Hur fungerar versions hantering i en SharePoint-lista eller ett bibliotek

Hur fungerar versions hantering i en SharePoint-lista eller ett bibliotek

När versions hantering är aktive rad i SharePoint listan eller biblioteket kan du lagra, spåra och återställa objekt i en lista och filer i ett bibliotek när de ändras. Versions hantering, kombinerat med andra inställningar, till exempel utcheckning, ger dig stor kontroll över innehållet som publiceras på webbplatsen och kan ge Real värdet om du någonsin behöver titta på eller återställa en gammal version av ett objekt eller en fil.

Obs!: Versions hantering är aktiverat som standard i SharePoint bibliotek och inte är aktiverat som standard i SharePoint listor. Mer information om hur du konfigurerar versions hantering finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Versions översikt

Alla som har behörighet att hantera listor kan aktivera och inaktivera versions hantering för ett bibliotek. Versions hantering är tillgängligt för List objekt i alla standard List typer – inklusive kalendrar, ärende uppföljnings listor och anpassade listor. Den är också tillgänglig för alla filtyper som kan lagras i bibliotek, inklusive webb dels sidor. Mer information om hur du konfigurerar och använder versions hantering finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Obs!: Om du är Office 365-kund är versions hantering aktiverat som standard när du skapar nya OneDrive för företag-bibliotek, och den senaste 500-versionen av ett dokument sparas automatiskt. Då får du hjälp att förhindra att viktiga dokument eller data går förlorade. Om du har befintliga bibliotek på din OneDrive för företag-eller grupp webbplats där versions hantering inte är aktiverat kan du aktivera versions hantering för dem när som helst.

Du kan använda versions hantering för att:

  • Spåra historik för en version    När versions hantering är aktive rad kan du se när ett objekt eller en fil har ändrats och vem som har ändrat det. Du kan också se när egenskaper (information om filen) har ändrats. Om någon till exempel ändrar förfallo datumet för ett List objekt visas den informationen i versions historiken. Du kan också se vilka kommentarer användarna gör när de kontrollerar filer i bibliotek.

  • Återställa en tidigare version    Om du har gjort ett misstag i en aktuell version, om den aktuella versionen är skadad, eller om du helt enkelt är nöjd med en tidigare version, kan du ersätta den aktuella versionen med en föregående. Den återställda versionen blir den nya aktuella versionen.

  • Visa en tidigare version    Du kan visa en tidigare version utan att skriva över den aktuella versionen. Om du visar versions historik i ett Microsoft Office-dokument, till exempel en Word-eller Excel-fil, kan du jämföra de två versionerna för att avgöra vad skillnaderna är.

När versions hantering är aktive rad skapas versioner i följande situationer:

  • När ett List objekt eller en fil skapas första gången eller när en fil laddas upp.

    Obs!: Om det krävs fil utcheckning måste du checka in filen för att skapa den första versionen.

  • När en fil laddas upp som har samma namn som en befintlig fil.

  • När egenskaperna för ett List objekt eller en fil ändras.

  • När ett Office-dokument öppnas och sparas. När ett dokument har öppnats igen skapas en ny version när en redigering har sparats.

  • Med jämna mellanrum, när du redigerar och sparar Office-dokument. Du behöver inte redigera och spara nya versioner. När du sparar ändringar ofta, till exempel varje ny version, fångar en tidpunkt i stället för varje enskild redigering. Det här är vanligt när Spara automatiskt är aktiverat.

  • Vid samtidig redigering av ett dokument när en annan användare börjar arbeta med dokumentet eller när en användare klickar på Spara för att överföra ändringar till biblioteket. 

Det kan vara upp till tre versioner av en fil som du vill: den utcheckade versionen, den senaste versionen av eller utkastet samt den senaste publicerade eller huvud versionen. Alla andra versioner betraktas som historiska versioner. Vissa aktuella versioner är bara synliga för användare som har behörighet att visa dem.

En del organisationer spårar både huvudversioner och delversioner i biblioteken. Andra spårar bara huvud versionerna. Huvud versioner identifieras av heltal, till exempel 5,0, del versioner identifieras med decimal tal, till exempel 5,1.

De flesta organisationer använder mindre versioner när filer är under utveckling och huvud versioner när vissa mil stolpar nås eller när filerna är klara att granskas av en bred publik. I många organisationer är säkerhets utkast inställt på att endast tillåta ägaren till en fil och personer som har behörighet att godkänna filer. Det innebär att del versioner inte kan ses av någon annan förrän huvud versionen är publicerad.

Huvud versioner är tillgängliga för listor, men del versioner är inte tillgängliga. Varje version av ett List objekt är numrerat med ett heltal. Om din organisation kräver godkännande av objekt i en lista kvarstår objekten i väntande tillstånd tills de godkänns av någon som har behörighet att godkänna dem. I väntande skick är de numrerade med decimal tal och kallas utkast.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versions hantering, inklusive huvud-och del versioner, finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Versions nummer läggs automatiskt till varje gång du skapar en ny version. I en lista eller ett bibliotek där huvud version är aktiverat har versionerna hela nummer, till exempel 1,0, 2,0, 3,0 och så vidare. I bibliotek kan administratören aktivera versions hantering för både huvud-och del versioner. När del versioner spåras har de decimal tal, till exempel 1,1, 1,2, 1,3 och så vidare. När någon av dessa versioner publiceras som en huvud version blir dess nummer 2,0. Senare del versioner är numrerade 2,1, 2,2, 2,3 och så vidare.

När du ignorerar en utcheckning ändras inte versions numret. Om den senaste versionen var version 3,0, kvarstår den på 3,0 när du har ignorerat utcheckningen.

När du tar bort en version hamnar den i pappers korgen och dess nummer hamnar med den. Versions historiken visar återstående versions nummer. Andra versionsnummer ändras inte. Om du till exempel har ett dokument med del version 4,1 och 4,2 och du väljer att ta bort version 4,1, visar den resulterande versions historiken endast version 4,0 och 4,2. Följande bild visar detta.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versions hantering, inklusive huvud-och del versioner, finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Versions historik med en del version borttagen

Vissa organisationer tillåter obegränsade versioner av filer och andra använder begränsningar. Du kan upptäcka att en gammal version saknas när du har kontrollerat den senaste versionen av en fil. Om den senaste versionen är 101,0 och du märker att det inte längre finns en version 1,0, innebär det att administratören har konfigurerat biblioteket så att det endast tillåter 100 huvud versioner av en fil. Tillägget av 101st-versionen gör att den första versionen tas bort. Endast versionerna 2,0 till 101,0 återstår. Om en 102nd-version läggs till kvarstår bara version 3,0 till och med 102,0.

Administratören kan också besluta att begränsa antalet del versioner till bara för de senaste versionerna. Om till exempel 100 huvud versioner tillåts kan administratören välja att behålla mindre utkast för de senaste fem huvud versionerna. Standard antalet del versioner mellan huvud versioner är 511. Om du försöker spara en annan del version visas ett fel meddelande som anger att du måste publicera dokumentet. Webbplats administratören kan ändra standardinställningen för att tillåta färre del versioner.

Om en lista eller ett bibliotek begränsar antalet huvud versioner tas de tidigaste versionerna bort när gränsen nås. Om endast 100-versioner bevaras och teamet skapar 105-versioner sparas bara version 6 till 105. Om en annan version skapas sparas bara version 7 till 106. Om listan eller biblioteket begränsar versioner bör du se till att deltagare vet att tidigare versioner tas bort när versions gränsen nås.

I ett bibliotek som begränsar antalet huvud versioner som den behåller mindre versioner för, tas del versionerna bort för de tidigare huvud versionerna när versions gränsen nås. Om du till exempel behåller utkast för endast 100 huvud versioner och teamet skapar 105 huvud versioner, sparas bara huvud versionerna för de tidigaste versionerna. Del versionerna som är kopplade till de fem första huvud versionerna – till exempel 1,2 eller 2,3 – tas bort, men huvud versionerna – 1, 2 och så vidare, behålls, såvida inte ditt bibliotek också begränsar huvud versionerna.

Det är vanligt vis bra att begränsa antalet versioner. Det innebär att du kan spara utrymme på servern och minska övrig e-post för användarna. Om organisationen är tvungen att spara alla versioner av juridiska eller andra skäl bör du inte använda några begränsningar.

Meddelanden: 

  • SharePoint Online kräver versions hantering för bibliotek. SharePoint Server låter dig välja ingen versions hantering som ett alternativ.

  • SharePoint Online Med biblioteks inställningar får du ett utbud av 100-50000 huvud versioner; SharePoint Server inställningar för bibliotek gör att du kan använda 1-50000 huvud versioner.

  • Inställningar för både SharePoint Online och SharePoint Server bibliotek tillåter ett utbud av 1-50000 del versioner.

  • Inställningar för både SharePoint Online och SharePoint Server lista tillåter versions hantering (inklusive utkast) som ett alternativ, med ett utbud av 1-50000-versioner.

Viktigt!: Om din organisation begränsar antalet versioner det lagrar, tas de äldsta versionerna bort permanent när gränsen nås. De skickas inte till pappers korgen.

Mer information om hur du aktiverar och konfigurerar versions hantering, inklusive begränsningar, finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Du kan konfigurera vilka som kan visa utkast av list objekt och filer. Utkast skapas i två situationer:

  • När en del version av en fil skapas eller uppdateras i ett bibliotek som spårar huvud-och del versioner.

  • När ett List objekt eller en fil skapas eller uppdateras men ännu inte har godkänts i en lista eller ett bibliotek där innehålls godkännande krävs.

När du spårar huvud-och del versioner kan du ange om andra ska ha behörighet att redigera filer innan de kan visa och läsa en del version. När den här inställningen används kan de som har behörighet att redigera filen arbeta med filen men de som har behörighet att läsa filen inte kan se den del versionen. Till exempel kanske du inte vill att alla som har åtkomst till ditt bibliotek ska kunna se kommentarer eller ändringar när en fil redige ras. Om huvud-och del versioner spåras och ingen har publicerat en huvud version ännu är filen inte synlig för personer som inte har behörighet att visa utkast objekt.

När innehålls godkännande krävs kan du ange om filer som väntar på godkännande kan granskas av personer som har behörighet att läsa, personer som har behörighet att redigera, eller bara författaren och personer som har behörighet att godkänna objekt. Om både huvud-och del versioner spåras måste författaren publicera en huvud version innan filen kan skickas för godkännande. När innehålls godkännande är obligatoriskt visas de personer som har behörighet att läsa innehåll men som inte har behörighet att visa utkast objekt visas den senaste godkända eller huvud versionen av filen.

Oavsett om personer har behörighet att redigera en fil eller inte, får de inga resultat för dem om de söker efter en fil i en del version.

Du kan begränsa hur många versioner av list objekt eller filer som sparas i en lista eller ett bibliotek, som kan vara till hjälp för att reservera Server utrymme. Om ditt team skapar ett stort antal versioner kan det hjälpa teamet att hantera och hitta tidigare versioner. Om till exempel ditt team har många versioner på flera månader eller år.

s, det kan vara svårt för medlemmar att bläddra igenom versions historiken för att hitta de versioner de behöver. Om ditt team behöver visa eller behålla någon av dess tidigare versioner begränsar du antingen inte antalet versioner som ska behållas eller hur många versioner du behåller till ett högt nummer.

Om ditt bibliotek spårar huvud-och del versioner kan du välja hur många huvud versioner av filer som ska behållas och hur många del versioner av varje huvud version som ska behållas. Som standard kan varje huvud version ha upp till 511 utkast (del versioner).

Beroende på hur ditt team fungerar kan det vara mer troligt att ditt team behöver ha de senaste del versionerna, till exempel en version som redigerats nyligen. Över tiden kan det vara mindre troligt att ditt team behöver en äldre del version. Vanligt vis representerar en större version en mil stolpe, till exempel en fil som har lagts till för granskning eller publicering, medan en del version är ett arbete som inte är klart för att webbplatsens deltagare ska kunna läsa.

Om en lista eller ett bibliotek begränsar antalet huvud versioner tas de tidigaste versionerna bort när gränsen nås. Om endast 100-versioner bevaras och teamet skapar 105-versioner sparas bara version 6 till 105. Om en annan version skapas sparas bara version 7 till 1066. Om listan eller biblioteket begränsar versioner bör du se till att deltagare vet att tidigare versioner tas bort när versions gränsen nås.

I ett bibliotek som begränsar antalet huvud versioner som den behåller mindre versioner för, tas del versionerna bort för de tidigare huvud versionerna när versions gränsen nås. Om du till exempel behåller utkast för endast 100 huvud versioner och teamet skapar 105 huvud versioner, sparas bara huvud versionerna för de tidigaste versionerna. Del versionerna som är kopplade till de fem första huvud versionerna – till exempel 1,2 eller 2,3 – tas bort, men huvud versionerna – 1, 2 och så vidare, behålls, såvida inte ditt bibliotek också begränsar huvud versionerna.

Meddelanden: 

  • SharePoint Online kräver versions hantering för bibliotek. SharePoint Server låter dig välja ingen versions hantering som ett alternativ.

  • SharePoint Online Med biblioteks inställningar får du ett utbud av 100-50000 huvud versioner; SharePoint Server inställningar för bibliotek gör att du kan använda 1-50000 huvud versioner.

  • Inställningar för både SharePoint Online och SharePoint Server bibliotek tillåter ett utbud av 1-50000 del versioner.

  • Inställningar för både SharePoint Online och SharePoint Server lista tillåter versions hantering (inklusive utkast) som ett alternativ, med ett utbud av 1-50000-versioner.

Versions hantering aktive ras automatiskt när ett bibliotek skapas och inte när en lista skapas. Alla som har behörighet att hantera listor kan aktivera och inaktivera versions hantering. På många webbplatser som är samma person som hanterar webbplatsen, eftersom listorna och biblioteken ärver behörigheter från webbplatsen. Förutom att aktivera versions hantering bestämmer webbplats ägaren (eller någon annan person som hanterar listan eller biblioteket) om godkännande av innehåll, vem som kan visa utkast objekt och om utcheckning krävs. Varje beslut påverkar hur versions hantering fungerar. Om den person som hanterar ett bibliotek till exempel kräver utcheckning, skapas bara versions nummer när en fil checkas in. Om godkännande av innehåll är obligatoriskt tillämpas inte huvud versions nummer förrän filerna godkänns av någon som har behörighet att göra detta.

Viktigt!: Om de personer som arbetar i biblioteket ska kunna planera samtidig redigering av dokument ska du inte konfigurera biblioteket så att det krävs utcheckning. Personer kan inte arbeta som medförfattare när de dokument som de behöver är utcheckade.

Information om hur du aktiverar versions hantering för en lista eller ett bibliotek finns i Aktivera och konfigurera versions hantering för en lista eller ett bibliotek.

Om versions hantering är aktiverat i ditt bibliotek bestämmer den person som ställer in den för att spåra både huvud-och del versioner och bestämmer vem som kan se del versionerna. I de flesta fall, när innehålls godkännande krävs, är bara ägaren till filen och personer som har behörighet att godkänna objekt, kunna se de del versionerna. I andra bibliotek kan alla som kan redigera filer i biblioteket, eller vem som helst som har Läs behörighet till biblioteket, se alla versioner. När en version har godkänts kan alla som har Läs behörighet till listan eller biblioteket se versionen.

Även om listor inte har huvud-och del versioner betraktas alla objekt som befinner sig i väntande status som ett utkast. I de flesta fall är det bara skaparen av objektet och personer som har behörigheterna fullständig behörighet eller design att se utkast. Ett utkast visas i väntande status för dem, men andra ser bara den senaste godkända versionen i versions historiken. Om filen nekas, förblir den väntande tills någon som har nödvändig behörighet tar bort den.

Som standard är ett väntande objekt eller en fil endast synligt för dess skapare och personer som har behörighet att hantera listor, men du kan ange om andra grupper med användare kan visa objektet eller filen. Om biblioteket är konfigurerat för att spåra både huvud-och del versioner måste den som redigerar filen först publicera en huvud version av filen.

Mer information om hur du konfigurerar godkännande för dokument finns i begära godkännande av objekt i en webbplats lista eller ett bibliotek.

Obs!: Utkast säkerhet, i vissa listor och bibliotek, är konfigurerat för att tillåta alla webbplats användare att se både förestående och godkända versioner.

När du checkar ut en fil från ett bibliotek där versions hantering är aktiverat skapas en ny version varje gång du checkar in den igen. Och om du har aktiverat huvud- och del versioner kan du välja vilken version du vill checka in med checka in. I bibliotek där utcheckning krävs skapas bara versioner vid incheckning.

I bibliotek där utcheckning inte krävs skapas en ny version första gången du sparar filen när du öppnar den. Varje gång du sparar ersätter den version som du skapade med den första Spara-versionen. Om du stänger programmet och sedan öppnar dokumentet igen, kommer det första Spara-alternativet att visas igen och skapa en version. Detta kan leda till att antalet versioner blir väldigt snabbt.

Mer information om hur du checkar in och ut finns i checka ut, checka in eller ångra ändringar av filer i ett bibliotek.

Viktigt!: Om du redigerar ett dokument samtidigt ska du inte checka ut om du inte har rätt anledning att förhindra andra från att arbeta i dokumentet.

Genom att kräva utcheckning kan ditt team få ut mesta möjliga av versions hantering, eftersom personer specifikt anger när en version ska skapas. En version skapas bara när någon checkar ut en fil, ändrar den och sedan checkar in den igen. När det inte går att checka ut skapas en version när någon först sparar en fil och den här versionen uppdateras när personen stänger den. Om personen eller någon annan öppnar och sparar filen igen skapas en annan version. Beroende på situationen kanske du inte vill att flera versioner ska skapas, till exempel om du måste stänga en fil för att delta i ett möte innan du gör ändringar i filen.

När utcheckning krävs kan inte personer lägga till filer, ändra filer eller ändra fil egenskaperna utan att först checka ut filen. När personer checkar in filer uppmanas de att ange kommentarer om de ändringar de har gjort, vilket gör det lättare att skapa en mer meningsfull versions historik.

Obs!: Om biblioteket ska innehålla Microsoft Project-filer (. mpp) som synkroniseras med uppgifts listor på din webbplats ska kryss rutan Kräv utcheckning vara avmarkerad.

Mer information om hur du kräver utcheckning finns i Konfigurera ett bibliotek så att filer måste checkas ut.

Listor och bibliotek har behörigheter relaterade till versions hantering och utcheckning som varierar beroende på vilken behörighets nivå som används för en användare eller en viss grupp. Någon som kan redigera behörighets nivåer kan konfigurera behörigheterna annorlunda eller skapa en ny grupp med anpassade behörighets nivåer.

Dessa behörigheter gör det enklare att hantera ditt bibliotek. Du kanske till exempel vill att någon ska kunna ta bort en version av en fil utan tillstånd att ta bort själva filen. Behörigheten att ta bort versioner är inte samma sak som behörighet att ta bort objekt, så du kan ange en anpassad kontroll nivå.

I följande tabell visas de behörigheter som är relaterade till versions hantering och utcheckning och vilka standard behörighets nivåer de använder.

Behörighet

Standardbehörighetsnivå

Visa versioner

Fullständig kontroll, design, delta och Läs

Ta bort versioner

Fullständig kontroll, design och Contribute

Ignorera utcheckning

Fullständig kontroll och design

Godkänna objekt

Fullständig kontroll och design

Mer information om behörigheter finns i förstå behörighets nivåer i SharePoint.

Lämna en kommentar

Hade du nytta av den här informationen? I så fall får du gärna meddela oss längst ned på den här sidan. Om den inte var till hjälp, låt oss veta vad som är förvillande eller saknas. Ange även din version av SharePoint, operativsystem och webbläsare. Vi använder din feedback för att dubbelkolla uppgifter, lägga till info och uppdatera artikeln.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders