Komma igång med Microsoft Teams för IT-administratörer

Komma igång med Microsoft Teams för IT-administratörer

Microsoft Teams är ett digitalt nav som samlar konversationer, möten, filer och appar på ett ställe. Eftersom det bygger på Office 365 drar skolor nytta av integrering med välbekanta Office-appar och -tjänster. Det ger säkerhet och efterlevnad i företagsklass och kan utökas och anpassas utifrån varje skolas behov.

Med Microsoft Teams kan din skola eller institution skapa samarbetsbaserade klassrum, hålla kontakt i PLC-grupper (Professional Learning Community) eller kommunicera med skolpersonal – allt på ett ställe i Office 365 för utbildning.

Välkommen, vi är glada att du är här

Den här guiden är utformad för att hjälpa dig att lansera och få ut mesta möjliga av Microsoft Teams. Som Office 365-administratör för Microsoft Teams har du en avgörande roll i att lyckas med distribution, införande och kontinuerlig användning av Microsoft Teams i din institution.

Det är enkelt att komma igång

Distribuera Microsoft Teams i din institution enligt anvisningarna i den här guiden. Den innehåller alla resurser du behöver för att lyckas:

  1. Förstå Microsoft Teams

  2. Distribuera Microsoft Teams

  3. Lansera Microsoft Teams

  4. Feedback och support

Förstå Microsoft Teams

Kärnvärderingar

Teams är utformat för grupper och avdelningar som samarbetar tätt för att nå resultat:

  • Kommunicera omedelbart och håll alla uppdaterade

  • Ge ditt team snabb åtkomst till information de behöver direkt i Office 365

  • Anpassa navet med innehåll och funktioner som du och ditt team behöver varje dag

  • Få de säkerhets- och efterlevnadsfunktioner på företagsnivå som du förväntar dig från Office 365

Microsoft Teams är en samarbetstjänst i Office 365 för utbildning som tillgodoser olika behov och utmaningar vid arbete i grupper. Eftersom din institutions behov i samband med samarbete är unika kanske användarna förlitar sig på flera olika program i Office 365, till exempel OneNote, Outlook, SharePoint och Yammer. Microsoft Teams är en smidig lösning som tillgodoser dina samarbetsbehov, samtidigt som lärarbetrodda program integreras.

Skillnader

Microsoft Teams är en del av Office 365 och har därför inbyggda integreringar med Azure Active Directory, SharePoint, OneNote, Office 365-grupper med mera. Det gör att du kan maximera investeringarna i Office 365, samtidigt som du får en enkel och säker användarupplevelse i de olika verktygen.

Office 365 har starka åtaganden kring säkerhet, efterlevnad, sekretess och transparens. Microsoft Teams har utformats med samma principer för att erbjuda en plattform i företagsklass.

Microsoft Teams har hela tiden utvecklats med hänsyn till efterlevnad, autentisering och sekretess. Microsoft Teams har inbyggd efterlevnad med stöd för branschstandarder, bland annat ISO 27001 och 27018, SOC 1 och SOC 2, FERPA och EU:s standardklausuler.

Microsoft Teams skyddar teamdata med starka säkerhetsåtgärder, bland annat tvåfaktorsautentisering, hårda lösenord och åtkomstprinciper. Dina data krypteras, oavsett om det gäller chatt, anteckningar eller filer. Det är dina data: du äger dem, du kontrollerar dem. Microsoft samlar inte in kunddata i marknadsföringssyfte och vi skyddar kunddata med starka avtalsenliga åtaganden.

I enlighet med vårt åtagande om hög transparens kan du se drifttid och plats för dina data. Du kan dessutom se detaljerade rapporter om hur Office 365-kontroller motsvarar de säkerhets-, sekretess-, efterlevnads- och riskhanteringskontroller som definierats i CSA CCM (Cloud Security Alliance Cloud Control Matrix).

Microsoft Teams är i företagsklass, med support på 25 språk på 181 marknader och 6 datacenter globalt, ett serviceavtal om 99,9 % med finansiellt stöd och support dygnet runt.

Definitioner

Institution

Alla team som skapas av lärare, övrig personal och elever i din institution kopplas till Office 365-klientorganisationen. Du kan ge alla användare eller en delmängd av användare (till exempel lärare) möjligheten att skapa team, med hjälp av Office 365-grupper.

Team

Syftet med att skapa ett team är att föra samman en grupp människor som samarbetar tätt för att nå resultat. Team kan vara dynamiska för projektbaserat arbete (t.ex. utveckling av läroplan, planering av skolevenemang) och pågående, för att återspegla institutionens interna struktur (t.ex. skolor, avdelningar och klasser). Konversationer, filer och anteckningar i teamkanaler är bara synliga för medlemmar i teamet. Läs mer om de nya funktionerna i Teams som utformats för lärare, övrig personal och elever.

Kanal

En kanal gör det lättare att ordna teamets konversationer, innehåll och verktyg kring ett visst ämne. Kanaler kan exempelvis ordnas efter ämne (skolevenemang, klassenheter), disciplin (matematiklärare), projekt (planering av läroplan) eller för nöjes skull (roliga saker). Teamägare kan skapa kanaler och ge teammedlemmar möjlighet att skapa kanaler vid behov.

Med hjälp av flikar längst upp i en kanal kan team spara filer, anteckningar och anpassat innehåll, till exempel insamling i ett Excel-kalkylblad, lektionsplaner i en OneNote-PLC-anteckningsbok eller klassdiagram på en PowerPoint-bild. Alla i teamet kommer sedan enkelt åt det här innehållet. Ytterligare kopplingar till program från tredje part kan anpassas på kanalnivå för att hämta data från vardagsappar, till exempel busuu, Canvas, Flipgrid, Kahoot! med mera.

Diagram

Teammedlemskap

När Microsoft Teams har aktiverats för hela institutionen kan tilldelade teamägare bjuda in lärare, övrig personal och elever till sitt team. I Microsoft Teams är det enkelt för teamägare att lägga till personer i institutionen med hjälp av deras namn.

Teamägare kan också skapa ett team utifrån en befintlig Office 365-grupp. Ändringar som görs i gruppen synkroniseras automatiskt med Microsoft Teams. Om du skapar ett team utifrån en befintlig Office 365-grupp blir det enklare att bjuda in och hantera medlemmar. Dessutom synkroniseras gruppfiler i Microsoft Teams.

Teamroller

Det finns två huvudroller i Microsoft Teams: en teamägare – personen som skapar teamet – och teammedlemmar – personerna som de bjuder in till teamet. Teamägare kan göra en medlem i sitt team till medägare när de bjuder in dem till teamet eller när som helst efter att de har gått med i teamet. Om det finns flera teamägare kan användarna dela på ansvaret med att hantera inställningar och medlemskap, bland annat inbjudningar.

Teaminställningar

Teamägare kan hantera inställningar som gäller hela teamet direkt i Microsoft Teams. Bland inställningarna finns möjligheten att lägga till en teambild, ange behörigheter för teammedlemmar för att skapa kanaler, lägga till flikar och kopplingar, @nämna hela teamet eller kanalen, och användning av GIF-bilder, dekaler och memer.

Som IT-administratör för Microsoft Teams har du åtkomst till inställningar som gäller hela systemet i administrationscentret. De här inställningarna kan påverka vilka alternativ och standardvärden teamägare ser under teaminställningar. Du kan till exempel aktivera en standardkanal, Allmänt, för teamomfattande meddelanden, diskussioner och resurser, som visas för alla team.

Distribuera Microsoft Teams

Microsoft Teams är tillgängligt för utbildningskunder som en del av licensieringen av Office 365 för utbildning-paketet, Education, Education Plus och Education E5, samt befintliga Education E3-paket.

Som Office 365-kund är Microsoft Teams tillgängligt för hela institutionen. Innan du distribuerar Microsoft Teams finns det några saker du bör känna till om inställningarna i administrationscentret för Office 365.

Aktivera Microsoft Teams för din institution

Administratörer måste aktivera Microsoft Teams för institutionen i administrationscentret för Office 365.

  1. Logga in på Office 365 med ditt arbets- eller skolkonto.

  2. Gå till administrationscentret för Office 365 genom att välja Admin.

  3. Navigera till Inställningar > Tjänster och tillägg.

  4. På sidan Tjänster och tillägg väljer du Microsoft Teams.

    Tjänster och tillägg
  5. Skärmen med Microsoft Teams-inställningar öppnas. Välj den utbildningslicens du vill konfigurera – Lärare och övrig personal eller Elev.

    Licenskonfiguration
  6. När du har valt den licenstyp du vill aktivera ställer du in växlingsknappen på och väljer Spara.

    Aktivera licens

Du kan kontrollera vilka användare i institutionen som kan använda Microsoft Teams. Som standard är skapande av Office 365-grupper aktiverat i Exchange Online. Men det finns några sätt för IT-administratörer att begränsa skapandet av nya grupper till specifika användare.

Varje Exchange Online-användare har en OWA-postlådeprincip som reglerar vad de kan och inte kan göra med sin postlåda. Med hjälp av cmdleten Set-OwaMailboxPolicy kan du ställa in parametern GroupCreationEnabled på $true för användare som får skapa grupper och $false för användare som inte får skapa grupper. För närvarande går det bara att uppdatera postlådeprincipen via Windows PowerShell. Mer information finns i Hantera Office 365-grupper med PowerShell – hjälp för administratörer.

Obs!: Med de här kommandona inaktiveras endast skapande av grupper för OWA och Outlook.

Om du vill inaktivera skapande av grupper i institutionen använder du Azure Active Directory-inställningar. Allmän tillgänglighet för Office 365 Planner den 6 juni 2016 ger också möjlighet att ändra styrmekanismen till en princip som lagras i Azure Active Directory.

Fördelen med den här metoden är att Azure Active Directory utgör en central punkt som alla Office 365-program kan kontrollera. När en lämplig princip har skapats är kontroll över skapandet av nya Office 365-grupper enhetlig överallt.

Övergripande klientinställningar

Allmänt

I avsnittet Allmänt kan du konfigurera följande inställningar för institutionen:

  • Visa organisationsschema i personlig profil

  • Använd Skype för företag för mottagare som inte har Microsoft Teams

  • Tillåt proaktiva hjälpåtgärder med T-Bot

Inaktivera eller aktivera inställningen genom att ändra växlingsknappen till Av eller och välja Spara.

Övergripande inställningar för klientorganisation

E-postintegrering

Du kan aktivera e-postintegrering med kanaler och skapa en lista över begränsade avsändare. Inaktivera eller aktivera e-postintegreringen genom att ändra växlingsknappen till Av eller och välja Spara.

Begränsa en avsändarlista genom att ange en domän och välja Spara.

E-postintegrering

Appar

Du kan aktivera externa appar, nya externa appar och separat inläsning för appar i Microsoft Teams. Inaktivera eller aktivera inställningen genom att ändra växlingsknappen till Av eller och välja Spara.

Appar

När externa appar i Teams har aktiverats kan lärare anpassa appar så att de blir tillgängliga för eleverna via flikar. Med flikarna kan du anpassa en kanal så att den omfattar innehåll och funktioner som ditt team behöver varje dag. De tillhandahåller snabb tillgång till dokument och molntjänster som används ofta. Det finns flera inbyggda flikar, bland annat Filer.

Längst upp i kanalen i Microsoft Teams-klienten kan användarna lägga till flikar för Word-dokument, PowerPoint-presentationer, Excel-kalkylblad, OneNote-anteckningsböcker, planer från Planner och annat.

Lägg till appar

Allt eftersom kommer både Microsoft och våra partner att lägga till fler flikar.

Alternativ för anpassad molnlagring

Du kan aktivera olika typer av molnlagring i Microsoft Teams. För närvarande stöds Box, Dropbox, Google Drive och ShareFile. Inaktivera eller aktivera inställningen genom att ändra växlingsknappen till Av eller och välja Spara.

Molnalternativ

Användarinställningar efter licens

Team och kanaler

Syftet med att skapa ett team är att föra samman en grupp människor som samarbetar tätt för att nå resultat. Team kan vara dynamiska för projektbaserat arbete (t.ex. utveckling av läroplan, planering av skolevenemang) och pågående, för att återspegla institutionens interna struktur (t.ex. skolor, avdelningar och klasser).

Kanaler är underkategorier i team. Du kan skapa en kanal för en aktivitet eller ett ämne. Konversationer, filer och anteckningar är specifika för varje kanal men kan ses av alla medlemmar i teamet.

Som administratör kan du skapa och hantera teamägare och -medlemmar genom att använda kontrollpanelen för Grupper i administrationscentret för Office 365.

Användarinställningar efter licens

Mer information om hur du skapar Office 365-grupper i administrationscentret finns i Skapa en Office 365-grupp i administrationscentret.

Samtal och möten

Vissa skolor kanske vill begränsa mängden nätverkstrafik på institutionen. Du kanske till exempel vill inaktivera video i institutioner med låg bandbredd. I avsnittet Samtal och möten kan du välja om användare får använda video eller skärmdelning under möten.

Samtal och möten

Meddelanden

Som administratör i klientorganisationen kan du aktivera och inaktivera medieinnehåll, till exempel GIF-bilder, memer och dekaler, i avsnittet Meddelanden på inställningsskärmen för Microsoft Teams. Du kan också ange att lärare och övrig personal kan ta bort alla meddelanden så att lärare modererar klasskonversationer och aktivera eller inaktivera privat chatt för elever.

Meddelanden

Inaktivera eller aktivera Giphy-bilder så att användare kan lägga till GIF-bilder i konversationer genom att välja Av eller och sedan Spara.

När GIF-bilder har aktiverats kan du använda en innehållsklassificering som begränsar vilka typer av GIF-bilder som tillåts i Microsoft Teams på institutionen. Exempel på innehållsklassificeringar:

  • Strikt

  • Måttlig

  • Tillåt allt innehåll

Du kan dessutom aktivera eller tillåta:

  • Memer som användare kan redigera och lägga till i konversationer

  • Dekaler som användare kan redigera och lägga till i konversationer

  • Att ägare tar bort alla meddelanden

  • Att användare tar bort sina egna meddelanden

  • Att användare chattar privat

Robotar

Du kan utföra uppgifter, till exempel fråga efter information och utföra kommandon, med hjälp av robotar. Den 14 mars 2017 fanns det över 20 inbyggda robotar och robotar från tredjeparts i Teams och det kommer fler snart.

Obs!: T-Bot är en del av produktens hjälpsystem och kan inte inaktiveras.

Om du är intresserad av att skapa en robot kan du läsa om robotplattformen för Microsoft Teams. Där hittar du stegvisa anvisningar om hur du kommer igång med att skriva robotar för Microsoft Teams.

Kopplingar

Med kopplingar kan du ta emot uppdateringar från populära tjänster, till exempel Twitter, Trello, Wunderlist, GitHub och VSTS.

Mer information finns i Ansluta appar till grupper och plattformen för Office-kopplingar.

Klientdistribution

Installationsfilen för Microsoft Teams-klienten är en körbar fil som kan laddas ned av administratörer och slutanvändare från https://teams.microsoft.com/downloads. Slutanvändare med datorer kan installera programmet förutsatt att de har rätt behörighet. IT-administratörer kan också distribuera installationsprogrammet via klientdistributionsverktyg.

Slutanvändare med mobila enheter kan ladda ned Microsoft Teams-appen från mobilplattformens appbutik.

Microsoft Teams finns för Windows-datorer (Windows 7 och senare) och Mac-datorer (Mac 10.10 och senare). Det finns även för iOS 9 och senare (iPhone och iPad), Android 4.4 och senare, samt Windows Phone 10.0.10586 och senare. Stöd för Windows 10S kommer senare.

Microsoft Teams har stöd för webbklienten i Edge 12+, Internet Explorer 11+, Firefox 47.0+ och Chrome 51.0+. Användare som försöker öppna Microsoft Teams-webbklienten i Safari hänvisas till att ladda ned skrivbordsklienten. Stöd för Safari kommer senare.

Aktivera och inaktivera Microsoft Teams-licenser

Administratörer hanterar Microsoft Teams-licenser med hjälp av administrationscentret för Office 365. Du måste vara global administratör eller användarhanteringsadministratör i Office 365 för att kunna hantera Microsoft Teams-licenser.

Om du vill begränsa vilka användare som har åtkomst till Microsoft Teams på institutionen eller ta bort en användare som du vill begränsa kan du göra det genom att inaktivera Microsoft Teams-licensen för personen/personerna. När licensen har inaktiverats kan användaren/användarna inte längre se Microsoft Teams i appfönstret eller på startsidan för Office 365.

Du tilldelar eller tar bort tilldelningen av Microsoft Teams-licensen för användare på samma sätt som du tilldelar andra Office 365 Business- eller Enterprise-licenser. Logga in på Office 365, navigera till administrationscentret för Office 365, gå till sidan Användare > Aktiva användare och tilldela eller ta bort tilldelningen av Microsoft Teams-licensen för användare.

URL-adresser och IP-adressintervall för Microsoft Teams

Om din skola begränsar datorer i ert nätverk från att ansluta till Internet kan du läsa artikeln URL-adresser och IP-adressintervall för Office 365. Där finns det en lista över slutpunkter som bör ingå bland era tillåtna utgående adresser samt i zonen Tillförlitliga platser i Internet Explorer på klientdatorerna. Det säkerställer att datorerna kan använda Microsoft Teams i Office 365.

Lansera

Lansera pilotteam

Hjälpa teamambassadörer att förbereda och lansera piloter

Innan du distribuerar Microsoft Teams i hela institutionen rekommenderar vi att du börjar med några pilotteam med lärare, övrig personal och elever. Det hjälper dig att finjustera lanseringsplanen och se till att du är redo för en institutionsomfattande distribution. Lyckade piloter skapar engagemang i hela institutionen inför nästa lanseringsvåg.

Identifiera pilotteam

Kontakta några läraravdelningar och identifiera 2–3 pilotteam. Uppmuntra hela teamet att använda Microsoft Teams som primärt sätt att kommunicera och samarbeta med varandra regelbundet så att de kan delta i piloten. Det gör det möjligt för pilotteamen att förstå funktionerna i Microsoft Teams fullt ut och identifiera det bästa sättet att integrera det i sina arbetsflöden.

Identifiera ambassadörer

Identifiera ambassadörer i pilotteam och ta hjälp av dem för att öka införandet av Microsoft Teams. Lärarchefer vill gärna sprida information och hjälpa sina kollegor att lära sig effektivare lösningar.

Konfigurera piloter för framgång

Ge ambassadörer flexibiliteten att anpassa Microsoft Teams för sina piloter, samtidigt som du behåller kontroll genom avancerade funktioner för säkerhet och hantering i IT-administrationscentret. Med öppna inställningar kan pilotteam utforska allt som Microsoft Teams har att erbjuda. Du kan alltid justera inställningar när teamen utvecklas.

Lansera till resten av institutionen

Hålla ett kickoff-möte med teamambassadörer

Det bästa sättet att få pilotteam intresserade av Microsoft Teams är att samla alla, antingen fysiskt eller virtuellt. Schemalägg ett kickoff-möte och presentera Microsoft Teams, diskutera pilotprogrammet och låt teamambassadörer prova Microsoft Teams. Dela Komma igång-guiderna för att förklara hur de kommer igång med sitt team.

Bjuda in teamambassadörer till Microsoft Teams

Börja använda Microsoft Teams med teamambassadörerna när du planerar lanseringen. Informera om viktiga uppdateringar inför lanseringen, samla in feedback från pilotteam, svara på snabba frågor och berätta om framgångar i Microsoft Teams.

Förbereda Microsoft Teams

Hjälp ambassadörer med förberedelserna av Microsoft Teams, bland annat teaminställningar, kanaler och integreringar med tredjepartsprogram. Uppmuntra teamambassadörer att lägga till välkomstinlägg och teamresurser som användarna ser i produkten.

Vi rekommenderar att du minimerar de initiala förberedelserna så att användarna organiskt kan skapa kanaler, anpassa flikar och lägga till kopplingar vid behov. Mer information finns i videon Använda flikar.

Lansera Microsoft Teams

Teamambassadörer är ansvariga för att definiera sina teams syfte, användningsomfattning jämfört med andra verktyg, normer för öppen kommunikation och konventioner för att skapa teamkanaler.

När teamambassadörer förbereder lanseringen bör du uppmuntra dem att ordna ett möte om videon Produktiva konversationer med pilotteamet, som liknar det initiala kickoff-mötet. Uppmuntra dem att använda liknande videor för att illustrera hur Microsoft Teams kan hjälpa dem att bli mer produktiva tillsammans.

Teamambassadörer bör se till att teammedlemmar har rätt förutsättningar för att använda Microsoft Teams genom att avsätta tid så att alla kan logga in, ladda ned skrivbords- och mobilprogrammen och börja chatta med varandra.

Bearbeta

Flytta arbete till Microsoft Teams

Hjälp pilotteam att komma igång genom att uppmuntra ambassadörer att flytta viktiga konversationer, uppdateringar och projekt till Microsoft Teams. Det gör att teammedlemmar känner sig trygga i att genomföra bytet själva.

Integrera Microsoft Teams

Hämta dynamiska uppdateringar och data från tredjepartsprogram och -tjänster, till exempel Polly och busuu, direkt till Microsoft Teams. Då behöver inte medarbetare ägna tid åt att kontrollera flera verktyg för att få aktuell information.

Uppmuntra teamambassadörer att dela med sig av sina idéer om anpassade integreringar med program och robotar från tredje part, som skräddarsys för teamen.

Övervaka Microsoft Teams

Dela analys kring införande och användning av Microsoft Teams med teamrepresentanter och påminn dem om att dela feedback från teammedlemmar i kanalen Feedback.

Öka medvetenhet

Gå vidare från pilotteamen och informera hela institutionen om Microsoft Teams. FastTrack ger IT-administratörer resurser att sprida information, till exempel meddelandemallen, nedräkningsmallen, flygblad, affischer och e-postmeddelanden med tips. Gå till FastTrack-webbplatsen eller fråga din Microsoft-säljare om de här resurserna.

Erbjuda utbildning

Ordna utbildningstillfällen och frågesessioner som skräddarsys för specifika team och användningsfall.

Möjliggöra innovation

Samarbeta med ambassadörer på hela institutionen och identifiera avancerade användningsfall, bland annat anpassade integreringar och robotar för att få ut mesta möjliga av Microsoft Teams. Du kan skapa ett team för Microsoft Teams-ambassadörer i hela institutionen för att dela idéer som förändrar hur teamen samarbetar.

Dela Microsoft Teams-feedback via UserVoice eller via feedbacklänken i produkten. Få kontakt med andra IT-proffs i den tekniska Microsoft Teams-communityn.

Feedback och support

Utforska Microsofts hjälpcenter för utbildning

Skicka ett förslag

Fråga communityn

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×