Introduktion till användarroller

I den här artikeln

• Översikt över användarroller

• Scenarier för användning av användarroller

• Skapa och tilldela roller

Översikt över användarroller

En roll är en fördefinierad kategori som kan tilldelas till användare baserat på deras befattning eller andra kriterier. Roller är vanligtvis används för att visa anpassade versioner eller vyer över en formulärmall och olika typer av användare. Du kan förenkla dina affärsprocesser och optimera data samla in genom att lägga till användarroller i formulärmallen om du vill kontrollera vad användarna kan se när de öppnar ett formulär som baseras på din formulärmall. Anta till exempel att du designar en formulärmall för tillståndsansökningar program vars formulär kommer att användas av följande typer av användare:

• Elektriska leverantörer som behöver ansöka om ett tillstånd

• Ta emot kunna kontrollerar att de leverantörer program innehåller nödvändig information

• Administratörer som granskar den skickade tillåta program för godkännande

I stället för att utforma tre formulärmallar för varje typ av användare och hantera data från alla dessa formulär, kan du designa en formulärmall vars formulär samla all information och lägga till en användarroll för varje typ av användare. Användarrollen avgör vilka data som visas via anpassade vyer som baseras på varje typ av användare.

Överst på sidan

Scenarier för användning av användarroller

Det finns många situationer där användarroller är en fördel till användarna. Med användarroller kan du till exempel:

• Visa en unik vy för varje användarroll    Du kan designa en formulärmall så att olika vyer av formulärmallen visas, beroende på vilka som fyller i formuläret. Du kan till exempel skapa en vy för elektriska konsulter som kopplar om tillstånd, en vy för att kunna ta emot tillståndsansökningarna och en vy för administratörer som granskar all information. Varje vy visas endast de data som är lämpligt för varje roll.

• Visa ett annat avsnitt för varje användarroll    Du kan designa en formulärmall som visas olika avsnitt, beroende på vilka som fyller i formuläret. Till exempel kan ett avsnitt i en kostnad rapportering formulärmall som gäller endast för anställda visas när en medarbetare öppnar formuläret. Ett annat avsnitt som gäller endast för chefer som godkänner utgiftsrapporten kan visas när en chef öppnar formuläret.

• Använda dataverifiering i ett fält som baseras på varje användarroll    Du kan designa en formulärmall så att olika dataverifiering används i en kontroll som är bunden till ett visst fält, beroende på användarroll för den person som fyller i formuläret. Du kan till exempel ange värdet högsta kostnaden för en chef på en gräns och ange det högsta värdet för samma textrutan högre för en administratör. Om en chef fyller i formuläret och överskrider beloppet, visas en dialogruta. Om en administratör fyller i formuläret, acceptera textrutan ett värde som skulle annars avvisas om en chef fyllt i formuläret.

• Skicka formulärdata till en extern datakälla som baseras på varje användarroll    Till exempel du kan utforma din formulärmall så att elektriska leverantörer som behöver ansöka om ett tillstånd kan skicka sina ifyllda formulär till en webbtjänst och ta emot agenter kan skicka sina formulär till en SQL-databas. Administratörer kan skicka sina formulärdata till en databas och i ett e-postmeddelande om programmet har godkänts eller de kan skicka sina formulärdata till en databas om programmet har avvisats.

Överst på sidan

Skapa och tilldela roller

När du skapar en ny användarroll kan tilldela du användare till den på följande sätt:

• Genom att ange användarnamn från en Microsoft Active Directory-katalogtjänst (till exempel ”marknad/Anna”). Om du vill ange ett användarnamn i en Active Directory-katalogtjänst formulärmallen skapas och publiceras till en Microsoft Windows-nätverk som använder Active Directory.

• Genom att ange grupper från en Active Directory-katalogtjänst. Du kan exempelvis ange en e-postdistributionslista som innehåller namnen på alla medlemmar i gruppen. Om du vill ange en grupp i en Active Directory-katalogtjänst formulärmallen skapas och publiceras till en Microsoft Windows-nätverk som använder Active Directory.

• Genom att ange ett värde som kommer direkt från ett fält i formuläret. Fältet kan hämta data från Active Directory eller användaren kan ange data i en kontroll som är bunden till det här fältet. Om formulärmallen innehåller en administratör textruta kan koppla du en viss roll till fält som textrutan är bunden.

När du lägger till en användarroll kan konfigurera du den som något av följande:

Roll som standard    Användare som inte tilldelats en annan användarroll tilldelas automatiskt den roll som har angetts som standardrollen. Standardrollen som används också för användare som ingår i en grupp men arbetar offline. En användarroll är alltid ange som standard.

Rollen    Om du vill använda en viss roll för användare som öppnar ett formulär för första gången kan du ange rollen. Du kan till exempel definiera rollen ”leverantör” som gäller för användare som fyller i nya tillståndsansökningar programmet formulär. En användare som har tilldelats en annan användarroll tilldelas automatiskt till den leverantör rollen när han eller hon öppnas ett nytt formulär för tillståndsansökningar. Emellertid nästa gång användaren öppnar formuläret, Microsoft Office InfoPath används personens tilldelade användarroll i stället för rollen.

Om du har tilldelat roller för användare som baseras på valfri kombination av användarnamn, grupper eller värden från ett fält när en användare öppnar ett formulär som baseras på din formulärmall, avgör InfoPath roll att tilldela användaren genom att använda följande ordning :

1. Användarens namn utgörs av ett värde för ett fält i en formulärmall.

2. Användarens namn finns i Active Directory.

3. Användaren är medlem i en Active Directory-grupp.

   Obs!: Om användaren är medlem i flera grupper som tilldelas användarroller som baseras på en grupp och kontrollerar InfoPath medlemslistan för varje grupp i den ordning som gruppen visas i dialogrutan Hantera användarroller. Till exempel om användaren är medlem i Agentgruppen ta emot och administratör och administratörsgruppen visas före den mottagande Agentgruppen kan ska användaren tilldelas användarroll för administratörsgruppen.

4. Om inget av ovanstående är true, används standardrollen som.

När du har definierat användarroller för formulärmallen kan du konfigurera regel som automatiskt växlar vy utifrån användarens roll. Du kan till exempel skapa en användarroll manager och sedan skapa en regel för att automatiskt växla till vyn manager när en användare som har tilldelats rollen manager öppnas i formuläret. Du kan också skapa regeln först och sedan definiera användarroller som en del av processen med att skapa regeln.

Du kan också variera en kontroll beteende baserat på en användarroll. Du kan till exempel aktivera en kontroll för en viss användarroll medan andra användarroller kan se informationen i kontrollen, men de kan inte ändra den. Möjligheten att begränsa vem som kan ange data i en kontroll utifrån användarroller är ett sätt att se till att informationen som anges i en kontroll kommer från en säker källa. Du kan till exempel har en kryssruta för godkännande i en formulärmall för tillståndsansökningar-program som endast medlemmar i rollen Administratör användaren kan markera, som anger att tillståndet har godkänts. Användare som är tilldelade till alla andra användarroller, till exempel leverantörer som skickar program, visas bara kryssrutan, men kommer inte att kunna markera eller avmarkera den.

Överst på sidan