Guide till rollen Chef i Project Web Access

Viktigt!: Den här artikeln är maskinöversatt, se ansvarsfriskrivningen. Den engelska versionen av den här artikeln finns här för din referens.

Beroende på den organisation och de projektledningsrutiner som används kan en enskild chef ansvara för en portfölj med projekt. Inte sällan ansvarar en chef för en hel avdelning inom organisationen och för hundratals projekt. Chefer måste ha insikt i varje enskilt projekt så att de kan kontrollera att arbetet följer organisationens strategiska mål.

I större organisationer hanterar normalt en projektledningsavdelning projektportföljer. Trots det måste chefer ofta arbeta i tätt samarbete med projektledningsavdelningen för att kontrollera att organisationens mål har uppfattats och uppnås, samt att projekten följer dessa mål.

I den här artikeln beskrivs de aktiviteter som är tillgängliga för dig som är chef i en organisation som använder Microsoft Office Project Web Access. Den ger en översikt över Project Web Access ur en chefs perspektiv.

Beroende på vilken säkerhetsgrupp du har tilldelats kan du arbeta med Project Web Access-funktioner i Project Web Access, i Microsoft Office Project Professional 2007 eller i båda programmen.

Vad kan du göra när du har behörigheter som Chef?

Arbeta från startsidan för Project Web Access

Arbeta med resurser

Arbeta med projekt och portföljer i Projektcenter

Analysera data och skapa rapporter

Samarbeta med andra i organisationen

Få distribution råd, bloggar och annan information

Arbeta från startsidan för Project Web Access

Startsidan för Project Web Access är utgångspunkten för användare som arbetar med data som har sparats i Microsoft Office Project Server 2007-databasen. När du loggar in på Project Web Access visas väntande objekt som kan behöva åtgärdas (till exempel aktivitetsuppdateringar som måste godkännas) och objekt som har ändrats sedan din senaste inloggning. Från startsidan kan du komma åt Project Web Access-funktioner, inklusive sidorna Aktiviteter, Projektcenter, Resurscenter, Uppdateringar, Statusrapporter, Dokument, Ärenden och Risker.

Obs!: Vilket innehåll som visas på startsidan för Project Web Access beror på vilka funktioner som är tillgängliga på servern, användarens roll, vilka behörigheter som användaren har tilldelats, vilka säkerhetskategorier användaren tillhör (inklusive de projekt och vyer som har tilldelats säkerhetskategorin) samt vilka eventuella anpassningar som har konfigurerats för startsidan.

Aktiviteter på startsidan för Project Web Access

Överst på sidan

Integration med Outlook

Project Web Access kan integreras med Microsoft Outlook så att gruppmedlemmar kan uppdatera sina aktiviteter med hjälp av Office Outlook 2007, 2003 eller XP. För att kunna använda funktionerna för Outlook-integration måste en gruppmedlem:

  • ha ett giltigt användarkonto för Project Web Access för åtkomst till konfigurationssidan för funktionerna för Outlook-integration,

  • använda Office Outlook 2007, 2003 eller XP,

  • hämta och installera Outlook-tillägget för Microsoft Office Project.

Outlook-aktiviteter

Överst på sidan

Arbeta med resurser

Hantera resursinformation

Personal projekt

Schemaläggning av kompetens

Arbeta med semester och annan ledig tid (administrativ tid)

Du kan använda Resurscenter i Project Web Access för att visa, ändra och analysera information för en eller flera resurser som är tilldelade aktiviteter i projekt som publiceras till Project Server-databasen. Resurscenter innehåller en lista med alla resurser i företagets resurspool. Behörighet för att visa objekt i Resurscenter tilldelas av administratören för Project Server.

Överst på sidan

Hantera resursinformation

I Resurscenter kan du visa och redigera information om resurser, till exempel e-postadresser, kontoinformation och de grupper som resurserna tillhör. Du kan också visa information om resursernas tilldelningar och tillgänglighet.

Obs!: Vissa resursattribut, till exempel kalenderinställningar, kan bara ändras med Project Professional 2007.

Aktiviteter för hantering av resursinformation

Överst på sidan

Skaffa resurser till projekt

Du kan använda funktionen Skapa grupp för att skapa grupper för projekt baserat på många olika parametrar, inklusive resurskunskaper och tillgänglighet, även om den här uppgiften är vanligtvis övertid projektledare. Du kan använda Resurscenter för att kontrollera vem som har tilldelats projekt i organisationen.

Tänk på följande när du använder funktionen Skapa team:

  • En projektledare kanske inte kan se alla resurser, eller tilldela alla ett projekt.

  • För att hitta eller granska resurser som har den nödvändiga kompetensen anger, organisationen måste använda RBS Resource Breakdown Structure () och andra enterprise resource dispositionskoder som används för att definiera olika kunskaper och resursrelationer inom organisationen.

  • Du kan tilldela en grupp med resurser aktiviteter och enskilda gruppmedlemmar kan sedan välja de aktiviteter som de vill ska tilldelas dem.

  • Chefer kan använda bägge föreslagna och bekräftat bokning för resurser. Genom att tilldela resurser till projekt utan införs dem, spåra chefer potentiella resurstilldelningar för föreslagna nya projekt. Tjänsten organisationer, till exempel använda ofta föreslagen bokning så att de kan jämföra olika scenarier för tilldelning och hantera föreslagna och godkända tilldelningar. Föreslås Bokningstyp för att spåra och hantera Personal förfrågningar resursansvariga i organisationer som använder en central resurspool och projektledare som gör sin egen personal användning.

Obs!: En del resursattribut och resursinställningar, till exempel kalenderinställningar och ersatta resurser, kan bara ändras med hjälp av Project Professional 2007.

Aktiviteter för att skaffa resurser till projekt

Överst på sidan

Kunskapsschemaläggning

Om du vill hitta den bästa resursen för ett jobb och kontrollera att organisationen inte är underbemannad använder du funktionerna för kunskapsschemaläggning i Project Web Access och Project Professional 2007, som är en del av organisationens EPM-lösning (Enterprise Project Management). Chefer kan använda Resursersättningsguiden i Project Professional 2007 för att ersätta allmänna resurser med faktiska resurser. Använd funktionen Skapa team i Project Web Access för att söka efter resurser med rätt kunskaper för jobbet.

Obs!: Vissa resursattribut, till exempel kalenderinställningar och Resursersättningsguiden, kan bara ändras med Project Professional 2007.

Aktiviteter för kunskapsschemaläggning

Överst på sidan

Arbeta med semester och administrativ tid

I Project Web Access kan du övervaka tid som inte ägnas åt arbete (administrativ tid), till exempel semestertid, gruppmöten, utbildning, interna projekt och annan tid som inte ägnas åt projektarbete. Gruppmedlemmarna kan ange administrativ tid på sina respektive Min tidrapport-sidor.

Övervaka administrativ tid om:

  • Du integrerar med ett redovisningssystem som kräver data för undantag.

  • Ledningsgruppen vill ha rapporter om undantag.

  • Projektledare eller resursansvariga vill att gruppmedlemmarna ska ange när de inte är på arbetet så att de inte visas som tillgängliga för projekttilldelningar under den tiden.

Aktiviteter för hantering av administrativ tid

Överst på sidan

Arbeta med projekt och portföljer i Projektcenter

Projektcenter är ett enkelt sätt för projektledare, gruppmedlemmar och andra intressenter att visa detaljerad information om enskilda projekt, projektförslag och hierarkiska statistik om en portfölj med projekt projekt i organisationen. Alla användare som har behörighet att komma åt Projektcenter i Project Web Access eller Project Professional 2007 kan använda Projektcenter för att arbeta med ett projekt som de har tilldelats. Projekt som publiceras i Project Server 2007 databas som är tillgängliga i Projektcenter.

Aktiviteter för Projektcenter

Överst på sidan

Analysera data och skapa rapporter

Hantera statusrapporter

Arbeta med OLAP-rapporter

Genom att skapa korrekta rapporter kan du tydligt visa hur framgångsrik organisationens övergripande projekt- och resurshanteringsmetod är.

I Project Web Access finns flera rapportalternativ som gör det lättare att samarbeta på ett effektivare sätt. Gruppmedlemmar kan skapa statusrapporter för att rapportera förloppet för de aktiviteter de arbetar med. Dessutom kan en projektledare skapa detaljerade OLAP-rapporter (online analytical processing).

Obs!: Tänk på att en del uppgifter bara kan utföras om en användare tillhör gruppen Administratörer för Project Web Access. Om inte länken Serverinställningar visas i Snabbstart i Project Web Access tillhör du inte gruppen Administratörer och kan därför inte utföra vissa åtgärder, till exempel att anpassa vyer, skapa rapporter, skapa tidrapporter eller ta bort projekt.

Överst på sidan

Hantera statusrapporter

Statusrapporter beskriver förloppet i tilldelade aktiviteter. Du kan automatisera processen för att begära och ta emot statusinformation samt skicka begäranden om statusrapporter till gruppmedlemmar som sedan svarar genom att skicka den begärda informationen. Gruppmedlemmar kan också själva skicka statusrapporter. Projektledare kan även konfigurera statusrapporter så att de får enskilda inskickade rapporter samt en sammanslagen rapport där alla svar visas.

Aktiviteter för statusrapporthantering

Överst på sidan

Arbeta med OLAP-rapporter

Chefer på olika nivåer kan använda en mängd olika rapporter för att analysera projekt- och prestanda inom ett projekt eller mellan flera projekt. Du kan använda pivottabeller och Pivotdiagram om du vill arbeta interaktivt med rapporter och ändra vissa av de fält som strukturerar dem. De här rapporterna hjälpa dig att förstå hälsotillståndet för din organisation i projekt- och prestanda.

Obs!: Vissa rapporter, till exempel visuella rapporter, kan bara skapas och visas med hjälp av Project Professional 2007.

Aktiviteter för OLAP-rapporthantering

Överst på sidan

Samarbeta med andra i organisationen

Project Web Access innehåller många funktioner som underlättar samarbetet mellan organisationens resurser vad gäller projektaktiviteter, ärenden, risker och andra områden som påverkar projektets resultat.

Project Server 2007-användare kan använda Windows SharePoint Services när de samarbetar i projekt. Alla projekt som publiceras till Project Server-databasen kan associeras med en webbplats på en server som kör Windows SharePoint Services. Denna webbplats kan innehålla flera dokumentbibliotek och en lista över ärenden och risker som du kan använda för att spara och spåra projektrelaterade dokument, ärenden och risker.

Samarbetsaktiviteter

Överst på sidan

Få tillgång till råd om distribuering, bloggar och annan onlineinformation

Överst på sidan

Obs!: Ansvarsfriskrivning för maskinöversättning: Den här artikeln har översatts av ett datorsystem utan mänsklig inblandning. Microsoft erbjuder dessa maskinöversättningar för att hjälpa icke engelskspråkiga användare att ta del av information om Microsofts produkter, tjänster och tekniker. Eftersom artikeln är maskinöversatt kan den innehålla fel i ordval, syntax och grammatik.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×