Artikelinnehåll
Översikt
När du använder Microsoft Office InfoPath-formulär för att samla in data som en del av en större affärsprocess, finns dessa data vanligtvis inte kvar i de formulär som användarna fyller i. Formulärdata flyttas istället från formuläret till nästa steg i affärsprocessen, vanligtvis till en extern datakälla som en databas, webbtjänst eller program på en webbserver. En anställd kan till exempel använda InfoPath för att fylla i ett utgiftsrapportformulär och sedan skicka formuläret till en webbtjänst där formuläret kan bearbetas.
Till skillnad från att spara ett formulär, där användarna väljer en plats där de ska lagra sina formulär när de fyller i det, skickas formulärets data när det skickas till en specifik plats som definierades när formulärmallen som är kopplad till formuläret har utformats. När du utformar en formulärmall och aktiverar formulärinskick kan du välja att låta de data som användarna anger i formuläret skickas till följande platser:
-
En Microsoft Office Access- Microsoft SQL Server databas
-
En webbtjänst
-
En server som kör Microsoft Windows SharePoint Services
-
I ett e-postmeddelande
-
Ett program på en webbserver
-
Ett anpassat program som är värd för InfoPath
Om du anger vart data i formulären ska skickas kan du öka noggrannheten och effektiviteten i affärsprocesserna, eftersom du då kan effektivisera dessa processer. Innan användarna kan skicka sina formulärdata säkerställer InfoPath att data i formulären är giltiga och gör att användarna kan korrigera ogiltiga data. Med den här funktionen kan du se till att endast giltiga data skickas till den externa datakällan.
Förutom att utforma formulärmallen så att användarna kan skicka sina data till en enda plats kan du utforma formulärmallen så att användarna kan skicka sina formulärdata till flera platser samtidigt. Du kan till exempel utforma en formulärmall för utgiftsrapport så att när användare skickar sina slutförda formulär skickas formulärens data till en databas och en kopia av varje slutfört formulär skickas också i ett e-postmeddelande till sin chef.
När du utformar en formulärmall som kan skickas till en extern datakälla aktiverar InfoPath kommandot Skicka på Arkiv-menyn, liksom knappen Skicka i standardverktygsfältet som standard. Beroende på dina behov kan du välja att ändra namnet på kommandot Skicka. Dessutom kan du infoga en knapp direkt i formulärmallen som användarna kan klicka på för att skicka sina formulärdata när de har fyllt i formuläret.
Du kan också konfigurera formulärmallen så att något av följande inträffar när formuläret skickas:
-
Det befintliga formuläret stängs.
-
Det befintliga formuläret stängs och ett nytt, tomt formulär öppnas.
-
Det befintliga formuläret förblir öppet.
Dessutom kan du skriva ett meddelande som visas när användare skickar sina formulär som anger om formuläret har skickats.
Skicka formulärdata till en Access- SQL Server databas
InfoPath-formulär skickas ofta till databaser, oavsett om det är för att uppdatera en enskild tabell med en kundpost eller för mer komplicerade scenarier, till exempel ändra flera tabeller som är kopplade till en formulärmall för utgiftsrapport. Du kan utforma formulärmallen i InfoPath så att den kan skickas direkt till en Access- eller SQL Server-databas utan att du behöver använda skript eller anpassad kod. Du kan också skicka formulärdata till andra typer av databaser med anpassad kod eller genom att skicka formuläret till en webbtjänst som är ansluten till den databasen.
Om du vill skicka ett formulär till en Access SQL Server databas måste du utforma en formulärmall som baseras på den databasen. Det säkerställer att formulärmallens datakälla matchar databasens struktur. Om du lägger till en databasanslutning i en befintlig formulärmall kan användarna inte skicka sina ifyllda formulär till databasen eftersom formulärets datakälla inte matchar databasens struktur. Om formulärmallen inte matchar databasens struktur kan InfoPath inte uppdatera rätt fält i databasen när data skickas.
Observera följande problem när du utformar en InfoPath-formulärmall som baseras på en databas:
-
När du kopplar formulärmallen till fler än en tabell i databasen måste tabellerna kopplas samman av nyckelfält.
-
Långa datatyper, till exempel bilder, bilder, OLE-objekt, bifogade filer och Access Memo SQL-datatyper, ska undantas från dataanslutningen. InfoPath stöder inte dataanslutningar till dessa långa datatyper. Om du vill utesluta vissa fält i databasen använder du guiden Dataanslutning för att konfigurera dataanslutningen.
Du kan avgöra om något av dessa problem gäller genom att läsa informationen i rutan Sammanfattning på den sista sidan i guiden Dataanslutning. Sammanfattningen anger om formulärinskickning är aktiverat och om den är inaktiverad förklarar sammanfattningen varför.
När du har ställt in dataanslutningen mellan formulärmallen och databasen kan du anpassa andra skicka-alternativ som du vill använda. Du kan till exempel ändra texten som visas på knappen Skicka i formulärmallen. Du kan också ändra de meddelanden som visas för användarna för att ange om formuläret har skickats, och du kan ange om du vill behålla formuläret öppet efter inskickat.
Skicka formulärdata till en webbtjänst
Oavsett om du använder en webbtjänst för att upprätta ett arbetsflöde för en affärsprocess eller som en mellannivå ovanpå databasen gör InfoPath det enkelt att skapa formulärmallar som interagerar med en webbtjänst. InfoPath har en dataanslutningsguide som vägleder dig genom processen med att ansluta formulärmallar till en webbtjänst.
Det finns två vanliga metoder för att designa en formulärmall som skickar formulär till en webbtjänst:
-
Ansluta en befintlig formulärmall till en webbtjänst
-
Designa en ny formulärmall som baseras på en webbtjänst
Med båda dessa metoder skapar InfoPath en datakälla som baseras på webbtjänstens schema. Det gör att formulär som är baserade på en formulärmall kan skicka data till webbtjänsten.
Teknisk information
När användare skickar ett formulär till en webbtjänst skickas formuläret som XML-data (Extensible Markup Language) i ett SOAP-kuvert. SOAP-kuvertet fungerar som en indataparameter för den angivna webbtjänståtgärden. Du kan jämföra detta med att skicka ett formulär med hjälp av HTTP, vilket resulterar i ett XML-dokument i en HTTP POST-begäran.
Innan du ansluter en InfoPath-formulärmall till en webbtjänst bör du tänka på följande:
-
InfoPath kan inte ansluta till en webbtjänst som Remote Procedure Call (RPC) en kodad formatmall. Endast dokumentformatkodning stöds.
-
När du konfigurerar en formulärmall så att formulären kan skicka data till en webbtjänst kan du ange att endast data i vissa fält eller grupper kan skickas, eller så kan du skicka alla data i formuläret.
När dataanslutningen till webbtjänsten har konfigureras kan du lägga till knappen Skicka i formulärmallen och anpassa eventuella andra alternativ för insändning som du vill använda.
Skicka formulärdata till en server som kör Microsoft Windows SharePoint Services
Du kan utforma en formulärmall som skickar data till en server som kör Microsoft Windows SharePoint Services. På så sätt kan du lagra och ordna alla användarnas formulär i ett dokumentbibliotek. Dessutom kan användarna fylla i formulär som baseras på formulärmallen direkt från dokumentbiblioteket. De kan också exportera formulärdata till Microsoft Office Excel eller sammanfoga data från flera formulär till ett enda formulär. När du aktiverar formuläröverföring direkt i ett dokumentbibliotek kan du dessutom fördefiniera filnamnen för formulären, antingen med statiska värden, med värden som baseras på data i formuläret eller med hjälp av en formel.
När du har konfigurerat formulärmallen så att formulär skickas till ett SharePoint-dokumentbibliotek kan du lägga till knappen Skicka i formuläret och anpassa andra sändningsalternativ, till exempel texten på knappen Skicka, meddelanden som visas för användaren för att ange om formuläret har skickats och om formuläret ska vara öppet efter inskickat.
Skicka formulärdata i ett e-postmeddelande
Att använda ett e-postprogram är ett av de enklaste och vanligaste sätten att konfigurera ett arbetsflöde för en affärsprocess. Du kan utforma en InfoPath-formulärmall där användarna kan klicka på knappen Skicka i standardverktygsfältet eller på Arkiv-menyn för att skicka sitt ifyllda formulär som en bifogad fil eller i brödtexten i ett e-postmeddelande. E-postadresserna, ämnesraden och filnamnet på den bifogade filen kan vara fördefinierade när du utformar en formulärmall – antingen med statiska värden, med värden baserade på poster i formuläret eller med hjälp av en formel. Du kan till exempel utforma formulärmallen så att slutförda formulär automatiskt skickas i ett e-postmeddelande med en fördefinierad ämnesrad till en e-postadress som baseras på en post i formuläret. Baserat på data som användarna anger i formuläret kan du dessutom definiera dynamiska filnamn för formuläret.
För att användare ska kunna skicka sina formulär som e-postmeddelanden måste de ha Microsoft Office Outlook 2003 eller Microsoft Office Outlook 2007 installerat på sina datorer. Användare som fyller i formulär i en webbläsare behöver inte Outlook skicka sina formulär som ett e-postmeddelande.
När du har konfigurerat formulärmallen så att det går att skicka formulär i ett e-postmeddelande kan du lägga till knappen Skicka i verktygsfältet Standard och kommandot Skicka på menyn Arkiv för formulärmallen och anpassa eventuella andra sändningsalternativ, till exempel den text som visas på knappen Skicka, meddelanden som visas för användaren för att ange om formuläret har skickats. och om du vill behålla formuläret öppet efter inskickat material.
Skicka formulärdata till ett program på en webbserver
Om du har en befintlig ASP-sida (Active Server Pages) eller annan kod på en webbserver som kan bearbeta XML-data kan du utforma formulärmallen så att användarna kan skicka slutförda formulär till den webbservern med hjälp av HTTP POST-metoden. När du konfigurerar formulärmallen så att användarna kan skicka sina formulär på det här sättet skapar InfoPath ett meddelande som innehåller formulärdata och sedan skickar det här meddelandet till webbservern. När du skapar en formulärmall för att skicka data till en webbserver kan du lägga till knappen Skicka i formulärmallen, ange den text som visas på knappen Skicka, anpassa meddelandena som visas för användarna för att ange om formuläret har skickats och ange om formuläret ska vara öppet efter insändningen.
Skicka formulärdata med hjälp av en dataanslutningsfil
I Microsoft Office InfoPath 2007 också möjlighet att skapa en XML-fil som kallas dataanslutningsfil som innehåller alla inställningar som krävs för en dataanslutning. Du kan lagra filen i ett dataanslutningsbibliotek på en Microsoft Office SharePoint Server 2007-webbplats och sedan utforma flera formulärmallar som använder samma XML-fil för att konfigurera en dataanslutning. Om du använder en dataanslutningsfil innebär det att om något med dataanslutningen ändras – till exempel om platsen för den externa datakällan ändras – kan du uppdatera dataanslutningsfilen en gång, i stället för att uppdatera dataanslutningen i varje enskild formulärmall. Alla formulärmallar som använder dataanslutningsfilen uppdateras automatiskt med de nya inställningarna.
En dataanslutningsfil kan innehålla inställningar som avgör hur användarna kan skicka sina formulärdata. Du kan utforma en formulärmall med inställningarna i den här dataanslutningsfilen. När du har konfigurerat formulärmallen för att tillåta överföring av formulär kan du lägga till kommandot Skicka på Menyn Arkiv och knappen Skicka i verktygsfältet Standard i formuläret som baseras på formulärmallen, och sedan anpassa eventuella andra sändningsalternativ, till exempel texten som visas på knappen Skicka och kommandot, meddelandena som visas för användaren för att ange om formuläret har skickats och om du vill behålla formuläret öppet efter inskickat.
Skicka formulärdata med hjälp av kod
Om du vill skapa avancerade funktioner i formulärmallen för att skicka formulärdata kan du skriva hanterad kod med hjälp av Microsoft Visual Basic .NET, Microsoft Visual C# .NET eller ett skript. Du kan till exempel lägga till funktioner i formulärmallen som gör att formulärinskick kan skickas till fler än en plats samtidigt eller till en extern datakälla som normalt inte stöds av InfoPath.
Tips: Om du inte kan konfigurera formulärmallen så att användare kan skicka sina formulär till en extern datakälla med hjälp av alternativen för InfoPath-dataanslutning kan du använda den här funktionen för att skriva en egen implementering av en dataanslutning till den externa datakällan.
