Hur du utvärdera project ändringsförfrågningar

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Genom att Jane Suchan, PMP

Okontrollerat ändra är ett av de största fiender projektledare.     Därför en solid färg process för ändringshantering kan vara en projektledare bästa vän. Placera den här typen av process på samma plats kan du ge vad kunden har begärt, i tidslinjen krävs och inom budget kommit överens. Projektets omfattning blir ett flytande mål utan att ändra kontroll och du riskerar saknas en eller flera av dina projekt framgångsfaktorer. Möjligheten att hantera och kontroll ändring, särskilt som av projektets omfattning är en nyckel för att nå mål och en typisk performance indicator för projektledare. Ändra projektet inte är och du måste vara beredd på att ta itu med det när – inte om – det händer.

Balancing ändringshantering och bureaucracy

En utmaning för projektledare balansera behovet av att hantera projekt förändringar medan du undvika onödig bureaucracy. Frågan är: var finns dumpas punkt? Eftersom alla projekt är unikt varierar den punkt som växel kontroll slutar att lägga till värde och blir rött band från project till project.

En del av dina intressenter och även din medlemmar i en projektgrupp, anser att sätta ändra kontrollen är dig att undvika krypning dreaded omfattning och att du är vill inte vara flexibelt och gör vad som passar bäst för din kund och verksamheten. Det är viktigt att dispel denna uppfattning. Låta dem veta att vad du gör är exakt motsatsen: du implementerar ett effektivt sätt för konsekvent utvärderingen av begärda ändringar. Om att göra ändringen bedöms vara en bra idé, kommer du har processer för att svara när det behövs.

Överst på sidan

Projektet ändra plan för att hantera

Så att du snabbt svara beskriver en projektplan ändra management vad som händer när avvikelser inträffar. Den har inte avsedd att förhindra att ändra; i stället är sitt syfte att skapa en disposition för en process som gör klart hur ändra meddelas, hur beslut ska göras och hur projektet ska anpassas i enlighet med detta.

Överst på sidan

Sätta Ändra kontroll

Du bör vidta Ändra kontroll processen som du skapar en originalplan för viktiga slutprodukter, till exempel affärsbehov och schema. Projektgruppen och andra intressenter – och alla annan påverkas av ändringar i projektet, bör granska och godkänna planen för hantering av ändring innan du skjuta upp meddelandet till spela upp.

Mindre ändringar som har liten inverkan på projektets övergripande lyckas olämpligt innebära samma mycket hårda som de har gjort krav eller milstolpar kritiska linjen. Ändra projektledningsplanering måste anges när en formell project ändringsbegäran (PCR) krävs. Till exempel:

  • Vad är tröskelvärden för schema och budget ändringar?

  • Finns det några ändringar som alltid kräver en ändringsbegäran?

  • Vilka ändringar kan ändra management process hoppa över?

En varning här: ofta många små omfattning ändringar som gör skadan i stället för de stora, uppenbara tilläggets. Bestäm följande när du definierar PCR villkor. Ändra management planen bör till exempel definiera ändra begäran kategorier, till exempel vad är större eller mindre:

  • Större ändringar    Dessa bör vara visas som ett PCR. Större projekt ändringar:

    • Påverkar krav eller arbetsuppgifter på den kritiska linjen fördröja betydande milstolpar eller det övergripande slutdatumet för projektet med en viss tid i procent eller varaktighet. Större ändring kriterier fastställas för varje projekt.

    • Kräva ytterligare finansiering (i kronor eller procent av budgeten). Hur mycket ska igen, definieras för varje projekt.

  • Mindre ändringar    Ändringarna rutinmässigt kräver inte en PCR. Mindre ändringar:

    • Betydligt påverka inte planen. De utöka inte slutdatum för milstolpar och aktiviteter med projekt.

    • Har inga negativa ekonomiska effekten. Inga project budget variansen inträffar som ett resultat.

Överst på sidan

Tips för att bedöma ändringsförfrågningar

Ändra projektledningsplanering bör också innehålla information om hur ändringsförfrågningar utvärderas. Är det viktigt att villkor för utvärderingen fastställas innan det behövs så att tid inte slösas diskuterar. Ställa in dessa parametrar hjälper saldo ändra övergripande företag mål och fördelarna.

Här är några vanliga frågor att tänka på när du utvärderar en ändringsbegäran:

  • Kan den här ändringen lägga till eller ändra kraven?

  • Finns det en arbete runt eller är den här ändringen nödvändiga för projektets övergripande lyckas?

  • Den här ändringen krävs att en ökning av finansiering?

  • Kommer fördröjningen projektets slutdatum?

  • Det även om den här ändringen kan ha en negativ inverkan på det här projektet, resulterar i betydande business upsides som gör det bra?

  • Gör att anta den här ändringen nu bättre än att projektets det? Hamnar fördröjningen kostnadskalkylering företaget mer pengar i slutet?

  • Har alla påverkade intressenter har funderat samt godkänna ändringen?

  • Finns det avtal aspekterna att tänka på? Till exempel åtaganden med utomstående leverantörer blir ej uppfyllda på grund av den här ändringen?

Överst på sidan

Godkänna project ändringsförfrågningar

Det är också viktigt att definiera vem som kan godkänna – eller inte godkänna – begärda ändringar. Det är vanligt att definiera olika nivåer av myndigheten så rutinmässigt ändringar kan behandlas effektivt, samtidigt som betydande ändringar får nivån som krävs av ledarskap uppmärksamhet.

När en ny föreslagen ändring påverkar projektets omfattning, bör du ha den företag beslut som kräver godkännande från project sponsorn. När omfattning inte påverkas, besluta projektgrupp och sponsorn att projektledaren har rätt att godkänna ändringen inom vissa gränser. För vissa projekt Ändra kontroll anslagstavlor skapas och sammankallas regelbundet granska och godkänna ändringsförfrågningar. Det kan finnas olika Ändra kontroll anslagstavlor i organisationen som hanterar olika typer av ändringsförfrågningar. En teknisk Ändra kontroll anslagstavla kanske igenom teknik problem.

Ett enkelt sätt att summera riktlinjerna för att godkänna ändringsförfrågningar finns i en tabell som den nedan, som är baserad på ett urval projekt:

Ändringstyp

Allmän beskrivning

Villkor

Godkännare

PCR krävs?

Huvudämne

Representerar betydande ändring av projektets omfattning, schema eller budget

Tillägg av nya kravet eller utvidgning av ett befintligt företag krav

Schemalägga fördröjning av fler än 14 dagar eller fördröja slutdatum för projektet

Kräver ytterligare finansiering av $ 100 000 eller mer

Project Ändra kontroll anslagstavla

Ja

Huvudämne

Representerar ändring av projektets omfattning, schema eller budget

Förtydligande av affärsbehov

Schemalägga fördröjning av färre än 14 dagar som inte påverkar projektets slutdatum

Kräver ytterligare finansiering på mindre än 100 000 $

Projektledare

Ja

Mindre

Rutinmässiga ändra med liten eller ingen effekt på projekt

Inte ändra datum för milstolpe slutförande

Påverkan på projektets budget är mindre än $X eller X %

Projektledare

Nej

Överst på sidan

Stor förtjänsten

Projektgrupper är alltid på når project körning ibland bekostnad effektiva planering. Det är nära till hands kan du ta genvägar och förutsätts det att du ska räkna saker ut med jämna mellanrum. Med en väl utvecklad Ändra kontroll process på samma plats, innan ändringarna inträffar har stor payoffs och bättre övergripande projektresultat. Tar viss subjektivitet ut ur Ändra kontroll gör det möjligt för projektgruppen ska hantera variationer effektivt. Såväl trodde ut detaljerad ändra management abonnemang som har accepterats av medlemmar i en projektgrupp och intressenter sparar tid och pengar något projektledare aldrig ha tillräckligt många.

Överst på sidan

Om författaren     Jane Suchan är Programhanteraren med uppleva övervaka företagsnivå företag initiativ och utveckla project management metoder. Jane bor i Seattle, Washington.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×