Grundläggande uppgifter i Access 2010

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Här är några grundläggande databasuppgifter som du kan göra för att hjälpa dig att lära dig hur du använder Microsoft Access 2010.

 

Artikelinnehåll

Vad är Access?

Relationsdatabaser i Access

När du öppnar Access

Find and apply a template

Skapa en databas utan mall

Öppna en befintlig Accessdatabas

Komma igång med den nya databasen

Lägga till en tabell

Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell

Importera eller länka till data från en annan källa

Nästa steg

Importera data från ett kalkylblad eller i andra program

Importera ett Excel-kalkylblad i Access.

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

Använda Tabellanalysguiden du ordna data

Arbeta med data från andra program

Använda databas från en tidigare version i flera versioner av Access

Använda en Access-databasfilen i flera versioner av Access

Steg 1: Skapa en kopia av den befintliga databasen och spara den i ett nytt format

Steg 2: Dela upp databasen kopiera och använda den ursprungliga filen som backend-databasen

Steg 3: Koppla den nya frontend till den ursprungliga databasen

Använda en klient/server-program i flera versioner av Access

Vad är Access?

Access 2010 är ett program design och distribution databasverktyget som du kan använda för att hålla reda på viktig information. Du kan hålla dina data på din dator eller publicera på webben, så att andra kan använda databasen med en webbläsare.

Många personer komma igång med Access när det program som de använder för att hålla reda på något gradvis blir mindre passar för aktiviteten. Anta att du är en evenemangsplanerare och du vill hålla reda på all information som du behöver för att hantera så att händelserna lyckas. Om du använder word processor eller kalkylbladsprogram om du vill kan stöter du enkelt på problem med dubbletter och inkonsekventa data. Du kan använda kalenderposter programvara, men ett bra spårning ekonomiska information i en kalender inte passar.

Relationsdatabaser i Access

Ibland behöver en relationsdatabas att spåra sådan information – en lagringsplats för data som har indelade i mindre samlingar med data (kallas tabeller) så att du slipper skapa redundanta data och relaterade tillsammans utifrån vanliga informationsbitar (kallas fält) . Till exempel innehålla en händelse planering relationsdatabas en tabell med kundinformation, en tabell med leverantörsinformation och en tabell med händelseinformation. Tabell med händelseinformation kanske har ett fält som ska relatera till kundtabellen och ett fält att relatera till leverantörstabellen. På så sätt, till exempel kan om en leverantör telefonnummer ändras informationen ändras en gång i leverantörstabellen i stället för i varje händelse som behövs för att leverantören.

Access är ett verktyg som du kan använda för att snabbt och enkelt utveckla relationsdatabas program som hjälper dig att hantera information. Du kan skapa en databas som hjälper dig att hålla reda på nästan alla slags information, till exempel lager, professionellt kontakter eller affärsprocesser. Access ingår i själva verket mallar som du kan använda direkt och spåra en mängd information gör saker enklare även för nybörjare.

När du öppnar Access

När du startar Access 2010 finns Microsoft Office Backstage-vyn, där du kan få information om den aktuella databasen, skapa en ny databas, öppna en befintlig databas och visa föreslagna innehåll från Office.com.

Backstage-vyn i Access 2010

Backstage-vyn innehåller även många andra kommandon som du kan använda för att justera, underhåll och dela dina databaser. Kommandon i Backstage-vyn gäller vanligen för hela databaser och inte för objekt i en databas.

Obs!: Du kommer åt Backstage-vyn när som helst genom att klicka på fliken Arkiv .

Överst på sidan

Find and apply a template

Access innehåller en mängd olika mallar som du kan snabba upp skapandeprocessen din databas. En mall är en är färdiga att använda databasen som innehåller alla tabeller, frågor, formulär och rapporter som behövs för att utföra en viss uppgift. Det finns till exempel mallar som kan användas för att spåra problem, hantera kontakter eller registrera utgifter. Vissa mallar innehåller ett fåtal Exempelposter för att visa deras användning. Mallen databaser kan användas som är eller du kan anpassa dem så att den bättre passar dina behov.

Om du vill söka efter och använda en mall i databasen, gör du följande:

  1. På fliken Arkiv klickar du på Nytt.

  2. Gör något av följande under Tillgängliga mallar:

    • Om du vill återanvända en mall som du nyligen har använt, klicka på Senaste mallaroch väljer den mall som du vill använda.

    • Klicka på Mina mallarom du vill använda en mall som du redan har installerat och väljer den mall som du vill använda.

    • Klicka på en mallkategori om du vill hitta en mall på Office.com under Office.com-mallar, väljer den mall som du vill använda och klicka sedan på Hämta för att hämta mallen från Office .com till din dator.

      Du kan också söka efter mallar på Office.com från Access. Skriv en eller flera sökord i rutan Sök efter mallar på Office.com och klicka sedan på knappen pilen om du vill söka.

  3. Du kan också klicka på mappikonen bredvid rutan Filnamn för att bläddra till en plats där du vill skapa databasen. Om du inte anger en viss plats, skapar Access databasen på standardplatsen som visas under rutan Filnamn .

  4. Klicka på Skapa.

Access skapar databasen och öppnar den för användning.

Överst på sidan

Skapa en databas utan mall

Om du vill ha en mer omfattande introduktion till begreppen bakom använda Access för att skapa en databas finns i artikeln grundläggande databasdesign.

Om ingen av mallarna passar dina behov, eller om du har data i ett annat program som du vill använda i Access kanske du ångrar som är det bättre att skapa en databas från grunden. I Access 2010 har du ett val: en standard-databas eller en Webbdatabas.

Mer information om webbdatabaser finns i artikeln Skapa en databas att dela på webben.

Om du vill skapa en ny databas, gör du följande:

  1. Starta Access.

  2. Klicka på Tom databas eller Tom webbdatabaspå fliken Nytt i Backstage-vyn.

    Viktigt!: Det alternativ som du gör här avgör vilka funktioner som är tillgängliga i databasen. Skrivbordsdatabaser kan inte publiceras på webben och webbdatabaser stöder inte vissa stationära funktioner, till exempel summafrågor.

  3. Skriv ett namn för databasen på till höger i rutan Filnamn .

    Om du vill ändra platsen där du har skapat filen klickar du på Bläddra Knappbild bredvid rutan Filnamn , bläddra till och välj den nya platsen och klicka sedan på OK.

  4. Klicka på Skapa.

    Access skapar databasen och sedan öppnas en tom tabell (Tabell1) i Databladsvy.

  5. Markören placeras i den första tomma cellen i kolumnen Klicka på Lägg till i den nya tabellen.

    Om du vill lägga till data, börja skriva – du kan klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i avsnittet Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell, senare i den här artikeln.

    Meddelanden: 

    • Mata in data i datablad är utformade för att vara mycket om att mata in data i ett Excel-kalkylblad. Huvudsakliga begränsning är att data måste anges i angränsande rader och kolumner, början vid det övre vänstra hörnet av databladet. Försök inte att formatera dina data genom att ta med tomma rader eller kolumner som du kan göra i ett Excel-kalkylblad eftersom så kommer slösar utrymme i tabellen. Tabellen innehåller bara dina data. Alla visuella presentationen av dessa data ska göras i formulär och rapporter som du utformar senare.

    • Tabellstrukturen skapas när du anger data. Vill du lägga till en ny kolumn i datablad, definieras ett nytt fält i tabellen. Access anger datatyp i fältet baserat på vilken typ av data som du anger. Till exempel om du har en kolumn som du har angett bara datumvärden anger Access datatypen för fältet till datum/tid. Om du försöker ange ett icke-DATUMVÄRDE (till exempel ett namn eller ett telefonnummer) i fältet, visas ett meddelande om att värdet inte matchar datatypen för kolumnen. När det är möjligt bör du planera din tabell så att varje kolumn innehåller samma typ av data, om det är text, datum, tal eller någon annan typ. Detta gör det mycket enklare att bygga frågor, formulär och rapporter som markerar bara de data som du vill använda.

Om du inte vill ange data ännu klickar du på Stäng Knappbild .

Obs!: Access tar bort tabell1 om du stänger utan att spara.

Överst på sidan

Öppna en befintlig Accessdatabas

Tips: Klicka på senastedu kan snabbt öppna någon av de sista flera databaser som var öppna på fliken Arkiv och klicka sedan på filnamnet.

  1. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  2. Klicka på en genväg i dialogrutan Öppna , eller klicka på enheten eller mappen som innehåller den databas som du vill använda i rutan Leta i .

  3. Dubbelklicka på mappar i mapplistan tills du öppnar den mapp som innehåller databasen.

  4. När du hittar databasen gör du något av följande:

    • Dubbelklicka på den om du vill öppna databasen i öppna databaser.

    • Om du vill öppna databasen för delad åtkomst i ett nätverk, så att både du och andra användare kan både läsa och skriva till databasen på samma gång, klickar du på Öppna.

    • Om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst, så att du kan visa den men inte redigera den, klickar du på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna skrivskyddat läge.

    • Om du vill öppna databasen för exklusiv åtkomst så att ingen annan kan öppna den när du har öppnat, klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt.

    • Om du vill öppna databasen för skrivskyddad åtkomst, klicka på pilen bredvid knappen Öppna och klicka sedan på Öppna exklusivt med skrivskydd andra användare fortfarande kan öppna databasen, men de bara har skrivskyddad åtkomst.

Om du inte kan hitta den databas som du vill öppna    

  1. Klicka på Den här datorn -genväg i dialogrutan Öppna , eller klicka på Den här datorni rutan Leta i .

  2. I listan över enheter kan högerklicka på den enhet som du tror innehåller databasen och klicka sedan på Sök.

  3. Ange sökvillkor och tryck sedan på RETUR om du vill söka efter databasen.

  4. Om databasen finns öppnar du den genom att dubbelklicka i dialogrutan Sökresultat .

    Eftersom sökningen orsakades från dialogrutan Öppna , måste du klicka på Avbryt i dialogrutan innan databasen öppnas.

Du kan öppna en datafil direkt i ett externt filformat (till exempel dBASE, Paradox, Microsoft Exchange eller Excel). Du kan öppna en ODBC-datakälla, till exempel Microsoft SQL Server eller Microsoft FoxPro också direkt. Access skapar en ny Accessdatabas i samma mapp som datafilen, och automatiskt lägger till länkar till varje tabell i den externa databasen.

Överst på sidan

Komma igång med den nya databasen

Beroende på mallen som du har använt kan behöva du gör något av följande för att komma igång med den nya databasen:

  • Om Access visar dialogrutan Logga in med en tom lista över användare, gör du följande för att komma igång:

    1. Klicka på Ny användare.

    2. Fyll i formuläret Användarinformation .

    3. Klicka på Spara och stäng.

    4. Välj det användarnamn som du just angett och klicka sedan på Logga in.

  • Om det visas ett tomt datablad i Access, du börjar skriva data direkt i databladet eller klicka på andra knappar och flikar att utforska databasen.

  • Om en Komma igång sida visas i Access, du klickar på länkarna på sidan för att lära dig mer om databasen eller klicka på andra knappar och flikar att utforska databasen.

  • Om du litar på källan till mallen Access visas meddelandet Säkerhetsvarning i meddelandefältet och klicka på Aktivera innehåll. Om databasen kräver en inloggning, måste du logga in igen.

För databaser och databaser kan vill du även börja med något av följande steg:

Överst på sidan

Lägga till en tabell

Du kan lägga till en ny tabell i en befintlig databas med hjälp av verktygen i gruppen tabeller på fliken Skapa .

Gruppen tabeller på fliken Skapa

Obs!: I en Webbdatabas finns bara kommandot tabell i gruppen tabeller .

Oavsett vilken vy som du startar i växla du alltid till den andra vyn med hjälp av knapparna vy i statusfältet i Access-fönstret.

Skapa en tom tabell i databladsvyn    I databladsvyn klickar du anger data omedelbart och låta Access skapa tabellstrukturen i bakgrunden. Fältnamn tilldelas numeriskt (fält1, fält2 och så vidare) och anges fältdatatyp, baserat på vilken typ av data som du anger.

  1. Klicka på tabell Knappbild på fliken Skapa i gruppen tabeller .

  2. Access skapar tabellen och placerar markören i den första tomma cellen i kolumnen Klicka på Lägg till .

  3. Om du vill lägga till data, börja skriva i den första tomma cellen – du kan klistra in data från en annan källa som beskrivs längre fram i den här artikeln.

    • Om du vill byta namn på en kolumn (fält) dubbelklickar du på kolumnrubriken och skriver sedan det nya namnet.

      Tips: Ge ett meningsfullt namn till varje fält, så att du vet vad det innehåller utan att behöva titta på data.

    • Om du vill flytta en kolumn markerar du den genom att klicka på dess kolumnrubrik och drar den sedan till önskad plats. Du kan också markera flera angränsande kolumner och dra dem till en ny plats tillsammans.

      Du kan antingen börjar skriva i kolumnen Klicka för att lägga till i databladsvyn om du vill lägga till fler fält i tabellen, eller du kan lägga till nya fält med hjälp av kommandona i gruppen Lägg till & ta bort på fliken fält .

Skapa en tabell i designvyn    I designläge kan skapa du först den nya tabellen struktur. Sedan växlar antingen till databladsvyn och ange data eller skriva in data med hjälp av någon annan metod som med ett formulär.

Designvyn är inte tillgänglig för tabeller i en Webbdatabas.

  1. Klicka på Tabelldesign i gruppen Tabeller på fliken Skapa. Knappbild

  2. Skriv ett namn i kolumnen Fältnamn för varje fält i tabellen och välj en datatyp i listan Datatyp .

  3. Du kan ange ytterligare information för varje fält i kolumnen Beskrivning . Den beskrivning som du anger visas i statusfältet när insättningspunkten är i fältet och används som texten i statusfältet för alla kontroller som du skapar genom att dra fältet från fönstret Fältlista till ett formulär eller en rapport , och för alla kontroller som har skapats för det fältet av Formulärguiden eller Rapportguiden.

  4. När du har lagt till alla fält, spara tabellen nedan.

    • Klicka på Spara på fliken Arkiv.

  5. Du kan börja ange data i tabellen när som helst genom att växla till databladsvyn, klicka på i den första tomma cellen och skriva. Du kan också klistra in data från en annan källa, enligt beskrivningen i nästa avsnitt.

Skapa en tabell baserat på en SharePoint-lista    Dina data kan användas av personer som inte har Access med en SharePoint-lista. Dessutom lagras listdata på en server, som vanligtvis ger bättre skydd mot dataförlust än filer som finns på en stationär dator. Du kan antingen börja med en ny lista eller du kan länka till en befintlig lista. Du måste ha tillräcklig behörighet på SharePoint-webbplatsen där du vill skapa listan. Detta kan variera av webbplatsen kontaktinformation SharePoint-administratören för information om vilka alternativ.

Den här funktionen är inte tillgänglig i en Webbdatabas.

  1. Gå till gruppen Tabeller på fliken Skapa och klicka på SharePoint-listor.

  2. Du kan använda någon av mallarna lista för att skapa en SharePoint-lista som standard, till exempel kontakter eller händelser.

    Du kan också välja att skapa en anpassad lista eller för att länka till eller importera en befintlig lista. Klicka på önskat alternativ.

  3. Om du väljer någon av mallarna för listan eller skapa en anpassad lista öppnas dialogrutan Skapa ny lista vägleder dig genom processen. Om du väljer att använda en befintlig lista öppnas dialogrutan Hämta externa Data för att hjälpa dig.

Mer information om tabeller finns i artikeln Introduktion till tabeller.

Överst på sidan

Klistra in data från en annan källa i en Access-tabell

Om dina data finns i ett annat program, till exempel Excel, kan du kopiera och klistra in dina data i en Access-tabell. I allmänhet är det här fungerar bäst om dina data är redan indelade i kolumner, som i ett Excel-kalkylblad. Om dina data är i ett word bearbetningsprogram, bör du först separata kolumner med data med hjälp av flikar, eller konvertera data till en tabell i programmet word bearbetning och sedan kopiera data. Om dina data måste redigering eller manipulera (till exempel avskiljande fullständiga namn i förnamn och efternamn), kanske du vill göra det här innan du kopierar data, särskilt om du inte är bekant med Access.

När du klistrar in data i en tom tabell anges datatypen för varje fält beroende på vilken typ av data som hittas det. Till exempel om ett inklistrade fält innehåller något annat än datumvärden, används datatypen Datum/tid typ i det fältet. Om fältet inklistrade innehåller bara orden ”Ja” och ”ingen”, används på Ja/Nej i fältet.

Access namnger fält beroende på vad som hittas i den första raden med inklistrade data. Om den första raden med inklistrade data har ungefär samma typ som de rader som följer avgör Access att den första raden är en del av data och tilldelas fälten allmän namn (fält1, fält2 och så vidare). Om den första raden med inklistrade data inte liknar de rader som följer Access används den första raden som fältnamn och omfattar inte den första raden i den faktiska data.

Om Access tilldelar allmän fältnamn, bör du byta namn på fälten så snart som möjligt för att undvika förväxling. Använd följande procedur:

  1. Klicka på Spara om du vill spara tabellen på fliken Arkiv .

  2. Dubbelklicka på en kolumnrubrik i taget i databladsvyn, och skriv sedan ett namn för kolumnen.

  3. Spara tabellen igen.

Överst på sidan

Importera eller länka till data från en annan källa

Du kanske har data som du har samla in i ett annat program som du vill använda i Access. Kanske du arbetar med personer som lagrar data i andra program och du vill arbeta med data i Access. Kanske du har flera olika datakällor och behöver en ”landning knappsats” som där du kan sammanfoga dem alla för djupare analys.

Access är det enkelt att importera eller länka data från andra program. Du kan lägga till data från ett Excel-kalkylblad, från en tabell i en annan Access-databas, från en SharePoint-lista eller från någon av en mängd andra källor. Processen skiljer sig något beroende på datakällan, men de här instruktionerna kommer du igång:

  1. På fliken Externa Data i gruppen Importera & länk klickar du på kommandot för typ av fil som du importerar från.

    Om du importerar data från ett Excel-kalkylblad klickar du Excel. Om typen rätt program inte visas klickar du på mer.

    Obs!: Om du inte hittar rätt formattyp i gruppen Importera & länk kan behöva du starta det program som du ursprungligen skapade data och sedan använda det för att spara data i ett filformat som Access stöder (till exempel en avgränsad textfil ) , och sedan importera eller länka till data.

  2. Klicka på Bläddra och bläddra till källfilen för data i dialogrutan Hämta externa Data eller Skriv den fullständiga sökvägen till källfilen för data i rutan filnamn .

  3. Klicka på det alternativ du vill använda under Ange hur och var du vill lagra data i den aktuella databasen. Du kan skapa en ny tabell med importerade data eller skapa en länkad tabell som innehåller en länk till datakällan.

  4. Klicka på OK.

    Beroende på ditt val, dialogrutan Länk objekt eller Importera objekt öppnas dialogrutan.

  5. Använd dialogrutan för att slutföra processen. Exakt proceduren du följer beror på alternativet Importera eller länka som du valt.

  6. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Om du väljer att importera får du frågan om du vill spara information om importåtgärden som du just har slutförts.

  7. Om du tror att du utföra samma importera igen, klicka på Spara importstegoch ange information.

    Du kan sedan enkelt återskapa importåtgärden genom att klicka Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa Data , importspecifikationen och köra.

  8. Klicka på Stängom du inte vill spara information om åtgärden.

Access importerar data till en ny tabell och visar tabellen under tabeller i navigeringsfönstret.

Om du vill veta mer om hur du importerar data till Access, följer du länkarna i avsnittet Se även i den här artikeln.

Överst på sidan

Nästa steg

Resten av designprocessen varierar beroende på dina mål, men du vill förmodligen överväga att skapa frågor, formulär, rapporter och makron. I den här artikeln finns information om hur du skapar ytterligare databasobjekt.

Mer information finns i följande artiklar:

Överst på sidan

Importera data från ett kalkylblad eller i andra program

Om du är bekant med andra program databas eller ett kalkylblad kan känner du antagligen till grunderna för hur dessa program fungerar och vad databaser används för. Access skiljer sig från andra databasprogram genom att du kan skapa relationsdatabaser och den ytterligare skiljer sig från de flesta kalkylprogram genom att erbjuda verktyg för utveckling av avancerade frågor, formulär och rapporter. I Access finns också många alternativ för att arbeta med andra databasprogram, till exempel SQL Server.

Importera ett Excel-kalkylblad i Access.

Många personer att börja utforska Access när du har skapat en lista i Excel. Excel är en bra plats att börja en lista, men listan växer kan det blir svårare att organisera och hålla aktuell. Flytta listan till Access är vanligtvis nästa logiska steg.

En databastabell har ungefär samma struktur som ett kalkylblad i den här lagras data i rader och kolumner. Det är därför vanligtvis enkelt att importera ett kalkylblad till en databastabell. Den största skillnaden mellan när du lagrar data i ett kalkylblad och lagras i en databas finns i hur data ordnas. Bara importera hela kalkylbladet som en ny tabell i en databas kommer inte att lösa problem med ordna och uppdatera dina data, särskilt om kalkylbladet innehåller redundanta data. Om du vill lösa dem, måste du dela kalkylbladsdata i separata tabeller, var och en som innehåller relaterade data. Mer information om hur du ordnar data i tabeller finns i artikeln grundläggande databasdesign.

Komma åt funktioner Tabellanalysguiden som kan hjälpa dig att slutföra processen. När du har importerat dina data till en tabell får i guiden du hjälp att dela upp tabellen i olika tabeller som innehåller data som inte är samma i någon av de andra tabellerna. Guiden skapar också nödvändiga relationer mellan tabellerna.

Överst på sidan

Importera ett Excel-kalkylblad som en tabell i en ny databas

  1. Klicka på Nyttpå fliken Arkiv och klicka sedan på Tom databas.

  2. Skriv ett namn för den nya databasen i rutan Filnamn och klicka sedan på Skapa.

    Den nya databasen öppnas och Access skapar en ny tom tabell tabell1.

  3. Stäng tabell1.

    När du tillfrågas om du vill spara ändringar till utformningen av tabell1, klickar du på Nej.

  4. Klicka på Excelpå fliken Externa Data i gruppen Importera & länk . Bild av knapp

  5. Klicka på Bläddrai dialogrutan Hämta externa Data .

  6. Använd dialogrutan Öppna för att söka efter filen.

  7. Markera filen och klicka sedan på Öppna.

  8. Kontrollera att alternativet Importera källdata till en ny tabell i den aktuella databasen är markerat i dialogrutan Hämta externa Data .

  9. Klicka på OK.

    Guiden Importera kalkylblad startas och ställer några frågor om dina data.

  10. Följ instruktionerna, klicka på Nästa eller föregående navigera mellan sidorna. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

    Obs!: Får du frågan om du vill spara information om importåtgärden som du just har slutförts. Om du tror att du kommer att utföra det här samma importera igen klickar du på Jaoch sedan ange information. Du kan sedan enkelt återskapa åtgärden senare genom att klicka på Sparade importer i gruppen Importera på fliken Externa Data . Klicka på Stängom du inte vill spara information om åtgärden.

Access importerar data till en ny tabell och sedan visas under Alla tabeller i navigeringsfönstret.

Överst på sidan

Använda Tabellanalysguiden du ordna data

När dina data har importerats till en Access-tabell, kan du använda Tabellanalysguiden att snabbt identifiera redundanta data. Guiden tillhandahåller ett enkelt sätt att ordna data i olika tabeller, så att det lagras i det effektivaste sättet. Access bevaras i den ursprungliga tabellen som en säkerhetskopia och skapar nya tabeller som du kan använda som grund för dina databasprogrammet.

  1. Öppna Access-databasen som innehåller tabellen som du vill analysera.

  2. Klicka på Analysera tabellpå fliken Databasverktyg i gruppen Analysera .

    Tabellanalysguiden startar.

    De första två sidorna i guiden innehåller en kort självstudiekurs – komplett med knappar som du kan klicka på om du vill se exempel. Om du inte ser de inledande sidorna men i stället en kryssruta med etiketten Visa introduktion?, markerar du kryssrutan och klicka sedan på tillbaka två gånger om du vill se introduktionen. Om du inte vill se inledande sidorna igen när du har läst inledningen kan du avmarkera den Visa introduktion? markerar du kryssrutan.

  3. På den vilken tabell innehåller fält med värden som upprepas i många poster?sida och välj den tabell som du vill analysera.

  4. Du kan låta guiden bestämma vilka fält går i vilka tabeller eller du kan göra detta beslut dig. Om du följer i guiden förslag kan du fortfarande ändra tabellayout på nästa sida i guiden.

    Obs!: Om du låter guiden bestämma vilka fält i vilka tabeller som du vill placera, kanske dess alternativ alltid inte passar dina data, särskilt om det inte finns stora datamängder du arbetar med. Du bör kontrollera guidens resultat. Å andra sidan kanske guiden föreslår ett effektivare organisation än den som du tänker på, så det är en bra idé att minst en gång försök i guiden beslut. Om du inte gillar förslagen kan du fortfarande ordna om fälten manuellt och du kan alltid Klicka på tillbaka och ordna alla fälten själv.

  5. Klicka på Nästa. På den här sidan anger du vilka tabeller som innehåller vilka fält. Om du väljer att låta guiden Bestäm bör du se flera tabeller anslutna med relationslinjerna. Annars skapas bara en tabell som innehåller alla fält. Du kan göra ändringar i båda fallen på den här sidan.

    • Du kan dra fält från en tabell till ett tomt område på sidan för att skapa en ny tabell som innehåller dessa fält. Ange du ett tabellnamn.

    • Du kan dra fält från en tabell till en annan tabell om du tror att de kommer att sparas mer effektivt det.

    • De flesta tabeller får ett ID eller ett GUID- fält. Mer information om ID-fält klickar du på Tips i det övre högra hörnet i guiden.

    • Om du vill ångra en ändring genom att klicka på knappen Ångra .

    • Om du vill byta namn på en tabell, dubbelklicka på namnlisten och Skriv det nya namnet.

  6. När du har ordnat fälten som du vill att de klickar du på Nästa.

  7. Om guiden hittar poster som har ungefär samma värden visas den identifiera dessa värden som möjligt stavfel och presentera en skärm där du kan bekräfta vad kan jag göra åt dem. Rulla genom listan för att söka efter något som innehåller värden i kolumnen korrigering och klicka sedan på ett lämpligt objekt i den nedrullningsbara listrutan. Välj (lämna som-är) så att guiden inte gör några ändringar till värdet. Klicka på Nästanär du är klar.

  8. Guiden frågar om du vill skapa en fråga som liknar den ursprungliga tabellen. Om du redan har skapat formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen, är skapa en fråga en bra idé. Om du väljer Ja, skapa fråganguiden byter namn på den ursprungliga tabellen genom att lägga till ”_OLD” till tabellnamnet och namnger den nya frågan med hjälp av namnet på den ursprungliga tabellen. Formulär och rapporter som baserats på tabellen nu använda frågan för sina data och de fortsätter att fungera som tidigare.

  9. Klicka på Slutför.

    I guiden skapas en ny tabell enligt vad som angetts och öppnar dem. Stäng dem när du är klar kontrollera resultatet.

Överst på sidan

Arbeta med data från andra program

Access 2010 innehåller funktioner för att arbeta med data som lagras i andra program.

Skapa en ny Accessdatabas som länkar till data i ett annat filformat    Du kan använda Access för att öppna en fil i ett annat filformat, till exempel text, dBASE eller ett kalkylblad. Access skapar en Access-databas automatiskt och länkar filen åt dig.

  1. Starta Access.

  2. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  3. Klicka på typ av fil som du vill öppna i listan i dialogrutan Öppna . Om du inte är säker på vilken filtyp klickar du på alla filer (*. *).

  4. Om det behövs kan du gå till mappen som innehåller den fil som du vill öppna. När du har hittat fil dubbelklickar du på den för att öppna den.

  5. Följ anvisningarna i guiden. Klicka på Slutför på den sista sidan i guiden.

Importera eller länka data till en befintlig Accessdatabas    Du kan antingen importera data från andra källor och program till Access-tabeller så att data som finns i Access-fil eller du kan länka till data från Access så att alla data finns kvar i den ursprungliga filen (utanför Access-fil).

  1. Formatera data lagras på fliken Externa Data i gruppen Importera & länk .

    Du kan importera eller länka till data från följande källor:

    • Excel    Du kan hämta data från ett kalkylblad eller ett namngivet område i en Excel-arbetsbok. Varje kalkylblad eller ett namngivet område måste importeras eller länkas separat.

    • Access    Det här är mycket praktiskt som avgränsar processen från dina data kan du skapa en delad databas. Du kan alltså använda en databas ska innehålla alla formulär, rapporter och makron och behåll dina data i en annan databas. Sedan kan du utveckla förbättringar utan att avbryta några arbete. Du kan också kombinera data från många olika Access-databaser i en, vilket gör det enklare att sammanfatta data mellan avdelningar eller mellan affärspartner.

    • ODBC-databas    Det här formatet, inklusive många databas-serverprodukter stöd för många program. Detta hjälper dig att skapa ”landning knappsats” databaser, där du kombinera data från olika system.

    • Textfil    Du kan ansluta till en enkel textfil och använda även Access för att ändra innehållet i filen. Detta kan att göra Access-data lättare att arbeta med en mängd olika program.

    • XML-fil    Det här formatet erbjuder också kompatibilitet med en mängd andra program, inklusive vissa servrar.

    • SharePoint-lista    Detta gör dina data kan användas med en webbläsare, vanliga sätt att använda en SharePoint-lista.

    • Datatjänster    Du kan ansluta till data webbtjänster inom företaget.

    • HTML-dokument    

    • Outlook-mapp    Du kan ansluta till Outlook-mappar, så att du lättare integrera din kontaktinformation med resten av dina data.

    • dBase-fil    dBase är ett populära alternativa databassystem som stöds av Access

      Dialogrutan Hämta externa Data visas.

  2. Följ anvisningarna i dialogrutan.

    Access importera eller länka data till databasen. För de flesta format du anger placering av data och välj sedan hur du vill att data ska lagras i databasen.

Överst på sidan

Använda databas från en tidigare version i flera versioner av Access

Om din Access-databas eller Access-projekt har skapats i Access 2000 eller senare kan du använda databasen eller projektet i version av Access som den skapades eller i en senare version – även om filen är aktiverad säkerhet. Till exempel kan Access 2000-filer användas i Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 och Access 2010.

Du kan ha en situation där du vill behålla dina data i en tidigare version av Access, men du måste användare med en senare version av Access som vill länka till dessa data men fortfarande dra nytta av funktionerna i senare version. Lösningen är att skapa en ny ”” klientdatabas i senare version (som innehåller formulär, rapporter, frågor, makron, men inga tabeller) och länka till tabeller i filen tidigare version. Använd någon av följande metoder, beroende på om databasen finns i en fil eller redan är uppdelat i front end/back end-program.

Använda en Access-databasfilen i flera versioner av Access

Om alla tabeller, formulär och andra objekt i en tidigare version Access-databas finns i en fil och du vill använda databasen i flera versioner av Access kan du skapa en ny frontend-databasen i en senare version och länka till den ursprungliga filen. Användare som har den tidigare versionen av Access kan fortfarande använda den ursprungliga databasen. Användare som har senare version kan använda den nya frontend-databasen ska länkas till samma data. Du kan skapa flera frontend versioner om du vill ha flera versioner av Access.

Överst på sidan

Steg 1: Skapa en kopia av den befintliga databasen och spara den i ett nytt format

Gör följande om du vill konvertera databasen till något av de tre senaste format: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Det här kommandot bevarar den ursprungliga databasen i dess ursprungliga format och skapar en kopia i det format som du anger.

  1. Stäng Access-filen. Om filen är en nätverksdatabas som finns på en server eller i en delad mapp kan du se till att ingen annan har öppnat.

  2. Starta Access 2010.

  3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  4. Bläddra till platsen för den fil som du vill konvertera och dubbelklicka på den om du vill öppna den.

    Om dialogrutan Databas förbättring frågar om du vill förbättra databasen, klickar du på Nej.

  5. Om ett formulär öppnas när du startar databasen, Stäng formuläret.

  6. Klicka på Spara databas sompå fliken Arkiv .

  7. I dialogrutan Spara som skriver du ett namn för den nya databasen.

    Obs!: Om du sparar den nya databasen på en annan plats, måste dess namn vara detsamma som den ursprungliga databasen. I båda fallen är det oftast bäst att använda ett annat namn så att du enkelt kan skilja mellan frontend-databasen och sedan backend databasen. Men om du vill konvertera till Access 2007-formatet ändras filnamnstillägget från .mdb till accdb, så att du kan använda samma filnamn.

  8. Klicka på Spara.

Överst på sidan

Steg 2: Dela upp databasen kopiera och använda den ursprungliga filen som backend-databasen

Dela den konverterade databasen genom att använda följande procedur:

  • Klicka på Access-databaspå fliken Databasverktyg i gruppen Flytta Data . Bild av knapp

  • Klicka på i dialogrutan DatabasdelningDela databasen.

    Du kan göra en säkerhetskopia om du vill, men du kan också bara återskapa kopian med hjälp av den ursprungliga databasen.

  • Skriv ett namn för backend-databasen och klicka sedan på Dela.

Överst på sidan

Steg 3: Koppla den nya frontend till den ursprungliga databasen

  1. Ta bort den backend-databasen som verktyget Databasdelning skapat – vara försiktig så att du inte ta bort den ursprungliga databasen.

  2. Länka nya frontend-databasen till tabellerna i den ursprungliga databasen: Klicka på Länkhanterarenpå fliken Externa Data i gruppen Importera & länk . Knappbild

  3. Klicka på Markera allaoch sedan markera kryssrutan Fråga alltid efter ny plats .

  4. Klicka på OK, bläddra till den tidigare version databasen och dubbelklicka på den.

    Om allt går bra visas ett meddelande om att alla länkade tabeller som markerats har uppdaterats.

Nu kan du förbättra den nya frontend-databasen med nya funktioner för användare som har en nyare version av Access. Användare som har tidigare versioner kan fortsätta att använda databasen från tidigare versionen.

Överst på sidan

Använda en klient/server-program i flera versioner av Access

Om Access-databasen är redan en front end/back end-program, kan du konvertera klientdelen till det nya filformatet. Några ändringar som krävs för backend-databasen.

Följande procedur visar hur du använder kommandot Spara databas som. så här konverterar du frontend-databasen till någon av de tre senaste format: Access 2000, Access 2002-2003 eller Access 2007. Det här kommandot bevarar den ursprungliga databasen i dess ursprungliga format och skapar en kopia i det format som du anger.

  1. Stäng frontend-databasen. Om filen är en nätverksdatabas som finns på en server eller i en delad mapp kan du kontrollera att ingen annan har öppna.

  2. Starta Access 2010.

  3. Klicka på Öppna på fliken Arkiv.

  4. Bläddra till platsen för frontend-databasen och dubbelklicka på den om du vill öppna den.

    Om dialogrutan Databas förbättring frågar om du vill förbättra databasen, klickar du på Nej.

  5. Om ett formulär visas när du öppnar databasen, Stäng formuläret.

  6. Klicka på Spara databas sompå fliken Arkiv .

  7. I dialogrutan Spara som skriver du ett namn för den nya databasen.

  8. Klicka på Spara.

Nu kan du förbättra den nya frontend-databasen med nya funktioner.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×