Guide för rapportdesign

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Access innehåller ett antal verktyg som hjälper dig att snabbt skapa snygga och lätt att läsa rapporter som ger upphov till data på ett sätt som passar behoven hos dess användare. Du kan använda kommandona på fliken Skapa för att skapa en enkel rapport med ett enda klick. Du kan använda rapportguiden för att skapa en mer komplicerad rapport eller skapar du en rapport genom att lägga till alla data och formatera element dig själv. Oavsett vilken metod som du väljer blir du antagligen minst några ändringar till utformningen av rapporten så att det visar data som du vill. I den här artikeln beskrivs hur du allmänna processen med att designa en rapport och sedan finns information om hur du lägger till specifika designelement i rapporten.

I den här artikeln

Bestämma hur du vill ändra layouten i rapporten

Justera dina data med hjälp av kontroll layouter

Lägga till eller ta bort rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt

Tips för att formatera olika datatyper

Bestämma hur du vill ändra layouten i rapporten

När du utformar en rapport måste du först bestämma hur du vill att data ska ordnas på sidan och hur data lagras i databasen. Under designprocessen, kan du även upptäcka att placeringen av data i tabellerna inte tillåter att du skapar rapporten som du vill använda. Det kan vara en indikation att tabellerna inte normaliserade – det innebär att data inte lagras i på bästa sätt.

Göra en skiss av rapporten

Det här steget är inte obligatoriska, det kan hända att Rapportguiden i Access eller Rapporteringsverktyg (som är tillgängliga på fliken Skapa i gruppen rapporter ) ger en tillräcklig första design för rapporten. Men om du bestämmer dig att utforma din rapport utan att använda dessa verktyg kan som hjälpa det att göra rapporten på ett papper vet genom att rita en ruta där varje fält placeras och skriva på fältnamnet i varje ruta. Alternativt kan du använda program som Word eller Visio för att skapa en mockup i rapporten. Oavsett vilken metod som du vill använda, bör du inkludera tillräckligt rader om du vill ange hur data ska upprepas.

Färdigt formulär som överlappar preliminär skiss

Du kan till exempel använda en rad för produktinformation och sedan flera upprepande rader för den produktförsäljning och slutligen en rad med total försäljning för produkten. Sedan upprepas sekvensen för nästa produkten och så vidare fram till slutet av rapporten. Eller kanske rapporten är en enkel lista med data i tabellen då din skiss kan innehålla en serie rader och kolumner.

Obs!: Den här tekniken är också mycket användbart om du utformar en rapport för någon annan. I det här fallet kan den andra personen Rita skissen innan du börjar arbeta.

När du har skapat din skiss avgöra vilken tabell eller tabeller innehåller data som du vill ska visas i rapporten. Om alla data finns i en tabell, kan du basera rapporten direkt på tabellen. Oftare, lagras de data som du vill använda i flera tabeller som du måste hämta tillsammans i en fråga innan du kan visa den i rapporten. Frågan kan bäddas in i egenskapen datakälla för rapporten eller skapa en separat, sparad fråga och basera rapporten på som.

Avgöra vilka data som du vill placera i varje rapportavsnitt

Varje arbetsbok har en eller flera avsnitt. Ett avsnitt som finns i varje rapport är informationsavsnittet. Det här avsnittet upprepas en gång för varje post i en tabell eller fråga som rapporten baseras på. Andra avsnitt är valfritt och upprepar mindre ofta och vanligtvis används för att visa information som är gemensamma för en grupp med poster, en sida i rapporten eller hela rapporten.

I följande tabell beskrivs där varje avsnitt finns och hur avsnittet brukar användas.

Avsnitt

Plats

Typiska innehållet

Rapporten rubrikavsnitt

Visas endast en gång, högst upp på den första sidan i rapporten.

  • Rapportrubriken

  • Logotyp

  • Aktuellt datum

Rapportfot

Visas efter den sista raden med data ovanför avsnittet sidfoten på den sista sidan i rapporten.

Rapportsummor (summor, antal, medelvärden och så vidare)

Sidan rubrikavsnitt

Visas högst upp på varje sida i rapporten.

  • Rapportrubriken

  • Sidnummer

Sidan sidfotsavsnitt

Visas längst ned på varje sida i rapporten.

  • Aktuellt datum

  • Sidnummer

Grupphuvudet

Visas bara föregående av en grupp med poster.

Fältet som grupperas på

Gruppen sidfotsavsnitt

Visas bara när du har en grupp med poster.

Gruppera summor (summor, antal, medelvärden och så vidare)

Information om att lägga till eller ta bort rapporthuvud och sidfotsavsnitt eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt finns i avsnittet Lägg till eller ta bort rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt i den här artikeln. Du kan lägga till gruppen Sidhuvud / fot avsnitt med hjälp av rutan Gruppera, sortera och summera i layoutvyn eller designvyn.

Bestäm hur du ordnar detaljerade data

De flesta rapporter är ordnade i en tabell eller en staplad layout, men Access ger dig möjlighet att använda praktiskt taget alla arrangemang av poster och fält som du vill använda.

Tabellayout    Tabellform liknar ett kalkylblad. Etiketter är längs överkanten och data ska justeras i kolumnerna under etiketterna. Tabell refererar till tabell-liknande utseendet på data. Det här är typ av rapport som Access skapas när du klickar på rapporten i gruppen rapporter på fliken Skapa. Tabellayout är ett bra alternativ om rapporten innehåller ett relativt litet antal fält som du vill ska visas i en enkel listformat. Följande bild visar en rapport för en anställd som har skapats med hjälp av en tabellayout.

Rapport för anställda i tabellform

Staplad layout    En staplad layout liknar ett formulär som du fyller i när du öppnar ett bankkonto eller göra ett inköp från online återförsäljare. Varje del av data är märkt och fälten staplade ovanpå varandra. Den här layouten är bra för rapporter som innehåller för många fält som ska visas i tabellformat, det vill säga bredden på kolumnerna överskrids bredden på rapporten. Följande bild visar en rapport för en anställd som har skapats med hjälp av en staplad layout.

Rapport för anställda i stapelform

Obs!: I Rapportguiden kallas den här layouten en kolumnlayout.

Blandad layout    Du kan kombinera elementen i tabellform och Staplad layout. För varje post kan du till exempel ordna vissa fält i en vågrät rad högst upp i avsnittet detalj och ordna andra fält från samma post i en eller flera staplade layouter under den översta raden. Följande bild visar en rapport för en anställd som har skapats med blandad layout. Fälten ID, efternamn och förnamn är ordnade i en tabell Kontrollayout och fälten befattning och företagstelefonnummer är ordnade i en staplad layout. I det här exemplet används stödlinjer för att ge en visuell avskiljande av fält för varje anställd.

Rapport för anställda med blandad layout

Marginaljusterat layout    Om du använder Rapportguiden för att skapa rapporten, kan du använda justerad layout. Den här layouten används full bredd på sidan för att visa posterna som compactly som möjligt. Naturligtvis kan du kan åstadkomma samma resultat utan att använda Rapportguiden, men det kan vara en painstaking processen för att justera fälten exakt. Följande bild visar en rapport för en anställd som har skapats med hjälp av Rapportguiden justerad layout.

Rapport för anställda med justerad layout

Justerad layout är en bra layout du vill använda om du visar ett stort antal fält i rapporten. Om du använder en tabellayout för att visa samma data i det föregående exemplet utöka fälten utanför sidan. Om du använder en staplad layout upptar varje post mycket mer lodrätt avstånd, vilket annat papper och gör rapporten svårare att läsa.

Överst på sidan

Justera dina data med hjälp av kontroll layouter

Kontroll layouter är stödlinjer som du kan lägga till en rapport som är öppen i layoutvyn eller designvyn. Access lägger till kontrollen layouter automatiskt när du använder Rapportguiden för att skapa en rapport, eller när du skapar en rapport genom att klicka på rapporten i gruppen rapporter på fliken Skapa. En Kontrollayout kan liknas vid en tabell, varje cell som kan innehålla en etikett, en textruta eller någon annan typ av kontroll. Följande bild visar ett tabellformat Kontrollayout i en rapport.

Kontrollayout för grundtabellform

Orange linjer anger rader och kolumner med kontrollens layout och de visas endast när rapporten är öppen i layoutvyn eller designvyn. Kontroll layouter hjälper dig att uppnå ett enhetligt justeringen av data i rader och kolumner och de gör det lättare att lägga till, ändra storlek på eller ta bort fält. Med hjälp av verktygen i grupperna tabell och placering på fliken Ordna (tillgängligt i layoutvyn eller designvyn), kan du ändra en typ av Kontrollayout till en annan och du kan ta bort kontroller från layouter så att du kan placera den kontroller där du vill ha i rapporten.

Obs!: Om du använder Access 2007 hittar verktygen i gruppen Kontrollayout på fliken Ordna.

Överst på sidan

Lägga till eller ta bort rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt

Som nämnts tidigare i den här artikeln är är sidhuvuden och sidfötter avsnitt som du kan använda för att visa information som är gemensamma för hela rapporten eller på varje sida i en rapport. Till exempel du kan lägga till en sida sidfotsavsnitt om du vill visa ett sidnummer längst ned på varje sida eller lägga till ett rapporthuvud avsnitt om du vill visa en rubrik för hela rapporten.

Lägga till rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt

  1. Högerklicka på rapporten som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Kontrollera vilka avsnitt redan finns i rapporten. Avsnitt som avgränsas med skuggade vågräta fälten kallas avsnitt väljare. Etikett på varje avsnitt dataväljare anger avsnittet omedelbart nedanför den är.

    Rapport i Designvyn

    Varje rapport har ett detaljavsnitt och kan också innehålla avsnitten rapporthuvud, sidhuvud, sidfot och rapportfoten. Dessutom ser finns grupperingsnivåer i rapporten, du grupp sidhuvuden eller sidfötter (till exempel Filen som sidhuvudet visas i bilden ovan). Som standard heter grupp sidhuvuden och sidfötter med hjälp av fältnamnet eller uttrycket som grund för gruppen. I det här fallet heter grupperingsfältet ”Spara som”.

  3. Högerklicka på valfri avsnittsväljare av om du vill lägga till sidhuvud och sidfot avsnitt eller sidhuvud / fot avsnitt i rapporten och klicka sedan på Sidhuvud/fot eller Rapport sidhuvud/sidfot på snabbmenyn.

    Varning!: Om avsnittet finns redan i rapporten, visas en varning om att det befintliga avsnittet och kontroller som den innehåller tas bort.

    Nu kan du flytta befintliga kontroller eller lägga till nya kontroller i nya avsnitt.

Access läggs alltid sida och rapporten Sidhuvud / fot avsnitt i par. Det vill säga inte kan du lägga till ett rubrikavsnitt sida eller en rapport utan även att lägga till motsvarande sidfotsavsnitt. Om du inte behöver båda avsnitt kan du ta bort inte ett avsnitt, men du kan ändra storlek på oanvända avsnittet till en höjd på noll (0) för att undvika att lägga till extra lodrätt avstånd i rapporten. Placera pekaren längst ned i avsnittet oanvända tills den ändras till en dubbelriktad pil Dubbelpil och dra sedan uppåt tills avsnittet döljs. Om det finns några kontroller i avsnittet kan du ta bort dem innan du kan dölja avsnittet helt.

Ta bort rapporten eller sidan Sidhuvud / fot avsnitt

  1. Högerklicka på rapporten som du vill ändra i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy på snabbmenyn.

  2. Högerklicka på valfri avsnittsväljare av och klicka sedan på Sidhuvud/fot eller Rapport sidhuvud/sidfot på snabbmenyn.

Om du tar bort ett sidhuvud / fot par och dessa avsnitt innehåller kontroller, varnar Access dig om att ta bort avsnitten kan du också ta bort kontrollerna och att du inte ångra åtgärden. Klicka på Ja om du vill ta bort i avsnitt och ta bort kontrollerna eller klicka på Nej om du vill avbryta åtgärden.

Överst på sidan

Tips för att formatera olika datatyper

När du skapar en rapport med hjälp av verktyget rapport (tillgängligt på fliken Skapa i gruppen rapporter ) eller med hjälp av Rapportguiden Access lägger till fälten i rapporten för dig och skapar passar bäst kontrollen ska visas varje fält, beroende på fältets datatyp. Om du lägger till fält i en rapport själv, är det bästa sättet att dra varje fält från Fältlistan till rapporten. Som med Rapportguiden eller verktyget rapportAccess passar bäst kontroll skapas för varje fält, beroende på fältets datatyp. För de flesta datatyper är lämpligast (standard) kontrollen att använda textrutan.

Följande avsnitt innehåller tips om hur du formaterar några av de särskilda tänkbara datatyperna.

Flervärdesfält    Standard kontrollen för ett flervärdesfält är en kombinationsruta. Det här kan verka som ett konstigt val för en kontroll i en rapport, eftersom du inte kan klicka på pilen på en kombinationsruta i en rapport. I kontexten för en rapport är det dock en kombinationsruta som fungerar som en textruta. Pilen visas endast i designvyn.

Om fältet innehåller flera värden, avgränsade dessa värden med kommatecken. Om kombinationsrutan inte är tillräckligt bred för att visa alla värden på en rad och egenskapen förstoras för kombinationsrutan anges till Ja, värdena radbryts till nästa rad. Annars avkortas värdena. Öppna rapporten i designvyn eller layoutvyn om du vill ange egenskapen för en kontroll , klickar du på kontrollen och tryck på F4 för att visa kontrollens egenskapssida. Egenskapen finns på fliken Format och fliken alla i egenskapslistan för kontrollen.

RTF-fält    En textruta är standard kontrollen för RTF-fält. Om rutan inte är tillräckligt bred för att visa alla värden på en rad och egenskapen av textrutan är inställt på Ja, värdena radbryts till nästa rad. Annars avkortas värdena. Öppna rapporten i designvyn eller layoutvyn om du vill ange egenskapen för en kontroll , klickar du på kontrollen och tryck på F4 för att visa kontrollens egenskapssida. Egenskapen finns på fliken Format och fliken alla i egenskapslistan för kontrollen.

RTF-fält får du hjälp att formatera text i en mängd olika sätt. Till exempel flera ord i ett fält kan vara understrukna och flera ord i samma fält kan vara i kursiv stil. Du kan dock fortfarande lägga en övergripande formatmall för den textruta som innehåller RTF-format. Rutan textformatering gäller endast för den text som inte är formaterad specifikt genom att använda RTF-formatering.

Ange formatmallar för en textruta som innehåller RTF-fält

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy på snabbmenyn.

  2. Klicka på den textruta som innehåller RTF-fältet och klicka sedan på den formatmall som du vill använda på fliken Format i gruppen tecken.

    Access använder formatering för all text i RTF-fält som inte redan har den typ (men inte värde) av formatering som används i en vy som har stöd för datainmatning, till exempel databladsvyn för en tabell eller fråga eller formulärvyn för ett formulär. Till exempel om en del av texten i fältet är formaterad med en röd teckenfärg och du använder en blå färg för textrutan, blir Access all text blå förutom som individuellt formaterade som rött. Ett annat exempel om en del av texten i fältet är formaterad med en 11-punkters storlek och du använder en 14 punkter teckenstorlek för textrutan gäller Access 14 punkter teckenstorleken för all text förutom som som har formaterats individuellt på 11 poin TS.

    Fält för bifogade filer    Fält för bifogade filer använder en särskild kontroll som inte används för någon annan datatyp. Du kan koppla flera filer till en post med hjälp av ett enskilt fält för bifogade filer, men fältet kan endast visa information om en bifogad fil i taget. Kontrollen för bifogade filer visas som standard en ikon eller en bild, beroende på filtypen för den bifogade filen är för närvarande visas i kontrollen. Om du vill kan ange du egenskaper för kontrollen för bifogade filer så att alla bifogade filer visas som ikoner eller så att fältet visas bara en gemikon och antalet bifogade filer. Anta att du redan använder kontrollen för bifogade filer i rapporten kan använda du följande procedur för att justera kontrollegenskaper för olika användningsområden för kontrollen.

Ange visa egenskaper för ett fält för bifogade filer

  1. Högerklicka på rapporten i navigeringsfönstret och klicka sedan på Layoutvy på snabbmenyn.

  2. Klicka på kontrollen för bifogade filer. Om egenskapssidan inte redan visas trycker du på F4 för att visa den. Klicka på fliken Format på egenskapssidan.

    Använd tabellen nedan som vägledning för inställning av den bifogade filen kontrollens egenskaper.

    Egenskap

    Inställning

    Visa som

    • Bildikon/visar grafik som bilder och andra filer som ikoner. Det här är standardinställningen.

    • Ikonen visas alla filer som ikoner.

    • Gem visas en gemikon följt av antalet bifogade filer i parenteser.

    Standardbild

    Om du vill göra en standardbild visas i kontrollen för bifogade filer när det finns inga bifogade filer klickar du på Knappen Verktyg i egenskapsrutan, bläddra till den bild som du vill använda och klicka sedan på Öppna.

    Obs!: Standardbild visas inte om egenskapen Visa som är inställd på gem.

    Bildjustering

    Markera den justering som du vill använda i listan. Standardinställningen är Center. Justera den här inställningen kan ge oväntade resultat, beroende på inställningen för egenskapen Bild storlek läge.

    Bild storlek läge

    Den här inställningen är tillgänglig endast om egenskapen Visa som är inställd på Bildikonen /.

    • Bilden visar bilden i naturlig storlek. Bilden beskärs om det är för stor för att passa i kontrollen.

    • Sträck ut sträcker ut bilden så att det fyller hela kontrollen.

      Obs!: Om inte kontrollen för bifogade filer är exakt samma storlek som bilden ska förvränga med hjälp av den här inställningen bild, vilket gör det visas utsträckt lodrätt eller vågrätt.

    • Zooma visar den största möjliga bilden utan Urklipp eller förvränga bilden. Det här är standardinställningen.

  3. Om du använder kontrollen för att visa grafik, justera storleken på kontrollen för bifogade filer så att du kan se hur mycket detaljinformation som du vill använda.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×