Hitta poster som har de flesta eller det tidigaste datum

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln beskrivs hur du använder översta värden och frågor med summor för att hitta de senaste eller tidigaste datum i en uppsättning poster. Det här kan hjälpa dig att besvara en mängd olika företag frågor, till exempel när en kund senast använt i ordern eller vilka fem kvartal har ditt bästa för försäljning per ort.

Artikelinnehåll

Översikt

Förbereda exempeldata som används att följa tillsammans med exemplen

Hitta de mest eller minst senaste datumet

Hitta de flesta eller det tidigaste datum för grupper av poster

Översikt

Du kan rangordna data och granska de högsta rankade objekt med hjälp av en fråga. Frågan högsta värde är en urvalsfråga som returnerar ett angivet antal eller procent av värdena från början av resultatet, till exempel de fem mest populära sidorna på en webbplats. Du kan använda en fråga mot alla slags värden – de behöver inte vara tal.

Om du vill gruppera eller sammanfatta data innan du rangordnas kan behöver du inte använda en fråga. Anta att du måste du hitta försäljningssiffrorna för ett angivet datum för vardera stad där ditt företag har verksamhet. I den fallen städerna blir kategorier (du måste du hitta data per ort), så du Använd en summafråga.

När du använder en fråga för att söka efter poster som innehåller det senaste eller tidigaste datumet i en tabell eller en grupp med poster, kan du svara på en mängd olika företag frågor som följande:

  • Vem som har gjort störst försäljning på sistone?

  • När en kund senast beställning?

  • När är följande tre födelsedagar i gruppen?

Börja genom att skapa en urvalsfråga för att göra en övre Värdefråga. Sedan sortera data enligt din fråga – om du söker efter upp eller ned. Om du behöver gruppera eller sammanfatta data omvandla urvalsfrågan till en summafråga. Du kan sedan använda en mängdfunktion, till exempel Max eller Min för att returnera det högsta eller lägsta värde, eller första eller sista för att returnera det tidigaste eller senaste datumet.

I den här artikeln förutsätter att datumvärden som du använder har datatypen Datum/tid typ. Om din datumvärden befinner dig i ett textfält.

Överväg att använda ett filter i stället för en fråga

Ett filter är vanligtvis bättre om du vill ha ett visst datum. Om du vill ta reda på om du ska skapa en fråga eller använda ett filter genom att tänka på följande:

  • Om du vill returnera alla poster där datumet matchar, är före eller senare än ett visst datum använder ett filter. Du kan till exempel använda ett filter om du vill visa datum för försäljning mellan April och juli.

  • Om du vill returnera en specifik mängd med poster som har de senaste eller senaste datum i ett fält och du inte vet exakt datumvärden eller de inte är, skapa en fråga. Exempel: Om du vill se de fem bästa Försäljning kvartal, använder du en fråga.

Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Använd ett filter för att visa väljer du poster i en Access-databas.

Överst på sidan

Förbereda exempeldata som används att följa tillsammans med exemplen

Stegen i den här artikeln använda data i följande exempeltabeller.

Tabellen Anställda   

LastName

Första Namn

Address

City

CountryOrR egion

Födelsedatum Datum

Anlita Datum

Barnhill

Jonas

1 Main St.

New York

USA

05-Feb-1968

10 juni 1994

Heloo

Waleed

52 1st St.

Boston

USA

22-maj-1957

22-Nov-1996

Pica

Guido

3122 75th Ave. S.W.

Seattle

USA

11-Nov-1960

2000-11-Mar

Bulle

Jean Philippe

1 Contoso Blvd.

London

Storbritannien

22-Mar-1964

22 juni 1998

Pris

Juliansk

Calle Smith 2

Mexico City

Mexico

05 juni 1972

05-Jan-2002

Hughes

Christina

3122 75th s S.

Seattle

USA

23-Jan-1970

23-Apr-1999

Riley

Steve

67 Big St.

Tampa

USA

14-Apr-1964

14-okt-2004

Birkby

Dana

2 nosey Pkwy

Piteå

USA

29-okt-1959

29 Mar 1997

Tabellen händelsetyp    

Typ-ID

Händelse Typ

1

Produktlansering

2

Företagets funktionen

3

Funktionen privat

4

Insamlingar till Raiser

5

Mässa

6

Föreläsning

7

Tillsammans

8

Uppvisar

9

Marknad

Tabellen Kunder    

Kund-ID

företag

Kontaktperson

1

Contoso, Ltd. Grafik

Jonathan Haas

2

Tailspin Toys

Ellen Adams

3

Fabrikam

Carols Philips

4

Företaget

Lucio Iallo

5

A. Datum

Mandar Samant

6

Adventure Works

Brian Burke

7

Design Institute

Jaka Stele

8

Skolan konst

Milena Duomanova

Tabellen händelser    

Händelse-ID

Händelse Typ

Kund

Händelse Datum

Pris

1

Produktlansering

Contoso, Ltd.

4/14/2011

10 000 USD

2

Företagets funktionen

Tailspin Toys

4/21/2011

8 000 kr

3

Mässa

Tailspin Toys

2011-05-01

25 000

4

Uppvisar

Graphic Design Institute

5/13/2011

4 500 kr

5

Mässa

Contoso, Ltd.

5/14/2011

$55,000

6

Tillsammans

Skolan konst

5/23/2011

12 000 kr

7

Produktlansering

A. Datum

6/1/2011

15 000 USD

8

Produktlansering

Företaget

6/18/2011

21 000 kr

9

Insamlingar till Raiser

Adventure Works

6/22/2011

$1,300

10

Föreläsning

Graphic Design Institute

6/25/2011

$2,450

11

Föreläsning

Contoso, Ltd.

2011-07-04

$3,800

12

Marknad

Graphic Design Institute

2011-07-04

5 500 kr

Obs!: Instruktionerna i det här avsnittet förutsätter som kunder och händelsetyp tabeller som finns på ”1”-sidan av 1: n-relationer med tabellen evenemang. I det här fallet delar tabellen evenemang fälten CustomerID och typ-ID. Summorna frågor som beskrivs i nästa avsnitt inte fungerar utan dessa relationer.

Klistra in exempeldata i Excel-kalkylblad

  1. Starta Excel. En tom arbetsbok öppnas.

  2. Tryck på SKIFT + F11 för att infoga ett kalkylblad (du behöver fyra stycken).

  3. Kopiera data från varje exempeltabell till ett tomt kalkylblad. Inkludera kolumnrubriker (den första raden).

Skapa databastabeller från kalkylbladen

  1. Markera data i det första kalkylbladet, inklusive kolumnrubrikerna.

  2. Högerklicka i navigeringsfönstret och klicka på Klistra in.

  3. Klicka på Ja för att bekräfta att den första raden innehåller kolumnrubriker.

  4. Upprepa steg 1 – 3 för var och en av de återstående kalkylbladen.

Hitta de mest eller minst senaste datumet

Stegen i det här avsnittet använda exempeldata som illustrerar processen med att skapa en fråga.

Skapa en enkel fråga

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

    Dialogrutan Visa tabell öppnas.

  2. Dubbelklicka på tabellen anställda och klicka sedan på Stäng.

    Om du använder exempeldata kan du lägga till tabellen Anställda i frågan.

  3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i rutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält, eller dra och släpp varje fält i en tom cell i raden fält .

    Om du använder exempeltabellen lägger du till fälten Förnamn, efternamn och födelsedatum.

  4. Klicka på raden Sortera i fältet som innehåller de högsta eller lägsta värdena (födelsedatum fältet, om du använder exempeltabellen) och välj antingen Stigande eller Fallande.

    Sortera fallande returnerar det senaste datumet och stigande sorteringsordning returnerar det tidigaste datumet.

    Viktigt!: Du måste ange ett värde på raden Sortera för fält som innehåller datum. Om du anger en sorteringsordning för ett annat fält returneras inte de resultat du vill ha.

  5. På fliken Design i gruppen Verktyg , klicka på nedpilen bredvid alla (listan De högsta värdena ) och antingen ange hur många poster som du vill visa och välj ett alternativ i listan.

  6. Klicka på Kör Bild av knapp om du vill köra frågan och visa resultatet i databladsvyn.

  7. Spara frågan som NextBirthDays.

Du kan se den här typen av fråga för antal värden kan besvara grundläggande frågor, till exempel vem som är den äldsta eller yngsta person i företaget. Nästa steg förklarar hur du använder uttryck och andra kriterier för att lägga till power och flexibilitet i frågan. Villkor som visas i nästa steg returnerar följande tre anställda födelsedagar.

Lägg till villkor i frågan

De här stegen använder den fråga som har skapats i föregående anvisningar. Du kan följa tillsammans med en annan fråga som den innehåller verkliga datum/tid-data, inte textvärden.

Tips:  Om du vill att bättre förstå så här fungerar den här frågan kan växla mellan designvyn och databladsvyn vid varje steg. Om du vill se faktiska fråga koden växlar du till SQL-vy. Om du vill växla mellan vyerna högerklickar du på fliken högst upp i frågan och klicka på den vy som du vill använda.

  1. Högerklicka på NextBirthDays frågan i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy.

  2. I frågerutnätet i kolumnen till höger om födelsedatum, skriver du följande:
    MonthBorn: DatumDel.
    Det här uttrycket hämtar månaden från födelsedatum med hjälp av funktionen DatumDel .

  3. I frågerutnätet nästa kolumn skriver du följande:
    DayOfMonthBorn: DatumDel
    det här uttrycket hämtar dagen i månaden från födelsedatum med hjälp av funktionen DatumDel .

  4. Avmarkera kryssrutorna på raden Visa för var och en av de två uttrycken som du just angett.

  5. Klicka på raden Sortera för varje uttryck och markera Stigande.

  6. Skriv följande uttryck i raden villkor i kolumnen Födelsedatum :
    månad ([Födelsedatum]) > Month(Date()) eller Month([Birth Date]) = månad(datum()) och Day([Birth Date])>Day(Date())
    This uttryck gör följande:

    • Månad ( [Födelsedatum]) > Month(Date()) anger att varje anställd födelsedatum ligger i en framtida månad.

    • Den månad ([Födelsedatum]) = månad(datum()) och Day([Birth Date])>Day(Date()) specifies that if the birth date occurs in the current month, the birthday falls on or after the current day.

      Det här uttrycket omfattar alltså inte några poster där födelsedagen inträffar mellan januari 1 och dagens datum.

      Tips:  Fler exempel på fråga villkorsuttryck finns i artikeln exempel på frågevillkor.

  7. Skriv 3 i rutan returnera i gruppen Skapa fråga på fliken Design .

  8. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design Bild av knapp .

Obs!:  I en egen fråga med dina egna data kan du ibland se fler poster än du har angett. Om dina data innehåller flera poster som delar ett värde som är bland de högsta värdena, returnerar frågan alla poster även om det innebär att returnera fler poster än du vill att.

Överst på sidan

Hitta de flesta eller det tidigaste datum för grupper av poster

Du kan använda en summafråga för att hitta tidigaste eller senaste datum för poster som är indelade i grupper, till exempel händelser grupperade efter stad. En summafråga är en urvalsfråga som använder mängdfunktioner (till exempelGroup By, M, Max, antal, förstaoch sista) att beräkna värden för varje fält som utdata.

Ta med det fält som du vill använda för kategorierna – för att gruppera efter – och fält med värden som du vill summera. Om du tar med andra resultatfält – vi låtsas namnen på kunder när du grupperar genom händelsetyp – frågan kommer också använda dessa fält så att grupper, ändra resultatet så att de inte tar emot din ursprungliga fråga. Etikettera rader med hjälp av andra fält, skapa en ytterligare fråga som använder summafråga som en datakälla och lägga till fler fält i frågan.

Tips:  Skapa frågor i steg är en mycket effektiv strategi för mer avancerade frågor besvaras. Om du har problem med att få en komplicerad fråga ska fungera tänka på om du kan dela upp det i en serie av enklare frågor.

Skapa en summafråga

Den här proceduren använder händelserna som exempel på tabell och exempeltabellen händelsetyp svara på den här frågan:

När var varje händelsetyp exklusive konserter senaste händelsen?

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

  2. I dialogrutan Visa tabell dubbelklickar du på händelser och händelsetyp tabeller.
    Varje tabell visas i den övre delen av frågedesignern.

  3. Stäng dialogrutan Visa tabell.

  4. Dubbelklicka på fältet händelsetyp i tabellen händelsetyp och fältet EventDate i tabellen evenemang att lägga till fält i frågerutnätet.

  5. Ange <>Concerti frågerutnätet i raden villkor i fältet händelsetyp .

    Tips:  Fler exempel på villkorsuttryck finns i artikeln exempel på frågevillkor.

  6. Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Design.

  7. Klicka på summaraden i fältet EventDate i frågerutnätet, och klicka sedan på Max.

  8. Klicka på SQL-vy i gruppen Resultat på fliken Design och sedan på Datablad.

  9. Byt ut MaxOfEventDate i SQL-fönstret i slutet av SELECT-satsen bara efter nyckelordet AS med MostRecent.

  10. Spara frågan som MostRecentEventByType.

Skapa en ny fråga om du vill lägga till mer information

Den här proceduren använder MostRecentEventByType frågan från föregående anvisningar för att svara på den här frågan:

Vem var kunden på varje händelsetyp senaste händelsen?

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

  2. Dubbelklicka på MostRecentEventByType frågan i dialogrutan Visa tabell på fliken frågor .

  3. Dubbelklicka på tabellen händelser och tabellen kunder på fliken tabeller i dialogrutan.

  4. Dubbelklicka på följande fält i frågedesignern:

    1. Dubbelklicka på händelsetyp på tabellen evenemang.

    2. Dubbelklicka på MostRecent på MostRecentEventByType-frågan.

    3. Dubbelklicka på företag på tabellen kunder.

  5. Markera Stigandei frågerutnätet på raden Sortera i kolumnen händelsetyp .

  6. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Design.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×