Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
Ett bibliotek är en plats på en webbplats där du kan skapa, samla in, uppdatera och hantera filer tillsammans med gruppmedlemmar. Varje bibliotek har en lista över filer samt viktig information om filerna. Det gör det lättare för dig att få filerna att fungera tillsammans.
Du kan anpassa bibliotek på flera sätt. Du kan styra hur dokument visas, spåras, hanteras och skapas. Du kan spåra versioner, inklusive hur många och vilken typ av versioner som förekommit, och begränsa vilka som får se dokument som inte har godkänts.
Du kan välja mellan flera olika typer av bibliotek beroende på vilka typer av filer du vill lagra i biblioteket och hur du vill använda dem.
Biblioteket Delade dokument skapas automatiskt när en ny webbplats skapas i Microsoft Windows SharePoint Services. Du kan börja använda biblioteket direkt, anpassa det eller skapa andra bibliotek.
Nedan beskrivs några sätt att arbeta med bibliotek så att de blir så användbara som möjligt för gruppen:
-
Skapa och hantera vyer Du kan använda en vy om du vill visa de objekt i ett bibliotek som är viktigast för dig eller som passar bäst för ett visst syfte. Innehållet i biblioteket ändras inte, men filerna ordnas eller filtreras så att de blir lättare att hitta och bläddra snabbt bland.
-
Kräv godkännande av dokument Du kan ange att ett dokument måste godkännas. Dokumentet förblir då Väntande tills det godkänns eller avvisas av någon som har behörighet att godkänna eller avvisa det. Du kan ange vilka användargrupper som får visa ett dokument innan det godkänns.
-
Spåra versioner Om du vill behålla tidigare versioner av filer kan bibliotek hjälpa dig spåra, lagra och återställa filer. Du kan välja att spåra alla versioner på samma sätt. Eller du kan välja att ange vissa versioner som större, till exempel att lägga till ett nytt kapitel i en manuell och vissa versioner som mindre, till exempel hur du åtgärdar ett stavfel. Du kan välja hur många varje typ av version som du vill lagra underlättar hanteringen av lagringsutrymme.
En resebyrå kan t.ex. använda ett dokumentbibliotek för att hantera filer. Under tiden som teammedlemmar utvecklar ett nytt säljförslag spåras delversioner av filen. Om ett misstag görs i en version kan en tidigare version återställas. När förslaget är klart kan en huvudversion skapas som sedan ska godkännas av den juridiska avdelningen och teamchefen. När filen har godkänts kan andra anställda visa filen.
-
Kräva utcheckning av filer När du kräver utcheckning av en fil kan du se till att bara en person kan redigera filen tills den är markerad. Kräva att checka ut dokument förhindrar att flera personer från att göra ändringar på samma gång, som kan skapa konflikter och fel och leda till förvirring. Kräver utcheckning kan också för att påminna gruppmedlemmarna lägga till en kommentar när de checka in en fil i, så att du enklare kan spåra vad som har ändrats i varje version.
-
Håll dig informerad om ändringar Bibliotek i Windows SharePoint Services 3.0 stöder RSS-teknik så att uppdateringar kan skickas automatiskt till alla medlemmar i arbetsgruppen. RSS-tekniken gör att användare kan ta emot och visa uppdateringar, eller feeds, med nyheter och information på en konsoliderad plats. Du kan också skapa e-postaviseringar som skickas när en fil ändras.
-
Redigera filer offline Om du föredrar att arbeta med filer på din egen hårddisk kan du checka ut filerna och arbeta offline om du använder ett program som är kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, t.ex. Microsoft Office 2007-systemet.
-
Arbeta med ett bibliotek från ett e-postprogram Om du använder ett e-postprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, t.ex. Microsoft Office Outlook 2007, behöver du aldrig vara utan viktig information. Du kan läsa, redigera och söka i dina filer offline från ditt e-postprogram.
-
Lätt att kopiera dokument till en annan plats Det är lätt att kopiera en fil till en annan plats på en Windows SharePoint Services 3.0-webbplats. När du uppdaterar det ursprungliga dokumentet kan du ange att du vill ha en fråga om du vill att filen också ska uppdateras på de andra platserna.
-
Definiera innehållstyper Om din grupp arbetar med flera typer av filer, till exempel kalkylblad, presentationer och dokument, kan du utöka funktionaliteten i biblioteket genom att aktivera och definiera flera innehållstyper. Innehållstyper lägga till flexibilitet och konsekvent över flera bibliotek. Varje typ av innehåll kan ange en mall och arbetsflöde processer.
En försäljningsavdelning kan t.ex. använda mallar för försäljningsrapporter, standarddokument, budgetar och presentationer. Varje mall innehåller företagets logotyp och målbeskrivning. När en användare skapar en ny fil från dokumentbiblioteket kan han/hon ange vilken mall som ska användas.
-
Ange unika behörigheter Du kan ange en unik behörighet för ett bibliotek eller för en enskild fil i ett bibliotek.
-
Skapa arbetsflöden Ett dokumentbibliotek eller en innehållstyp kan innehålla arbetsflöden som har definierats för affärsprocesser i organisationen som t.ex. hanteringsprocesser för godkännande eller granskning av dokument.
Vilken typ av bibliotek som du använder beror på vilka typer av filer som du delar:
-
Dokumentbibliotek Många filtyper används inklusive dokument och kalkylblad, i ett dokumentbibliotek. Du kan lagra andra typer av filer i ett dokumentbibliotek, även om vissa filtyper som blockeras av säkerhetsskäl. När du arbetar med program som är kompatibla med Windows SharePoint Services kan du skapa dessa filer från biblioteket. Teamet marknadsföring kan till exempel har ett eget bibliotek för planering av material, nyheter och publikationer.
-
Bildbibliotek Använda ett bildbibliotek om du vill dela en samling digitala bilder eller markerade bilder. Även om bilder kan lagras i andra typer av SharePoint-bibliotek, har flera fördelar bildbibliotek. Till exempel från ett bildbibliotek du visa bilder i ett bildspel, hämta bilder till din dator och redigera bilder med grafikprogram som är kompatibla med Windows SharePoint Services. Du kan skapa ett bildbibliotek om din grupp återanvänder många bilder, till exempel logotyper och Företagsbilder, eller om du vill spara bilder på grupphändelser eller produkt startar.
-
Wiki-sidbibliotek Använd en wiki-sidbibliotek om du vill skapa en samling anslutna wiki-sidor. En Wiki-sida kan flera personer att samla in rutinmässigt information i ett format som är lätt att skapa och ändra. Du kan lägga till ditt bibliotek wiki-sidor som innehåller bilder, tabeller, hyperlänkar och interna länkar. Till exempel om teamet skapas en wiki-webbplats för ett projekt, kan webbplatsen lagra tips och trick i en serie av sidor som ansluter till varandra.
-
Formulärbibliotek Om du behöver för att hantera en grupp med XML-baserade affärsformulär, använder du ett formulärbibliotek. Din organisation kanske till exempel vill använda ett formulärbibliotek för utgiftsrapporter. Hur du konfigurerar ett formulärbibliotek kräver en XML-redigerare eller XML-designprogram som är kompatibelt med Windows SharePoint Services, till exempel Microsoft Office InfoPath.
