Office
Logga in

Introduktion till dokumenthantering

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Dokumenthantering fokuserar på lagring och organisering av dokument som stöd för aktiva pågående arbete, inklusive skapa innehåll och dela inom en organisation. När organisationer inte har alla slags system för hantering av formellt dokument på samma plats, ofta innehåll skapas och sparas i en ohanterad och decentraliserade sätt på lokala filresurser och enskilda hårddiskar. Det gör det svårt för anställda att hitta, dela och samarbeta effektivt med innehåll. Detta gör det också svårt för organisationer du använder värdefulla företagsinformation och data i innehållet.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 stöder behoven av din organisations dokumenthantering genom att tillhandahålla en omfattande uppsättning dokument management-funktioner som kan du göra följande:

  • Lagra, ordna och hitta dokument.

  • Ser till att dokumenten blir enhetliga.

  • Hantera metadata för dokument.

  • Skydda dokument från obehöriga.

  • Säkerställa konsekventa affärsprocesser (arbetsflöden) för hur dokumenten hanteras.

Obs!: I den här artikeln refererar till ett exempel på en SharePoint-webbplats som skapats med Adventure Works, ett fiktivt företag som tillverkar cyklar, cykel komponenter och bicycling tillbehör.

Till exempel den tekniska dokumentationen gruppen på Adventure Works, som producerar kund pekar publikationer som användarhandböcker och produkten specifikation blad, använder många av dokumenthanteringsfunktionerna i Office SharePoint Server 2007. Teamet lagrar allt innehåll som skapas på en webbplats som skapats med hjälp av webbplatsmallen dokumentcenter. I deras dokumentcenterwebbplats använda gruppmedlemmarna huvud- och delversioner versionshantering för att spåra utvecklingen av dokument via versioner. De kan också använda obligatorisk utcheckning för att säkerställa att gruppmedlemmarna inte oavsiktligt över varandras arbete.

Lagra och ordna dokument i en dokumentcenterwebbplats

Webbplatsmallen dokumentcenter ingår i Office SharePoint Server 2007 kan användas för att skapa webbplatser som är optimerade för att skapa, använda och lagra ett stort antal dokument. Webbplatser som skapas från webbplatsmallen dokumentcenter använder särskild dokumenthanteringsfunktioner som obligatorisk utcheckning och primära och sekundära dokumentversionshantering är aktiverat som standard. Obligatorisk utcheckning förhindrar konflikter och förvirring över ändringar, eftersom endast en användare kan ändra en fil i taget. Versionshantering gör att du kan spåra ändringar i dokument och det hjälper dig att hantera innehåll som du ändrar. Versionshantering är särskilt användbart när flera personer samarbeta i projekt, eller när information placeras mellan flera olika faser av utveckling och granska.

Använda innehållstyper för att hantera dokument konsekvent

En innehållstyp är en grupp av återanvändbara inställningar som beskriver de delade beteenden för en viss typ av innehåll. Innehållstyper kan organisationer att ordna, hantera och hantera innehåll på ett konsekvent sätt i en webbplatssamling. Du kan definiera en innehållstyp för varje typ av dokument eller information produkt som skapas i din organisation för att säkerställa att de här olika typer av dokument hanteras på ett konsekvent sätt.

Till exempel heter tekniska dokumentationen avdelning på Adventure Works skapas två innehållstyper användarhandboken och specifikation av produkten. När gruppmedlemmarna går till dokumentcenter att skapa ett nytt dokument, visas var och en av dessa innehållstyper som ett alternativ på knappen Ny i dokumentbiblioteket. Varje typ av innehåll anger en egen mall, så att alla användarhandböcker och produktspecifikationer dela ett gemensamt format. Varje typ av innehåll anger också ett eget anpassade kolumner så att till exempel alla användarhandböcker innehåller metadata om vilken produktmodeller på handböcker gälla. Varje innehållstyp innehåller även egna arbetsflöden, så att en grupp kan vara säker på att varje Användarhandbok följer samma feedback och godkännande av processer. Och eftersom produktspecifikationer finns i en annan typ av innehåll kan dessa dokument kan följa olika processer och har kolumner som kräver olika metadata.

Hantera dokumentegenskaper

En av de primära metoderna som andra att hitta information som har sparats på en webbplats eller i ett system för hantering av dokument är genom att bläddra och söka efter metadata (dokumentegenskaper) som har sparats tillsammans med filer. Anställda i organisationer ofta dock inte ta tid att lägga till eller uppdatera dokumentegenskaper för filer när de sparas.

Program och servrar som är tillgängliga i Microsoft Office 2007-systemet hjälpa andra att skapa och uppdatera metadata för dokument. När du öppnar eller redigerar ett dokument som har sparats i en Office SharePoint Server 2007 plats i en Office-version 2007-programmet, till exempel Word, Excel eller PowerPoint kan redigera du serveregenskaper för för det dokumentet i dokumentinformationspanelen som visas längst upp i filen. Om anpassade kolumner läggs till innehållstyp för dokumentet eller det bibliotek där dokumentet sparas, visas dessa värden i kolumnen som egenskapsfält i dokumentinformationspanelen. Genom att integrera förfarandet dokumentegenskap redigering vanligt redigering upplevelse av program Office-version 2007 underlättar för organisationer att förbättra kvaliteten på metadata för deras innehåll.

Dokumentinformationspanel

Organisationer kan dessutom använda Microsoft Office InfoPath 2007 för att skapa anpassade Dokumentetinformationspaneler som de sedan kan lägga till specifika innehållstyper.

Skydda dokument

Office SharePoint Server 2007 erbjuder också organisationer för att skydda dokument som har sparats på en SharePoint-webbplats från obehörig åtkomst eller Använd på flera olika sätt. Organisationer kan använda Information Rights Management (IRM) för hela dokumentbibliotek att skydda en hel uppsättning dokument. IRM kan du begränsa de åtgärder som användare kan utföra för filer som hämtats från SharePoint-listor eller bibliotek. IRM krypteras de hämta filerna och begränsar uppsättning användare och program som ska kunna dekryptera filerna. IRM kan också begränsa de rättigheter som anges på de användare som ska kunna läsa filer, så att de inte kan vidta åtgärder som att skriva ut kopior av filer eller kopiera text från dem. IRM kan därför hjälpa din organisation att tillämpa principer som företaget antagit för kontroll och spridning av hemlig och känslig information.

Office SharePoint Server 2007 kan du skydda filer på andra sätt. Om du vill hindra andra användare från att läsa utkast av dokument pågår kan du konfigurera ett dokumentbibliotek med huvud- och delversioner versionshantering och sedan ange vilka grupper av personer ska kunna läsa delversioner (utkast). Utkast är delversioner av filer eller listobjekt som ännu inte godkänts som huvud. Om du har konfigurerat biblioteket kräver godkännande av innehåll kan sedan publiceras utkast inte som huvudversioner tills någon med rätt behörighet godkänner dokument för publikation som ett större utkast.

Ett annat sätt att skydda dokument är genom att konfigurera behörigheter för enskilda mappar, listobjekt och dokument. Om det finns bara en eller två filer i ett dokumentbibliotek som du vill begränsa åtkomsten, kan du redigera behörigheter för dessa individuella element och ändra vem som har behörighet att visa eller redigera dem.

Hantera dokumentrelaterade processer med arbetsflöden

För att stödja vanliga dokumentrelaterade affärsprocesser, erbjuder Office SharePoint Server 2007 inbyggda arbetsflöden som organisationer kan använda för att hantera uppgifter, till exempel dokument granskning och godkännande signatur webbplatssamling. Arbetsflöde definieras som automatisk förflyttning av dokument eller objekt till en sekvens av åtgärder eller aktiviteter som är relaterade till en affärsprocess. Arbetsflöden hjälper organisationer hantera dokumentrelaterade affärsprocesser mer effektivt eftersom de automatiskt spåra och hantera de människors aktiviteterna som ingår i de här processerna.

Till exempel utnyttjar tekniska dokumentationen-teamet på Adventure Works omfattande arbetsflöde för insamling av Feedback. I stället för att skicka e-post till granskare, starta en writer ett arbetsflöde för den aktuella dokument direkt från Office Word 2007. Arbetsflödet hand tar om hantering av processen, inklusive skickar meddelanden till granskare, skapa uppgifter för dem och spåra status för aktiviteterna. Granskare kan utföra sina uppgifter i Word 2007 eller i Microsoft Office Outlook 2007.

Dessutom, med hjälp av Microsoft Office SharePoint Designer 2007 eller Microsoft Visual Studio 2005-tillägg för Windows Workflow Foundation kan kan organisationer utveckla och distribuera anpassade arbetsflöden som hanterar av affärsprocesser som är unika för organisationen.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×