I den här hjälpartikeln beskrivs hur du delar information via Min webbplats och profil, och den innehåller några steg som hjälper dig att hantera mängden information som du delar.
Obs!: Om den här informationen inte stämmer överens med det du ser kanske du använder Microsoft 365 efter tjänstuppgraderingen. Prova Visa och konfigurera din profil för att hitta den information som gäller för dig.
Vad vill du göra?
Översikt
Genom att dela information om dig själv kan du få kontakt med andra och skapa ett professionellt nätverk. Det är dock viktigt att förstå vilka typer av information du delar och hur brett du delar den. Du kanske till exempel vill dela personlig information som ditt mobiltelefonnummer med endast din arbetsgrupp eller din chef i stället för alla i organisationen.
Dessutom bör du kontrollera om din organisation har principer för delning av information. Din organisation kan till exempel ha principer om vilka typer av information som ska och inte ska lagras online, eller kräva en godkännandeprocess för vissa typer av innehåll.
Här är några viktiga sätt som information delas på via Min webbplats:
-
Innehåll på Min webbplats, inklusive dokument, listor och bloggar
-
Taggar och anteckningar som du använder på sidor och dokument
-
Föreslagna nyckelord och kollegor som du har godkänt, som kan användas för att snabbt uppdatera min webbplats så att du kan kommunicera med andra
-
Personlig information, till exempel kontaktinformation, intressen, ansvarsområden, kollegor och medlemskap i e-postlistor i din profil, och eventuella uppdateringar du gör i din profilinformation
Tänk på att din organisation kan anpassa Min webbplats, till exempel genom att styra vilka typer av information du kan lägga till eller anpassa. Din organisation kan också lägga till information på Min webbplats från andra datakällor, till exempel en personaldatabas.
Dela och hantera åtkomst till innehåll på Min webbplats
Din min webbplats har redan tre alternativ för att dela dokument:
-
Delade dokument Använd det här biblioteket för att lagra dokument som du vill dela med flera personer. Beroende på hur min webbplats är konfigurerad kan du redigera behörigheterna till biblioteket samt specifika mappar och objekt.
-
Privata dokument Använd det här biblioteket för dokument som du inte vill dela med andra. Att lagra dokument i det här biblioteket kan till exempel vara användbart om du ofta behöver komma åt ett dokument från olika datorer, men inte tänker dela dokumentet med dina kollegor.
Beroende på hur min webbplats är konfigurerad kan du även lägga till annat innehåll, till exempel andra bibliotek, listor och en bloggwebbplats, för att dela dina idéer.
Du kan hantera behörigheterna för dessa objekt på ungefär samma sätt som användare hanterar behörigheter för innehåll på andra webbplatser. Behörigheterna kan anpassas på webbplatsnivå samt för listor, bibliotek, mappar, specifika dokument och listobjekt.
På fliken Innehåll i din profil kan andra också visa offentliga dokument som skapats av dig på andra SharePoint-webbplatser som du är medlem i, om de har behörighet att visa innehållet.
Din organisation kan ha ytterligare principer för vilka typer av dokument du kan lagra på Min webbplats.
Förstå hur personer lägger till kollegor och följer aktiviteter
Du kan följa kollegornas aktiviteter så att du kan se när de taggar en intressant artikel, lägga upp en anteckning på någons anslagstavla eller ändra befattningar. Deras aktiviteter visas i omvänd kronologisk ordning i din nyhetsfeed. Omvänt kan personer i organisationen lägga till dig som kollega och följa dina aktiviteter i sina nyhetsfeeds.
Personer kan lägga till dig som kollegor och följa dina aktiviteter, oavsett om du lägger till dem som kollegor eller inte, och vice versa. Om du är intresserad av den personens aktiviteter kanske du vill lägga till honom eller henne som kollega, så att du även kan följa deras aktiviteter. Vissa aktiviteter, till exempel att använda ett nyckelord som någon annan har angett som ett intresse, kan visas i nyhetsfeeden för alla som har behörighet att visa min webbplats.
Beroende på hur administratören har konfigurerat Min webbplats kan du ändra vilka aktiviteter som visas i din nyhetsfeed genom att redigera avsnittet Inställningar i din profil. Du kan till exempel välja om du vill få en avisering i din nyhetsfeed när en kollega byter team eller skriver en anteckning på någons profilsida. Inställningarna ändrar inte vilka aktiviteter i din som andra kan se i sina nyhetsfeeds.
Beroende på hur mina webbplatser är konfigurerade kan du få ett e-postmeddelande när någon lägger till dig som kollega. Meddelandet informerar dig om att någon har lagt till dig som kollega och följer dina aktiviteter, men det ger dig inte möjlighet att avböja om den personen kan lägga till dig som kollega eller inte.
Gör så här om du inte vill bli meddelad när någon lägger till dig som kollega:
-
Gör något av följande:
-
Om du redan visar någons profil eller en sida på Min webbplats klickar du på Min profil.
-
Om du visar en annan typ av sida på SharePoint-webbplatsen klickar du på ditt namn i det övre högra hörnet
-
-
Klicka på Redigera min profil.
-
Avmarkera kryssrutan Meddela mig när någon lägger till mig som kollega bredvid Email Meddelanden i avsnittet Inställningar.
Arbeta med taggar, klassificeringar, anteckningar och statusmeddelanden
Taggar, anteckningar och statusmeddelanden är ett sätt att upptäcka information och kommunicera med andra i organisationen.
Taggar
Om social taggning har aktiverats av administratören kan du tagga innehåll så att du enkelt kommer ihåg, klassificerar eller delar det med andra. Du kan tagga sidor och dokument på en SharePoint-webbplats, liksom på andra intranäts- och Internetsidor. När du använder en tagg kan du ange om den är offentlig eller privat.
För att hjälpa andra att upptäcka innehåll av intresse finns det olika sätt att se när någon har tillämpat en offentlig tagg på innehåll, vilket ger användarna behörighet att visa innehållet:
-
Du kan få uppdateringar i din nyhetsfeed när en av dina kollegor använder en tagg för innehåll som du har behörighet att visa. Dina kollegor kan också se när du använder taggar för innehåll som de har behörighet att visa.
-
Om du har lagt till nyckelord i avsnittet Intressen i din profil kan du se när personer använder nyckelordet som en tagg, vilket ger dig behörighet att visa innehållet som de taggar. Om du till exempel följer "fotografering" som ett intresse och någon använder termen "fotografi" i en offentlig tagg, får du en uppdatering i din Nyhetsfeed.
-
Omvänt kan andra se när du använder ett nyckelord som de har lagt till som ett intresse. När personer följer ett nyckelord som ett intresse behöver de inte vara kollegor för att få en uppdatering när någon taggar innehåll med det nyckelordet eller delar ett gemensamt intresse.
-
Avsnittet Senaste aktiviteter i din profil visas när du nyligen har taggat innehåll, om visningsprogrammet har behörighet att visa innehållet. Om personer har behörighet att visa din profil kan de se avsnittet Senaste aktiviteter , oavsett om de följer dig som kollega eller inte.
Taggarna visas också i en samling taggar, som ibland kallas för ett taggmoln, som andra kan visa på din profil. Personer kan också visa mer information om en tagg samt de senaste aktiviteterna som är relaterade till en tagg, till exempel när någon har tillämpat taggen. Taggar som du använder kan också interagera med företagsnyckelord som hanteras centralt av din organisation. Mer information finns i personen som hanterar termuppsättningar och företagsnyckelord för din organisation.
Du kan markera en tagg som offentlig eller privat. Om du skapar en tagg som en offentlig tagg, men sedan markerar den som privat eller tar bort den senare, påverkar det inte uppdateringen som användarna får i sina nyhetsfeeds när taggen först skapades. Den första uppdateringen om taggen finns kvar i användarnas Nyhetsfeeds. När du markerar en tagg som privat är URL-adressen eller dokumentet som taggen pekar på inte längre tillgänglig för användarna. Användarna kan dock fortfarande se texten för taggen som du markerar som privat.
Klassificering
Om klassificeringsfunktionen har aktiverats i ett bibliotek kan personer med behörighet att komma åt innehållet betygsätta den med ett stjärnsystem. Beroende på hur biblioteket är konfigurerat ser författaren och de personer som har behörighet att visa innehållet det totala antalet klassificeringar för dokumentet, men inte information om vem som tillämpat klassificeringen (användarnamn visas till exempel inte bredvid klassificeringarna). Microsoft SharePoint Server lagrar dock användarnamn och användarnamn kan nås av SharePoint-kompatibla program och lösningar.
Om andra har lagt till dig som kollega får de en uppdatering i sin nyhetsfeed när du betygsätter innehåll, förutsatt att de har behörighet att visa innehållet. De kan se en länk till det innehåll som du har klassificerat och det betyg du har tillämpat på det. En uppdatering visas också i avsnittet Senaste aktiviteter i din profil, som kan visas av alla som har behörighet att visa min webbplats och det innehåll som du har klassificerat.
Anteckningar
Du kan skriva anteckningar om dokument och sidor, som andra kan se när de besöker dokument och sidor där anteckningarna har använts. Du kan också skriva anteckningar på andra personers profiler samt din egen profil.
Personer som följer dina aktiviteter som kollega får en uppdatering i sin Nyhetsfeed om de anteckningar som du skriver. I avsnittet Senaste aktiviteter i din profil visas anteckningar som du nyligen har skrivit om olika delar av innehållet, om visningsprogrammet har åtkomst till innehållet.
Anteckningarna du publicerar visas för alla. Du kan redigera eller ta bort en anteckning när du har skapat den, men den påverkar inte uppdateringen som andra får i sina nyhetsfeeds eller som visas i dina senaste aktiviteter när anteckningen först skapas.
Statusmeddelanden
Du kan dela med dig av dina tankar genom ett kort statusmeddelande, som visas bredvid ditt namn och din bild när personer besöker din profil.
Personer som följer dina aktiviteter som kollega får en uppdatering i sin nyhetsfeed när du ändrar ditt statusmeddelande. Uppdateringar till statusmeddelandet visas också i avsnittet Senaste aktiviteter i din profil. Du kan redigera eller ta bort ett statusmeddelande, men det påverkar inte den ursprungliga uppdateringen som andra får i sina nyhetsfeeds eller som visas i dina senaste aktiviteter.
Förstå förslag på kollegor och nyckelord
Beroende på hur min webbplats är konfigurerad och vilka program som är installerade kan du få förslag på kollegor och nyckelord som hjälper dig att snabbare få kontakt med personer och information.
De här förslagen kan baseras på hur du använder SharePoint-kompatibla program, till exempel Microsoft Outlook 2010.
Tillägget SharePoint Server-kollega i Outlook 2010 söker till exempel igenom den skickade e-postmappen för att söka efter specifika namn och nyckelord och hur ofta de namnen och nyckelorden är. Listan uppdateras regelbundet och lagras på datorns hårddisk.
Du kan se listan över möjliga kollegor på sidan Lägg till kollegor i din profil, där du kan godkänna eller avvisa kollegorna.
Du kan se en lista med föreslagna nyckelord när du redigerar din profil och du kan godkänna eller avvisa nyckelorden. Godkända nyckelord läggs till i avsnitten Fråga mig om eller Intressen i din profil.
Hantera om dina skickade e-postmeddelanden analyseras för kollegor och nyckelordsförslag
Du kan välja att inte få din e-post analyserad genom att hantera inställningarna i vissa e-postprogram. Du kan till exempel använda följande procedur i Outlook 2010 för att inaktivera e-postanalys. Om du använder ett annat program som kan analysera skickade e-postmeddelanden för förslag på kollegor och nyckelord läser du Hjälp i programmet.
-
I Outlook 2010 klickar du på Arkiv-menyn och sedan på Alternativ.
-
Klicka på Avancerat och bläddra till avsnittet Annat .
-
Avmarkera kryssrutan Tillåt analys av skickade e-postmeddelanden för att identifiera personer som du ofta e-postar och ämnen som du ofta diskuterar, och överför den här informationen till standard-SharePoint Server .
-
Klicka på OK.
Hantera om SharePoint Server skickar förslag för kollegor och nyckelord i e-post
Beroende på hur min webbplats är konfigurerad kan du få förslag i e-post för kollegor och nyckelord att lägga till. Du kan avsäga dig dessa e-postmeddelanden med hjälp av följande procedur i SharePoint Server.
-
Gör något av följande:
-
Om du redan visar någons profil eller en sida på Min webbplats klickar du på Min profil.
-
Om du visar en annan typ av sida på SharePoint-webbplatsen klickar du på ditt namn i det övre högra hörnet
-
-
Klicka på Redigera min profil.
-
Bläddra till avsnittet Inställningar och avmarkera kryssrutan Skicka förslag för nya kollegor och nyckelord bredvid Email Meddelanden.
Hantera åtkomst till viss information i din profil
Beroende på hur din profil är konfigurerad kan du använda sekretesskategorier för att ange att endast vissa personer kan visa en del av informationen i din profil, medlemskap i din webbplats och distributionslista och din lista med kollegor. Du kanske till exempel vill att alla som kan visa din profil ska se alla webbplatser som du är medlem i.
Obs!: Administratören kan anpassa eller begränsa om du kan använda sekretesskategorierna för information i din profil, din medlemslista och din kollegers lista.
Informationen i din profil kan innehålla viss information av administratören, men du kanske kan redigera vem som ser en del av de personliga uppgifterna, till exempel ditt personliga telefonnummer.
Sidan Medlemskap i din profil innehåller en lista över webbplatser och distributionslistor som du tillhör. Beroende på hur min webbplats är konfigurerad kan du använda sekretesskategorin för varje medlemskap.
Dina kollegor tar vanligtvis med medlemmar i gruppen och andra personer vars aktiviteter du vill följa. Du kan ordna dina kollegor i grupper, men du kan bara hantera vem som ser dina kollegor genom att använda följande sekretesskategorier:
-
Alla
-
Mina kollegor
-
Mitt team
-
Min chef
-
Endast för mig
Tillämpa sekretesskategorier på din profilinformation, medlemskap och kollegers lista
Du kan ändra sekretesskategorierna för profilinformation, medlemskap och kolleger i din profil.
-
Gör något av följande:
-
Om du redan visar någons profil eller en sida på Min webbplats klickar du på Min profil.
-
Om du visar en annan typ av sida på SharePoint-webbplatsen klickar du på ditt namn i det övre högra hörnet
-
-
Om du vill redigera en del av din profilinformation klickar du på Redigera min profil under vår bild.
-
Om du vill redigera medlemskap klickar du på Medlemskap. Markera kryssrutan bredvid de medlemskap du vill ändra och klicka sedan på Redigera medlemskap.
-
Om du vill redigera din kollegas lista klickar du på Kolleger, markerar kryssrutorna bredvid de kolleger vars inställningar du vill ändra och klickar sedan på Redigera kollegor.
-
Gör önskade ändringar och klicka sedan på OK.
Lägga till en kollega i ditt team
Du kan använda sekretessinställningen Mitt team för viss information i din profil, ditt medlemskap eller din kollegers lista, om du vill hantera vem som har åtkomst till att visa dem. Du kan till exempel dela ett objekt med bara din grupp, i stället för alla dina kollegor eller alla som har tillgång till att visa din profil.
Du kan lägga till någon i din grupp, förutsatt att han eller hon har behörighet att visa min webbplats, oavsett om det är någon direkt på din avdelning eller någon som du samarbetar nära med på en annan avdelning.
-
Gör något av följande:
-
Om du redan visar någons profil eller en sida på Min webbplats klickar du på Min profil.
-
Om du visar en annan typ av sida på SharePoint-webbplatsen klickar du på ditt namn i det övre högra hörnet
-
-
Klicka på Kolleger, markera den kollega som du vill lägga till i gruppen och klicka sedan på Redigera kollegor. Du kan välja flera kollegor om du vill.
-
Klicka på Ja under Lägg till i min grupp i avsnittet Lägg till i grupp.
-
Klicka på OK.
Tips: När du lägger till nya personer som kollegor kan du lägga till dem i gruppen med hjälp av inställningen Lägg till i min grupp .
