Flytta data från Excel till Access

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

I den här artikeln visar hur du flyttar data från Excel till Access och konvertera data till tabeller så att du kan använda Microsoft Office Excel och Access tillsammans. Om du vill summera, Access som passar bäst för registrera, lagra, ställa frågor och dela data och Excel som passar bäst för beräkning av, analysera och visualisera data.

Två artiklar med hjälp av Access eller Excel för att hantera dina data och Topp 10 skäl att använda Access med Exceldiskutera vilket program som är bäst för en viss aktivitet och hur du använder Excel och Access för att skapa en praktisk lösning.

När du flyttar data från Excel till Access, finns det tre grundläggande steg i processen.

tre grundläggande steg

Obs!: Information om datamodellering och relationer i Access finns i grundläggande databasdesign.

Steg 1: Importera data från Excel till Access

Importera data är en åtgärd som kan gå mycket smidigare om du ta dig tid att förbereda och rensa data. Importera data kan liknas vid flyttas till en ny mapp. Om du ta bort och ordna dina tillhörigheter innan du är flytta reglera i ditt nya hem mycket enklare.

Rensa data innan du importerar

Innan du importerar data till Access i Excel är det en bra idé att:

  • Konvertera celler som innehåller icke-atomic data (det vill säga flera värden i en cell) till flera kolumner. Till exempel en cell i en ”kunskaper”-kolumn som innehåller flera kompetens värden, till exempel ”C# programming”, ”VBA-programmering” och ”webbdesign” ska delas till separata kolumner var och en innehåller endast en kompetens värde.

  • Använda kommandot Rensa för att ta bort inledande, avslutande och flera blanksteg.

  • Ta bort icke utskrivbara tecken.

  • Hitta och korrigera stavning och grammatik fel.

  • Ta bort dubblerade rader eller duplicerade fält.

  • Kontrollera att kolumner med data inte innehåller miljöer med olika format, särskilt tal formaterade som text eller datum som formaterats som tal.

Mer information finns i följande hjälpavsnitt för Excel:

Obs!: Om dina data borttagning behov är komplexa eller du inte har tid eller resurser för att automatisera på egen hand, kan du använda en tredjepartsleverantör. Mer information söker du efter ”data rengöring programvara” eller ”kvalitet” genom en sökmotor i din webbläsare.

Välj datatypen bästa när du importerar

Under importen i Access som du vill göra bra val så att du får några (om några) Konverteringsfel som kräver manuell åtgärd. Följande tabell sammanfattar hur talformat i Excel och Access-datatyper som stöds konverteras när du importerar data från Excel till Access och erbjuder några tips om de bästa datatyperna som du väljer i guiden Importera kalkylblad.

Talformat i Excel

Datatyper i Access

Kommentarer

Bästa metod

Text

Text, PM

Datatypen Text Access lagrar alfanumeriska data upp till 255 tecken. Datatypen PM Access lagrar alfanumeriska data upp till 65 535 tecken.

Välj PM att undvika trunkeras alla data.

Tal, procent, bråk, exponent

Tal

Access har en Number-datatyp som varierar baserat på en fältstorlek egenskap (Byte, heltal, långt heltal enstaka, dubbla, Decimal).

Välj dubbla att undvika eventuella Datakonverteringen.

Datum

Datum

Access och Excel använder båda samma datum returneras för att lagra datum. I Access kan datumintervallet som är störst: från-657,434 (januari 1, 100 e. kr.) till 2 958 465 (December 31, 9999 e. kr.).

Eftersom Access inte känner 1904-datumsystemet (används i Excel för Macintosh), måste du konvertera datum i Excel eller Access för att undvika förväxling.

Mer information finns i Ändra datumsystemet, format eller tvåsiffriga årtal tolkning och Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Välj datum.

Tid

Tid

Access och Excel lagras båda tidsvärden med hjälp av samma datatyp.

Välj tid, som vanligtvis är standard.

Valuta, redovisning

Valuta

Datatypen valuta i Access, lagrar data som 8-byte tal med precision med fyra decimaler och används för att lagra ekonomiska data och förhindra avrundning av värden.

Välj valuta, som vanligtvis är standard.

Boolesk

Ja/Nej

Komma åt användningsområden -1 för alla Ja värden och 0 för några värden, medan Excel använder 1 för alla TRUE-värden och 0 för alla FALSE-värden.

Väljer du Ja/Nej, som automatiskt konverterar underliggande värden.

Hyperlänk

Hyperlänk

En hyperlänk i Excel och Access innehåller en URL och WCF-webbtjänster adress som du kan klicka på och följa.

Välj hyperlänk, annars tillgång kan använda datatypen Text som standard.

När data finns i Access, kan du ta bort data i Excel. Glöm inte att säkerhetskopiera den ursprungliga Excel-arbetsboken först innan du tar bort den.

Mer information finns i hjälpavsnittet Access Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Automatiskt lägga till data på ett enkelt sätt

En vanliga problem med Excel-användare har att lägga till data med samma kolumner i ett stort kalkylblad. Du kanske till exempel en lösning som började i Excel, men nu har vuxit bifoga filer från många arbetsgrupper och avdelningar för tillgångsspårning. Den här informationen kan finnas i olika kalkylblad och arbetsböcker eller i textfiler som är datafeeds från andra system. Det finns ingen user interface kommando eller ett enkelt sätt att lägga till liknande data i Excel.

Den bästa lösningen är att använda Access, där du kan enkelt importera och lägga till data i en tabell med hjälp av guiden Importera kalkylblad. Dessutom kan du lägga till stora mängder data i en tabell. Du kan spara importåtgärderna, lägga till dem som schemalagda aktiviteter i Microsoft Office Outlook och även använda makron för att automatisera processen.

Steg 2: Normalisera data med hjälp av guiden Tabellanalys

Vid en första titt, verka gått får vägledning i att normalisera data besvärligt. Som tur är är normalisera tabeller i Access en process som är mycket enklare, tack till Tabellanalysguiden.

tabellanalysguiden

1. Dra markerade kolumner till en ny tabell och automatiskt skapa relationer

2. använda knappen kommandon för att byta namn på en tabell, lägga till en primärnyckel, göra en befintlig kolumn som primärnyckel och ångra den senaste åtgärden

Du kan använda den här guiden för att göra följande:

  • Konvertera en tabell till en uppsättning mindre tabeller och automatiskt skapa en primär- och sekundärnycklar viktiga relation mellan tabellerna.

  • Lägga till en primärnyckel i ett befintligt fält som innehåller unika värden eller skapa ett nytt ID-fält som använder datatypen Räknare.

  • Skapa relationer för att använda referensintegritet med överlappande uppdateringar automatiskt. Sammanhängande borttagningar läggs inte automatiskt så förhindrar du att av misstag tar bort data, men du kan enkelt lägga till borttagning senare.

  • Söka efter överflödiga eller duplicera data (till exempel samma kund med två olika telefonnummer) nya tabeller och uppdatera detta efter önskemål.

  • Säkerhetskopiera den ursprungliga tabellen och byta namn på den genom att lägga till ”_OLD” till dess namn. Sedan kan skapa du en fråga som Rekonstruerar den ursprungliga tabellen med ursprungliga tabellnamnet så att alla befintliga formulär och rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen kommer att fungera med den nya tabellstrukturen.

Steg 3: Koppla till Access-data från Excel

När data har blivit normaliserade i Access och en fråga eller tabell har skapats som Rekonstruerar ursprungliga data, är en enkel fråga om ansluta till Access-data från Microsoft Excel. Dina data är nu i Access som en extern datakälla, och så kan anslutas till arbetsbok via en dataanslutning som är en behållare av information som används för att leta reda på Logga in och komma åt den externa datakällan. Information om anslutningen är lagrad i arbetsboken och kan också lagras i en anslutningsfil, till exempel en Office-dataanslutningsfil (ODC)-fil (.odc filnamnstillägg) eller en datakällans namn (DSN anknytning). När du ansluter till externa data, kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) Excel-arbetsboken från Access när informationen uppdateras i Access.

Mer information finns i Översikt över anslutande (importerar) data och Exchange (kopiera, importera, exportera) data mellan Excel och Access.

Få dina data i Access.

Det här avsnittet hjälper dig genom följande faser av normalisera data: bryta värden i kolumnerna försäljare och adress i deras mest atomic delar avgränsar relaterade ämnen till sina egna tabeller, kopiera och klistra in dessa tabeller från Excel till Access skapar viktiga relationer mellan den nyligen skapade Access-tabeller och skapa och köra en enkel fråga i Access att returnera information.

Exempeldata i icke normaliserade formulär

Följande kalkylbladet innehåller icke-atomic värdena i kolumnen Försäljare och kolumnen adress. Både kolumner som ska delas upp i två eller flera separata kolumner. Det här kalkylbladet innehåller också information om säljare, produkter, kunder och order. Den här informationen bör också delas dessutom efter ämne, i olika tabeller.

Säljare

Order ID

Orderdatum

Produkt-ID

QTY

Pris

Kundnamn

Adress

Telefonnummer

Li, Yale

2348

3/2/09

J-558

4

$8,50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

B-205

2

$4.50

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2348

3/2/09

D-4420

5

$7,25

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B-205

1

$4.50

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16.75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7.00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Sabzevari, Thomas

2354

3/7/09

A-2275

3

$16.75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Adams, Ellen

2355

3/8/09

D-4420

4

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2355

3/8/09

C-795

3

$9.75

Adventure Works

1025 Columbia cirkel Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Li, Yale

2356

3/10/09

C-789

6

$7.00

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Informationen i dess minsta delar: atomic data

Arbetar med data i det här exemplet kan använda du kommandot Text till kolumn i Excel för att separera ”atomic” delarna i en cell (till exempel gatuadress, ort, delstat och postnummer) i separata kolumner.

I följande tabell visas de nya kolumnerna i samma kalkylblad när de har delats så att alla värden atomic. Observera att informationen i kolumnen Försäljare har delats i efternamn och förnamn kolumner och att informationen i kolumnen adress har delats i kolumnerna gatuadress, ort, delstat och postnummer. Informationen finns i ”första normal formulär”.

Efternamn

Förnamn

 

Gatuadress

Ort

Region

Postnummer

Li

Yale

2302 Harvard para

Bellevue

WA

98227

Hedlund

Ellen

1025 Columbia cirkel

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard para

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Sabzevari

Hanif

2302 Harvard para

Bellevue

WA

98227

Bryta upp data i ordning ämnen i Excel

Exempeldata som följer flera tabeller visas samma information från Excel-kalkylbladet när den har delats i tabeller för säljare, produkter, kunder och order. Tabelldesignen slutliga, men det är på rätt spår.

Tabellen Säljare innehåller bara information om försäljare. Observera att varje post har ett unikt ID (Försäljare-ID). Försäljare ID-värdet används i tabellen Order för att ansluta order till säljare.

Säljare

Försäljare-ID

Efternamn

Förnamn

101

Li

Yale

103

Hedlund

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

109

Sabzevari

Hanif

Tabellen produkter innehåller bara information om produkter. Observera att varje post har ett unikt ID (produkt-ID). Produkt-ID-värdet används för att ansluta produktinformation till tabellen Orderdetaljer.

Produkter

Produkt-ID

Pris

A-2275

16.75

B-205

4.50

C-789

7.00

C-795

9.75

D-4420

7,25

F-198

5,25

J-558

8,50

Tabellen Kunder innehåller bara information om kunder. Observera att varje post har ett unikt ID (kund-ID). Värdet för kund-ID används för att ansluta kundinformation till tabellen Order.

Kunder

Kundnummer

Namn

Gatuadress

Ort

Region

Postnummer

Telefonnummer

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard para

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia cirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabellen Order innehåller information om order, säljare, kunder och produkter. Observera att varje post har ett unikt ID (Order-ID). En del av informationen i den här tabellen ska delas upp i ytterligare en tabell som innehåller Orderdetaljer så att tabellen Order innehåller bara fyra kolumner – unika order-ID, orderdatumet, försäljare-ID och kund-ID. Tabellen som visas här har inte delats i tabellen Orderdetaljer ännu.

Order

Order ID

Orderdatum

Försäljare-ID

Kundnummer

Produkt-ID

QTY

2348

3/2/09

101

1001

J-558

4

2348

3/2/09

101

1001

B-205

2

2348

3/2/09

101

1001

D-4420

5

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

2354

3/7/09

109

1001

A-2275

3

2355

3/8/09

103

1003

D-4420

4

2355

3/8/09

103

1003

C-795

3

2356

3/10/09

101

1001

C-789

5

Orderdetaljer, till exempel produkt-ID och kvantitet flyttas ut från tabellen Order och lagras i en tabell med namnet Orderdetaljer. Kom ihåg att det finns 9 order så att det är vettigt att det finns 9 poster i den här tabellen. Observera att tabellen order har ett unikt ID (Order-ID), vilket avses från tabellen Orderdetaljer.

Slutliga design i tabellen Orders bör se ut ungefär så här:

Order

Order ID

Orderdatum

Försäljare-ID

Kundnummer

2348

3/2/09

101

1001

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

2354

3/7/09

109

1001

2355

3/8/09

103

1003

2356

3/10/09

101

1001

Tabellen Orderdetaljer innehåller inga kolumner som kräver unika värden (det är ingen primärnyckel), så det är bra för en eller flera kolumner som innehåller ”överflödiga” data. Två poster i den här tabellen bör dock helt identiska (den här regeln gäller för alla tabeller i en databas). I den här tabellen kan det finnas 17 poster – varje motsvarar en produkt i en enskild order. Till exempel i ordning 2349 utgör tre C-789 produkter en av två delar av hela ordern.

Tabellen Orderdetaljer, därför ser ut så här:

Orderdetaljer

Order-ID

Produkt-ID

QTY

2348

J-558

4

2348

B-205

2

2348

D-4420

5

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

2354

A-2275

3

2355

D-4420

4

2355

C-795

3

2356

C-789

5

Kopiera och klistra in data från Excel till Access

Nu när informationen om säljare, kunder, produkter, order och Orderdetaljer har delats i separata ämnen i Excel, kan du kopiera dessa data direkt i Access, där det blir tabeller.

Skapa relationer mellan Access-tabeller och köra en fråga

När du har flyttat dina data till Access, kan du skapa relationer mellan tabeller och skapa frågor för att returnera information om olika ämnen. Du kan till exempel skapa en fråga som returnerar Order-ID och namnet på säljarna för order som anges mellan 3/05/09 och 3/08/09.

Du kan dessutom skapa formulär och rapporter för att förenkla datainmatning och försäljning analys.

Utöka dina kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×