Hantera meddelanden med hjälp av regler

Hantera meddelanden med hjälp av regler

En regel är en åtgärd som Outlook för Windows kör automatiskt på inkommande eller utgående meddelanden. Du väljer vad som ska utlösa regeln samt vilka åtgärder regeln ska styra. Du kan till exempel skapa en regel för att flytta alla meddelanden från din chef till en mapp eller ta bort alla meddelanden med "Buy now!" i ämnet.

Hur du kan använda regler för att hantera e-postmeddelanden

Med hjälp av regler kan du minska antalet manuella och återkommande åtgärder som krävs för att hantera dina e-postmeddelanden. När du aktiverar regler körs de automatiskt och fortlöpande.

Regler kan i regel delas in i två kategorier – organisation eller meddelande. Du kan använda dig av Regelguiden när du ska utforma regler för att hantera meddelanden.

Regelguiden innehåller mallar för de vanligaste reglerna.

Regelguiden i Outlook

  • Håll ordning   
    De här reglerna hjälper dig inte bara att arkivera meddelanden, utan också att följa upp meddelanden. Du kan skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare. Du kan alltså till exempel ange en regel om att meddelanden från Keri Mills med ordet "försäljning" i rutan Ämne ska flaggas för uppföljning, kategoriseras som försäljning och flyttas till en mapp med namnet Keris försäljning.

  • Håll mig informerad   
    De här reglerna innebär att du genast informeras – baserat på de val du gör – när du får ett visst meddelande. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar ett meddelande till en mobil enhet när du får ett meddelande från en familjemedlem.

  • Börja med en tom regel   
    Det här är regler som du kan skapa och anpassa utan en regelmall.


Steg 1: Välj en mall för Outlook-regler

  1. Välj Regler > Hantera regler och aviseringar från menyfliksområdet, eller välj fliken Arkiv och sedan Hantera regler och aviseringar.

  2. Välj Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  3. I Regelguiden under Steg 1: Välj en mall. Välj någon av standardmallarna under Håll ordning, Håll mig informerad eller Börja med en tom regel.


Steg 2: Redigera regelbeskrivningen

De olika regelmallarna som du valde mellan i Steg 1 har något olika alternativ för Steg 2. Om ett alternativ är understruket innebär det att du måste göra ett val, till exempel för att ange en avsändare eller välja en mapp. I det här exemplet har vi valt en av de vanligaste reglerna, nämligen en regel för att flytta meddelanden från någon till en mapp.

  1. Välj personer eller offentlig grupp i rutan för att redigera beskrivning, om du vill visa din adressbok. Markera ett namn från adressboken eller ange personens adress i rutan Från och välj sedan OK.

  2. Välj namn om du vill visa en lista över dina mappar. Du kan välja en befintlig mapp eller välja Ny för att skapa en ny mapp. När du har valt rätt mapp väljer du OK.

Om du vill utforska avancerade alternativ för regeln väljer du Nästa och går sedan vidare till Avancerad regelalternativ nedan. Annars väljer du Slutför. Då kommer du tillbaka till fönstret Regler och aviseringar. Härifrån kan du skapa en annan regel eller välja OK för att spara ändringarna.

 

• Flytta meddelanden från någon till en mapp

  1. Välj länken för personer eller gemensam mapp.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  3. När ditt val visas i rutan Från väljer du OK.

  4. Välj länken för den angivna mappen, välj en mapp i dialogrutan Regler och aviseringar och välj sedan OK.

  5. Välj Nästa och gå till Steg 3: Ange villkor för en regel.

 

• Flytta meddelanden med specifika ord i ämnet till en mapp

  1. Välj ämneslänken för de specifika orden .

  2. I dialogrutan Söktext i rutan Ange ord eller fraser att söka efter i ämnet skriver du ordet eller frasen du vill söka efter.

  3. Välj Lägg till om du vill lägga till inmatningen i fönstret Söklista och välj sedan OK.

  4. Välj länken för den angivna mappen, välj en mapp i dialogrutan Regler och aviseringar och välj sedan OK.

  5. Välj Nästa och gå till Steg 3: Ange villkor för en regel.

 

• Flytta meddelanden som skickats till en offentlig grupp till en mapp

  1. Välj länken för personer eller gemensam mapp.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  3. När ditt val visas i rutan Till väljer du OK.

  4. Välj länken för den angivna mappen, välj en mapp i dialogrutan Regler och aviseringar och välj sedan OK.

  5. Välj Nästa och gå till Steg 3: Ange villkor för en regel.

 

• Flagga meddelanden från någon för uppföljning

  1. Välj länken för personer eller gemensam mapp.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  3. När ditt val visas i rutan Från väljer du OK.

  4. Godkänn standardinställningen Följ upp i rutan Flagga för i dialogrutan Flagga meddelandet, eller välj ett annat objekt i listan.

  5. Godkänn standardinställningen Idag i rutan För eller välj ett annat objekt i listan.

  6. Välj OK > Nästa, och gå sedan till Steg 3: Ange villkor för en regel.

 

• Flytta RSS-objekt från en viss RSS-feed till en mapp

Obs!: Om du vill använda det här alternativet måste du prenumerera på en RSS-feed. När du väljer det här alternativet visas en uppmaning om att fortsätta. Om du väljer Nej kan du inte fortsätta, men om du väljer Ja kan du det.

Mall för Håll mig informerad

 

• Visa e-post från någon i fönstret Avisering om nytt objekt

  1. Välj länken för personer eller gemensam mapp.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  3. När ditt val visas i rutan Från väljer du OK.

  4. Välj det specifika meddelandet i länken för fönstret Avisering om nytt objekt.

  5. Skriv ett meddelande i rutan Skriv ett aviseringsmeddelande i dialogrutan Aviseringsmeddelande och välj sedan OK.

  6. Välj Nästa och gå sedan till Steg 3: Ange villkor för en regel.

 

• Spela upp ett ljud när jag får meddelanden från någon

  1. Välj länken för personer eller gemensam mapp.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  3. När ditt val visas i rutan Från väljer du OK.

  4. Välj länken för att spela upp ett ljud, välj en fil (till exempel en .wav-fil) i fönstret Välj ljud som du vill spela och välj sedan Öppna.

  5. Välj Nästa och gå sedan till Steg 3: Ange villkor för en regel.

 

• Skicka en avisering till min mobila enhet när jag får meddelanden från någon

  1. Välj länken för personer eller gemensam mapp.

  2. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  3. När ditt val visas i rutan Från väljer du OK.

  4. Välj länken för att vidarebefordra det till personer eller offentlig grupp.

  5. Gör något av följande i dialogrutan Person eller distributionslista:

    • Skriv ett namn i rutan Sök.

      eller

    • Välj en källa i listan Adressbok

  6. När ditt val visas i rutan Till väljer du OK.

  7. Välj Nästa och gå sedan till Steg 3: Ange villkor för en regel.

Mall för Börja med en tom regel

  1. Välj något av följande:

    • Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot

      eller

    • Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar

  2. Välj Nästa och gå sedan till Steg 3: Ange villkor för en regel.


Steg 3: Ange villkor för en regel

Nu har du möjlighet att lägga till villkor i de alternativ du valde i Steg 2: Redigera regelbeskrivningen. Vilka alternativen som är tillgängliga för att redigera regelbeskrivningen varierar utifrån de villkor du väljer.

Ange villkor för när du vill tillämpa reglerna för det alternativ som du valde i mallen Håll ordning eller mallen Håll mig informerad när du startade Regelguiden

  1. Under Steg 1: Välj villkor markerar du kryssrutan för det villkor du vill lägga till.

    Obs!: Du kan markera flera kryssrutor.

  2. Under steg 2: Redigera regelbeskrivningen (klicka på ett understruket värde) väljer du en länk och slutför de åtgärder som krävs. När du är klar med det väljer du OK.

  3. Välj nästa länk och slutför de åtgärder som krävs. När du är klar med det väljer du OK.

  4. Om ytterligare en länk är tillgänglig väljer du den, slutför de åtgärder som krävs, och när det är klart väljer du OK.

  5. Välj Slutför när du är klar.

  1. På fliken Arkiv väljer du Hantera regler och aviseringar.

  2. Välj Ny regel på fliken E-postregler i rutan Regler och aviseringar.

  3. Välj Tillämpa regel på meddelanden som jag tar emot eller Tillämpa regel på meddelanden som jag skickar under Börja med en tom regel.

  4. Välj Nästa och gör följande:

    • Under steg 1: Välj villkor väljer du vilka villkor (kriterier) du vill att meddelandena ska uppfylla (matcha) för att regeln ska tillämpas.

      och

    • Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på ett understruket värde för valfritt villkor som du lagt till och anger sedan värdet.

  5. Välj Nästa och gör följande:

    • Under Steg 1: Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

      och

    • Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.

  6. Välj Nästa och gör följande:

    • Under Steg 1: Välj undantag markerar du eventuella undantag från regeln och väljer sedan Nästa.

      och

    • Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på ett understruket värde för valfritt undantag som du lagt till och anger sedan värdet.

  7. Välj Nästa, och gör följande:

    • Under Steg 1: Ange ett namn för denna regel skriver du ett namn.

      och

    • Under Steg 2: Ange regelalternativ markerar du kryssrutorna för de alternativ som du vill använda.

      Tips!: 

      • Om du vill köra regeln på meddelanden som redan finns i Inkorgen väljer du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".

      • Om du vill inaktivera regeln som aktiveras automatiskt avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.

      • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton som är konfigurerade i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  8. Välj Finish.

Du kan skapa en regel från ett meddelande. Fördelen med den här metoden är att regler föreslås utifrån meddelandets avsändare eller mottagare. När du börjar med ett meddelande flyttar till exempel en regel som föreslås alla meddelanden från den avsändaren till en mapp som du väljer.

  1. Välj det meddelande du vill skapa en regel för i Inkorgen och välj sedan Regler i gruppen Flytta på fliken Start.

    Obs!: Föreslagna regler visas baserat på meddelandets avsändare och mottagare i listan Regler.

  2. Gör något av följande:

    • Välj en föreslagen regel, välj en målmapp och välj sedan OK för att slutföra tilldelningen av en regel.

      eller

    • Välj Skapa regel och gå till nästa steg.

  3. Markera ingen, en eller flera av de tillgängliga kryssrutorna under När jag får e-post och alla valda villkor har uppfyllts i dialogrutan Skapa regel.

  4. Markera kryssrutorna för de åtgärder du vill ska utföras när villkoren (kriterierna) för regeln uppfylls under Gör följande.

  5. Markera kryssrutan Flytta objektmappen.

  6. Gör något av följande:

    • Välj Välj mapp och välj en befintlig mapp.

      eller

    • Välj Ny om du vill skapa en ny mapp.

    Meddelanden: 

    • Om du vill lägga till fler villkor, åtgärder eller undantag till regeln väljer du Avancerade alternativ, och följer sedan de återstående anvisningarna i Regelguiden.

    • Mer information finns i Utforma en anpassad regel.

  7. Välj OK.

  8. Gör något av följande i aviseringsrutan:

    • Välj OK.

      eller

    • Markera kryssrutan Tillämpa den här regeln nu på meddelanden som redan finns i den aktuella mappen och välj sedan OK.

Se Importera eller exportera en uppsättning regler för att ta reda på hur du importerar eller exporterar regler så att andra kan använda dem.

Du kan ta bort en regel när den inte längre behövs.

  1. På fliken Arkiv väljer du Hantera regler och aviseringar.

  2. Välj den regel du vill ta bort på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  3. Välj Ta bort Ta bort-ikon > OK.

Du kan köra en eller flera regler manuellt.

  1. På fliken Arkiv väljer du Hantera regler och aviseringar, och på fliken E-postregler väljer du Kör regler nu.

  2. I rutan Kör regler nu under Markera de regler som ska köras markerar du kryssrutan för var och en av de regler du vill köra.

  3. Om du vill välja en annan mapp väljer du Bläddra i rutan Kör i mappen, markerar mappen och väljer sedan OK.

    Markera kryssrutan Inkludera undermappar om du vill ta med alla mappar under den mapp du valde i Steg 3.

  4. I listan Tillämpa regler på accepterar du standardinställningen för alla meddelanden eller ändrar till lästa eller olästa meddelanden.

  5. Välj Kör nu.

Det finns två typer av regler i Outlook – serverbaserade och klientspecifika.

  • Serverbaserade regler    
    När du använder ett Microsoft Exchange Server-konto är vissa regler serverbaserade.  De här reglerna körs på din postlåda på Exchange-e-postservern även när Outlook inte körs.

    Serverbaserade regler måste gälla meddelanden när de först levereras till Inkorgen, och reglerna måste kunna köras tills de är slutförda på servern. En regel som anger att ett meddelande ska skrivas ut kan till exempel inte köras på servern tills den har slutförts. Om en regel inte kan tillämpas på servern, tillämpas den när du startar Outlook och blir då en klientspecifik regel.

  • Klientspecifika regler   
    Klientspecifika regler är regler som endast körs på datorn. Det är regler som körs i Outlook i stället för på Exchange-servern. Klientspecifika regler kan endast köras när Outlook körs.

Tips: Om regellistan innehåller båda slags regler tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.

Leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar

När regler tillämpas behandlas leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och automatiska svar (frånvaromeddelanden) som om de vore meddelanden. En regel som flyttar meddelanden med ordet "möte" i rutan Ämne till en viss mapp, flyttar till exempel även alla leveranskvitton, röstningssvar och automatiska svar till samma mapp.

Obs!: När en regel flyttar röstningssvar från Inkorgen till en annan mapp påverkas röstspårningen. När ett skickat meddelande som innehåller en röstknapp öppnas inkluderar inte uppföljningsinformationen en kontrollräkning av svaren som har flyttats med en regel. Om du flyttar eller tar bort ett svar manuellt påverkas inte spårningen.

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument betraktas som meddelanden. Om du skapar en regel som flyttar ett objekt till en särskild mapp baserat på att vissa villkor (kriterier) är uppfyllda (matchade), flyttas även alla mötesförfrågningar och uppgiftsförfrågningar som matchar de villkoren. Tänk dock på följande begränsningar när du skapar regler som påverkar de här typerna av objekt:

  • Om ett objekt flyttas till en annan mapp än en e-postmapp kanske objektet inte fungerar som förväntat när det flyttats. Om ett meddelande till exempel flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.

  • Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget genom att en regel används spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.

  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.

  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

Kontaktgrupper

En regel som innehåller en kontaktgrupp kan uppföra sig på ett annat sätt än andra regler beroende på hur regeln skapas.

  • Flytta meddelanden som skickats till en offentlig grupp till en mapp   
    Den här regeln är endast tillgänglig om du använder ett Exchange Server-konto. Endast meddelanden som skickas till kontaktgruppen flyttas till den angivna mappen. Meddelanden från personer som är medlemmar i kontaktgruppen flyttas inte till den angivna mappen.

Exchange Server-konton (från och med Exchange Server 2010) kan använda regler för att vidarebefordra meddelanden till e-postadresser utanför organisationen. En Exchange-administratör kan dock förhindra automatisk vidarebefordran av meddelanden till mottagare i specifika domäner.

Mer information finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange Server mitt konto ansluter till.

Hur du kan använda regler för att hantera e-postmeddelanden

En regel är en åtgärd som Microsoft Outlook vidtas automatiskt på ett ankommande eller skickat meddelande som uppfyller de villkor som du anger i regeln. Du kan välja flera villkor och åtgärder genom att använda Regelguiden.

Regler kan indelas i två kategorier – organisation och avisering. Reglerna fungerar inte på lästa meddelanden, utan endast på de som är olästa.

Regelmallar i Regelguiden

Regelguiden innehåller mallar för de vanligaste typerna av regler, till exempel:

  • Håll ordning    Med dessa regler får du hjälp med att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan till exempel skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, till exempel Erik Hansson, med ordet "försäljning" på raden Ämne, som gör att meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Eriks försäljning.

  • Håll mig informerad    Med dessa regler får du en avisering när du erhåller ett visst meddelande. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar en avisering till mobila enheter när du får ett meddelande från en familjemedlem.

  • Börja med en tom regel    Det här är regler som du skapar utan hjälp av en regelmapp och som du kan anpassa helt.

Skapa en regel

I Outlook finns regelmallar för vanliga scenarier. Använd dessa regelmallar eller skapa egna regler.

Använd Outlook-regelmallar

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. Under Steg 1: Välj en mall väljer du en mall i mallsamlingen Håll ordning eller Håll mig informerad

  5. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på det understrukna värdet. Om du till exempel klickar på länken personer eller offentlig grupp öppnas adressboken.

  6. Klicka på Nästa.

  7. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.

  8. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på ett understruket värde för varje villkor som du lagt till och ange sedan värdet.

  9. Klicka på Nästa.

  10. Under Steg 1: Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

  11. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.

  12. Klicka på Nästa.

  13. Under Steg 1: Välj undantag väljer du ett undantag för regeln och klickar sedan på Nästa.

  14. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på ett understruket värde för varje undantag som du lagt till och anger sedan värdet.

  15. Klicka på Nästa.

  16. Ange ett namn under Steg 1: Ange ett namn för denna regel.

  17. Under Steg 2: Ange regelalternativ markerar du kryssrutorna för de alternativ som du vill använda.

    • Om du vill köra regeln på befintliga meddelanden i Inkorgen markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".

    • Den nya regeln aktiveras som standard. Om du vill inaktivera regeln avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.

    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  18. Klicka på Slutför.

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Ny regel på fliken E-postregler i dialogrutan Regler och aviseringar.

  4. Klicka på Kontrollera meddelanden när de anländer eller Kontrollera meddelanden när de har skickats under Börja med en tom regel.

  5. Klicka på Nästa.

  6. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.

  7. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på ett understruket värde för varje villkor som du lagt till och ange sedan värdet.

  8. Klicka på Nästa.

  9. Under Steg 1: Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

  10. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde för varje åtgärd som du lagt till och ange sedan värdet.

  11. Klicka på Nästa.

  12. Under Steg 1: Välj undantag väljer du ett undantag för regeln och klickar sedan på Nästa.

  13. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen klickar du på ett understruket värde för varje undantag som du lagt till och anger sedan värdet.

  14. Klicka på Nästa.

  15. Ange ett namn under Steg 1: Ange ett namn för denna regel.

  16. Under Steg 2: Ange regelalternativ markerar du kryssrutorna för de alternativ som du vill använda.

    • Om du vill köra regeln på befintliga meddelanden i Inkorgen markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "Inkorgen".

    • Den nya regeln aktiveras som standard. Om du vill inaktivera regeln avmarkerar du kryssrutan Tillämpa regeln.

    • Om du vill tillämpa regeln på alla e-postkonton i Outlook markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  17. Klicka på Slutför.

Det går snabbt att skapa en regel från ett meddelande. Fördelen med att skapa en regel på detta sätt är att regler föreslås utifrån meddelandets avsändare eller mottagare. Om du till exempel börjar med ett meddelande så får du förslag på en regel som flyttar alla meddelanden från den avsändaren till den mapp som du väljer.

  1. Klicka på det meddelande som du vill skapa en regel för och klicka sedan på Regler i gruppen Flytta på fliken Start.

    Föreslagna regler visas utifrån meddelandets avsändare och mottagare.

  2. Gör något av följande:

    • Klicka på en av de föreslagna reglerna, klicka på en målmapp och sedan på OK.

    • Om du vill ha fler regelalternativ som baseras på avsändare, mottagare eller meddelandets ämne klickar du på Skapa regel.

Om du väljer Skapa regel i steg 2 öppnas dialogrutan Skapa regel. Fortsätt med följande anvisningar.

  1. Markera kryssrutorna för villkoren du vill använda under När jag får e-post och alla valda villkor har uppfyllts.

  2. Markera under Gör följande kryssrutorna för den åtgärd som ska utföras när villkoren uppfylls.

  3. Markera kryssrutan Flytta objektet till mappen.

  4. Klicka på en befintlig mapp eller sedan på Nytt om du vill skapa en mapp där meddelandena ska lagras.

    Klicka på Avancerade alternativ för att lägga till fler villkor, åtgärder och undantag. Följ sedan instruktionerna i Regelguiden. Detta är samma guide som visas när du klickar på Hantera regler och aviseringar i Backstage-vyn (du klickar på fliken Arkiv). Mer information finns i Utforma en anpassad regel.

  5. Klicka på OK.

Se Importera eller exportera en uppsättning regler för att ta reda på hur du importerar eller exporterar regler så att andra kan använda dem.

Gör följande om du vill köra en eller flera regler manuellt:

  1. Klicka på fliken Arkiv.

  2. Klicka på Hantera regler och aviseringar.

  3. Klicka på Kör regler nu.

  4. Markera under Markera de regler som ska köras i dialogrutan Kör regler nu kryssrutan intill varje regel som du vill köra.

  5. Om du vill välja en annan mapp klickar du på Bläddra i rutan Kör i mappen, klickar på mappen och sedan på OK.

    Markera kryssrutan Ta med undermappar om du vill ta med alla mappar under den mapp som du angav i steg 5.

  6. I listan Tillämpa regler på är standard alla meddelanden. Du kan ändra detta till lästa eller olästa meddelanden.

  7. Klicka på Kör nu.

Det finns två typer av regler i Outlook – serverbaserade och klientspecifika.

  • Serverbaserade regler    Om du använder ett Microsoft Exchange Server-konto är vissa av de regler som du skapar serverbaserade. Dessa regler körs i postlådan på Exchange-servern för e-post, även när Outlook inte körs på datorn. Serverbaserade regler måste tillämpas på meddelanden när de levereras till Inkorgen första gången och reglerna måste kunna köras på servern tills de är slutförda. En regel, som exempelvis anger att ett meddelande ska skrivas ut, kan inte köras förrän den är klar på servern. Om en regel inte kan tillämpas på servern, kommer den att tillämpas när du startar Outlook och den blir då en klientspecifik regel.

  • Klientspecifika regler    Klientspecifika regler är regler som endast körs på datorn. Detta är regler som inte kan köras förrän de är slutförda på servern, till exempel regler för att skriva ut vissa meddelanden. Klientspecifika regler kan endast köras när Outlook används.

Om regellistan innehåller båda slags regler tillämpas de serverbaserade reglerna först, följt av de klientspecifika reglerna.

Tillämpa regler på andra Outlook-objekt

När regler tillämpas, bearbetas leveranskvitton, läskvitton, svar på röstning och automatiska svar (frånvaroaviseringar) som om de var meddelanden. En regel som exempelvis flyttar objekt med ordet "möte" i ämnesraden till en speciell mapp, kommer även att flytta alla leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och automatiska svar som innehåller ordet "möte" i ämnesraden.

Obs!:  När ett röstsvar flyttas på grund av en regel från Inkorgen till en annan mapp, kommer även röstuppföljningen att påverkas. När du öppnar ett skickat meddelande med en röstningsknapp, kommer uppföljningsinformationen inte att inkludera en avräkning av svaren som flyttades med regeln. Uppföljningen påverkas inte om du flyttar eller tar bort ett svar.

När regler tillämpas hanteras mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument som meddelanden. När du till exempel skapar en regel som flyttar objekt med ordet "möte" i rutan Ämne till en speciell mapp, kommer även alla uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar som uppfyller villkoren att flyttas. Tänk emellertid på följande begränsningar när du skapar regler som påverkar dessa typer av objekt:

  • Ett objekt som flyttas till en annan mapp än e-postmappen kanske inte kommer att fungera så som det är tänkt sedan det flyttats. Om till exempel ett meddelande flyttas till mappen Kalender skapas inte en ny avtalad tid.

  • Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget genom att en regel används spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.

  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalender.

  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

Kontaktgrupper

En regel som innehåller en kontaktgrupp kan uppföra sig olika beroende på hur regeln skapas.

  • Flytta meddelanden som har skickats till en kontaktgrupp-mapp     Den här regeln är bara tillgänglig om du använder ett Exchange Server-konto. Endast meddelanden som skickas till kontaktgruppen flyttas till den angivna mappen. Meddelanden från personer som är medlemmar i kontaktgruppen flyttas inte till den angivna mappen.

Om du använder ett Microsoft Exchange Server 2010-konto är standard att du inte kan använda regler för att vidarebefordra meddelanden till e-postadresser utanför organisationen. Inställningen hjälper till att förhindra att sekretessbelagd och privat information från företaget hamnar på avvägar. Den här inställningen kan endast ändras av en Exchange-administratör.

Mer information finns i Ta reda på vilken version av Microsoft Exchange Server mitt konto ansluter till.

Hur du kan använda regler för att hantera meddelanden

En regel är en åtgärd som vidtas automatiskt i Microsoft Outlook på ett inkommande eller avsänt meddelande som uppfyller de villkor som du anger i regeln. Du kan välja flera villkor och åtgärder med hjälp av guiden Regler och aviseringar. Regler fungerar inte på e-postmeddelanden som har lästs utan bara på olästa meddelanden.

Det finns två kategorier regler: organisation och avisering. I guiden Regler och aviseringar finns mallar för de vanligaste reglerna.

  • Håll ordning    Med de här reglerna får du hjälp att arkivera och följa upp meddelanden. Du kan exempelvis skapa en regel för meddelanden från en viss avsändare, till exempel Erik Hansson, med ordet "försäljning" på raden Ämne, så att de meddelandena flaggas för uppföljning, kategoriseras som Försäljning och flyttas till mappen Eriks försäljning.

  • Håll mig informerad    Med de här reglerna får du en avisering när ett visst meddelande tas emot. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt skickar en avisering till din mobila enhet när du får ett meddelande från en familjemedlem.

  • Börja med en tom regel    Detta är regler som du skapar från grunden.

    Regelmallar
    Bild 1: Guiden Regler och aviseringar innehåller flera fördefinierade regler som kallas mallar.

Undantag

Du kan lägga till undantag till dina regler för särskilda omständigheter, till exempel när ett meddelande är flaggat för uppföljning eller har markerats som hög prioritet. En regel tillämpas inte på ett meddelande om något av de undantag som du har angett uppfylls.

  1. I Navigeringsfönstret klickar du på E-post.

  2. På menyn Verktyg klickar du på Regler och aviseringar.

  3. Om du har mer än ett e-postkonto går du till listan Tillämpa ändringar på den här mappen och väljer den Inkorg som du vill använda.

  4. Klicka på Ny regel.

  5. Under Steg 1: Välj en mall väljer du en mall i mallsamlingen Håll ordning eller Håll mig informerad

  6. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på det understrukna värdet. Om du till exempel klickar på länken personer eller distributionslista öppnas adressboken.

  7. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.

  8. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde om du inte redan har gjort det och klicka sedan på Nästa.

  9. Under Steg 1: Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

  10. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde om du inte redan har gjort det och klicka sedan på Nästa.

  11. Under Steg 1: Välj undantag väljer du ett undantag för regeln och klickar sedan på Nästa.

  12. När du är klar med regeln ger du den ett namn och väljer de andra alternativ som du vill använda.

    • Om du vill att regeln ska köras på befintliga meddelanden i en av dina mappar markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "mapp".

    • Om du vill tillämpa regeln på alla dina e-postkonton och Inkorgen för varje konto, markerar du kryssrutan ar markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  13. Klicka på Slutför.

Om du vill skapa en regel genom att välja egna villkor, åtgärder och undantag, gör du så här:

  1. I Navigeringsfönstret klickar du på E-post.

  2. På menyn Verktyg klickar du på Regler och aviseringar.

  3. Om du har mer än ett e-postkonto går du till listan Tillämpa ändringar på den här mappen och väljer den Inkorg som du vill använda.

  4. Klicka på Ny regel.

  5. Gå till Börja med en tom regel och välj antingen Kontrollera meddelanden när de anländer eller Kontrollera meddelanden när de har skickats. Klicka sedan på Nästa.

  6. Välj de villkor som meddelandena ska uppfylla för att regeln ska tillämpas under Steg 1: Välj villkor.

  7. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde om du inte redan har gjort det och klicka sedan på Nästa.

  8. Under Steg 1: Välj åtgärd(er), välj den åtgärd som du vill att regeln ska utföra när de specifika villkoren är uppfyllda.

  9. Under Steg 2: Redigera regelbeskrivningen, klicka på ett understruket värde om du inte redan har gjort det och klicka sedan på Nästa.

  10. Under Steg 1: Välj undantag väljer du ett undantag för regeln och klickar sedan på Nästa.

  11. När du är klar med regeln ger du den ett namn och väljer de andra alternativ som du vill använda.

    • Om du vill att regeln ska köras på befintliga meddelanden i en av dina mappar markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i "mapp".

    • Om du vill tillämpa regeln på alla dina e-postkonton och Inkorgen för varje konto, markerar du kryssrutan ar markerar du kryssrutan Skapa den här regeln på alla konton.

  12. Klicka på Slutför.

Du kan skapa en regel direkt från ett meddelande. Du kan till exempel skapa en regel som flyttar meddelanden från en viss avsändare till en viss mapp.

  1. Högerklicka på det meddelande som du vill basera regeln på och klicka sedan på Skapa regel på snabbmenyn.

    I dialogrutan Skapa regel markerar du kryssrutorna för de alternativ som redan är ifyllda med information från det markerade meddelandet.

  2. Markera kryssrutan Flytta objektet till mappen.

  3. Klicka på en befintlig mapp eller klicka på Nytt om du vill skapa en mapp där meddelandena ska lagras.

  4. Om du vill lägga till fler villkor, åtgärder eller undantag till regeln väljer du Avancerade alternativ och följer sedan de återstående anvisningarna i guiden Regler och aviseringar.

    Tips!    Om du vill köra regeln direkt när du har skapat den markerar du kryssrutan Kör denna regel nu på meddelanden som redan finns i mappen på sista sidan i guiden Regler och aviseringar.

    Alla meddelanden i din inkorg eller vald mapp som uppfyller villkoren och undantagen i regeln flyttas till den angivna mappen. Om du vill testa den nya regeln öppnar du den nya mappen. Har rätt meddelanden flyttats?

Om du vill köra en regel med jämna mellanrum men inte hela tiden, gör du så här:

  1. På menyn Verktyg klickar du på Regler och aviseringar.

  2. I dialogrutan Regler och aviseringar inaktiverar du regeln genom att avmarkera kryssrutan bredvid regeln.

  3. Klicka på Kör regler nu.

  4. I dialogrutan Kör regler nu går du till Markera de regler som ska köras och markerar kryssrutan intill den regel som du vill köra.

  5. Markera den mapp som du vill tillämpa regeln på.

  6. Markera den kategori meddelanden som du vill tillämpa regeln på.

    Du kan till exempel tillämpa regeln endast på olästa meddelanden i en mapp.

  7. Klicka på Kör nu.

Serverbaserade regler    Om du har ett Microsoft Exchange-konto kan servern tillämpa regler på dina meddelanden även om Outlook inte körs. Detta kallas serverbaserade regler. Reglerna måste vara inställda att tillämpas på meddelandena när de levereras till din inkorg på servern, och reglerna måste kunna köras klart på servern. En regel kan till exempel inte köras klart på servern om åtgärden innebär att ett meddelande ska skrivas ut. Om en regel inte kan tillämpas på servern tillämpas den när du startar Outlook.

Klientspecifika regler    En ”klient” är det e-postprogram som körs på en enskild dator. En regel som inte kan tillämpas på servern är en klientspecifik regel, eftersom den bara körs på den enskilda datorn. Om regellistan både innehåller regler som kan köras på servern och regler som inte kan det, tillämpas de serverbaserade reglerna först och därefter de klientspecifika.

Leveranskvitton, läskvitton, röstningssvar och frånvaromeddelanden behandlas som meddelanden. Om du till exempel skapar en regel som flyttar objekt med ordet ”möte” på ämnesraden till en särskild mapp, flyttas även alla leveranskvitton, röstningssvar och frånvaromeddelanden som uppfyller det villkoret.

Obs!: Om ett röstningssvar flyttas från inkorgen spåras inte svaret automatiskt i det ursprungliga meddelandet.

Mötesförfrågningar, uppgiftsförfrågningar och dokument hanteras som meddelanden. Om du till exempel skapar en regel som flyttar objekt med ordet ”möte” på ämnesraden till en viss mapp, flyttas även alla uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar som uppfyller villkoren. Du bör tänka på följande begränsningar när du skapar regler som påverkar de här typerna av objekt:

  • Ett objekt som flyttas till en annan mapp än e-postmappen kanske inte fungera som förväntas efter att det flyttats. Om ett meddelande till exempel flyttas till mappen Kalender skapas ingen ny avtalad tid.

  • Om ett mötes- eller uppgiftssvar flyttas till mappen Borttaget med hjälp av en regel, spåras inte svaret av det ursprungliga objektet.

  • Om en mötesbegäran flyttas automatiskt till mappen Borttaget, läggs den inte till i Kalendern.

  • Regler som påverkar meddelanden som du skickar tillämpas inte på uppgiftsförfrågningar och mötesförfrågningar.

En ny regel för en distributionslista fungerar olika beroende på hur du skapar regeln:

  • Flytta meddelanden som skickas till en distributionslista till en mapp    Om du väljer den här regelmallen flyttas endast meddelanden som skickas till distributionslistan till den angivna mappen. Meddelanden från personer som råkar finnas på distributionslistan flyttas inte till den angivna mappen.

    Obs!: Den här regeln fungerar endast för Exchange-konton.

  • Flytta meddelanden från någon till en mapp    Om du väljer den här regelmallen flyttas även meddelanden från personer på den distributionslista som du anger till den angivna mappen.

Om du arbetar i en organisation som använder Exchange skickas som standard inte meddelanden som du vidarebefordrar till externa e-postadresser utanför organisationen med hjälp av en regel. Den här inställningen är avsedd att förhindra att företagsdata hamnar på avvägar. Inställningen görs av Exchange-administratören.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×