Implementera hantering av arkivhandlingar

Du kan hantera arkivhandlingar "på plats", vilket innebär att du kan lämna ett dokument på dess befintliga plats på en webbplats eller lagra handlingar i ett särskilt arkiv, till exempel webbplatsen för Arkivhandlingscenter.

Innan du implementerar hantering av arkivhandlingar rekommenderas du att först skapa en arkivhandlingshanteringsplan för organisationen. Som en hjälp i att välja rätt arkivhandlingshanteringssystem för organisationen kan du läsa Välja hur arkivhandlingar ska lagras och hanteras.

Obs!: I SharePoint Online har vi infört lagrings etiketter för att deklarera innehåll som poster, vilket effektivt ersätter behovet av att använda Arkiv handlings Center. Om du använder Arkiv handlings Center kan du fortsätta att använda den tillsammans med behållnings etiketterna. Men för att hantera Arkiv handlingar rekommenderar vi att du använder bevarande etiketter i stället för Arkiv handlings Center.

Skapa och konfigurera webbplatsen för Arkivhandlingscenter

Det här avsnittet innehåller en översikt över de viktigaste sakerna du behöver tänka på när du skapar och konfigurerar en webbplats för Arkivhandlingscenter. Klicka på länkarna om du vill se specifik vägledning för varje steg.

  1. Skapa webbplatsen Arkivhandlingscenter med webbplatsmallen Arkivhandlingscenter.

  2. Skapa bibliotek eller listor för arkivhandlingar om du vill hantera och lagra varje arkivhandlingstyp som är angiven i filplanen (def: I en filplan beskrivs de typer av dokument eller objekt som en organisation ser som officiella affärsarkivhandlingar. Information om var dessa arkivhandlingar är lagrade samt information som särskiljer en typ av arkivhandling från en annan ges).

  3. Lägga till en associerad innehållstyp i bibliotek och listor.

  4. Skapa och lägg till webbplatskolumner i relevanta innehållstyper om du vill bevara och visa metadata för alla arkivhandlingstyper som är angivna i filplanen.

  5. Lägga till en informationshanteringsprincip i en innehållstyp på webbplatsen Arkivhandlingscenter.

  6. Konfigurera funktionen Ordna innehåll för arkivhandlingar för att cirkulera varje arkivhandlingstyp till lämplig plats.

Överst på sidan

Skapa en webbplats för Arkivhandlingscenter

Vi rekommenderar att du skapar ett Arkivhandlingscenter som en webbplatssamling på den översta nivån, inte som en underwebbplats. Du måste vara medlem i SharePoint-gruppen Servergruppsadministratörer på den dator som kör webbplatsen Central administration av SharePoint för att skapa en webbplatssamling.

I SharePoint Online kan du skapa en Arkiv handlings Center-webbplats från SharePoint-webbplatsen på den högsta nivån. Klicka på + Skapa webbplatsoch börja sedan med steg 4 nedan.

  1. Starta SharePoint 2013 eller 2016 Central administration.

    • För Windows Server 2008 R2:

      • Klicka på Start, klicka på Microsoft SharePoint 2013-produkter eller Microsoft SharePoint 2013-produkteroch klicka sedan på SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration.

    • För Windows Server 2012:

      • Start skärmen klickar du på SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration.

        Om sharepoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration inte finns på Start skärmen:

      • Högerklicka på dator, klicka på alla programoch klicka sedan på SharePoint 2013 Central administration eller SharePoint 2016 Central administration.

  2. Klicka på Skapa webbplatssamlingar i avsnittet Programhantering på webbplatsen Central administration.

  3. Klicka på nedpilen i avsnittet webb program på sidan Skapa webbplats samling om det webb program där du vill skapa webbplats samlingen inte är markerat. Klicka på ändra webb programpå menyn webb program och klicka sedan på det webb program där du vill skapa webbplats samlingen.

  4. I avsnittet Rubrik och beskrivning skriver du en rubrik och beskrivning för webbplatssamlingen.

  5. I avsnittet Webbplatsadress väljer du vilken sökväg du vill använda för URL-adressen (t.ex. en sökväg med jokertecken, som /webbplatser/ eller rotkatalogen (/).

    Om du väljer en sökväg med jokertecken ska du också skriva webbplatsnamnet som ska användas i webbplatsens URL-adress.

  6. I avsnittet Mallval i listan Välj gränssnittsversion väljer du den SharePoint-gränssnittsversion av mallarna som du vill använda.

    Välj upplevelse versionen om du vill att webbplats samlingen ska se ut och köra den som en webbplats samling i SharePoint Server. En webbplats samling som använder en tidigare upplevelse-version körs i en senare version av SharePoint, men användar gränssnittet och användar upplevelsen för webbplats samlingen reflekterar den tidigare versionen. En webbplats samling som kan uppgraderas när som helst till den senaste upplevelse versionen.

  7. Välj fliken Företag i avsnittet Mallval och klicka sedan på Arkivhandlingscenter.

  8. I avsnittet Primär administratör för webbplatssamling skriver du användarnamnet (i formatet DOMÄN\användarnamn) för den användare som är administratör för webbplatssamlingen.

  9. I avsnittet Sekundär administratör för webbplatssamling skriver du användarnamnet för den som är sekundär administratör för webbplatssamlingen. Att ange en sekundär administratör för webbplatssamlingen är den bästa metoden för att säkerställa att någon kan hantera webbplatssamlingen när det inte finns en primär administratör för webbplatssamlingen.

  10. Om du använder kvoter för att hantera lagringsutrymme för webbplatssamlingar klickar du på en mall i listan Välj en kvotmall i avsnittet Kvotmall.

  11. Klicka på OK.

Skapa bibliotek eller listor för att hantera arkivhandlingar

Bibliotek och listor är viktiga element i hantering av arkivhandlingar. De används som dokumentskåp för varje typ av arkivhandling som du vill lagra eller hantera. Om du associerar innehållstyper (förklaras senare) till bibliotek och listor blir det ännu enklare att kategorisera dina arkivhandlingar. Vi rekommenderar att du skapar ett dokumentbibliotek eller en dokumentlista för varje innehållstyp i filplanen för arkivhandlingar.

Lägga till en befintlig innehållstyp i en lista eller ett bibliotek

När du lägger till en innehållstyp i en lista eller ett bibliotek gör du det möjligt för listan eller biblioteket att innehålla objekt av den typen. När arkivhandlingar skickas till Arkivhandlingscenter dirigeras de till relevant lista eller bibliotek baserat på dokumentets innehållstyp.

Överst på sidan

Skapa och lägga till webbplatskolumner i listor, bibliotek eller innehållstyper

Med kolumner kan du gruppera, kategorisera och spåra arkivhandlingar eller andra objekt. I en webbplatskolumn definieras ett metadataobjekt som kan associeras med en innehållstyp, en lista eller ett bibliotek. Du kanske till exempel vill lägga till webbplatskolumner för att definiera "författare" eller "slutfört den". Lägg till en webbplatskolumn i en innehållstyp för arkivhandlingar antingen om du vill lagra ett metadataobjekt som skickas med en arkivhandling eller om du vill lägga till metadata för att bättre hantera arkivhandlingen.

Skapa en webbplatskolumn

  1. Klicka på inställningar Knappen Office 365-inställningar på webbplatsen Arkiv handlings Center och klicka sedan på webbplats inställningar.

    Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

  2. Klicka på Webbplatskolumner under Webbdesignergallerier på sidan Webbplatsinställningar.

  3. Klicka på Skapa på sidan Webbplatskolumner.

  4. På sidan Ny webbplatskolumn anger du önskat namn i rutan Kolumnnamn i avsnittet Namn och typ.

  5. Välj vilken typ av information du vill lagra i kolumnen – till exempel valuta, datum och tid eller text.

  6. I avsnittet Grupp väljer du den befintliga grupp där den nya webbplatskolumnen ska lagras eller väljer Ny grupp om du vill skapa en ny grupp där kolumnen ska lagras. Grupper är ett sätt att ordna kolumnerna och göra det lättare att hitta dem.

I avsnittet Ytterligare kolumninställningar kan du välja ytterligare önskade kolumninställningar. Alternativen som visas i det här avsnittet varierar beroende på vilken typ av kolumn du väljer i avsnittet Namn och typ. Om den typ av information som ska lagras i kolumnen till exempel är Alternativ kan du ange alternativ att räkna upp i avsnittet Ytterligare kolumninställningar.

  1. Klicka på OK.

Lägga till en webbplatskolumn i en innehållstyp för arkivhandlingar

  1. På Start sidan på webbplatsen Arkiv handlings Center klickar du på Inställningar och sedan på webbplats inställningar.

    Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

  2. Klicka på webbplats innehålls typeri avsnittet Web Designer-gallerier .

  3. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på den webbplatsinnehållstyp som du vill konfigurera.

  4. När du antingen har valt en webbplatsinnehållstyp från den överordnade webbplatsen eller skapat en ny webbplatsinnehållstyp klickar du på Lägg till från befintliga webbplatskolumner i avsnittet Kolumner på sidan med den valda webbplatsinnehållstypen.

  5. På sidan Lägg till kolumner i innehållstyp väljer du den grupp du vill filtrera på i listan Välj kolumner från i avsnittet Välj kolumner.

  6. Markera den kolumn som du vill lägga till i listan tillgängliga kolumner och klicka sedan på Lägg till.

  7. Under Uppdatera list- och webbplatsinnehållstyper anger du om underordnade innehållstyper som ärver egenskaper av den här webbplatsinnehållstypen ska uppdateras vid ändringar.

  8. När du har lagt till önskade kolumner klickar du på OK.

Obs!: Om den innehållstyp du vill välja inte visas som en länk (inaktiverad) på den här sidan tillhör innehållstypen en överordnad webbplats för webbplatsen med Arkivhandlingscenter och måste då väljas och konfigureras från den överordnade webbplatsen. Du kan göra detta genom att klicka på länken under Källa-kolumnen bredvid den inaktiverade webbplatsinnehållstypen under kolumnen Webbplatsinnehållstyp.

Överst på sidan

Skapa informationshanteringsprinciper för arkivhandlingar

En informationshanteringsprincip är en uppsättning regler för en innehållstyp. Med informationshanteringsprinciper kan organisationer kontrollera och spåra saker, till exempel hur länge innehåll bevaras eller vilka åtgärder som användare kan vidta med innehållet.

Obs!: Du måste vara medlem i gruppen Ägare för att den här åtgärden ska slutföras på webbplatsen för Arkivhandlingscenter.

Lägga till en informationshanteringsprincip i en innehållstyp

Obs!: Du kan inte ange en princip för hantering av information för en basinnehållstyp. Basinnehållstyper installeras när en webbplatssamling skapas. Du måste skapa en innehållstyp som härleds från en basinnehållstyp och tillämpa en princip för informationshantering på den härledda innehållstypen.

  1. Klicka på inställningar Knappen Office 365-inställningar på webbplatsen och klicka sedan på webbplats inställningar.

    Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

  2. Klicka på webbplats innehålls typeri avsnittet Web Designer-gallerier på sidan webbplats inställningar.

  3. På sidan Webbplatsinnehållstyper klickar du på den innehållstyp där du vill lägga till en informationshanteringsprincip.

  4. På sidan Innehållstyp klickar du på Inställningar för informationshanteringsprincip.

  5. På sidan Redigera princip anger du en beskrivning för principen och skriver sedan en kort principframställning som förklarar för användarna vad syftet med principen är. En principframställning kan bestå av upp till 512 tecken.

  6. Sedan måste du lägga till en eller flera principfunktioner i informationshanteringsprincipen. När du aktiverar funktioner visas ytterligare inställningar.

Lägga till principfunktioner i informationshanteringsprincipen

De principfunktioner du kan lägga till i en informationsprincip är etiketter, granskning, förfallofunktioner och streckkoder.

Lägga till en bevarandeprincipfunktion i en informationshanteringsprincip

  1. På sidan Redigera princip markerar du kryssrutan Aktivera bevarande.

  2. Klicka på Lägg till en bevarandefas och ange när dokumenten ska upphöra att gälla genom att välja ett av följande alternativ för bevarandeperiod: Ange förfallodatum utifrån en datumegenskap genom att välja Den här fasen grundas på en datumegenskap hos objektet, och sedan välja åtgärd (Skapad eller Ändrad) samt tidsperiod (dagar, månader eller år).

  3. Skriv ett värde i rutan mellan listorna för att ange tidsperiod.

  4. Välj vilken åtgärd som ska utföras när dokumentet upphör att gälla.

  5. Om du vill att den valda åtgärden ska upprepas markerar du kryssrutan i avsnittet Återkommande och väljer sedan upprepningsperiod.

  6. Klicka på OK.

Överst på sidan

Lägga till en granskningsprincipfunktion i en informationshanteringsprincip

  1. Välj Aktivera granskning i avsnittet Granskning på sidan Redigera princip, och markera sedan kryssrutorna bredvid de händelser du vill behålla en granskningslogg för.

  2. Klicka på OK.

    Obs!: Om du vill visa granskningsloggar klickar du på Granskningsloggrapporter och väljer vilken rapport som ska visas på sidan Webbplatssamlingens inställningar.

Lägga till en streckkodsprincipfunktion i en informationshanteringsprincip

  1. Välj Aktivera streckkoder i avsnittet Streckkoder på sidan Redigera princip.

  2. Markera kryssrutan Be användarna att ange en streckkodom du vill att det ska krävas av Office-klientprogrammen att användarna anger en streckkod i dokumenten.

Lägga till en principfunktion för etikett i en informationshanteringsprincip

  1. Markera kryssrutan Aktivera etiketter i avsnittet Etiketter på sidan Redigera princip.

  2. Om du vill att det ska krävas att användarna anger en etikett innan de sparar eller skriver ut ett dokument markerar du Be användarna att lägga till en etikett innan de sparar eller skriver ut.

  3. Om du vill förhindra att etiketter ändras efter att de har lagts till markerar du Stoppa ändringar av etiketter när de har lagts till.

  4. I rutan Etikettformat skriver du in texten som du vill ska visas på etiketten. Du kan använda valfri kombination av fast text eller dokumentegenskaper förutom beräknade eller inbyggda egenskaper, såsom GUID (globally unique identifier) eller Skapat av. Om du vill börja på en ny rad använder du teckensekvensen \n.

  5. Välj ett teckensnitt, en teckenstorlek, en teckenstil och justering för etikettexten.

  6. Ange etiketthöjd i tum i rutan Höjd och etikettbredd i tum i rutan Bredd.

  7. Klicka på Uppdatera om du vill visa ändringarna.

  8. Klicka på OK.

Konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats

När du använder Arkivhandlingscenter arbetar du på en låst lagringsplats och kan använda åtgärden Skicka till för att få arkivhandlingar till den lagringsplatsen. Hantering av arkivhandlingar på plats kan aktiveras och konfigureras som ett system för hantering av arkivhandlingar på alla webbplatser. Till skillnad från Arkivhandlingscenter kan du lagra arkivhandlingar tillsammans med aktiva dokument på en samarbetsyta i den här typen av system. Andra fördelar med att använda ett system för hantering av arkivhandlingar på plats är följande:

  • Arkivhandlingar kan finnas och hanteras på flera webbplatser.

  • Om versionshantering är aktiverat bevaras versioner av arkivhandlingar automatiskt.

  • Sökning för e-informationsavslöjande kan köras mot både arkivhandlingar och aktiva dokument samtidigt.

  • Bredare kontroll över vilka arkivhandlingar som finns i organisationen och vem som kan skapa en arkivhandling.

Det finns tre huvudsteg för att konfigurera hantering av arkivhandlingar på plats:

  1. Aktivera hantering av arkivhandlingar på plats på webbplatssamlingsnivån.

  2. Konfigurera inställningar för arkivhandlingsdeklaration på webbplatssamlingsnivån.

  3. Konfigurera inställningar för arkivhandlingsdeklaration på list- eller biblioteksnivån.

    Obs!: Du måste vara listdeltagare eller -administratör för att kunna deklarera objekt som arkivhandlingar.

Överst på sidan

Aktivera hantering av arkivhandlingar på plats på webbplatssamlingsnivån

Det första steget när det gäller att konfigurera ett system för hantering av arkivhandlingar på plats är att aktivera funktionen på webbplatssamlingsnivån. Om du aktiverar funktionen aktiveras kommandot Deklarera/Avdeklarera arkivhandling i menyfliksområdet.

Obs!: Du måste vara administratör för webbplatssamlingar för att utföra den här åtgärden.

  1. På den översta webbplats nivån klickar du på Inställningar Knappen Office 365-inställningar och sedan på webbplats inställningar.

    Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

  2. Klicka på Webbplatssamlingens funktioner under Administration av webbplatssamling.

  3. Bredvid Hantering av arkivhandlingar på plats klickar du på Aktivera.

Konfigurera inställningar för arkivhandlingsdeklaration på webbplatssamlingsnivån

  1. På den översta webbplats nivån klickar du på Inställningar Knappen Office 365-inställningar och sedan på webbplats inställningar.

    Klicka på Inställningarpå en SharePoint gruppansluten webbplats, klicka på webbplats innehålloch klicka sedan på webbplats inställningar.

  2. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Administration av webbplatssamling.

  3. På sidan Inställningar för arkivhandlingsdeklaration väljer du ett av alternativen i avsnittet Begränsningar för arkivhandlingar om du vill begränsa vad som kan göras med objekt som är deklarerade som arkivhandlingar.

  4. I avsnittet Tillgänglighet för arkivhandlingsdeklaration väljer du ifall manuell deklaration av arkivhandlingar ska vara tillgängliga i listor och bibliotek som standard. Om du väljer alternativet Inte vara tillgänglig på alla platser som standard kan arkivhandlingar bara deklareras med en princip eller ett arbetsflöde.

  5. I avsnittet Deklarationsroller väljer du de roller som kan deklareras manuellt och avdeklarerade arkivhandlingar.

  6. Välj OK.

Konfigurera inställningar för arkivhandlingsdeklaration på list- eller biblioteksnivån

Du kan få större kontroll över var objekt kan deklareras som arkivhandlingar genom att konfigurera arkivhandlingsdeklaration för en lista eller ett bibliotek. När du konfigurerar en lista eller ett bibliotek för arkivhandlingsdeklaration kan du göra så att objekt automatiskt deklareras som arkivhandlingar när de läggs till i listan eller biblioteket.

  1. I listan eller biblioteket där du vill konfigurera inställningar för Arkiv handlings deklaration klickar du på fliken bibliotek eller lista i menyfliksområdet och klickar sedan på Inställningar för bibliotek eller listor.

    I SharePoint Online klickar du på inställningar Knappen Office 365-inställningar och sedan på list inställningar eller Inställningar för bibliotek.

  2. Klicka på Inställningar för arkivhandlingsdeklaration under Behörigheter och hantering under sidan Dokumentbibliotek/Inställningar för lista.

  3. I avsnittet Möjlighet att deklarera arkivhandlingar manuellt väljer du:

  4. Om du vill att listan eller biblioteket ska använda standardinställningarna för arkivhandlingsdeklaration som används av webbplatssamlingen,

  5. om användare alltid ska tillåtas att manuellt deklarera objekt som arkivhandlingar för listan eller biblioteket eller

  6. om användare aldrig får deklarera arkivhandlingar manuellt i listan eller biblioteket.

  7. I avsnittet Automatisk deklaration markerar du kryssrutan om du vill att alla objekt som läggs till i listan eller i biblioteket automatiskt ska deklareras som arkivhandlingar.

  8. Klicka på OK.

Överst på sidan

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders