del av formulärnamnet

  8. Skriv ett dubbla citattecken (”), följt av ett bindestreck (-), följt av en annan dubbla citattecken.

    Infoga ett bindestreck som en del av formulärnamnet

  9. Dubbelklicka på den tredje förekomsten av dubbelklickar du på om du vill infoga fältet.

    Dubbelklicka för att infoga ett till fält som kan användas som en del av formulärnamnet

  10. Öppna mötetmeetingDate i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp och klicka sedan på OK.

    Markera meetingDate-fältet i dialogrutan Markera ett fält eller en grupp

    Dialogrutan Infoga formel bör se ut ungefär så här:

    Den färdiga formeln i dialogrutan Infoga formel som skapar formulärnamnet

  11. Klicka på Kontrollera formel om du vill kontrollera formeln för korrekt syntax i dialogrutan Infoga formel.

  12. Om formeln inte innehåller några fel, klickar du på OK för att stänga dialogrutan.

Slut konfigurationen av dataanslutningen
  1. Klicka på Nästa i guiden.

  2. Skriv ett beskrivande namn för den här skicka dataanslutning på nästa sida i guiden i rutan Ange ett namn på dataanslutningen.

  3. Kontrollera att informationen är korrekt i avsnittet Sammanfattning och klicka sedan på Slutför.

  4. Klicka på Stäng.

  5. Klicka på SparaArkiv-menyn.

Ändra alternativ för skicka att använda båda skicka dataanslutningar

  1. Klicka på Skicka alternativVerktyg-menyn.

  2. I dialogrutan Leveransalternativ markerar du kryssrutan Tillåt användare att skicka det här formuläret.

  3. Klicka på Utför anpassad åtgärd med hjälp av regler och klicka sedan på regler.

  4. Klicka på Lägg till i dialogrutan regler för att skicka formulär.

  5. Klicka på Lägg till åtgärd.

  6. Klicka på Skicka via en dataanslutning i rutan åtgärd.

  7. Klicka på dataanslutning till det dokumentbibliotek som du skapade i föregående avsnitt i listan Dataanslutning och klicka sedan på OK.

  8. Klicka på Lägg till åtgärd.

  9. Klicka på Skicka via en dataanslutning i rutan åtgärd.

  10. Klicka på primära skicka i listan Dataanslutning och klicka sedan på OK.

    Du använder dataanslutning primära skicka om du vill skicka en kopia av formuläret till alla deltagare.

  11. Ange regler för att skicka om du vill identifiera den regel som du just har skapat i rutan namn i dialogrutan regel.

  12. Klicka två gånger på OK.

Konfigurera en formulärmall Stäng formuläret när du skickar.

  1. Klicka på Avancerat i dialogrutan Sändningsalternativ.

  2. Klicka på Stäng formuläret i listan när du skickar.

  3. Klicka på OK.

  4. Klicka på SparaArkiv-menyn.

Publicera en formulärmall

När du har ändrat en formulärmall måste du publicera till dokumentbiblioteket att distribuera ändringarna.

  1. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  2. Klicka på till ett SharePoint server med eller utan InfoPath Forms Services på den första sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  3. På nästa sida i guiden i rutan Ange platsen för din SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplats skriver du platsen för dokumentbiblioteket i webbplatssamling på SharePoint-webbplatsen och klicka sedan på Nästa.

  4. Klicka på Dokumentbibliotek på nästa sida och klicka sedan på Nästa.

  5. Klicka på uppdatera formulärmallen i ett befintligt dokumentbibliotek på nästa sida.

  6. Klicka på dokumentbiblioteket i listan dokumentbibliotek att uppdatera och klicka sedan på Nästa.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Kontrollera att informationen som visas är korrekt på nästa sida och klicka sedan på Publicera.

    Du får en bekräftelse på den sista sidan i guiden när du har publicerat formulärmallen.

Testa en formulärmall och webbplatsen

  1. Klicka på Öppna det här dokumentbiblioteket på den sista sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Stäng.

  2. Klicka på Nytt i dokumentbiblioteket.

  3. Fyll i formuläret som om du anteckningar under ett möte. När du anger en tid i Starttid textrutekontroll trycker du på TABB för att flytta till nästa kontroll. InfoPath fyller automatiskt i Sluttid textrutekontroll.

  4. Ange en mötesdeltagare e-postadress i rutan e-post i avsnittet deltagare. Om du vill lägga till fler deltagare och deras e-postadresser, klickar du på Lägg till deltagare.

  5. Klicka på Skicka i InfoPath-verktygsfältet.

  6. Kontrollera att rätt e-postadresser visas i dialogrutan.

  7. Klicka på Skicka och klicka sedan på OK för att stänga dialogrutan.

Mötesanteckningarna ska visas i dokumentbiblioteket och även ska sparas i postinkorgen e-som ett nytt e-postmeddelande.

Du kan börja använda systemet att lagra och distribuera mötesanteckningarna när du har testat systemet genom att skapa och skicka några formulär som baseras på formulärmallen.

Överst på sidan

Uppdatera en formulärmall

När andra personer har försökt ut ditt nya system genom att skapa och spara mötesanteckningar, kanske du vill ändra designen för en formulärmall som svar på deras feedback. Om du vill göra ändringar i en formulärmall måste du göra följande:

  1. Öppna formulärmallen från dokumentbiblioteket, ändra formulärmallen efter behov och spara ändringarna.

  2. Spara dina ändringar till dokumentbiblioteket genom att publicera formulärmallen.

Öppna formulärmallen från dokumentbiblioteket

  1. Öppna dokumentbiblioteket.

  2. Klicka på Inställningar och klicka sedan på inställningar för Formulärbibliotek.

  3. Klicka på Avancerade inställningar under Allmänna inställningar.

  4. Klicka på Redigera mall under Mall-URL-rutan i avsnittet Dokumentmall.

  5. Om det visas ett meddelande om att publicera en formulärmall i InfoPath, klickar du på Ja.

Spara formulärmallen innan du publicerar den när du har ändrat din formulärmall.

Publicera en formulärmall

När du har gjort ändringar, måste du publicera den ändrade formulärmallen till dokumentbiblioteket.

  1. Klicka på PubliceraArkiv-menyn.

  2. Klicka på till ett SharePoint server med eller utan InfoPath Forms Services på den första sidan i Publiceringsguiden och klicka sedan på Nästa.

  3. På nästa sida i guiden i rutan Ange platsen för din SharePoint- eller InfoPath Forms Services-webbplats skriver du platsen för dokumentbiblioteket i webbplatssamling på SharePoint-webbplatsen och klicka sedan på Nästa.

  4. Klicka på Dokumentbibliotek på nästa sida och klicka sedan på Nästa.

  5. Klicka på uppdatera formulärmallen i ett befintligt dokumentbibliotek på nästa sida.

  6. Klicka på dokumentbiblioteket i listan dokumentbibliotek att uppdatera och klicka sedan på Nästa.

  7. Klicka på Nästa.

  8. Kontrollera att informationen som visas är korrekt på nästa sida och klicka sedan på Publicera.

  9. Klicka på Stäng.

    Du får en bekräftelse på den sista sidan i guiden när du har publicerat formulärmallen.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×