Göra Word-dokument mer tillgängliga för personer med funktions nedsättningar

Göra Word-dokument mer tillgängliga för personer med funktions nedsättningar

I det här avsnittet får du stegvisa instruktioner för hur du gör dina Word dokument tillgängliga för personer med funktions nedsättningar.

Reklamblad med information om forskningsgruppens konferens den 9 juni. Bilden innehåller ett foto och konferensanläggningens adress.

Word har många inbyggda funktioner som hjälper personer med olika möjligheter att läsa och redigera dokument. Word erbjuder också tillgänglighets kontroll som söker efter element som kan orsaka problem för personer med funktions nedsättningar.

Mer information om hur du använder tillgänglighetskontroll fungerar finns i Regler för tillgänglighetskontrollen.

Windows: Rekommendationer för att göra Word-dokument tillgängliga

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Word-dokument som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.

Vad som behöver åtgärdas

Hur du hittar det

Varför det behöver åtgärdas

Hur du åtgärdar det

Ta med alternativtext för allt visuellt innehåll.

Visuellt innehåll innefattar bilder, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagram, inbäddade objekt, pennanteckningar och videoklipp.

Använd tillgänglighetskontrollen för att hitta saknad alternativtext.

Alternativtext hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll.

Undvik att använda text i bilder som den enda metoden för att förmedla viktig information. Om du måste använda en bild med text bör du upprepa texten i dokumentet. I alternativtexten ger du en kort beskrivning av bilden och nämner att det finns text samt avsikten med texten.

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 365

Lägga till alternativ text för visuellt innehåll i Office 2019

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 2016

Lägg till meningsfull hyperlänktext och skärmtips.

Sök igenom dokumentet visuellt för att få klarhet i om hyperlänktexten fungerar som fristående information och ger läsarna rätt information om målplatsen.

Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Istället för att länka till texten Klicka här kan till exempel hela rubriken på målsidan tas med.

Tips: Du kan också lägga till skärmtips som visas när markören förs över text eller bilder som innehåller en hyperlänk.

Lägga till hyperlänktext och skärmtips

Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information.

Sök igenom dokumentet visuellt för att hitta förekomster av färgkodning.

Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar.

Använda tillgängligt textformat

Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger.

Hitta bristfällig färgkontrast genom att använda Tillgänglighetskontrollen.

Du kan också leta efter text i dokumentet som är svår att läsa eller att skilja från bakgrunden.

Om dokumentet har hög kontrast mellan text och bakgrund kan fler personer se och använda innehållet.

Använda tillgänglig textfärg

Använd inbyggda rubriker och format.

För att kontrol lera att rubrikernas rubriker är logiskt genomsöker du dokumentets innehålls förteckning.

Du kan också klicka på varje rubrik och använda ett inbyggt rubrik format på den.

Om du vill bevara tabbordningen och göra det lättare för skärm läsare att läsa dina dokument kan du använda en logisk rubrik ordning och de inbyggda verktygen för formatering i Word.

Ordna till exempel rubriker i den bestämda logiska ordningen. Använd Rubrik 1, Rubrik 2 och sedan Rubrik 3, inte Rubrik 3, Rubrik 1 och sedan Rubrik 2. Och ordna informationen i dina dokument i mindre delar. Under idealiska förhållanden ska varje rubrik bara omfatta några stycken.

Använda inbyggda rubrikformat

Använda punktlistor

Använda ordnade listor

Använd en enkel tabellstruktur och ange kolumnrubrikinformation.

Använd tillgänglighets kontrollenför att kontrol lera att tabeller inte innehåller delade celler, sammanfogade celler eller kapslade tabeller.

Du kan också visuellt söka igenom tabellerna för att kontrol lera att de inte har några helt tomma rader eller kolumner.

Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma celler i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.

Använda tabellrubriker

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 365

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativ text för visuellt innehåll i Word-dokument i Office 365:

Obs!: När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även inkludera textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Tips: Skriv en bra alternativtext genom att se till att förmedla innehållet och syftet med bilden kortfattat och med ett otvetydigt språk. Alternativtexten bör inte vara längre än en eller två meningar – oftast räcker några väl valda ord. Upprepa inte den omgivande texten som alternativtext eller använd fraser som refererar till bilder, till exempel ”bild på” eller ”bilden föreställer”.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext för exempelvis bilder och skärmbilder, ikoner, videoklipp och 3D-modeller så att skärmläsare kan läsa texten och beskriva bilden för användare som inte kan se den.

  1. Gör något av följande:

    • Markera en bild och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på en bild och välj Redigera alternativ text.

    Menyn Redigera alternativtext för bilder i Word Win32

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger i dokumentet.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver bilden och dess sammanhang för någon som inte kan se den.

    Fönstret Alternativtext för bilder i Word Win32

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du har skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

    Tips: Du kan också välja Generera en beskrivning åt mig så skapar Microsofts molndrivna och intelligenta tjänster en beskrivning åt dig. Efter en stund ser du resultatet i textinmatningsfältet. Kom ihåg att ta bort eventuella kommentarer Word till exempel "Beskrivning genererad med hög exakthet".

Lägga till alternativtext för figurer eller SmartArt-grafik

  1. Gör något av följande:

    • Markera en figur eller SmartArt-grafik och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på en figur eller SmartArt-grafik och välj Redigera alternativ text.

    Menyn Redigera alternativtext för figurer i Word Win32

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

    Tips: Du måste högerklicka någonstans i rutan runt hela figuren eller SmartArt-grafiken, inte inuti en av dess delar.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver figuren eller SmartArt-grafiken och dess sammanhang för någon som inte kan se den.

    Fönstret Alternativtext för figurer i Word Win32

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Lägga till alternativtext för diagram

  1. Gör något av följande:

    • Markera ett diagram och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på ett diagram och välj Redigera alternativ text.

    Menyn Redigera alternativtext för diagram i Word Win32

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

    Tips: Du måste högerklicka någonstans i rutan runt hela figuren, inte inuti en av dess delar.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver diagrammet och dess sammanhang för någon som inte kan se den.

    Fönstret Alternativtext för diagram i Word Win32

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Markera visuellt innehåll som dekorativt

Dekorativa objekt lägger till visuellt intresse men är inte informativa (till exempel stilistiska kant linjer). Personer som använder skärm läsare hör dessa är dekorativa så de vet att de inte saknar viktig information.

  1. Högerklicka på ett visuellt innehåll.

  2. Välj Redigera alternativtext. Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

  3. Markera kryssrutan Markera som dekorativt. Textinmatningsfältet tonas ned.

    Fönstret Alternativtext för dekorativa element i Word Win32

Tips: Om du exporterar dokumentet som en PDF-fil bevaras alla visuella objekt som du har markerat som dekorativa som artefakter.

Lägga till alternativ text för visuellt innehåll i Office 2019

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativ text för visuellt innehåll i Word-dokument i Office 2019:

Obs!: När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även inkludera textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Tips: Skriv en bra alternativtext genom att se till att förmedla innehållet och syftet med bilden kortfattat och med ett otvetydigt språk. Alternativtexten bör inte vara längre än en eller två meningar – oftast räcker några väl valda ord. Upprepa inte den omgivande texten som alternativtext eller använd fraser som refererar till bilder, till exempel ”bild på” eller ”bilden föreställer”.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext för exempelvis bilder och skärmbilder, ikoner, videoklipp och 3D-modeller så att skärmläsare kan läsa texten och beskriva bilden för användare som inte kan se den.

  1. Gör något av följande:

    • Markera en bild och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på en bild och välj Redigera alternativ text.

    Menyn Redigera alternativtext för bilder i Word Win32

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger i dokumentet.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver bilden och dess sammanhang för någon som inte kan se den.

    Fönstret Alternativtext för bilder i Word Win32

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du har skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

    Tips: Du kan också välja Generera en beskrivning åt mig så skapar Microsofts molndrivna och intelligenta tjänster en beskrivning åt dig. Efter en stund ser du resultatet i textinmatningsfältet. Kom ihåg att ta bort eventuella kommentarer Word till exempel "Beskrivning genererad med hög exakthet".

Lägga till alternativtext för figurer eller SmartArt-grafik

  1. Gör något av följande:

    • Markera en figur eller SmartArt-grafik och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på en figur eller SmartArt-grafik och välj Redigera alternativ text.

    Menyn Redigera alternativtext för figurer i Word Win32

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

    Tips: Du måste högerklicka någonstans i rutan runt hela figuren eller SmartArt-grafiken, inte inuti en av dess delar.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver figuren eller SmartArt-grafiken och dess sammanhang för någon som inte kan se den.

    Fönstret Alternativtext för figurer i Word Win32

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Lägga till alternativtext för diagram

  1. Gör något av följande:

    • Markera ett diagram och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på ett diagram och välj Redigera alternativ text.

    Menyn Redigera alternativtext för diagram i Word Win32

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

    Tips: Du måste högerklicka någonstans i rutan runt hela figuren, inte inuti en av dess delar.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver diagrammet och dess sammanhang för någon som inte kan se den.

    Fönstret Alternativtext för diagram i Word Win32

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Markera visuellt innehåll som dekorativt

Dekorativa objekt lägger till visuellt intresse men är inte informativa (till exempel stilistiska kant linjer). Personer som använder skärm läsare hör dessa är dekorativa så de vet att de inte saknar viktig information.

  1. Högerklicka på ett visuellt innehåll.

  2. Välj Redigera alternativtext. Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

  3. Markera kryssrutan Markera som dekorativt. Textinmatningsfältet tonas ned.

    Fönstret Alternativtext för dekorativa element i Word Win32

Tips: Om du exporterar dokumentet som en PDF-fil bevaras alla visuella objekt som du har markerat som dekorativa som artefakter.

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 2016

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativ text för visuellt innehåll i Word-dokument i Office 2016:

Obs!: Vi rekommenderar att du bara placerar text i beskrivningsfältet och lämnar rubriken tom. Det ger den bästa upplevelsen med de flesta större skärmläsare, bland annat Skärmläsaren. När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även ta med dold textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext i exempelvis bilder och skärmdumpar, så att skärmläsare kan läsa texten som beskriver bilden för användare som inte kan se bilden.

  1. Högerklicka på en bild.

  2. Välj Formatera bild > Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera bild som beskriver den markerade bilden

Lägga till alternativtext för SmartArt-grafik

  1. Högerklicka på en SmartArt-grafik.

  2. Välj Formatera objekt > Alternativ för figurer> Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Alternativtextområdet i fönstret Formatera figur som beskriver den markerade SmartArt-grafiken

Lägga till alternativtext för figurer

Lägg till alternativtext för figurer, bland annat figurer i SmartArt-grafik.

  1. Högerklicka på en figur och välj sedan Formatera figur.

  2. Välj Layout och egenskaper i fönstret till höger och välj sedan Alternativtext.

  3. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera figur som beskriver den markerade figuren

Lägga till alternativtext för diagram

  1. Högerklicka på ett diagram.

  2. Välj Formatera diagramyta > Diagramalternativ> Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera diagramyta som beskriver det markerade diagrammet

Göra hyperlänkar, text och tabeller tillgängliga

Nedan beskrivs hur du gör hyperlänkar, text och tabeller i dina Word-dokument tillgängliga.

Lägga till hyperlänktext och skärmtips

  1. Markera texten som du vill lägga till hyperlänken för, och högerklicka sedan.

  2. Välj Länk. Texten som du har markerat visas i rutan Text som ska visas. Det här är hyperlänktexten.

  3. Om det behövs kan du ändra hyperlänktexten.

  4. Ange måladressen för hyperlänken i rutan Adress.

  5. Välj knappen Skärmtips och skriv ett skärmtips i rutan Skärmtipstext.

    Tips: Om rubriken på hyperlänkens målsidan ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Mallar och teman för Office Online.

Skärmbild av dialogrutan Infoga hyperlänk och dialogrutan Skärmtips

Använda inbyggda rubrikformat

  1. Välja rubriktexten.

  2. Välj ett rubrikformat i gruppen Format på fliken Start, till exempel Rubrik 1 eller Rubrik 2.

Skärmbild av alternativet för rubrikformat

Använda punktlistor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen Punkter i gruppen Stycke.

  4. Skriv var och en av punkterna i punktlistan.

Skärmbild av alternativ för punktlistor

Använda ordnade listor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen Numrering i gruppen Stycke.

  4. Skriv de sekventiella stegen.

Skärmbild av alternativ för numreringsformat

Använda tillgänglig textfärg

Här är några förslag:

  • Använd inställningen Automatisk för teckenfärger så att text visas bra. Markera texten och välj sedan Start > Teckenfärg > Automatisk.

    Skärmbild av den automatiska färginställningen för teckensnitt
  • Använd Tillgänglighetskontroll för att analysera dokumentet och hitta bristfällig färgkontrast. Verktyget kontrollerar nu dokumentet avseende textfärg mot sidfärg, tabellcellbakgrunder, markeringar, textrutors fyllningsfärg, styckeskuggning, figur- och SmartArt-fyllningar, sidhuvuden och sidfötter och länkar.

  • Använd Colour Contrast Analyzer, en kostnadsfri app som analyserar färger och kontrast och visar resultatet nästan omedelbart.

Använda tillgängligt textformat

Här är några förslag:

  • Lägg till en understrykning för en färgkodad hyperlänktext. Det kan hjälpa färgblinda personer att förstå att texten är länkad även om de inte kan se färgen.

  • Lägg till figurer om färg används för att ange status. Du kan till exempel lägga till en bockmarkering Grön bockmarkering i Excel om grön används för att ange "godkänd" och ett versalt X Skärmbild av en röd ruta med ett versalt X i rutan. om röd anger "underkänd".

Obs!: I följande resurser hittar du andra förslag: usability.gov och Webbtillgänglighet för användare med färgblindhet.

Använda textavstånd

Öka eller minska det tomma utrymmet mellan meningar och stycken.

  1. Markera texten.

  2. Välj fliken Start.

  3. Gå till det nedre högra hörnet i gruppen Stycke och välj knappen Mer.

    Dialogrutan Stycke öppnas och visar fliken Indrag och avstånd.

  4. Välj det avståndsalternativ du vill använda under Avstånd.

Alternativet Avstånd är markerat i dialogrutan Stycke.

Använda tabellrubriker

  1. Placera markören någonstans i en tabell.

  2. Markera kryssrutan Rubrikrad i gruppen Tabellformatsalternativ på fliken Design under Tabellverktyg.

  3. Skriv kolumnrubrikerna.

Skärmbild av kryssrutan Rubrikrad

Se även

Mac: Rekommendationer för att göra Word-dokument tillgängliga

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Word-dokument som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.

Vad som behöver åtgärdas

Hur du hittar det

Varför det behöver åtgärdas

Hur du åtgärdar det

Ta med alternativtext för allt visuellt innehåll.

Visuellt innehåll innefattar bilder, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagram, inbäddade objekt, pennanteckningar och videoklipp.

Använd tillgänglighetskontrollen för att hitta saknad alternativtext.

Alternativtext hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll.

Undvik att använda text i bilder som den enda metoden för att förmedla viktig information. Om du måste använda en bild med text bör du upprepa texten i dokumentet. I alternativtexten ger du en kort beskrivning av bilden och nämner att det finns text samt avsikten med texten.

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 365

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 2016

Lägg till meningsfull hyperlänktext och skärmtips.

Sök igenom dokumentet visuellt för att få klarhet i om hyperlänktexten fungerar som fristående information och ger läsarna rätt information om målplatsen.

Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Istället för att länka till texten Klicka här kan till exempel hela rubriken på målsidan tas med.

Tips: Du kan också lägga till skärmtips som visas när markören förs över text eller bilder som innehåller en hyperlänk.

Lägga till hyperlänktext och skärmtips

Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information.

Sök igenom dokumentet visuellt för att hitta förekomster av färgkodning.

Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar.

Använda tillgängligt textformat

Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger.

Hitta bristfällig färgkontrast genom att använda Tillgänglighetskontrollen.

Du kan också leta efter text i dokumentet som är svår att läsa eller att skilja från bakgrunden.

Om dokumentet har hög kontrast mellan text och bakgrund kan fler personer se och använda innehållet.

Använda tillgänglig textfärg

Använd inbyggda rubriker och format.

För att kontrol lera att rubrikernas rubriker är logiskt genomsöker du dokumentets innehålls förteckning.

Du kan också klicka på varje rubrik och använda ett inbyggt rubrik format på den.

Om du vill bevara tabbordningen och göra det lättare för skärm läsare att läsa dina dokument kan du använda en logisk rubrik ordning och de inbyggda verktygen för formatering i Word.

Ordna till exempel rubriker i den bestämda logiska ordningen. Använd Rubrik 1, Rubrik 2 och sedan Rubrik 3, inte Rubrik 3, Rubrik 1 och sedan Rubrik 2. Och ordna informationen i dina dokument i mindre delar. Under idealiska förhållanden ska varje rubrik bara följas av några stycken.

Använda inbyggda rubrikformat

Använda punktlistor

Använda ordnade listor

Använd en enkel tabellstruktur och ange kolumnrubrikinformation.

För att se till att tabeller inte innehåller delade celler, sammanfogade celler eller kapslade tabeller.

Du kan också visuellt söka igenom tabellerna för att kontrol lera att de inte har några helt tomma rader eller kolumner.

Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma celler i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.

Använda tabellrubriker

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 365

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativtext för visuellt innehåll i Word-dokument i Office 365:

Meddelanden: 

  • När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även inkludera textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

  • Om du vill aktivera högerklick på din Mac ser du till att alternativet Sekundära klick är markerat i Systeminställningar.

Tips: Skriv en bra alternativtext genom att se till att förmedla innehållet och syftet med bilden kortfattat och med ett otvetydigt språk. Alternativtexten bör inte vara längre än en eller två meningar – oftast räcker några väl valda ord. Upprepa inte den omgivande texten som alternativtext eller använd fraser som refererar till bilder, till exempel ”bild på” eller ”bilden föreställer”.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext för exempelvis bilder och skärmbilder, ikoner, videoklipp och 3D-modeller så att skärmläsare kan läsa beskrivningen för användare som inte kan se bilden.

  1. Gör något av följande:

    • Markera en bild och tryck på knappen alternativ text på fliken bild format .

    • Högerklicka på en bild och välj Redigera alternativ text.

    Alternativet Alternativtext i snabbmenyn i Word

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver bildens innehåll och dess sammanhang.

    Fönstret Alternativtext i Word

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du har skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Lägga till alternativtext för figurer eller SmartArt-grafik

  1. Gör något av följande:

    • Markera en figur eller SmartArt-grafik och tryck på knappen alternativ text på fliken figur format .

    • Högerklicka på en figur eller SmartArt-grafik och välj Redigera alternativ text.

    Alternativet Alternativtext i snabbmenyn för att lägga till alternativtext för en figur

    Fönstret Alternativtext öppnas till höger i dokumentet.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver innehållet och sammanhanget för figuren eller SmartArt-grafiken.

    Fönstret Alternativtext i Word

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du har skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Lägga till alternativtext för diagram

  1. Gör något av följande:

    • Markera ett diagram och tryck på knappen alternativ text på fliken format .

    • Högerklicka på ett diagram och välj Redigera alternativ text.

    Tips: Öppna rätt meny genom att högerklicka i diagramområdet, det vill säga någonstans i rutan runt hela diagrammet och inte inuti en av dess delar.

  2. Skriv 1–2 meningar som beskriver innehållet och sammanhanget för diagrammet.

    Fönstret Alternativtext i Word

    Tips: Om du vill kontrollera stavning samt korrigera ett ord som du har skrivit högerklickar du på ordet och väljer något av de föreslagna alternativen.

Markera visuellt innehåll som dekorativt

Dekorativa objekt lägger till visuellt intresse men är inte informativa (till exempel stilistiska kant linjer). Personer som använder skärm läsare hör dessa är dekorativa så de vet att de inte saknar viktig information.

  1. Högerklicka på ett visuellt innehåll.

  2. Välj Redigera alternativtext. Fönstret Alternativtext öppnas till höger om dokumentet.

  3. Markera kryssrutan Markera som dekorativt. Textinmatningsfältet tonas ned.

    Kryssrutan Dekorativ markerad i fönstret Alternativtext

Tips: Om du exporterar dokumentet som en PDF-fil bevaras alla visuella objekt som du har markerat som dekorativa som artefakter.

Lägga till alternativtext för visuellt innehåll i Office 2016

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativtext för visuellt innehåll i Word-dokument.

Obs!:  När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även ta med dold textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext i exempelvis bilder och skärmdumpar, så att skärmläsare kan läsa texten som beskriver bilden för användare som inte kan se bilden.

  1. Högerklicka på en bild.

  2. Välj Formatera bild > Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera bild som beskriver den markerade bilden

Lägga till alternativtext för SmartArt-grafik

  1. Högerklicka på en SmartArt-grafik.

  2. Välj Formatera SmartArt > Alternativ för figur > Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera figur som beskriver den markerade SmartArt-grafiken

Lägga till alternativtext för figurer

Lägg till alternativtext för figurer, bland annat figurer i SmartArt-grafik.

  1. Högerklicka på en figur.

  2. Välj Formatera figur > Alternativ för figurer> Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera figur som beskriver den markerade figuren

Lägga till alternativtext för diagram

  1. Högerklicka på ett diagram.

  2. Välj Formatera diagramyta > Diagramalternativ> Layout och egenskaper.

  3. Välj Alternativtext.

  4. Skriv en beskrivning och en rubrik.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av alternativtextområdet i fönstret Formatera diagramyta som beskriver det markerade diagrammet

Göra hyperlänkar, text och tabeller tillgängliga

Nedan beskrivs hur du gör hyperlänkar, text och tabeller i dina Word-dokument tillgängliga.

Lägga till hyperlänktext och skärmtips

  1. Markera texten som du vill lägga till hyperlänken för, och högerklicka sedan.

  2. Välj Hyperlänk.

    Texten som du har markerat visas i rutan Text som ska visas. Det här är hyperlänktexten.

  3. Om det behövs kan du ändra hyperlänktexten.

  4. I rutan Adress skriver du in målwebbadressen.

  5. Välj knappen Skärmtips och skriv ett skärmtips i rutan Skärmtipstext.

    Tips: Om rubriken på hyperlänkens målsidan ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Mallar och teman för Office Online.

Skärmbild av dialogrutan Infoga hyperlänk och dialogrutan Skärmtips

Använda inbyggda rubrikformat

  1. Välja rubriktexten.

  2. Välj ett rubrikformat på fliken Start, till exempel Rubrik 1 eller Rubrik 2.

Skärmbild av alternativet för rubrikformat

Använda punktlistor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen Punkter i gruppen Stycke.

  4. Skriv var och en av punkterna i punktlistan.

Skärmbild av alternativ för punktlistor

Använda ordnade listor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen Numrerad lista.

  4. Skriv de sekventiella stegen.

Skärmbild av alternativ för numreringsformat

Använda tillgänglig textfärg

Här är några förslag:

  • Använd inställningen Automatisk för teckenfärger så att text visas bra. Markera texten och välj sedan Start > Teckenfärg > Automatisk.

    Menyn teckensnitt färg i Word för Mac
  • Använd Tillgänglighetskontroll för att analysera dokumentet och hitta bristfällig färgkontrast. Verktyget kontrollerar nu dokumentet avseende textfärg mot sidfärg, tabellcellbakgrunder, markeringar, textrutors fyllningsfärg, styckeskuggning, figur- och SmartArt-fyllningar, sidhuvuden och sidfötter och länkar.

  • Använd Colour Contrast Analyzer, en kostnadsfri app som analyserar färger och kontrast och visar resultatet nästan omedelbart.

Använda tillgängligt textformat

Här är några förslag:

  • Lägg till en understrykning för en färgkodad hyperlänktext. Det kan hjälpa färgblinda personer att förstå att texten är länkad även om de inte kan se färgen.

  • Lägg till figurer om färg används för att ange status. Du kan till exempel lägga till en bockmarkering Grön bockmarkering i Excel om grön används för att ange "godkänd" och ett versalt X Skärmbild av en röd ruta med ett versalt X i rutan. om röd anger "underkänd".

Obs!: I följande resurser hittar du andra förslag: usability.gov och Webbtillgänglighet för användare med färgblindhet.

Använda textavstånd

Öka eller minska det tomma utrymmet mellan meningar och stycken.

  1. Markera texten.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj Rad- och styckeavstånd > Alternativ för radavstånd.

    Dialogrutan Stycke öppnas och visar fliken Indrag och avstånd.

  4. Välj det avståndsalternativ du vill använda under Avstånd.

Skärmbild av dialogrutan Stycke

Använda tabellrubriker

  1. Placera markören någonstans i en tabell.

  2. Markera kryssrutan Rubrikrad på fliken Tabelldesign.

  3. Skriv kolumnrubrikerna.

Skärmbild av kryssrutan Rubrikrad

Se även

iOS: Rekommendationer för att göra Word-dokument tillgängliga

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Word-dokument som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.

Vad som behöver åtgärdas

Varför det behöver åtgärdas

Hur du åtgärdar det

Lägg till relevant hyperlänktext.

Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Istället för att länka till texten Klicka här kan till exempel hela rubriken på målsidan tas med.

Lägga till hyperlänktext

Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information.

Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar.

Använda tillgängligt textformat

Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger.

Om dokumentet har hög kontrast mellan text och bakgrund kan fler personer se och använda innehållet.

Använda tillgänglig textfärg

Använd en större teckenstorlek (11pt eller större), sans serif-teckensnitt och tillräckligt mycket tomt utrymme.

Personer som har dyslexi beskriver att de ser texten på en sida som att den "flyter ihop" (att en textrad trycks ihop med raden nedanför). De ser ofta texten förvrängd.

Minska mängden text som ska läsas för personer som har dyslexi eller nedsatt syn. De kan till exempel ha hjälp av välbekanta sans serif-teckensnitt, som Arial eller Calibri. Undvik att använda enbart stora bokstäver och mycket kursiv stil eller understrykningar. Ta med tillräckligt mycket tomt utrymme mellan meningar och stycken.

Använda textavstånd

Använd inbyggda rubriker och format.

Använd en logisk rubrikordning och de inbyggda verktygen för formatering i Word för att bevara tabbordningen och göra det lättare för skärmläsare att läsa dina dokument.

Ordna till exempel rubriker i den bestämda logiska ordningen. Använd Rubrik 1, Rubrik 2 och sedan Rubrik 3, inte Rubrik 3, Rubrik 1 och sedan Rubrik 2. Och ordna informationen i dina dokument i mindre delar. Under idealiska förhållanden ska varje rubrik bara omfatta några stycken.

Använda inbyggda rubrikformat

Använda punktlistor

Använda ordnade listor

Använd en enkel tabellstruktur och ange kolumnrubrikinformation.

Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma celler i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.

Använda tabellrubriker

Göra hyperlänkar, text och tabeller tillgängliga

Nedan beskrivs hur du gör hyperlänkar, text och tabeller i dina Word-dokument tillgängliga.

Lägga till hyperlänktext

  1. Markera texten som du vill lägga till hyperlänken för.

  2. Om du vill öppna fliken Start trycker du på knappen mer längst ned på skärmen, i slutet av verktygsfältet.

  3. Tryck på Start > Infoga.

  4. Rulla ned till kommandot Länk och tryck sedan på det.

  5. Texten som du har markerat visas i rutan Visa. Det här är hyperlänktexten. Ändra om det behövs.

  6. Om du vill lägga till en hyperlänk skriver du URL-adressen i rutan Adress.

  7. Tryck på Klar högst upp på skärmen.

Tips: Om rubriken på hyperlänkens målsidan ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Mallar och teman för Office Online.

Kommandot Länk som visar URL (adress) och text som ska visas

Använda inbyggda rubrikformat

  1. Markera texten.

  2. Om du vill öppna fliken Start trycker du på knappen mer längst ned på skärmen, i slutet av verktygsfältet.

  3. Tryck på högerpilen på kommandot Format.

  4. Tryck på ett rubrikformat, t.ex. Rubrik 1.

Kommandot Format, med Rubrik 1 markerat

Använda punktlistor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Om du vill öppna fliken Start trycker du på knappen mer längst ned på skärmen, i slutet av verktygsfältet.

  3. Tryck på högerpilen på kommandot Punktlista.

  4. Tryck på önskad punktlista.

  5. Skriv var och en av punkterna i punktlistan.

Kommandot Punktlista som visar formateringsalternativ

Använda ordnade listor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Om du vill öppna fliken Start trycker du på knappen mer längst ned på skärmen, i slutet av verktygsfältet.

  3. Tryck på högerpilen på kommandot Numrerad lista.

  4. Tryck på önskat numreringsalternativ.

  5. Skriv de sekventiella stegen.

Kommandot Numrerad lista som visar formateringsalternativ

Använda tillgänglig textfärg

Här är några förslag:

  • Använd inställningen Automatisk för teckenfärger så att text visas bra. Markera texten och välj sedan Start > Teckenfärg > Automatisk.

    Skärmbild av den automatiska färginställningen för teckensnitt
  • Använd Colour Contrast Analyzer, en kostnadsfri app som analyserar färger och kontrast och visar resultatet nästan omedelbart.

Använda tillgängligt textformat

Här är några förslag:

  • Lägg till en understrykning för en färgkodad hyperlänktext. Det kan hjälpa färgblinda personer att förstå att texten är länkad även om de inte kan se färgen.

  • Lägg till figurer om färg används för att ange status. Du kan till exempel lägga till en bockmarkering Grön bockmarkering i Excel om grön används för att ange "godkänd" och ett versalt X Skärmbild av en röd ruta med ett versalt X i rutan. om röd anger "underkänd".

Obs!: I följande resurser hittar du andra förslag: usability.gov och Webbtillgänglighet för användare med färgblindhet.

Använda textavstånd

Öka eller minska det tomma utrymmet mellan meningar och stycken:

  1. Markera texten.

  2. Om du vill öppna fliken Start trycker du på knappen mer längst ned på skärmen, i slutet av verktygsfältet.

  3. Tryck på högerpilen på kommandot Radavstånd.

  4. Tryck på det avståndsalternativ du vill ha.

Kommandot Radavstånd som visar formateringsalternativ med 1,15 markerat

Använda tabellrubriker

  1. Placera markören någonstans i en tabell.

  2. Tryck på Start > Infoga > Tabell.

  3. Tryck på högerpilen på kommandot Formatalternativ.

  4. Tryck på alternativet Rubrikrad för att markera det.

  5. Skriv kolumnrubriker i tabellen.

Kommandot Formatalternativ med Rubrikrad markerat

Se även

Android: Rekommendationer för att göra Word-dokument tillgängliga

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Word-dokument som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.

Vad som behöver åtgärdas

Varför det behöver åtgärdas

Hur du åtgärdar det

Ta med alternativtext för allt visuellt innehåll och alla tabeller.

Visuellt innehåll innefattar bilder, SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagram, inbäddade objekt, pennanteckningar och videoklipp.

Alternativtext hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll.

Undvik att använda text i bilder som den enda metoden för att förmedla viktig information. Om du måste använda en bild med text bör du upprepa texten i dokumentet. I alternativtexten ger du en kort beskrivning av bilden och nämner att det finns text samt avsikten med texten.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägga till alternativtext för figurer

Lägga till alternativtext för tabeller

Lägg till relevant hyperlänktext.

Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Istället för att länka till texten Klicka här kan till exempel hela rubriken på målsidan tas med.

Lägga till hyperlänktext

Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information.

Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar.

Använda tillgängligt textformat

Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger.

Om dokumentet har hög kontrast mellan text och bakgrund kan fler personer se och använda innehållet.

Använda tillgänglig textfärg

Använd en större teckenstorlek (18pt eller större), sans serif-teckensnitt och tillräckligt mycket tomt utrymme.

Personer som har dyslexi beskriver att de ser texten på en sida som att den "flyter ihop" (att en textrad trycks ihop med raden nedanför). De ser ofta texten förvrängd.

Minska mängden text som ska läsas för personer som har dyslexi eller nedsatt syn. De kan till exempel ha hjälp av välbekanta sans serif-teckensnitt, som Arial eller Calibri. Undvik att använda enbart stora bokstäver och mycket kursiv stil eller understrykningar. Ta med tillräckligt mycket tomt utrymme mellan meningar och stycken.

Använda textavstånd

Använd inbyggda rubriker och format.

Om du vill bevara tabbordningen och göra det lättare för skärm läsare att läsa dina dokument kan du använda en logisk rubrik ordning och de inbyggda verktygen för formatering i Word.

Ordna till exempel rubriker i den bestämda logiska ordningen. Använd Rubrik 1, Rubrik 2 och sedan Rubrik 3, inte Rubrik 3, Rubrik 1 och sedan Rubrik 2. Och ordna informationen i dina dokument i mindre delar. Under idealiska förhållanden ska varje rubrik bara omfatta några stycken.

Använda inbyggda rubrikformat

Använda punktlistor

Använda ordnade listor

Använd en enkel tabellstruktur och ange kolumnrubrikinformation.

Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma celler i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.

Använda tabellrubriker

Lägga till alternativtext i visuellt innehåll och tabeller

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativ text för visuellt innehåll och tabeller i dina Word-dokument.

Obs!:  När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även ta med dold textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägga till alternativ text för bilder, till exempel bilder och skärm bilder, så att skärm läsare kan läsa texten som beskriver bilden för användare som inte kan se bilden.

  1. Markera en bild.

  2. Öppna fliken bild genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst ned på skärmen, längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet alternativ text och tryck på den.

  4. Skriv sedan en beskrivning. Dina ändringar sparas automatiskt.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Dialog rutan alternativ text i Word för Android bild

Lägga till alternativtext för figurer

Lägg till alternativtext för figurer, bland annat figurer i SmartArt-grafik.

  1. Markera en form.

  2. Öppna fliken figur genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst ned på skärmen, längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet alternativ text och tryck på den.

  4. Skriv sedan en beskrivning. Dina ändringar sparas automatiskt.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Lägga till alternativtext för tabeller

  1. Tryck någonstans i en tabell.

  2. Öppna fliken tabell längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet alternativ text och tryck på den.

  4. Skriv sedan en beskrivning. Dina ändringar sparas automatiskt.

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Göra hyperlänkar, text och tabeller tillgängliga

Nedan beskrivs hur du gör hyperlänkar, text och tabeller i dina Word-dokument tillgängliga.

Lägga till hyperlänktext

  1. Markera texten som du vill lägga till hyperlänken för.

  2. Öppna fliken Start längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Tryck på Start > Infoga.

  4. Rulla ned till alternativet länk , tryck på det och tryck på Infoga länk.

  5. Texten som du har markerat visas i rutan Text som ska visas. Det här är hyperlänktexten. Ändra om det behövs.

  6. Om du vill lägga till en hyperlänk skriver du URL-adressen i rutan Adress.

  7. Tryck på Användhögst upp på skärmen.

Tips: Om rubriken på hyperlänkens målsidan ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Mallar och teman för Office Online.

Kommandot Länk som visar text som ska visas och adress

Använda inbyggda rubrikformat

  1. Markera texten.

  2. Öppna fliken Start längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet format och tryck sedan på det.

  4. Tryck på ett rubrikformat, t.ex. Rubrik 1.

Menyn för rubrik format i Word för Android

Använda punktlistor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Öppna fliken Start längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet punkt lista och tryck sedan på det.

  4. Tryck på önskad punktlista.

  5. Skriv var och en av punkterna i punktlistan.

Menyn för punkt listor i Word för Android

Använda ordnade listor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Öppna fliken Start längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet Numrerad lista och tryck sedan på det.

  4. Tryck på önskat numreringsalternativ.

  5. Skriv varje objekt i den numrerade listan.

Menyn ordnade listor i Word för Android

Använda tillgänglig textfärg

Här är några förslag:

  • Använd inställningen Automatisk för teckenfärger så att text visas bra. Markera texten och välj sedan Start > Teckenfärg > Automatisk.

    Menyn tecken färg i Word för Android
  • Använd Colour Contrast Analyzer, en kostnadsfri app som analyserar färger och kontrast och visar resultatet nästan omedelbart.

Använda tillgängligt textformat

Här är några förslag:

  • Lägg till en understrykning för en färgkodad hyperlänktext. Det kan hjälpa färgblinda personer att förstå att texten är länkad även om de inte kan se färgen.

  • Lägg till figurer om färg används för att ange status. Du kan till exempel lägga till en bockmarkering Grön bockmarkering i Excel om grön används för att ange "godkänd" och ett versalt X Skärmbild av en röd ruta med ett versalt X i rutan. om röd anger "underkänd".

Obs!: I följande resurser hittar du andra förslag: usability.gov och Webbtillgänglighet för användare med färgblindhet.

Använda textavstånd

Öka eller minska det tomma utrymmet mellan meningar och stycken.

  1. Markera texten.

  2. Öppna fliken Start längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet styckeformatering och tryck sedan på det.

  4. Tryck på det avståndsalternativ du vill ha.

Menyn för styckeformatering i Word för Android

Använda tabellrubriker

  1. Placera markören någonstans i en tabell.

  2. Öppna fliken tabell längst ned på skärmen genom att trycka på knappen mer Uppåtpil längst till höger i verktygsfältet.

  3. Rulla ned till alternativet format alternativ och tryck sedan på det.

  4. Tryck på alternativet Rubrikrad för att markera det.

    Tips: När ett alternativ är markerat är det nedtonat.

  5. Skriv varje kolumn rubrik i tabellen.

Alternativ menyn i Word för Android tabell format

Se även

Windows för mobila enheter: Rekommendationer för att göra Word-dokument tillgängliga

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Word-dokument som är tillgängliga för personer med funktionsnedsättningar.

Vad som behöver åtgärdas

Varför det behöver åtgärdas

Hur du åtgärdar det

Lägg till relevant hyperlänktext.

Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Istället för att använda texten "klicka här" bör länken till exempel innehålla hela rubriken på målsidan.

Lägga till hyperlänktext

Lägg till alternativtext för bilder, tabeller, figurer och annat visuellt innehåll.

Alternativtext hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll, till exempel SmartArt-grafik, figurer, grupper, diagram, inbäddade objekt, länkade bilder, pennanteckningar och videoklipp.

Undvik att använda text i bilder som den enda metoden för att förmedla viktig information. Om du behöver använda en bild med text bör du upprepa texten i dokumentet. I alternativtexten ger du en kort beskrivning av bilden och nämner att det finns text samt avsikten med texten.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägga till alternativtext för figurer

Lägga till alternativtext för tabeller

Markera visuellt innehåll som dekorativt

Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information.

Personer som har nedsatt syn, är blinda eller färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar. Kontrollera att du inte använder enbart färg för att förmedla innebörden. Skapa text med samma innebörd som färgen eller andra sensoriska egenskaper.

Använda tillgängligt textformat

Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger.

Texten i dokumenten ska vara läsbar i högkontrastläge så att alla, även personer med synnedsättning, kan se den bra.

Använda tillgänglig textfärg

Använd en större teckenstorlek (18pt eller större), sans-serif-teckensnitt och tillräckligt mycket tomt utrymme.

Personer med dyslexi kan uppleva att orden på en sida rör sig eller att text flyter ihop (att en textrad trycks ihop med raden under). Texten kan också gå ihop eller förvrängas på andra sätt.

Du kan minska mängden text som ska läsas på följande sätt:

  • Använd välbekanta sans-serif-teckensnitt, t.ex. Arial eller Calibri.

  • Undvik att använda enbart stora bokstäver och mycket kursiv stil eller understrykningar.

  • Använd tillräckligt mycket tomt utrymme mellan rader och stycken.

  • Vänsterjustera stycken istället för att använda justering. Det här gör att du undviker stora mellanrum mellan orden. Stora mellanrum kan skapa en visuell effekt av ett långdraget tomt utrymme som flyter genom stycket.

Använda tillgängligt textformat

Använda rätt textavstånd

Använd inbyggda rubriker och format.

Använd en logisk rubrikordning och de inbyggda verktygen för formatering i Word för att bevara tabbordningen och göra det lättare för skärmläsare att läsa dina dokument.

Ordna till exempel rubriker i den bestämda logiska ordningen. Använd Rubrik 1, Rubrik 2 och sedan Rubrik 3, inte Rubrik 3, Rubrik 1 och sedan Rubrik 2. Och ordna informationen i dina dokument i mindre delar. Under idealiska förhållanden ska varje rubrik bara omfatta några stycken.

Använda inbyggda rubrikformat

Använda punktlistor

Använda ordnade listor

Använd en enkel tabellstruktur och ange kolumnrubriker.

Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma celler i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.

Använda tabellrubriker

Lägga till alternativtext i visuellt innehåll och tabeller

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativ text för visuellt innehåll och tabeller i dina Word-dokument.

Obs!: När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även ta med dold textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext för bilder, som foton, grafik och skärmbilder så att skärmläsare kan läsa bildens beskrivning.

  1. Markera bilden i ditt dokument.

  2. Öppna menyn bild genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till AlternativtextBild-menyn och tryck på den.

  4. Skriv din alternativ text i textfältet beskrivning. Håll det kort, börja med den viktigaste informationen och strävar efter att visa bildens innehåll och funktioner. När du är klar trycker du på klar.

Dialog rutan alternativ text i Word Mobile

Lägga till alternativtext för figurer

Infogade figurer, figurer i SmartArt och andra figurer kan användas för att förmedla visuell information som inte kan läsas av skärmläsare om du inte lägger till alternativtext.

  1. Markera figuren i ditt dokument.

  2. Öppna figur menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till AlternativtextFigur-menyn och tryck på den.

  4. Skriv din alternativ text i textfältet beskrivning. Håll det kort, börja med den viktigaste informationen och syfte att förmedla formens innehåll och funktioner. När du är klar trycker du på klar.

Lägga till alternativtext för tabeller

Lägg till alternativtext i tabeller för att ge användare med skärmläsare en kort sammanfattning av tabellinnehållet.

  1. Tryck någonstans i tabellen.

  2. Öppna menyn tabell genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till AlternativtextTabell-menyn och tryck på den.

  4. Skriv din alternativ text i textfältet beskrivning. Håll det kort, börja med den viktigaste informationen och strävar efter att förmedla en kort sammanfattning av tabell innehållet. När du är klar trycker du på klar.

Markera visuellt innehåll som dekorativt

Dekorativa objekt lägger till visuellt intresse men är inte informativa (till exempel stilistiska kant linjer). Personer som använder skärm läsare hör dessa är dekorativa så de vet att de inte saknar viktig information.

  1. Markera en bild i dokumentet.

  2. Öppna menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till alternativ text och tryck på den.

  4. Markera kryssrutan Markera som dekorativt. Textinmatningsfältet tonas ned.

Göra hyperlänkar, text och tabeller tillgängliga

Nedan beskrivs hur du gör hyperlänkar, text och tabeller i dina Word dokument mer tillgängliga.

Lägga till hyperlänktext

Lägg till en beskrivande hyperlänk i texten så att användaren vet vad länken leder till.

  1. Markera texten där hyperlänken ska läggas till.

  2. Rulla verktygsfältet åt höger tills du hittar länken ( Word Mobile Link-ikon ) och tryck på den.

  3. Texten som du har markerat visas i fältet Text som ska visas. Det här är hyperlänktexten. Du kan ändra den om det behövs.

    Tips: Undvik att skriva "klicka här" eller liknande icke-beskrivande uttryck. Om rubriken på hyperlänkens målsida ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Mallar och teman för Office Online.

  4. Om du vill lägga till en hyperlänk skriver du URL-adressen i rutan Adress.

  5. Tryck på Infoga högst upp på skärmen.

Dialog rutan text i Word Mobile Link

Använda tillgängligt textformat

Du kan förbättra textformateringen genom att välja ett enkelt sans-serif-teckensnitt, använda en större teckenstorlek, vänsterjustera texten och undvika att använda mycket versaler och kursiv stil.

  1. Markera den text du vill formatera.

  2. Öppna Start -menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Start-menyn kan du välja till exempel större teckenstorlek och ett teckensnitt av sans-serif-typ. Du kan också använda andra formateringsalternativ, som fetstil.

Skärmbild av textformateringsmenyn i Word Mobile.

Använda tillgänglig textfärg

Använd inställningen Automatisk för teckenfärger så att text visas bra i högkontrastläge.

  1. Markera texten.

  2. Öppna Start -menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Tryck på högerpilen på alternativet Teckenfärg.

  4. Tryck på Automatisk.

Skärmbild av menyn Teckenfärg med alternativet Automatisk markerat.

Använda inbyggda rubrikformat

Använd de inbyggda rubrikformaten för att skapa en disposition av dokumentet för skärmläsaren. Skärmläsare tolkar inte ett textstycke med stort teckensnitt i fetstil som en rubrik, såvida inte de inbyggda formaten används.

  1. Markera texten för rubriken.

  2. Öppna Start -menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till Format och tryck på den.

  4. Tryck på ett rubrikformat, t.ex. Rubrik 1.

Skärmbild av Format-menyn i Word Mobile med alternativet Rubrik 1 markerat.

Använda punktlistor

När det är möjligt delar du in texten i punkter för att förbättra läsbarheten och tillgängligheten.

  1. Placera markören på den plats i dokumentet där du vill lägga till listan, eller markera texten som ska ingå i listan.

  2. Öppna Start -menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till Punktlista och tryck på den.

  4. Tryck på det punktformat du vill använda.

  5. Om det behövs skriver du var och en av punkterna i listan.

    Tips: Använd en punkt eller ett kommatecken i slutet av varje punkt i listan så att skärmläsaren pausar.

Skärmbild av menyn Punktlista för att välja punktlista i Word Mobile.

Använda ordnade listor

När det är möjligt använder du numrerade listor eftersom de är lättare att följa än ett sammanhängande textblock.

  1. Placera markören på den plats i dokumentet där du vill lägga till listan, eller markera texten som ska ingå i listan.

  2. Öppna Start -menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till Numrerad lista och tryck på den.

  4. Tryck på det numreringsformat du vill använda.

  5. Om det behövs skriver du var och en av punkterna i listan.

    Tips: Använd en punkt eller ett kommatecken i slutet av varje punkt i listan så att skärmläsaren pausar.

Skärmbild av menyn Numrerad lista i Word Mobile med ett numreringsformat markerat.

Använda rätt textavstånd

Öka eller minska det tomma utrymmet mellan meningar och stycken för att förbättra läsbarheten.

  1. Markera texten.

  2. Öppna Start -menyn genom att trycka på knappen mer (...).

  3. Rulla ned till Styckeformatering och tryck på den.

  4. Tryck på Radavstånd och välj det avstånd som du vill använda.

Skärmbild av Word Mobile-menyn för att välja värde för radavstånd.

Använda tabellrubriker

Lägg till rubriker i tabellen för att hjälpa skärmläsare att hålla reda på kolumner och rader.

  1. Placera markören någonstans på den första raden i tabellen.

  2. Öppna menyn tabell genom att trycka på knappen mer (...).

  3. I menyn tabell trycker du på Infoga.

  4. Tryck på Infoga ovanför.

  5. Om du vill gå tillbaka till föregående meny trycker du på vänsterpilen i rubriken på Infoga-menyn.

  6. Rulla ned till FormatalternativTabell-menyn och tryck på den.

  7. Välj Rubrikrad.

  8. Gå tillbaka till tabellen och skriv kolumnrubrikerna.

Skärmbild av menyn Formatalternativ med alternativet Rubrikrad markerat.

Se även

Office Online: rekommendationer för att göra Word för webben dokument mer tillgängliga

Följande tabell innehåller viktiga rekommendationer för att skapa Word för webben dokument som är tillgängliga för personer med funktions nedsättningar.

Vad som behöver åtgärdas

Hur du hittar det

Varför det behöver åtgärdas

Hur du åtgärdar det

Inkludera alternativtext för bilder och tabeller.

Använd tillgänglighets kontrollen för att hitta saknad alternativ text.

Alternativtext hjälper personer som inte kan se skärmen att förstå vad som är viktigt i bilder och annat visuellt innehåll.

Undvik att använda text i bilder som den enda metoden för att förmedla viktig information. Om du måste använda en bild med text bör du upprepa texten i dokumentet. I alternativtexten ger du en kort beskrivning av bilden och nämner att det finns text samt avsikten med texten.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägga till alternativtext för tabeller

Lägg till relevant hyperlänktext.

Sök igenom dokumentet visuellt för att få klarhet i om hyperlänktexten fungerar som fristående information och ger läsarna rätt information om målplatsen.

Personer som använder skärmläsare söker ibland igenom en lista med länkar. Länkar ska ge tydlig och korrekt information om målet. Istället för att länka till texten Klicka här kan till exempel hela rubriken på målsidan tas med.

Lägga till hyperlänktext

Se till att färg inte är det enda alternativet till att presentera information.

Sök igenom dokumentet visuellt för att hitta förekomster av färgkodning.

Personer som är blinda, har nedsatt syn eller är färgblinda kan gå miste om innebörden som vissa färger förmedlar.

Använda tillgängligt textformat

Använd tillräcklig kontrast för text- och bakgrundsfärger.

Hitta bristfällig färgkontrast genom att leta efter text i dokumentet som är svår att läsa eller att skilja från bakgrunden.

Om dokumentet har hög kontrast mellan text och bakgrund kan fler personer se och använda innehållet.

Använda tillgänglig textfärg

Använd inbyggda rubriker och format.

Om du vill söka efter rubriker som inte använder inbyggda format söker du igenom dokumentet visuellt efter text som är formaterad som en rubrik. Markera den här texten och titta sedan på fliken Start i menyfliksområdet för att kontrollera om ett rubrikformat har använts.

Om du vill bevara tabbordningen och göra det lättare för skärm läsare att läsa dina dokument kan du använda en logisk rubrik ordning och de inbyggda verktygen för formatering i Word för webben.

Ordna till exempel rubriker i den bestämda logiska ordningen. Använd Rubrik 1, Rubrik 2 och sedan Rubrik 3, inte Rubrik 3, Rubrik 1 och sedan Rubrik 2. Och ordna informationen i dina dokument i mindre delar. Under idealiska förhållanden ska varje rubrik bara omfatta några stycken.

Använda inbyggda rubrikformat

Använda punktlistor

Använda ordnade listor

Använd en enkel tabellstruktur och ange kolumnrubrikinformation.

Använd tillgänglighets kontrollen för att kontrol lera att tabeller inte innehåller delade celler, sammanfogade celler eller kapslade tabeller.

Du kan också visuellt söka igenom tabellerna för att kontrol lera att de inte har några helt tomma rader eller kolumner.

Skärmläsare håller reda på platsen i en tabell genom att räkna celler. Om en tabell är kapslad i en annan tabell eller om en cell sammanfogas eller delas upp tappar skärmläsaren räkningen och kan inte ge användbar information om tabellen efter den positionen. Tomma rader och kolumner i en tabell kan också vilseleda någon som använder en skärmläsare till att tro att det inte finns något mer i tabellen.

Skärmläsare använder också rubrikinformation för att identifiera rader och kolumner.

Använda tabellrubriker

Lägga till alternativtext för bilder och tabeller

Nedan beskrivs hur du lägger till alternativ text för bilder och tabeller i Word för webben dokument.

Obs!: Vi rekommenderar att du bara skickar text i fältet Beskrivning och lämnar titeln tom. Det ger den bästa upplevelsen med de flesta större skärmläsare, bland annat Skärmläsaren. När det gäller ljud- och videoinnehåll ska du, förutom alternativtext, även ta med dold textning för personer som är döva eller har nedsatt hörsel.

Lägga till alternativtext för bilder

Lägg till alternativtext i exempelvis bilder och skärmdumpar, så att skärmläsare kan läsa texten som beskriver bilden för användare som inte kan se bilden.

  1. Markera en bild.

  2. Välj bild > alternativ text.

  3. Skriv din alternativ text i dialog rutan Beskrivning .

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Fönstret alternativ text i Word Online

Lägga till alternativtext för tabeller

  1. Placera markören någonstans i en tabell.

  2. Välj tabell > alternativ text.

  3. Skriv din alternativ text i dialog rutan Beskrivning .

    Tips: Ta med den viktigaste informationen på första raden och var så kortfattad som möjligt.

Skärmbild av dialogrutan Alternativtext med fälten Rubrik och Beskrivning.

Göra hyperlänkar, text och tabeller tillgängliga

Nedan beskrivs hur du gör hyperlänkar, text och tabeller i dina Word för webben-dokument tillgängliga.

Lägga till hyperlänktext

  1. Markera texten som du vill lägga till hyperlänken för, och högerklicka sedan.

  2. Välj Länk. Texten som du har markerat visas i rutan Visningstext. Det här är hyperlänktexten.

  3. Om det behövs kan du ändra hyperlänktexten.

  4. Ange måladressen för hyperlänken i rutan Adress.

    Tips: Om rubriken på hyperlänkens målsidan ger en korrekt sammanfattning av vad som finns på sidan kan du använda den som hyperlänktext. Den här hyperlänktexten matchar till exempel rubriken på målsidan: Mallar och teman för Office Online.

Skärmbild av dialogrutan Länk med fälten Visningstext och Adress med information för en hyperlänk.

Använda tillgänglig textfärg

Här är några förslag:

  • Använd inställningen Automatisk för teckenfärger så att text visas bra. Markera texten och välj sedan Start > Teckenfärg > Automatisk.

    Menyn teckensnitt färg i Word Online
  • Använd Colour Contrast Analyzer, en kostnadsfri app som analyserar färger och kontrast och visar resultatet nästan omedelbart.

Använda tillgängligt textformat

Här är några förslag:

  • Lägg till en understrykning för en färgkodad hyperlänktext. Det kan hjälpa färgblinda personer att förstå att texten är länkad även om de inte kan se färgen.

  • Lägg till figurer om färg används för att ange status. Du kan till exempel lägga till en bockmarkering Grön bockmarkering i Excel om grön används för att ange "godkänd" och ett versalt X Skärmbild av en röd ruta med ett versalt X i rutan. om röd anger "underkänd".

Obs!: I följande resurser hittar du andra förslag: usability.gov och Webbtillgänglighet för användare med färgblindhet.

Använda inbyggda rubrikformat

  1. Markera rubrik texten och välj sedan fliken Start .

  2. Välj knappen format och välj sedan ett rubrik format, till exempel Rubrik 1 eller Rubrik 2.

Text Format menyn i Word Online

Använda punktlistor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen punkt lista och välj sedan det format du vill använda.

  4. Skriv var och en av punkterna i punktlistan.

Menyn punkt lista i Word Online

Använda ordnade listor

  1. Placera markören någonstans i dokumentet.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen Numrerad lista och välj sedan det format du vill använda.

  4. Skriv de sekventiella stegen.

Menyn för numrerad lista i Word Online

Använda textavstånd

Öka eller minska det tomma utrymmet mellan meningar och stycken.

  1. Markera texten.

  2. Välj fliken Start.

  3. Välj knappen ... och välj sedan stycke alternativ. Dialogrutan Stycke öppnas och visar alternativen Indrag och Avstånd.

  4. Välj det avståndsalternativ du vill använda under Avstånd.

Skärmbild av dialogrutan Stycke som visar alternativen Allmänt, Indrag och Avstånd.

Använda tabellrubriker

  1. Placera markören någonstans i en tabell.

  2. Välj alternativ för tabell > format > rubrik rad.

  3. Skriv kolumn rubrikerna.

Menyn tabell format för Word Online

Se även

Teknisk support för kunder med funktionshinder

Microsoft vill tillhandahålla bästa möjliga upplevelse för alla kunder. Om du har en funktionsnedsättning eller har frågor om hjälpmedel kan du kontakta Microsofts Answer Desk för hjälpmedel för teknisk support. Supportteamet som arbetar på Answer Desk för hjälpmedel har utbildning i att använda många populära hjälpmedelstekniker och kan erbjuda hjälp på engelska, spanska, franska och amerikanskt teckenspråk. På webbplatsen för Microsofts Answer Desk för hjälpmedel hittar du kontaktuppgifter för din region.

Om du är användare från en myndighet, kommersiell inrättning eller ett företag kan du kontakta Answer Desk för hjälpmedel för företag.

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×