Hantera externa dataområden och deras egenskaper

Du kan ändra egenskaperna för ett externt data område om du vill styra data som har importer ATS till ett kalkyl blad via en anslutning till en extern data källa, till exempel en databas, en webbfråga eller en textfil.

Ett externt data område (kallas även frågetabeller) är ett definierat namn eller ett tabell namn som definierar platsen för de data som läggs till i ett kalkyl blad. När du ansluter till externa data skapar Excel ett externt data område automatiskt. Det enda undantaget till det här är en pivottabellrapport som är ansluten till en data källa – en pivottabellrapport använder inte ett externt data område. I Excel kan du formatera och utforma ett externt data område eller använda det i beräkningar, som med andra data.

Egenskaper för externt data område

Ett externt data område har ytterligare egenskaper (ska inte förväxlas med anslutnings egenskaper) som du kan använda för att styra data, till exempel att bevara cellformatering och kolumn bredd. Du kan ändra dessa externa data områdes egenskaper genom att klicka på Egenskaper i gruppen anslutningar på fliken data . Gör sedan dina ändringar genom att göra följande:

  • Använd dialog rutan Egenskaper för externa data för externa data områden som skapas från Microsoft Query och guiden data anslutning.

  • Använd dialog rutan externt data områdes egenskaper för externa data områden som skapas från en importerad textfil eller webbfråga som hämtar HTML-data.

  • Använd dialog rutan Egenskaper för XML-mappning för externa data områden som skapas från en webbfråga som hämtar XML-data.

Använda mallar med externa data områden

Om du vill dela en sammanfattning eller en rapport som baseras på externa data kan du ge andra användare en arbets bok som innehåller ett externt data område, eller så kan du skapa en rapportmall. Med en rapportmall kan du spara sammanfattningen eller rapporten utan att spara externa data så att filen blir mindre. Externa data hämtas när en användare öppnar rapport mal len.

  1. Markera det kalkyl blad som du vill söka efter en externt dataområde.

  2. Klicka på pilen bredvid rutan namnpå formelfältet och klicka sedan på namnet på det externa data område som du vill använda.

  1. Klicka på Namnhanteraren i gruppen Definierade namn på fliken Formler.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  2. Klicka på namnet på det externa data området i dialog rutan Namn hanteraren och klicka sedan på Redigera. Du kan även dubbelklicka på namnet.

  3. I dialog rutan Redigera namn skriver du det nya namnet för referensen i rutan namn .

Obs!: Med knappen Stäng stänger du bara dialog rutan Namn hanteraren . Du behöver inte klicka på Stäng för att bekräfta ändringar som du redan har gjort.

Du kan ändra den underliggande frågan för ett externt data område som har skapats från Microsoft Query, en importerad textfil, en webbfråga eller guiden data anslutning.

  1. Klicka på en cell i det externa data område som du vill ändra den underliggande frågan för.

  2. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. I dialog rutan Egenskaper för externa data klickar du på anslutnings egenskaper Bild av knapp .

  4. Klicka på fliken definition i dialog rutan anslutnings egenskaper och klicka sedan på Redigera fråga.

Mer information om hur du skapar och redigerar frågor i Microsoft Query finns i hjälp för Microsoft Query.

  1. Klicka på en cell i det externa data område som du vill ändra den underliggande frågan för.

  2. Klicka på Anslutningar i gruppen Anslutningar på fliken Data.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. I dialog rutan arbets boks anslutningar klickar du på Egenskaper.

  4. Klicka på fliken definition i dialog rutan anslutnings egenskaper och klicka sedan på Redigera fråga.

  5. Klicka på Importerai dialog rutan Importera textfil .

  6. Gör ändringar i den importerade text filen i text import guiden och klicka sedan på Slutför.

    Mer information om hur du importerar textfiler finns i Importera eller exportera textfiler.

  1. Klicka på en cell i det externa data område som du vill ändra den underliggande frågan för.

  2. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. I dialog rutan arbets boks anslutningar klickar du på Egenskaper.

  4. Klicka på fliken definition i dialog rutan anslutnings egenskaper och klicka sedan på Redigera fråga.

  5. Gör ändringar i webb frågan i dialog rutan Redigera webbfråga och klicka sedan på Slutför.

Mer information om hur du skapar och redigerar webb frågor finns i ansluta till en webb sida.

  1. Klicka på en cell i det externa data område som du vill ändra den underliggande frågan för.

  2. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. I dialog rutan Egenskaper för externa data klickar du på anslutnings egenskaper Bild av knapp .

  4. Klicka på fliken definition i dialog rutan anslutnings egenskaper .

  5. Gör något av följande:

    • I rutan kommando typ klickar du på tabell och ändrar sedan värdet i rutan kommando text till namnet på en lämplig tabell, vy eller fråga.

    • Klicka på SQL eller standard i rutan kommando typ och redigera sedan SQL-uttrycket i kommando text rutan.

      Obs!: Beroende på hur anslutningen har definierats, kan det hända att rutan kommando typ inte är tillgänglig (den är nedtonad).

  1. I Formel fältet klickar du på pilen bredvid rutan namnoch väljer namnet på det externa data område som du vill kopiera.

    För en Excel-tabell markerar du namnet på området och trycker på CTRL + A för att markera tabell rubrikerna.

    Om du vill ta med kolumn etiketter eller formler som inte ingår i det externa data området markerar du de celler som innehåller de kolumn etiketter eller formler som du vill kopiera. Klicka på pilen bredvid namn rutan i Formel fältet och klicka på namnet på det externa data område som du vill kopiera.

  2. Klicka på Kopiera i gruppen Urklipp på fliken Start.

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  3. Växla till den arbets bok där du vill klistra in det externa data området.

  4. Klicka på cellen längst upp till vänster i inklistringsområde.

    Kontrol lera att externa data inte ersätter befintliga data genom att se till att kalkyl bladet inte innehåller data under eller till höger om den cell som du klickar på.

  5. Klicka på Klistra in i gruppen Urklipp på fliken Start.

Obs!: Om du bara kopierar en del av ett externt data område kopieras inte underliggande fråga och kopierade data kan inte uppdateras.

Du kan styra hur du hanterar en mindre eller större data uppsättning som returneras till Excel när data uppdateras.

  1. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  2. Klicka på något av följande i dialog rutan externt data områdes egenskaper under om antalet rader i data området ändras efter uppdatering:

    • Infoga celler för nya data, ta bort oanvända celler

      Meddelanden: 

      • När en eller flera rader läggs till i data källan flyttas celler direkt under det externa data området, men celler till höger om det externa data området flyttas inte.

      • När en eller flera rader tas bort i data källan flyttas celler direkt under det externa data området, men celler till höger om det externa data området flyttas inte.

    • Infoga hela rader för nya data, rensa oanvända celler

      Meddelanden: 

      • När en eller flera rader läggs till i data källan flyttas celler direkt under och till höger om det externa data området nedåt.

      • När en eller flera rader tas bort i data källan flyttas inte celler direkt under och till höger om det externa data området.

    • Skriv över befintliga celler med nya data, rensa oanvända celler

      Meddelanden: 

      • När en eller flera rader läggs till i data källan skrivs celler direkt under det externa data området över, men celler till höger om det externa data området flyttas inte.

      • När en eller flera rader tas bort i data källan flyttas inte celler direkt under och till höger om det externa data området.

  1. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  2. Gör något av följande under dataformatering och layout:

    • Om du vill inkludera fält namn som första raden markerar du kryss rutan Inkludera fält namn .

      Obs!: Den här kryss rutan är endast tillgänglig för ett externt data område som konverteras från ett Microsoft Office 2003-program, eller till ett externt data område som har skapats av program.

    • Om du vill lägga till en kolumn med rad nummer markerar du kryss rutan Inkludera rad nummer .

      Obs!: Den här kryss rutan är inte tillgänglig för importerade textfiler, XML-filer eller webbfrågor.

    • Om du vill behålla cellformateringen markerar du kryss rutan Behåll cellformatering .

      Obs!: För en webbfråga rensas det här alternativet automatiskt när du väljer fullständig HTML-formatering i dialog rutan alternativ . Du öppnar dialog rutan alternativ från dialog rutan Redigera fråga .

    • Om du vill bevara kolumn bredderna markerar du kryss rutan Justera kolumn bredd .

    • Om du vill bevara kolumn sortering, filtrering och layout som du använder markerar du kryss rutan bevara kolumn sortering/filter/layout .

      Obs!: Den här kryss rutan är inte tillgänglig för en webbfråga.

    • Om du vill behålla det kolumn filter som du använder markerar du kryss rutan Behåll kolumn filter .

      Obs!: Den här kryss rutan är endast tillgänglig för en webbfråga som baseras på XML-data.

Obs!: Följande procedur gäller endast för ett externt data område som konverteras från ett Microsoft Office 2003-program, eller till ett externt data område som skapas programmatiskt. Alla externa data områden som skapas med hjälp av användar gränssnittet skapas som Excel-tabeller. De här tabellerna expanderas automatiskt när nya rader läggs till och fyller i beräknade kolumner.

  1. Ange en formel i en cell som ligger intill den första raden med data i det externa data området.

    Obs!: Den första raden med data kan vara den första eller andra raden i det externa data området, beroende på om den första raden innehåller rubriker.

  2. Markera cellen och dubbelklicka på fyllningshandtag för att kopiera formeln till alla rader i det externa data området.

  3. Klicka i en cell i det externa dataområdet.

  4. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  5. I dialog rutan Egenskaper för externt data område markerar du kryss rutan Fyll i formlerna i angränsande kolumner .

    Obs!: Om det externa data området utökas när du uppdatera kopieras bara de formler som är direkt intill eller inom det externa data området.

Om du fryser ett externt data område behålls data, men inte den underliggande frågan, så att det inte går att uppdatera ett externt data område.

  1. Klicka på det kalkyl blad som innehåller den Excel-tabell från vilken du vill ta bort data anslutningen.

  2. I Formel fältet klickar du på pilen bredvid rutan namnoch sedan på namnet på det externa data område som du vill ta bort data anslutningen från. Data området väljs sedan.

  3. Klicka på ta bort länki gruppen externa tabell data på fliken verktyg . Data området kvarstår och har fortfarande samma namn men anslutningen tas bort.

Obs!: Följande procedur gäller endast för ett externt data område som konverteras från ett Microsoft Office 2003-program, eller till ett externt data område som skapas programmatiskt. Alla externa data områden som skapas med hjälp av användar gränssnittet skapas som Excel-tabeller. De här tabellerna expanderas automatiskt när nya rader läggs till och fyller i beräknade kolumner.

  1. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  2. Under frågedefinitionavmarkerar du kryss rutan Spara frågedefinition .

Obs!:  När du sparar en arbets bok raderas den underliggande frågan från arbets boken. De sparade databasens frågefiler (DQY-eller ODC-filer) tas inte bort. Om du sparade frågan när du skapade den i Frågeguiden eller i Microsoft Query sparas frågefilen på din dator och du kan använda frågan igen för att hämta externa data. Mer information finns i hjälp om Microsoft Query.

Obs!: Följande procedur gäller endast ett externt data område som skapas med hjälp av guiden data anslutning eller Microsoft Query (och inte till en importerad textfil eller webbfråga), ett externt data område som konverterats från ett Microsoft Office 2003-program eller en extern data område som har skapats av program. Alla externa data områden som skapas med hjälp av användar gränssnittet skapas som Excel-tabeller.

  1. Infoga en tom rad ovanför det externa data området genom att göra något av följande:

    • Markera en cell som du vill infoga en ny rad ovanför. Klicka sedan på pilen bredvid Infogai gruppen celler på fliken Start och klicka sedan på Infoga kalkyl blads rader. Eftersom du har markerat en cell infogas en ny rad ovanför den aktuella raden.

    • Klicka på rad väljaren för den rad ovanför vilken du vill infoga en ny rad. Klicka sedan på Infogai gruppen celler på fliken Start . Eftersom du har markerat en hel rad infogas en ny rad ovanför den markerade raden.

  2. Skriv de etiketter du vill använda i cellerna i den tomma raden.

  3. Klicka i en cell i det externa dataområdet.

  4. Klicka på Egenskaperi gruppen anslutningar på fliken data .

    Bild av menyfliksområdet i Excel

  5. I dialog rutan Egenskaper för externt data område , under dataformatering och layout, avmarkerar du kryss rutan Inkludera fält namn och klickar sedan på OK.

  6. Om du vill ta bort befintliga fält namn och uppdatera det externa data området klickar du på en cell i det externa data området och klickar sedan på Uppdatera data Knappbild .

Obs!: När du hämtar data från en databas bevaras eventuella ändringar av kolumn namn i Microsoft Query i det externa data området. Information om hur du ändrar kolumn namn i frågan finns i hjälp om Microsoft Query.

  1. Klicka på det kalkyl blad som innehåller det externa data område som du vill ta bort.

  2. I Formel fältet klickar du på pilen bredvid rutan namnoch sedan på namnet på det externa data område som du vill ta bort.

    Om det externa data området är en Excel-tabell trycker du på CTRL + A för att markera hela tabellen.

  3. Om du vill ta bort det externa data området trycker du på DELETE.

  4. Om du vill ta bort den underliggande frågan klickar du på Ja när Excel frågar dig.

Behöver du mer hjälp?

Du kan alltid fråga en expert i Excel Tech Community, få support i Answers-communityn eller föreslå en ny funktion eller förbättringar på Excel User Voice.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×