Hitta poster med det senaste eller tidigaste datumet

Regler för att skapa och använda toppvärdesfrågor

Du skapar en fråga med det högsta värdet genom att först skapa en urvalsfråga. Beroende på vilka resultat du vill använda kan du antingen använda en sorteringsordning för frågan eller konvertera frågan till en summafråga. Om du konverterar frågan använder du sedan en mängdfunktion, till exempel Max eller Min , för att returnera det högsta eller lägsta värdet, eller Första eller Sista för att returnera det tidigaste eller senaste datumet. Du använder summafrågor och mängdfunktioner endast när du behöver hitta data som finns i en uppsättning grupper eller kategorier. Anta till exempel att du måste hitta försäljningssiffrorna för ett visst datum för varje ort där företaget är verksamt. I så fall blir städerna kategorier (du måste hitta data per ort), så du använder en summafråga.

Kom ihåg att oavsett frågetyp måste frågorna använda fält som innehåller beskrivande data, till exempel kundnamn, och även ett fält som innehåller de datumvärden som du vill söka efter. Dessutom måste datumvärdena finnas i ett fält som har datatypen Datum/tid. De frågor som beskrivs i den här artikeln misslyckas om du försöker köra dem mot datumvärden i ett fält med kort text. Om du vill använda en summafråga måste dessutom datafälten innehålla kategoriinformation, till exempel ett fält för ort eller land/region.

Välja mellan en fråga med de högsta värdena och ett filter

Välj något av följande för att avgöra om du ska skapa en fråga med de högsta värdena eller använda ett filter:

• Om du vill returnera posterna med de senaste eller senaste datumen i ett fält, och du inte känner till de exakta datumvärdena, eller om de inte spelar någon roll, skapar du en fråga med toppvärden.

• Om du vill returnera alla poster där datumet matchar, är före eller senare än ett visst datum använder du ett filter. Om du till exempel vill se försäljningsdatum mellan april och juli använder du ett filter. En fullständig diskussion om filter ligger utanför det här avsnittet.

  Mer information om hur du skapar och använder filter finns i artikeln Använda ett filter för att visa valda poster i en Access-databas.

Överst på sidan

Skapa en fråga med grundläggande toppvärden

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. I dialogrutan klickar du på den tabell som du vill använda i frågan, klickar på Lägg till för att placera tabellen i den övre delen av designern och klickar sedan på Stäng.

   -eller-

   Dubbelklicka på tabellen och klicka sedan på Stäng.

   Om du använder exempeldata som visas är föregående avsnitt lägger du till tabellen Anställda i frågan.

3. Lägg till de fält som du vill använda i frågan i designrutnätet. Du kan dubbelklicka på varje fält eller dra och släppa varje fält i en tom cell på raden Fält .

   Om du använder exempeltabellen lägger du till fälten Förnamn, Efternamn och Födelsedatum.

4. I fältet som innehåller dina högsta eller lägsta värden (fältet Födelsedatum, om du använder exempeltabellen), klickar du på raden Sortera och väljer antingen Stigande eller Fallande.

   Fallande sorteringsordning returnerar det senaste datumet och Stigande sorteringsordning returnerar det tidigaste datumet.

   Viktigt!: Du måste ange ett värde på raden Sortera endast för fält som innehåller dina datum. Om du anger en sorteringsordning för ett annat fält returnerar frågan inte det resultat du vill ha.

5. På fliken Frågedesign i gruppen Frågekonfiguration klickar du på nedpilen bredvid Alla (listan Över högsta värden ) och anger antingen antalet poster som du vill se eller väljer ett alternativ i listan.

6. Klicka på Kör för att köra frågan och visa resultatet i databladsvyn.

7. Spara frågan och håll den öppen för användning i nästa steg.

Du kan se att den här typen av toppvärdesfråga kan besvara grundläggande frågor, till exempel vem som är den äldsta eller yngsta personen i företaget. I nästa steg förklaras hur du använder uttryck och andra villkor för att ge frågan kraft och flexibilitet. Villkoret som visas i nästa steg returnerar de tre följande födelsedagarna för anställda.

Lägg till villkor i frågan

1. Växla frågan som du skapade i föregående steg till designvyn.

2. I frågerutnätet, i kolumnen till höger om kolumnen Födelsedatum, kopierar och klistrar du in eller skriver uttrycket: Uttr1: DatumDel("m",[Födelsedatum]). Klicka sedan på Kör.

   Funktionen DatumDel extraherar månadsdelen av fältet Födelsedatum.

3. Växla till designvyn.

4. Till höger om det första uttrycket klistrar du in eller skriver det här uttrycket: Uttr2: DatumDel("d",[Födelsedatum]). Klicka sedan på Kör.

   I det här fallet extraherar funktionen DatumDel datumdelen i fältet Födelsedatum.

5. Växla till designvyn.

6. Avmarkera kryssrutorna på raden Visa för vart och ett av de två uttryck du just angett, klicka på raden Sortera för varje uttryck och välj sedan Stigande.

7. Klicka på Kör.

8. Du kan också ange ett villkor för att begränsa frågans omfattning. När du anger villkor sorterar frågan bara de poster som uppfyller villkoren och identifierar de översta eller lägsta fältvärdena inifrån den sorterade listan.

   Växla till designvyn om du vill fortsätta med exempeldata. Skriv sedan följande uttryck på raden Villkor i kolumnen Födelsedatum :

   Månad([födelsedatum]) > månad(datum()) eller månad([födelsedatum])= månad(datum()) och dag([födelsedatum])>dag(datum())

   Det här uttrycket gör följande: Delen Månad([Födelsedatum]) > Månad(Datum()) kontrollerar födelsedatumet för varje anställd för att se om det infaller under en kommande månad och, om det är sant, inkluderar de posterna i frågan. Månadsdelen([Födelsedatum])= Månad(Datum()) Och Dag([Födelsedatum])>Dag(Datum()) kontrollerar födelsedatumen som inträffar under den aktuella månaden för att se om födelsedagen infaller på eller efter den aktuella dagen. Om villkoret är sant inkluderar funktionen dessa poster i frågan. Sammanfattning: Det här uttrycket ignorerar alla poster där födelsedagen infaller mellan den 1 januari och det datum då du kör frågan.

   Fler exempel på frågevillkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

9. På fliken Frågedesign i gruppen Frågekonfiguration klickar du på nedpilen bredvid Alla (listan Över högsta värden ) och anger antingen antalet poster som du vill se eller väljer ett alternativ i listan.

   Om du vill se de följande tre födelsedagarna skriver du 3.

10. Klicka på Kör för att köra frågan och visa resultatet i databladsvyn.

Skapa summafrågan

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Dubbelklicka på de tabeller som du vill använda. Varje tabell visas i den övre delen av frågedesignern.

   Om du använder exempeltabellerna ovan lägger du till tabellerna Händelser och Händelsetyper.

3. Dubbelklicka på de tabellfält du vill använda i frågan. Se till att du bara lägger till grupp- eller kategorifälten och värdefältet i frågan i det här läget.

   Om du använder exempeldata som visas i de tre föregående tabellerna lägger du till antingen fältet Händelsetyp från tabellen Händelsetyp eller fältet Händelsedatum från tabellen Händelser.

4. Alternativt kan du ange ett villkor som begränsar frågans omfattning. Endast poster som uppfyller villkoren sorteras och de högsta och lägsta fältvärdena identifieras i den här sorterade listan.

   Om du till exempel vill returnera händelser i kategorin Privat funktion skriver du uttrycket på raden Villkor i kolumnen Händelsetyp : <>"Privat funktion".

   Fler exempel på frågevillkorsuttryck finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

5. Konvertera frågan till en summafråga genom att göra följande:

   Klicka på Summor i gruppen Visa/dölj på fliken Frågedesign.

   Raden Summor visas i designrutnätet.

6. Kontrollera att raden Summor för varje grupp eller kategorifält är inställd på Gruppera efter och ange sedan raden Summor för värdefältet (fältet med de högsta eller lägsta värdena) till Max eller Min.

   Max returnerar det största värdet i ett numeriskt fält och det senaste datum- eller tidsvärdet i ett datum/tid-fält. Min returnerar det minsta värdet i ett numeriskt fält och det tidigaste datum- eller tidsvärdet i ett datum/tid-fält.

7. På fliken Frågedesign i gruppen Frågekonfiguration klickar du på nedpilen bredvid Alla (listan Över högsta värden ) och anger antingen antalet poster som du vill se eller väljer ett alternativ i listan.

   I det här fallet markerar du Alla och klickar sedan på Kör för att visa resultatet i databladsvyn.

   Obs!: Beroende på vilken funktion du valde i steg 6 ändrar Access namnet på värdefältet i frågan till MaxOfFieldName eller MinOfFieldName. Om du använder exempeltabellerna byter Access namn på fältet MaxOfEvent-datum eller MinOfEvent-datum.

8. Spara frågan och gå till nästa steg.

Frågeresultatet visar inte produktnamn eller annan information om produkterna. Om du vill se ytterligare data måste du skapa en andra fråga som innehåller frågan som du just skapade. I nästa steg förklaras hur du gör detta.

Skapa en andra fråga för att lägga till mer data

1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

2. Klicka på fliken Frågor och dubbelklicka sedan på summafrågan som du skapade i föregående avsnitt.

3. Klicka på fliken Tabeller och lägg till tabellerna som du använde i summafrågan, och lägg även till tabeller som innehåller andra relaterade data. Om du använder de tre föregående exempeltabellerna lägger du till tabellerna Händelsetyp, Händelse och Kunder i den nya frågan.

4. Koppla fälten i summafrågan till motsvarande fält i de överordnade tabellerna. Det gör du genom att dra varje fält i summafrågan till motsvarande fält i tabellen.

   Om du använder exempeldata från de tre tabellerna drar du kolumnen Händelsetyp i summafrågan till fältet Händelsetyp i tabellen Händelsetyp. Sedan drar du kolumnen MaxOfEvent-datum i summafrågan till fältet Händelsedatum i tabellen Händelser. Genom att skapa dessa kopplingar kan den nya urvalsfrågan sammanföra data i summafrågan och data i de andra tabellerna.

5. Lägg till ytterligare beskrivande fält från de andra tabellerna i frågan.

   Om du använder exempeldata från de tre tabellerna kan du lägga till fälten Företag och Kontakt från tabellen Kunder.

6. Alternativt kan du ange en sorteringsordning för en eller flera kolumner. Om du till exempel vill visa kategorierna i alfabetisk ordning anger du raden Sortera i kolumnen Händelsetyp till Stigande.

7. Klicka på Kör i gruppen Resultat på fliken Frågedesign.

   Resultatet av frågan visas i databladsvyn.

Överst på sidan

Skapa tabellfrågan

1. Med frågan med de högsta värdena öppen i designvyn:

   Klicka på Skapa tabell i gruppen Frågetyp på fliken Frågedesign.

   Dialogrutan Tabellfråga visas.

2. I rutan Tabellnamn anger du ett namn för tabellen som lagrar de översta och lägsta posterna. Skriv till exempel Top and Bottom Records och klicka sedan på OK.

   Varje gång du kör frågan skapar frågan en tabell i stället för att visa resultaten i databladsvyn och ersätter det högsta värdet med aktuella data.

3. Spara och stäng frågan.

Skapa en tilläggsfråga

1. Med den nedre värdefrågan i designvyn:

   Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Frågedesign.

2. Dialogrutan Tilläggsfråga visas.

3. Skriv samma namn som du angav i dialogrutan Skapa tabell .

   Skriv till exempel Top and Bottom Records och klicka sedan på OK. Varje gång du kör frågan lägger frågan till posterna i tabellen Top and Bottom Records i stället för att visa resultaten i databladsvyn.

4. Spara och stäng frågan.

Köra frågorna

• Nu kan du köra de två frågorna. Dubbelklicka på frågan med det översta värdet i navigeringsfönstret och klicka på Ja när Access uppmanar dig. Dubbelklicka sedan på frågan Lägsta värde och klicka på Ja när Access uppmanar dig.

• Öppna tabellen Top and Bottom Records i databladsvyn.

Den här åtgärden eller händelsen spärras i inaktivt läge.

Om du ser det meddelandet gör du så här:

• Välj Aktivera det här innehållet och klicka sedan på OK.

• Kör frågan igen.

Överst på sidan