Bekanta dig med olika databasobjekt

Tabeller

Access organiserar information i tabeller: listor av rader och kolumner som ser ut som ett bokföringsark eller ett kalkylblad. Varje tabell sparar information om ett specifikt ämne, så de flesta databaser innehåller fler än en tabell.

Varje rad i tabellen kallas en post och varje kolumn kallas ett fält. En post innehåller all specifik information för ett visst objekt, som en kund eller en order. Ett fält är ett enskilt informationselement om det objektet. I tabellen Produkter, innehåller exempelvis varje rad eller post information om en produkt. Varje kolumn eller fält innehåller någon slags information om den produkten, som dess namn eller pris. Om du inte redan är bekant med dem, lär dig grunderna om databaser.

Frågor

I en väl utformad databas, finns de data du vill presentera i ett formulär eller en rapport normalt i flera olika tabeller. Du använder en fråga för att samla information från olika tabeller och ordna den för visning i ett formulär eller en rapport.

En fråga kan vara en förfrågan om data från din databas, men den kan också användas för att utföra en åtgärd på dina data eller göra båda delarna. Använd frågor för att få svar på enkla frågor, utföra beräkningar med data, kombinera data från olika tabeller och lägga till, ändra eller ta bort data från en databas.

Det finns många olika typer av frågor, men de två grundläggande typerna är:

Formulär

Formulär är som skyltlådor i affärer – de gör det enklare att visa eller komma åt de databasobjekt du vill ha. Access-formulär liknar pappersformulär och används för att ge användare möjlighet att lägga till, redigera eller visa data som i din Access-skrivbordsdatabas. Det är viktigt att designa ditt formulär med dess användningsområde i åtanke. Om det är för flera användare gör ett väl utformat formulär att datainmatningen blir korrekt och går snabbare.

Rapporter

Rapporter är ett sätt att visa, formatera och sammanfatta information från en Access-databas. Exempelvis en enkel rapport över telefonnummer för alla kontakter eller en sammanfattningsrapport över den totala försäljningen för olika områden och tidsperioder.

Rapporter är praktiska när du vill presentera informationen i din databas för att:

• Visa eller distribuera en sammanfattning av data.

• Arkivera ögonblicksbilder av data.

• Visa information om enskilda poster.

• Skapa etiketter.

Makron

Ett makro är ett verktyg som ger möjlighet att automatisera uppgifter och lägga till funktionalitet i dina formulär, rapporter och kontroller. Om du exempelvis lägger till en kommandoknapp till ett formulär och kopplar knappens VidKlickning-händelse till ett makro, utför den ett kommando varje gång knappen klickas.

Access tillhandahåller en designmiljö där du kan skapa makron. Du använder i praktiken ett förenklat programmeringsspråk för att skapa en lista med åtgärder som ska utföras. Vissa åtgärder kräver ytterligare information, som vilket fält som ska visas och fyllas i. Designmiljön gör det enklare att skapa makron, eftersom du väljer från en lista med åtgärder och fyller i information.

Makron används för att automatisera en serie åtgärder, ändra data i en databas och annat. I designvyn tillhandahåller makron en underuppsättning av de kommandon som är tillgängliga i Visual Basic for Applications (VBA). För de flesta är det enklare att skapa ett makro för att lägga till funktionalitet i formulär, rapporter och kontroller än att skriva VBA-kod, men du kan alltid omvandla makron till VBA i designvyn.

Anta att du vill öppna en rapport direkt från ett av dina datainmatningsformulär. Lägg till en knapp på formuläret och skapa sedan ett makro som öppnar rapporten. Makrot kan antingen vara fristående (ett separat objekt i databasen), och sedan kopplas till knappens VidKlickning-händelse eller också kan makrot bäddas in direkt i knappens VidKlickning-händelse. Oavsett vilket så körs makrot och öppnar rapporten när du klickar på knappen.

Moduler

Moduler är VBA-kod som du skriver för att automatisera uppgifter i ditt program och för att utföra mer avancerade funktioner. Moduler skrivs i programmeringsspråket VBA. En modul är en samling deklarationer, instruktioner och procedurer som lagras tillsammans som en enhet.