Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.
Informationen i den här artikeln ger en introduktion till konceptet med hjälp av arkivhandlingscenter att hantera och lagra dina poster. Du hittar allmänna råden information i den här artikeln och hjälper dig att förstå fördelarna med att använda webbplatsmallen arkivhandlingscenter. Mer detaljerad information om hur du skapar och använder arkivhandlingscenter finns på länkarna under Se även.
Artikelinnehåll
Översikt
Arkivhandlingscentret ska fungera som en central lagringsplats där en organisation kan lagra och hantera alla arkivhandlingar, t.ex. juridiska och ekonomiska dokument. Arkivhandlingscentret stöder hela hanteringsprocessen för arkivhandlingar, från insamling och hantering till disposition av arkivhandlingar. En webbplats för arkivhandlingscenter utformas och konfigureras normalt av professionella hanterare av arkivhandlingar och IT-personal (informationsteknik) i en organisation för att stödja arkiveringsplanen.
Obs!: SharePoint ger dig möjlighet att hantera arkivhandlingar ”på plats”. Med hantering av arkivhandlingar på plats, kan du använda valfri funktion som är tillgänglig i arkivhandlingscenter, till exempel information management princip tvingade Routning och undantag, för att hantera poster på en webbplats. Mer information om i hantering av arkivhandlingar på plats, finns på länkarna under Se även.
Webbplatsmallen för arkivhandlingscentret liknar andra SharePoint-webbplatser genom att den fungerar som ett allmänt centrallager för dokument och tillåter samarbete mellan webbplatsanvändare. Webbplatsmallen för arkivhandlingscentret är dock en förkonfigurerad webbplats som utformats för att hjälpa organisationer att implementera hanteringen av arkivhandlingar och program för bevarande. Det finns inbyggda funktioner som gör det enklare att hantera arkivhandlingar mer effektivt, exempelvis versionshantering, granskning, hantering av metadata, eDiscovery och anpassningsbar cirkulation av arkivhandlingar.
Funktioner för webbplatsmallen för arkivhandlingscenter
Webbplatsmallen arkivhandlingscenter kombinerar några vanliga funktioner som är tillgängliga i Microsoft Enterprise Project Management (EPM) Solution med vissa funktioner för ytterligare specialiserade poster att tillhandahålla följande funktioner:
Valv färdigheter Arkivhandlingscenter har flera funktioner som hjälper till att skydda integritet poster som finns i den:
-
Arkivhandlingar ändras aldrig automatiskt av systemet. På så sätt säkerställs att arkivhandlingar som överförs till en webbplats för arkivhandlingscenter och hämtas igen senare alltid är identiska.
-
Webbplatsadministratörer kan konfigurera arkivhandlingscentret för att förhindra direkt manipulering av arkivhandlingar, genom att versionshantera ändringar som görs i dokumentet och granska särskilda typer av ändringar.
-
Med arkivhandlingscentret kan hanterare av arkivhandlingar lägga till och bevara metadata i objekt separat från en arkivhandlings metadata, så att den information som är relevant för arkivhandlingshanteringsuppgifter kan uppdateras utan att den underliggande arkivhandlingen ändras. Ändringar i metadata versionshanteras också.
Tvingande för information management-principer Vissa tillgängliga principfunktioner som är användbara för hantering av arkivhandlingar:
-
Granskning Den här funktionen loggar händelser och åtgärder som utförs på filer. Granskning är användbart för posten whm visa och komma åt informationen i arkivhandlingscenter.
-
Förfallodatum Den här funktionen anger hur lång tid en post ska vara kvar och vilken åtgärd som ska utföras när lagringstid går ut, till exempel borttagning eller initiering av ett arbetsflöde för Dispositionsgodkännande. Lagringstid för en post vanligtvis börjar när en post skickas från början till arkivhandlingscentret.
-
Streckkoder Den här funktionen kan alla poster med unika streckkod bilder och numeriska värdet. Värdet som streckkoden lagras och indexeras tillsammans med elektronisk version av posten. Streckkoder är användbara för att bevara och spåra fysiska poster. När poster i ett bibliotek har fysiska versioner, streckkoder så länge går att samordna fysiska versioner med motsvarigheterna elektroniskt.
Post samling programmerbart gränssnitt Arkivhandlingscenter stöder en uppsättning tjänster som underlättar poster webbplatssamling. Den arkivhandlingscenter programmerbart gränssnitt kan organisationer konfigurera båda dokument hantering och e-system för att automatiskt skicka filer till webbplatsen för arkivhandlingscenter. Att det går Skicka innehåll till arkivhandlingscentret via en webbtjänst med hjälp av SOAP (Simple Object Access Protocol) eller via e-post med hjälp av SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Du kan också använda arbetsflöden som utformats i Microsoft SharePoint Designer 2010 för att skicka poster till arkivhandlingscentret. Mer information om att skicka poster till arkivhandlingscentret finns på länkarna under Se även.
Cirkulation Arkivhandlingscenter innehåller Ordna innehåll som kan automatiskt dirigera inkommande poster (om skickas automatiskt eller manuellt) till rätt plats, baserat på deras posttyp. När en post skickas till arkivhandlingscentret, är det ofta tillsammans med ytterligare relaterad information, till exempel granskningshistorik och metadata. En post audit historik lagras i arkivhandlingscenter som en XML-fil och en post metadata lagras i en XML-fil och i metadatakolumner på webbplatsen arkivhandlingscenter. Mer information om hur du konfigurerar och routning poster med funktionen Ordna innehåll finns på länkarna under Se även.
Håll Som en del av e-Discovery kallas arkivhandlingscenter kan användas i organisationer hinner poster som är under juridiska som en del av rättstvist, eller relevanta för en revision eller undersökning och placera dem på en undantagslista. När poster placeras på ett undantag för de är avstängd från valfri giltighetstid som påverkas och därmed skyddas från destruktion. Till exempel om en organisation platser relevanta poster som du kanske krävs för att producera på håller i händelse av tvist, är dessa poster tillgängliga tills rättstvist är slutförd. Poster kan undantas mer än en i taget. Hanterare av arkivhandlingar kan också söka arkivhandlingscenter för poster som ska undantas. Mer information om e-Discovery finns på länkarna under Se även.
Exempel på hur Arkivhandlingscenter kan användas för att hantera arkivhandlingar
Företag krävs ofta för att generera och ger ekonomiska rapporter regelbundet för moms syften. När som helst ett företag kanske begärt att släppa ekonomiska information som en del av en revisionen, till exempel och ekonomiska information måste släppas med kravet att data inte ändras på något sätt. Om du vill att den omfattar den här begäran, företagets ekonomiavdelningen söker efter och dirigerar ekonomiska rapporter till ett visst bibliotek undantag inom ett arkivhandlingscenter. Genom att skicka rapporter till ett undantag bibliotek, de är avstängd från alla fördefinierade principer som kan vara aktiva och åtkomst till de här rapporterna blockeras tills ett visst datum och tid eller tills rätt behörighet inträffar. Ekonomiska rapporter sparas till webbplatsen arkivhandlingscenter tillsammans med tillhörande granskningshistoriken och andra metadata.
Utforma en webbplats för arkivhandlingscenter
På den högsta nivån rör det sig om två huvudsakliga steg för att utforma en webbplats för arkivhandlingscenter för att implementera ett program för arkivhandlingshantering:
-
En organisation måste utveckla en strategi för poster och ett formellt poster plan för att hantera. Det här är ett samarbetsdokument som som handlar om att koordination mellan hanterare av arkivhandlingar, efterlevnadstjänstemän, IT-personalen och informationsarbetare.
-
En organisation måste sedan Konfigurera en eller flera arkivhandlingscenter webbplatser för implementering av dess planen för hantering av arkivhandlingar.
I avsnitten nedan beskrivs kort de primära element som ingår i vart och ett av dessa steg.
Planering för arkivhandlingshantering
Organisationen bör utveckla en formell plan för strategin för arkivhandlingshantering innan den kan konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter som lösning för arkivhandlingshantering. De specifika elementen i en formell plan för arkivhandlingshantering är troligtvis unika för individuella organisationer eller företag. I så gott som alla planer för arkivhandlingsplanering ingår dock följande dokument och processer:
Arkivplan En arkivplan beskriver olika dokument eller objekt som en organisation bekräftar som officiella företagsarkivhandlingar. Den anger var dessa arkivhandlingar lagras och innehåller information som särskiljer en viss typ av arkivhandling från en annan. Arkivplanen fungerar som en omfattande samling principer, processer och riktlinjer för att skapa, lagra och hantera arkivhandlingar. En arkivplan bör omfatta alla arkivhandlingar, oavsett media, bland annat papper, bloggar, wiki-sidor, e-post och elektroniska filer. Den måste också ange hur varje arkivhandling klassificeras, skyddas och slutligen förstörs. Den bör också innehålla överväganden gällande särskilda kategorier av arkivhandlingar, till exempel en arkivhandling som är konfidentiell, viktig, privilegierad eller en företagshemlighet. Slutligen måste det i en arkivplan finnas angivet vilka personer som ansvarar för hanteringen av varje typ av arkivhandling.
Arkivhandlingsbibliotek Arkivhandlingsbibliotek är i princip dokumentbibliotek som du skapar för att klassificera och lagra viktiga arkivhandlingar. Du skapar ett arkivhandlingsbibliotek för varje typ av arkivhandling som du vill behålla. Arkivhandlingar cirkuleras automatiskt till rätt bibliotek utifrån inställningarna i Ordna innehåll.
Innehållstyper Du skapar innehållstyper för att definiera vilka typer av arkivhandlingar som organisationen behöver lagra och identifierar unika egenskaper för varje typ av arkivhandling. Genom att definiera innehållstyper för särskilda typer av arkivhandlingar kan organisationen säkerställa att var och en av de här innehållsgrupperna hanteras på ett konsekvent sätt. Office-dokument, PDF-filer, TIFF-filer (skannade bilder), e-post, snabbmeddelandekonversationer, videor och fysiska arkivhandlingar kan alla klassificeras och lagras med de innehållstyper som du skapar. En arkivhandling som till exempel kallas "kontrakt" behandlas på samma sätt och på ett konsekvent sätt i SharePoints system för hantering av arkivhandlingar. Att använda innehållstyper för att klassificera och lagra arkivhandlingar är ett annat sätt att använda arkivhandlingsbibliotek.
Bevarandeschema Ett bevarandeschema anger hur lång tid varje arkivhandlingstyp i arkivplanen måste behållas (dess bevarandetid) och process för att göra sig av med den när tiden gått ut (dess kasseringsprocess). Riktlinjerna i ett bevarandeschema baseras vanligtvis på juridiska krav, risker för organisationen och affärsbehov. Ett bevarandeschema beskriver dessutom vanligtvis de riskhanteringshändelser som bestämmer bevarandetiden för varje arkivhandlingstyp.
Dokument med efterlevnadskrav Ett dokument med efterlevnadskrav definierar de regler som måste följas av IT-system för hantering av arkivhandlingar, vilka funktioner de måste ha och vilka typer av regelbunden övervakning de måste ha stöd för för att säkerställa efterlevnad.
-
Formell process för att upphäva dispositionen av arkivhandlingar Den här process, som ofta kallas undantag, beskriver hur en organisation upphäver kasseringen av arkivhandlingar då händelser som tvister, granskningar eller undersökningar inträffar.
-
System för att övervaka och rapportera på vilket sätt arkivhandlingar hanteras För att säkerställa att anställda arkiverar, kommer åt och hanterar arkivhandlingar enligt definierade principer och processer måste ett program för hantering av arkivhandlingar ha en process eller ett system för övervakning och rapportering om hanteringen av arkivhandlingar.
Obs!: Med andra webbplatsanvändare kan du manuellt filer ladda upp som är upp till 2 GB storlek till arkivhandlingscentret. Om du använder Ordna innehåll för att dirigera poster till arkivhandlingscentret är Filstorleksbegränsning för varje post 50MB.
Länkar till mer detaljerad information om hur du planerar en lösning för arkivhandlingshantering finns under Se även.
Översikt över konfigurering av en webbplats för arkivhandlingscenter
När en organisation har utfört detaljerad planering av arkivhandlingshantering och utvecklat en formell plan för arkivhandlingshantering, kan den skapa och konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter för att implementera programmet.
Du behöver följa följande steg för att konfigurera en webbplats för arkivhandlingscenter:
-
Skapa arkivhandlingsbibliotek eller listor för att hantera och lagra varje typ av arkivhandling som anges i filplanen.
-
Vi rekommenderar att du skapar ett arkivhandlingsbibliotek för varje innehållstyp i arkivhandlingsplanen.
-
När arkivhandlingar skickas till arkivhandlingscentret cirkuleras de till relevant lista eller bibliotek.
-
-
Skapa kolumner för relevanta dokumentbibliotek, listor eller innehållstyper. Kolumnerna ska innehålla och visa metadata för varje arkivhandlingstyp som anges i filplanen.
-
Ange informationshanteringsprinciperna för varje arkivhandlingstyp på webbplatsen för arkivhandlingscenter. Dessa principer ska återspegla de lagringstider och granskningskrav som anges i organisationens filplan och lagringsschema.
-
Konfigurera funktionen Ordna innehåll för arkivhandlingar för att cirkulera varje arkivhandlingstyp till lämplig plats. När arkivhandlingar skickas till webbplatsen för arkivhandlingscenter, antingen manuellt eller programmässigt, använder programmet den här funktionen för att bestämma hur den ska klassificera arkivhandlingen på webbplatsen för arkivhandlingscenter och var den ska skickas.
Länkar till mer detaljerad information om hur du konfigurerar och anpassar lösningen för arkivhandlingshantering finns under Se även.
