Integrera variansen spårning i din process för ändringshantering projekt

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Genom att Jane Suchan, PMP

Projekthantering handlar om att räkna ut vad du vill utföra, hur du skapar en att göra-lista med arbete som behöver utföras för att få du då avgöra hur lång tid det tar och beräkna hur mycket den går kostnad.     Låter enkelt huh? Men egentligen är svåra del är att hålla reda på allt. Körs projektet i tid? Kommer det göras före schemat? Har du hittat rätt under budget? Det kan fortfarande under budget när allt arbete är klar?

Ett sätt att utvärdera ett projekts status är att hålla reda på skillnaden mellan den ursprungliga projektplanen och vad faktiskt händer. Den här mellanrummet kallas bättre variansen, en jämförelse av avsedda eller budgeterade belopp och en verklig kostnad. Variansanalys är metod för att jämföra faktiska projektresultat till vad var planerat eller förväntat. Det är ett sätt att beräkna hur väl ― eller hur felaktigt ― ett projekt fortlöper.

Planera för varians: upprätta baslinjer

Om du vill beräkna project avvikelser du behöver sätta en spel i grunden som utgångspunkt: det här är en originalplan. Utan att detta är du jaga och försök att styra ett flytande mål. Två viktiga baslinjer du etablerar innan du kan skjuta upp variansen spårning och rapportering till play är kostnad och schema. Men innan du kan få det, ska du nagelfilar ned projektets omfattning.

Skapa en omfattning med en arbete-struktur

Omfattning Originalplan innehåller alla projektets slutprodukter; så identifierar arbetet som ska utföras. Ett sätt att dokumentet omfattning är att skapa en arbete-struktur (breakdown Structure), en hierarkisk vy över projektets slutprodukter. Varje nivå ned hierarkin representerar en allt mer detaljerad beskrivning av slutprodukter. Till exempel en struktur för konstruktion av ett nytt hus innehåller den foundation, ramar, och, och elektriska och Rörmokeri system, samt trädgårdsplanering planer arkitektur ritningar och kontrollen tillåter.

Upprätta schema och kostnad baslinjer

Schema och kostnad baslinjer upprättas efter omfattning bestäms. Utan en tydlig bild av projektet spannmål kan du bestämma hur lång tid det tar eller hur mycket det kostar.

Originalplan schema är godkända projektschemat bas för mätning och rapportering av schema prestanda. Kostnad-Originalkostnad är godkända tidsbaserat budgeten, som mot kostnadsprestanda ska mätas. Den bestäms genom att lägga till kostnaderna för ett visst projekt period eller fas som kräver tilldelar kostnader till projektuppgifter. Fördela kostnader till project-komponenter kan ta tid, men det kan du utföra mer detaljerad och korrekt kostnad-prestanda rapportering något dina intressenter och project sponsorn är mycket intresserad av.

Du upprättar schemat och kostnad baslinjer:

  1. Utveckla schemat genom att identifiera aktiviteter och uppgifter till varje slutprodukt i Strukturen.

  2. Identifiera resurser för varje aktivitet. Överväg att villkor eller hur mycket tid var och en person kan realistiskt ägna åt det här projektet.

  3. Uppskatta hur lång tid (i timmar eller dagar) som det tar för att slutföra varje aktivitet.

  4. Uppskatta kostnaden för varje aktivitet med en genomsnittlig varje timme eller dag, ränta för varje resurs, plus alla fasta kostnader med aktiviteten.

  5. Avgöra vilka aktiviteter som är beroende av andra och utveckla den kritiska linjen.

  6. Utveckla kostnad-Originalkostnad; Det här är en tidsbaserat budget Om du vill mäta projektets kostnader prestanda. Du gör detta genom att lägga till beräknade utgifter genom uppgift eller tidsperiod.

Överst på sidan

Svara på avvikelser: Ändra kontroll

När du har fastställt omfattning, schema och kostnad baslinjer skapa stegen tar en grupp för att hantera avvikelser för de här abonnemangen. Den här informationen blir din projektplan ändra management. Den här planen definierar när du anser att en project ändringsbegäran (PCR) krävs, hur du dokument varians och skicka för godkännande och vad som händer när en begäran har godkänts.

Variansberäkningar används för att fastställa om det behövs en PCR och om originalplaner schemat eller ändras. Varians kan vara positivt eller negativt:

  • En positiv avvikelse anger att projektet ligger före schemat eller under budget. Positiva scenarier kanske kan du omfördela pengar och resurser för de negativa territorium.

  • En negativ avvikelse är indikatorn att projektet ligger före schemat eller över budget och att du måste vidta åtgärder. Du kan behöva öka budgeten eller acceptera nedsatt vinstmarginaler.

Variansen tröskelvärden är en viktig del av alla projekt ändra plan för att hantera. De utgör de väsentliga förändringarna i projektet och därför kräver dokumentation och godkännande i en PCR. Inte alla Plattformskonfigurationsregistren (PCR) resulterar i att återupprätta omfattning, schema eller budget. Det här är en betydande aktivitet, en som kan kräva mycket tid att slutföra, och du kan skyldig att få godkännande från uppåt och nedåt project-organisation.

Spåra kostnad och schema varians i hela projektet livscykel hjälper dig att identifiera låga punkter ― områden med upprepade ändringar ― och svara därefter. Om du ser att testa team har uppstått kontinuerlig förseningar, måste du kanske tilldela ytterligare resurser ska stanna i schemat.

Överst på sidan

Med det ett steg ytterligare: analys av upparbetat värde

Inga diskussion om project avvikelser har slutförts utan nämna upparbetat värde, en project management metod för beräkning av kostnad och schema vid en viss tidpunkt. Analys av upparbetat värde jämförs arbetet som är klar med etablerade originalplan. Det hjälper dig att utvärdera aktuella projektresultat och göra kursen korrigeringar vid behov.

Om du vill utföra analys av upparbetat värde, måste du ha en struktur, en detaljerad projektschema och en budget (efter fas eller tidsperiod) för arbetet som planerat.

Ställa frågor upparbetat värde

När som helst mäter ev-analys project hälsa genom att ställa tre viktiga frågor:

  • Planerat värde: Vad är det belopp som krävs för arbete?

  • Upparbetat värde: vad Menade du slutför?

  • Verklig kostnad: hur mycket det kosta att slutföra arbetet?

Planerat värde (PV) är budgeterad kostnad för planerat uppgifter. Upparbetat värde är (EV) summan av alla budgeterade kostnader för utfört arbete. Faktiska kostnader (AC) är vad tagit på det arbete som tillverkats.

Lär dig mer om analys av upparbetat värde

Det enklaste sättet att beskriva upparbetat värde är till exempel. Anta att du hanterar en fyra månaders projekt med en budget $ 100 000. Du är tre månader i den och du upptäcker att en grupp har slutförts endast hälften arbete, därför på EV är 50 000. Utifrån projektschemat 75 procent av arbete ska utföras nu, därför PV är 75 000 $. Du vet att teamet har lagts $90,000 hittills, alltså AC är $90,000.

Med dessa tal kan du beräkna kostnad och schemalägga varians. Kostnadsavvikelse (CV) mäter skillnaden mellan de verkliga kostnaderna för utfört arbete och projektbudgeten:

KA = UV – AC   

Schemaavvikelsen (SA) åtgärder verkliga förlopp mot projektschemat:

SA = UV – NUVÄRDE   

Med hänvisning till exemplet ovan, kostnadsavvikelsen för det här projektet är 50 000 – $90,000 = 40 000 kr. Schemaavvikelsen är 50 000 – $ 75 000 = 25 000.

Alla projektledare kan se att projektet har lagts 90 procent av dess budget och har slutförts endast 50 procent av arbetet. Projektet ligger efter schemat och blir över budget när den har slutförts, och du behöver ändra. Projektledaren bör minska omfattningen, utöka schemat eller hämta fler finansiering för att slutföra arbetet.

Överst på sidan

Komma igång med variansen spårning

Är enkel att integrera variansen spårning i din projekthantering, men det krävs ett systematiskt sätt. När du har en project-uppgift kan arbeta med din sponsor omfattning, budget och schema. Arbeta med din grupp kan skapa en robust ändra management plan som identifierar variansen tröskelvärden och beskriver hur du ta itu med varians om de överskrider tröskelvärdet. När du utvecklar Strukturen och definiera detaljerad projektschemat upprätta du projektschema och budget. När alla komponenter är på samma plats, är du redo att har börjat följa upp varians och sätta ändra management planerna i övningen.

Överst på sidan

Om författaren     Jane Suchan är Programhanteraren med uppleva hantera enterprise business initiativ och utveckla project management metoder. Jane bor i Seattle, Washington.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×