Upparbetat värde är en kraftfull spårnings- och budgetfunktion i Project. Trots den massa skrämmande förkortningar som definierar den (t.ex. AC, BCWP, TPI, EV och liknande) är det inte särskilt komplicerat. EV-analys hjälper dig att svara på frågor som ”Hur mycket pengar ska vi ha spenderat utifrån hur mycket arbete som har gjorts i projektet?” Vilket sedan leder till andra frågor som" Kommer vi att avsluta i tid?"
Ett enkelt exempel Du arbetar på ett trädgårdsprojekt för 10 hem i en återvändsgränd, och du förväntar dig att få hela projektet med 10 bostäder gjorda på 10 månader. Dessutom måste du slutföra ett hems trädgård varje månad. Låt oss gå igenom en del av informationen om det här projektet.
-
$10,000 är din totala budget för alla 10 bostäder.
-
$1 000 budgeteras för varje hem, vilket innebär att du planerar att spendera 1 000 USD per månad på hela projektet. Detta inkluderar pengar som spenderas på växter, verktyg och en trädgårdsmästare.
-
Du ber ditt konto om en rapport efter att 2 månader har gått. Revisorn säger att 1 500 dollar har spenderats på projektet hittills. Du tänker: "Bra, jag sparar pengar."
-
Då inser du ditt misstag. Efter 2 månader borde 20 procent av projektet ha genomförts, eftersom 2 månader är 20 procent av de 10 månader som du ursprungligen hade planerat att spendera på projektet. Men bara en och en halv trädgård är faktiskt klar, inte 2.
-
Så efter två månader bör du ha spenderat 20 procent X $ 10,000 (eller $ 2,000) på projektet för att få det gjort i tid, och två trädgårdar bör vara komplett - inte $ 1,500 för en och en halv trädgårdar. Nu inser du att du är försenad . Usch! Dags att prata med trädgårdsmästare.
Här är det knepiga (och bra) med upparbetat värde. Det gifter sig med pengar eftersom det multiplicerar valuta med schemalagd tid (eller procent färdigt, i jargongen av professionella projektledare).
Lektionen? "Tid är pengar", som det gamla talesättet säger. Nu kan du inte skryta med din skicklighet med upparbetat värde ännu. Du måste läsa på . . .
Mer om upparbetat värde
Visa upparbetat värde
I Project visas information om upparbetat värde på två sätt: med vyer och med rapporter. Men först måste du göra några saker för att konfigurera upparbetat värde för rapportering.
Använda rapporter
-
Välj Project > Rapporter > Fler rapporter.
-
Välj Kostnader och sedan Upparbetat värde.
Använda vyer
-
Välj Visa > tabell och välj sedan Fler tabeller.
-
I listan väljer du Earned Value, Earned Value Cost Indicators eller Earned Value Schedule Indicators.
Om du är osäker på vilken tabell du har väljer du bara Upparbetat värde. -
Välj Använd.
Tolka upparbetat värde
Tre nyckelvärden är roten till ev ev. Du behöver veta minst dessa tre värden för att kunna använda upparbetat värde.
|
Planerat värde (NUVÄRDE) Detta är även känt under förkortningen BCWS. |
Det här är den budgeterade (eller baslinje) kostnaden för aktiviteter som beräknas i början av projektplanen, baserat på kostnaderna för resurser tilldelade till dessa aktiviteter, plus eventuella fasta kostnader för aktiviteterna, fram till den statusdatum du väljer. Den totala planerade budgeten för en 4-dagarsaktivitet är till exempel 1 000 kr och startar på en måndag. Om du anger statusdatumet till följande onsdag ser du att nuvärde är 75 USD. Men med det här värdet vet du inte hur bra projektet går. |
|
Faktisk kostnad (AC) Detta är också känt av ACWP. |
Det här är den faktisk kostnad som krävs för att slutföra alla eller vissa delar av aktiviteterna, fram till statusdatumet. Om till exempel 4-dagarsaktiviteten faktiskt ådrar sig en total kostnad på $35 under var och en av de första 2 dagarna, är AC:et för den här perioden 70 KR (men NUVÄRDE är fortfarande 75 USD). Men med det här värdet vet du inte hur bra projektet går. Om du till exempel har planerat att få mycket mer gjort för samma $70 låter det inte bra. Du måste känna till (du gissar det) upparbetat värde för att fullt ut bedöma hur effektivt projektet är. |
|
Ev (Earned Value) Detta kallas även BCWP |
Det här är värdet för det arbete som utförts av statusdatumet, mätt i valuta. Om till exempel 2 dagar har 60 % av arbetet med en aktivitet slutförts kan du förvänta dig att ha spenderat 60 procent av den totala aktivitetsbudgeten eller 600 kr. Om det visar sig att du har spenderat $80 kan du med säkerhet säga att du är över budget och försenad. Aj! |
Ett viktigt tema som går igenom dessa vanliga upparbetat värdevillkor är statusdatumet. Analys av upparbetat värde förutsätter att du vill se förloppet för projektet före en viss tidpunkt som du väljer.
Eftersom en bild är värd mer än tusen ord, låt oss titta på detta grafiskt. Här är ett diagram som visar en stadig ackumulering av kostnader under ett projekts livslängd. Den prickade linjen visar en stadig utgift under projektets livslängd.
När arbetet med projektet har påbörjats kan ett diagram med nyckelvärdena i evidvärdesanalys se ut så här.
Statusdatumet bestämmer värdena som beräknas i Project. Projektets faktiska kostnad (AC) har överskridit den budgeterade kostnaden. Upparbetat värde (EV) återspeglar det verkliga värdet av det arbete som utförts. I det här fallet är värdet på det arbete som utförs mindre än det belopp som har spenderats för att utföra det arbetet.
Några råd om hur du använder upparbetat värde
|
Gör du så här |
Så här |
|
Vidta åtgärder snart |
Tidigare i projektets livscykel identifierar du sådana skillnader mellan faktiska kostnader, budgeterade kostnader och upparbetat värde ju tidigare du kan vidta åtgärder för att åtgärda problemet. |
|
Arbeta hårdare |
Lättare sagt än gjort. Ju mer arbete du får gjort före nästa statusdatum för att fastställa upparbetat värde, desto bättre. Att helt enkelt anställa fler arbetstagare kanske inte hjälper, men att anställa billigare arbetstagare kan det. Eller så kan du behöva "gå på golvet", för att ta reda på varför arbetare inte är mer produktiva. Eller kanske är problemet med cheferna som tillhandahåller maskiner som behöver mer underhåll än väntat. Det kan finnas många orsaker, men poängen är att genom att använda en "sifferstrategi" med upparbetat värde kan du upptäcka negativa trender. |
|
Arbeta smartare |
Jaga inte efter produktivitetsproblem med de aktiviteter som är mindre viktiga än andra. Kontrollera aktiviteter på den kritiska linjen först för att få störst inverkan på positiva upparbetat värde. |
|
Kör rapporterna igen |
En evidvärdesanalys i slutet av ett projekt har verkligen lite värde. Källorna till projektets problem är sannolikt tidigt i det och kommer sannolikt att ha haft för stor inverkan för att korrigera utan att det medför stora kostnader och frustration från din grupp, chef och andra intressenter. Få för vana att köra ev.rapporter varje månad, om du ska göra dem alls. |
|
Svettas inte de tidiga grejerna |
Om du ser problem mycket tidigt i projektet kan det bara vara ökade kostnader, eller kostnaderna för utbildning, att få alla ombord, rikligt men nödvändigt tidigt samarbete med din grupp och andra hushållssysslor. Ignorera inte dessa tidiga tecken på problem, men de kan vara mer begripliga tidigt i projektet än senare. |
