Hantera stora mängder filer med hjälp av ett dokumentcenter

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Obs!: I den här artikeln refererar till ett exempel på en SharePoint-webbplats som skapats med Adventure Works, ett fiktivt företag som tillverkar cyklar, cykel komponenter och bicycling tillbehör.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 innehåller webbplatsmallen dokumentcenter. När du använder mallen är den resulterande webbplatsen optimerat för att skapa, använda och lagra ett stort antal dokument. Adventure Works används till exempel dess dokumentcenter för att lagra och hantera tekniska handböcker, prislistor och produktspecifikationer och jämförelser.

Olika sätt att använda en dokumentcenterwebbplats

Du kan använda en dokumentcenterwebbplats som en redigeringsmiljö eller ett innehållsarkiv. I en redigeringsmiljö användare aktivt checka in och ut filer och skapa mappstrukturer för filerna. Versionshantering är aktiverad och 10 eller flera tidigare versioner av varje dokument kan finnas. Användare Kontrollera ofta dokument in och ut och arbetsflöden kan styra deras livslängd cyklar. Dokumentcenter Adventure Works är konfigurerat som en redigeringsmiljö.

Däremot förekommer mycket liten redigering i en innehållsarkiv. Användare endast visa eller ladda upp dokument. Webbplatsmallen dokumentcenter stöder skapa knowledge base Arkiv. Normalt knowledge baser innehåller enstaka versioner av dokument och en webbplats kan anpassas till 10 miljoner filer. I ett typiskt scenario, till exempel en teknisk supportcenter för en stor organisation 10 000 användare kan få tillgång till innehållet, främst för att läsa det. En delmängd av 3 000 till 4 000 användare kan överföra nytt innehåll till webbplatsen.

Obs!: Du kan också skapa en annan typ av storskaliga archiveby med webbplatsmallen arkivhandlingscenter. Mallen innehåller funktioner för att hantera bevarande och dispositionen av poster.

Dokumentcenter funktioner

En dokumentcenterwebbplats innehåller funktioner för att skapa och hantera stora uppsättningar av dokument. Webbplatsmallen dokumentcenter har rekommenderade dokumenthanteringsfunktioner aktiverat som standard. I följande avsnitt kortfattat beskriver de viktigaste funktionerna.

Trädvynavigering

Trädvyn bör vara en välbekanta navigeringselement för de flesta Microsoft Windows-användare. Biblioteket dokument kan har många nivåer av mappar och undermappar, så att du kan använda trädvyn snabbt bläddra till det dokument som du vill använda. I bilden nedan visas trädvyn i dokumentcenter Adventure Works.

Trädvynavigering för ett dokumentcenter

Huvud- och delversioner dokumentversioner

Du kan aktivera versionshantering för ett dokumentbibliotek. Dokumentcenter Adventure Works använder huvud- och delversioner versionshantering, standardinställningarna för dokumentbiblioteket.

Versionshantering kan du spåra ändringar i dokument och det hjälper dig att hantera innehåll som du ändrar. Versionshantering är särskilt användbart när flera personer samarbeta i projekt, eller när information placeras mellan flera olika faser av utveckling och granska.

Versionshantering är aktiverat, kan du återställa en tidigare version som det aktuella dokumentet eller visa en tidigare version utan att skriva över det aktuella dokumentet. I bilden nedan visas versionshistoriken för ett dokument i dokumentcenter Adventure Works.

Versionshistorik

Checka in och checka ut

Standardinställningarna i den dokumentcenter kräva att användare checka ut och checka in filer. Kräver utcheckning förhindrar konflikter och förvirring över ändringar, eftersom endast en användare kan ändra en fil i taget. När du måste checkas ut checkas en fil ut automatiskt när det öppnas för redigering, såvida inte en annan användare redan har checkat ut.

När du har en fil som har checkats ut dina ändringar visas inte för andra förrän du checkar in filen igen. Följande är SANT om du arbetar på hårddisken eller på servern. När du checkar in en fil du uppmanas att ange kommentarer om dina ändringar och kommentarer blir en del av versionshistoriken. Och eftersom dokumentbiblioteket spårar huvud- och delversioner versioner av en fil, uppmanas du att välja vilken typ av version du checkar in.

Innehållstyper

En innehållstyp är en återanvändbar grupp med inställningar för en viss typ av innehåll. Du kan använda innehållstyper för att hantera metadata, mallar och beteenden för objekt och dokument konsekvent. Till exempel dokumentcenter Adventure Works definierar sex innehållstyper och varje typ av innehåll använder en mall som är specifik för typ av filer som användare kan skapa. Adventure Works använder Microsoft Office Publisher 2007 filer för prislistor och Excel 2007 arbetsböcker för Produktjämförelser. Menyn Ny visar de innehållstyper som används av webbplatsens dokumentcenter och innehållstyper som definierats för en lista eller ett bibliotek.

Ny meny som visar innehållstyper

Webbdelen relevanta dokument

Webbdelen Relevanta dokument kan du skapa en anpassad vy av de dokument som du har skapat kan checka ut och ändra. I ett stort dokumentcenter sparar webbdelen du tid och arbete genom att göra det lättare att hitta och använda filer. Följande bild visar webbdelen:

Webbdelen Relevanta dokument

Webbdelen Relevanta dokument som innehåller en länk till mappen som innehåller dokumentet och dokumentets egenskaper utöver de kolumner som visas i bilden ovan.

Webbdelen kommande uppgifter

Webbdelen Kommande uppgifter aviseras du dokument-relaterade uppgifter. Om din grupp använder ett arbetsflöde som automatiskt arkiverar dokument enligt ett schema kan konfigurera du webbdelen Kommande uppgifter varningsmeddelande innan systemet tar åtgärden.

Webbdelen Kommande uppgifter

Utöver de kolumner som visas i bilden ovan visar webbdelen Kommande uppgifter platsen för dokumentet och dokumentets egenskaper.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×