Hantera meddelanden med hjälp av regler

Hantera meddelanden med hjälp av regler

Med regler kan du flytta, flagga och svara på e-postmeddelanden automatiskt. Du kan också använda regler för att spela upp ljud, flytta meddelanden till mappar och se avisering om nytt objekt.

Den enklaste och vanligaste regeln du kan skapa är ett värde som gör att du kan flytta ett objekt från en viss avsändare eller med vissa ord i ämnesraden till en annan mapp. Du kan skapa denna regel direkt från ett meddelande som du redan har mottagit.

  1. Högerklicka på ett meddelande i Inkorgen eller i en annan e-postmapp och välj regler.

    Högerklicka på ett meddelande som du har fått för att skapa en regel.
  2. Välj något av alternativen. Outlook föreslår automatiskt skapande av en regel baserat på avsändare och mottagare. Om du vill visa fler alternativ, väljer du Skapa regel.

  3. Markera en eller flera av de tre första kryssrutorna i dialogrutan Skapa regel.

    Välj Skapa regel för att skapa en ny regel.
  4. Under Gör följande om du vill att regeln ska flytta ett meddelande till en mapp, markerar du rutan Flytta objektet till mappen och sedan markera mappen från dialogrutan Välj mapp som dyker upp och klicka sedan på OK.

    Du kan flytta objekt till en befintlig eller ny mapp.
  5. Klicka på OK för att spara din regel.

    Obs!: Om du vill köra regeln för meddelanden som du redan har fått, kryssa i rutan i dialogrutan som visas och klicka sedan på OK.

Skapa en regel med Regelguiden

Det finns tre typer av regler som du kan skapa med Regelguiden.

  • Håll ordning: dessa regler hjälper dig att filtrera, arkivera och följa upp meddelanden.

  • Hålla dig informerad: Dessa regler kommer att meddela dig när du har mottagit ett meddelande som passar in på dina kriterier.

  • Anpassade regler: det här är regler som du skapar utan en mall.

Regler är nästan oändligt anpassningsbara. Det finns en mängd olika alternativ som du kan ange för varje typ av regel du skapar. Använd följande steg om du vill lära dig hur du skapar en regel med Regelguiden.

  1. Välj Arkiv > Hantera regler och aviseringar så öppnas dialogrutan regler och aviseringar.

  2. Välj Ny Regel i fliken E-post Regler.

  3. Markera någon av mallarna från steg 1. Om du vill börja med en tom regel, väljer du Tillämpa regel för meddelanden som jag tar emot eller Tillämpa regel för meddelanden som jag skickar.

  4. I den steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på inga understrukna alternativ för att konfigurera dem. Till exempel om du valde flagga meddelanden från någon för uppföljning i steg 1 klickar du på personer eller offentlig grupp om du vill välja vilka avsändare meddelanden som du vill flagga och klicka sedan på Följ upp just nu om du vill välja en flagga och följ upp datum.

  5. Klicka på Nästa.

På den andra sidan i Regelguiden kan du lägga till ytterligare villkor för din regel. Du kan till exempel välja meddelanden som skickas från en specifik person som också har specifika ord i ämnesraden eller meddelandetexten.

  1. I den steg 1: Välj villkorsrutan, varje villkor som du anger för föregående skärm är markerat. Du kan välja flera ytterligare villkor genom att markera kryssrutorna för dem.

  2. I den steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på eventuella ytterligare understrukna villkor som du just lagt till. Klicka sedan på Nästa.

Du kan välja ytterligare åtgärder som ska utföras för meddelandet på den tredje sidan i Regelguiden. Du kan till exempel flagga meddelanden för uppföljning och ange att ett meddelande har hög prioritet.

  1. I den steg 1: Välj villkorsrutan, åtgärder som angetts på den första skärmen är markerade. Du kan välja flera ytterligare åtgärder genom att markera kryssrutorna för dem.

  2. I rutan steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på eventuella ytterligare understrukna åtgärder som du just lagt till. Klicka sedan på Nästa.

Du kan lägga till ett undantag till regeln på den fjärde sidan i Regelguiden. Du kan till exempel kontrollera om det är markerat som viktigt för att säkerställa att alla meddelanden som markeras med en viss prioritetsnivå inte är flaggade för uppföljning.

  1. I steg 1: Välj villkorsrutan, Välj undantag för regeln genom att markera kryssrutorna för dem.

  2. I steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på eventuella ytterligare understrukna undantag som du just lagt till. Klicka sedan på Nästa.

  1. Ange ett namn för regeln på den sista sidan i Regelguiden.

  2. Om du vill använda regeln för befintliga meddelanden i Inkorgen, så markerar du rutan Kör denna regel nu för meddelanden som redan finns i "Inkorgen".."

  3. Som standard är Aktivera den här regeln markerad. Du kan avmarkera den här kryssrutan om du inte vill att regeln ska aktiveras just nu.

  4. Klicka på Slutför om du vill spara och aktivera regeln.

Du kan ta bort en regel när den inte längre behövs.

  1. På fliken Arkiv väljer du Hantera regler och aviseringar.

  2. Välj den regel du vill ta bort på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  3. Välj Ta bort Ta bort-ikon > OK.

Du kan köra en eller flera regler manuellt.

  1. På fliken Arkiv väljer du Hantera regler och aviseringar, och på fliken E-postregler väljer du Kör regler nu.

  2. I rutan Kör regler nu under Markera de regler som ska köras markerar du kryssrutan för var och en av de regler du vill köra.

  3. Om du vill välja en annan mapp väljer du Bläddra i rutan Kör i mappen, markerar mappen och väljer sedan OK.

    Markera kryssrutan Inkludera undermappar om du vill ta med alla mappar under den mapp du valde i Steg 3.

  4. I listan Tillämpa regler på accepterar du standardinställningen för alla meddelanden eller ändrar till lästa eller olästa meddelanden.

  5. Välj Kör nu.

Det finns två typer av regler i Outlook – serverbaserade och klientspecifika.

  • Serverbaserade regler    
    När du använder ett Microsoft Exchange Server-konto är vissa regler serverbaserade.  De här reglerna körs på din postlåda på Exchange-e-postservern även när Outlook inte körs.

    Serverbaserade regler måste gälla meddelanden när de först levereras till Inkorgen, och reglerna måste kunna köras tills de är slutförda på servern. En regel som anger att ett meddelande ska skrivas ut kan till exempel inte köras på servern tills den har slutförts. Om en regel inte kan tillämpas på servern, tillämpas den när du startar Outlook och blir då en klientspecifik regel.

  • Klientspecifika regler   
    Klientspecifika regler är regler som endast körs på datorn. Det är regler som körs i Outlook i stället för på Exchange-servern. Klientspecifika regler kan endast köras när Outlook körs.

Tips: Om regellistan innehåller båda slags regler tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.

Leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar

När regler tillämpas behandlas leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och automatiska svar (frånvaromeddelanden) som om de vore meddelanden. En regel som flyttar meddelanden med ordet "möte" i rutan Ämne till en viss mapp, flyttar till exempel även alla leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar till samma mapp.

Obs!: När en regel flyttar röstningssvar från Inkorgen till en annan mapp påverkas röstspårningen. När ett skickat meddelande som innehåller en röstknapp öppnas inkluderar inte uppföljningsinformationen en kontrollräkning av svaren som har flyttats med en regel. Om du flyttar eller tar bort ett svar manuellt påverkas inte spårningen.

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument betraktas som meddelanden. Om du skapar en regel som flyttar ett objekt till en särskild mapp baserat på att vissa villkor (kriterier) är uppfyllda (matchade), flyttas även alla mötesförfrågningar och uppgiftsförfrågningar som matchar de villkoren. Tänk dock på följande begränsningar när du skapar regler som påverkar de här typerna av objekt:

  • Om ett objekt flyttas till en annan mapp än en e-postmapp kanske objektet inte fungerar som förväntat när det flyttats. Om ett meddelande till exempel flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.

  • Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget genom att en regel används spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.

  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.

  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

Kontaktgrupper

En regel som innehåller en kontaktgrupp kan uppföra sig på ett annat sätt än andra regler beroende på hur regeln skapas.

  • Flytta meddelanden som skickats till en offentlig grupp till en mapp   
    Den här regeln är endast tillgänglig om du använder ett Exchange Server-konto. Endast meddelanden som skickas till kontaktgruppen flyttas till den angivna mappen. Meddelanden från personer som är medlemmar i kontaktgruppen flyttas inte till den angivna mappen.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×