Flytta data från Excel till Access

I den här artikeln beskrivs hur du flyttar data från Excel för att få åtkomst till och konvertera data till Relations tabeller så att du kan använda Microsoft Excel och komma åt dem. Om du vill summera kan du använda Access för att hämta, lagra, fråga och dela data och Excel passar bäst för att beräkna, analysera och visualisera data.

Två artiklar, med Access eller Excel för att hantera dina data och tio skäl till att använda Access med Excel, diskutera vilket program som passar bäst för en viss aktivitet och hur du kan använda Excel och att skapa en praktisk lösning.

När du flyttar data från Excel till Access finns det tre grundläggande steg i processen.

tre grundläggande steg

Obs!: Information om data modellering och relationer i Access finns i grunderna i grundläggande databas design.

Steg 1: importera data från Excel till Access

Att importera data är en åtgärd som kan bli mycket bättre om du tar lite tid på att förbereda och rensa dina data. Att importera data är som att flytta till ett nytt hem. Om du tar bort och organiserar dina tillhörigheter innan du gör det är det mycket enklare att lösa in det nya Hemet.

Rensa dina data innan du importerar

I Excel kan du använda den här funktionen för att:

  • Konvertera celler som innehåller icke-atomiska data (det vill säga flera värden i en cell) till flera kolumner. Till exempel, en cell i en "färdighet"-kolumn som innehåller flera färdighets värden, till exempel "C#-programmering", "VBA-programmering" och "webb design", ska brytas ned för att avgränsa kolumner som endast innehåller ett färdighets värde.

  • Använd kommandot Rensa för att ta bort inledande, avslutande och flera inbäddade blank steg.

  • Ta bort icke utskrivbara tecken.

  • Hitta och åtgärda stavnings-och skiljetecken.

  • Ta bort dubblettrader och dubbletter.

  • Kontrol lera att data kolumner inte innehåller blandade format, särskilt tal som är formaterade som text eller datum formaterade som tal.

Mer information finns i följande hjälp avsnitt i Excel:

Obs!: Om data rengörings behoven är komplexa, eller om du inte har tid eller resurser för att automatisera processen själv, kanske du använder en tredjepartsleverantör. För mer information, Sök efter "data rengörings program" eller "Data Quality" i din webbläsare.

Välj den bästa data typen när du importerar

Under importen i Access vill du göra lämpliga val så att du får få svar (om eventuella) konverterings fel som kräver manuell åtgärd. I följande tabell sammanfattas hur nummer format och Access-datatyper i Excel konverteras när du importerar data från Excel till Access och får tips på de bästa data typerna att välja i guiden Importera kalkyl blad.

Format för Excel-nummer

Datatyper i Access

Kommentarer

Bästa praxis

Text

Text, PM

Data typen Access-text lagrar alfanumeriska data upp till 255 tecken. Data typen Access-PM lagrar alfanumeriska data upp till 65 535 tecken.

Välj PM för att undvika att trunkera data.

Tal, procent, bråktal, vetenskapligt

Tal

Access har en datatyp som varierar beroende på egenskapen fält storlek (byte, heltal, långt heltal, enkelt, dubbelt, decimalt).

Välj Double för att undvika data konverterings fel.

Datum

Datum

Både Access och Excel använder samma datum serie nummer för att lagra datum. I Access är datum intervallet större: från-657 434 (1 januari 100 A.D.) till 2 958 465 (31 december 9999 A.D.).

Eftersom Access inte känner igen 1904-datumsystemet (som används i Excel för Macintosh) måste du konvertera datumen i Excel eller Access för att undvika förvirring.

Mer information finns i ändra datum system, format eller tvåsiffrigt år tolka och Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Välj datum.

Tid

Tid

I Access-och Excel-värden lagras båda med samma datatyp.

Välj tid, vanligt vis standard.

Valuta, redovisning

Valuta

I Access lagrar valuta data typen data som 8-byte-nummer med precision till fyra decimaler och används för att lagra ekonomiska data och förhindra avrundning av värden.

Välj valuta, vanligt vis standard.

boolesk

Ja/Nej

Access använder-1 för alla Ja-värden och 0 för alla inga värden, medan Excel använder 1 för alla sanna värden och 0 för alla falska värden.

Välj Ja/Nej, vilket automatiskt omvandlar underliggande värden.

Hyperlänk

Hyperlänk

Hyperlänkar i Excel och Access innehåller en URL eller webb adress som du kan klicka på och följa.

Välj hyperlänk, annars kan text data typen användas som standard.

När data finns i Access kan du ta bort Excel-data. Glöm inte att säkerhetskopiera den ursprungliga Excel-arbetsboken innan du tar bort den.

Mer information finns i Access-hjälpen Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

Automatiskt lägga till data på det enkla sättet

Ett vanligt problem med att Excel lägger till data med samma kolumner i ett stort kalkyl blad. Du kan till exempel ha en till gångs uppföljnings lösning som startade i Excel men som nu har växt för att inkludera filer från många arbets grupper och avdelningar. Dessa data kan finnas i olika kalkyl blad och arbets böcker eller i textfiler som är datafeeds från andra system. Det finns inget användar gränssnitts kommando eller ett enkelt sätt att lägga till liknande data i Excel.

Den bästa lösningen är att använda Access, där du enkelt kan importera och lägga till data i en tabell med hjälp av guiden Importera kalkyl blad. Dessutom kan du lägga till många data i en tabell. Du kan spara import åtgärderna, lägga till dem som schemalagda Microsoft Outlook-uppgifter och även använda makron för att automatisera processen.

Steg 2: normalisera data med hjälp av tabell analys guiden

Vid första anblicken kan det hända att du kommer till en daunting-aktivitet genom att stega igenom processen med att normalisera dina data. Som tur är är det mycket enklare att normalisera tabeller i Access, tack vare tabell analys guiden.

tabellanalysguiden

1. dra markerade kolumner till en ny tabell och skapa relationer automatiskt

2. använda kommando kommandon för att byta namn på en tabell, lägga till en primär nycklar, göra en befintlig kolumn till en primär och ångra den senaste åtgärden

Med den här guiden kan du göra följande:

  • Konvertera en tabell till en uppsättning mindre tabeller och automatiskt skapa en primär-och sekundär nyckel relation mellan tabellerna.

  • Lägga till en primär referens till ett befintligt fält som innehåller unika värden eller skapa ett nytt ID-fält som använder data typen Räknare.

  • Skapa automatiskt relationer för referens integritet med överlappande uppdateringar. Sammanhängande borttagningar läggs inte till automatiskt för att förhindra oavsiktlig borttagning av data, men du kan enkelt lägga till överlappande borttagningar senare.

  • Sök i nya tabeller efter redundanta data (till exempel samma kund med två olika telefonnummer) och uppdatera detta.

  • Säkerhetskopiera original tabellen och Byt namn på den genom att lägga till "_OLD" till dess namn. Sedan skapar du en fråga som rekonstruerar den ursprungliga tabellen, med det ursprungliga tabell namnet så att befintliga formulär eller rapporter som baseras på den ursprungliga tabellen fungerar med den nya tabell strukturen.

Mer information finns i normalisera data med tabell analys.

Steg 3: ansluta till Access-data från Excel

När data har normaliserats i Access och en fråga eller tabell har skapats som återskapar den ursprungliga informationen är det enkelt att ansluta till Access-data från Excel. Dina data finns nu i Access som en extern data källa och kan kopplas till arbets boken via en data anslutning, som är en behållare med information som används för att hitta, logga in och komma åt den externa data källan. Anslutnings informationen lagras i arbets boken och kan även lagras i en anslutnings fil, till exempel en fil namns tillägg för ODC (Office Data Connection) eller en data käll namns fil (. DSN). När du har anslutit till externa data kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) din Excel-arbetsbok från Access när data uppdateras i Access.

Mer information finns i Importera data från externa data källor (Power Query).

Hämta dina data till Access

I det här avsnittet får du stegvisa instruktioner för hur du normaliserar dina data: dela upp värden i kolumnerna säljare och adress i de mest atomicta delarna, skilja mellan relaterade ämnen i sina egna tabeller, kopiera och klistra in de tabellerna från Excel till Åtkomst, skapa viktiga relationer mellan de nya Access-tabellerna och skapa och köra en enkel fråga i Access för att returnera information.

Exempel data i icke-normaliserat formulär

Följande kalkyl blad innehåller icke-atomiska värden i kolumnen säljare och kolumnen adress. Båda kolumnerna bör delas upp i två eller fler separata kolumner. Det här kalkyl bladet innehåller också information om säljare, produkter, kunder och order. Informationen bör också delas upp i olika tabeller.

Säljare

Order ID

Orderdatum

Produkt-ID

Fakturera

Pris

Kundnamn

Adress

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C – 789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C – 795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Ellen

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Ellen

2350

3/4/09

B – 205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C – 795

6

$9,75

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave Bellevue, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C – 789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Information i dess minsta delar: atomiska data

Arbeta med data i det här exemplet kan du använda kommandot text till kolumn i Excel för att skilja "Atomic"-delar av en cell (till exempel gatuadress, ort, region och post nummer) till diskreta kolumner.

I följande tabell visas de nya kolumnerna i samma kalkyl blad efter att de har delats för att göra alla värden Atomic. Observera att informationen i kolumnen säljare har delats in i efter namn och i kolumnerna för förnamn och att informationen i kolumnen adress har delats i kolumnerna gatuadress, ort, region och post nummer. Dessa data visas i "första normal formen".

Efternamn

Förnamn

 

Gatuadress

Ort

Region

Postnummer

Li

Yale

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Adams

Ellen

1025 Columbia-cirkel

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

Koch

Reed

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Dela upp data i ordnade ämnen i Excel

I flera tabeller över exempel data som följer visas samma information från Excel-kalkylbladet efter att den har delats in i tabeller för säljare, produkter, kunder och beställningar. Tabell designen är inte slutgiltig men den är på rätt spår.

Tabellen Säljare innehåller bara information om Sälj personal. Observera att varje post har ett unikt ID (säljar-ID). Värdet säljar-ID används i tabellen Order för att koppla order till säljare.

Salesperson

Säljar-ID

Efternamn

Förnamn

101

Li

Yale

103

Adams

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Reed

Tabellen produkter innehåller bara information om produkter. Observera att varje post har ett unikt ID (produkt-ID). Produkt-ID-värdet används för att koppla produkt informationen till tabellen Order detaljer.

Produkterna

Produkt-ID

Pris

A-2275

16,75

B – 205

4,50

C – 789

7,00

C – 795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Tabellen kunder innehåller bara information om kunder. Observera att varje post har ett unikt ID (kund-ID). Värdet kund-ID används för att koppla kund uppgifter till tabellen Order.

Kunder

Kundnummer

Namn

Gatuadress

Ort

Region

Postnummer

Telefon

1001

Contoso, Ltd.

2302 Harvard Ave

Bellevue

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia-cirkel

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Tabellen Orders innehåller information om order, säljare, kunder och produkter. Observera att varje post har ett unikt ID (order-ID). En del av informationen i den här tabellen måste delas upp i en ytterligare tabell som innehåller beställnings uppgifter så att tabellen Order bara innehåller fyra kolumner – ett unikt order-ID, order datum, säljar-ID och kund-ID. Tabellen som visas här har ännu inte delats in i tabellen Order detaljer.

Order

Order ID

Orderdatum

Säljar-ID

Kundnummer

Produkt-ID

Fakturera

2349

3/4/09

101

1005

C – 789

3

2349

3/4/09

101

1005

C – 795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B – 205

1

2351

3/4/09

105

1001

C – 795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C – 789

5

Beställnings uppgifter, till exempel produkt-ID och kvantitet, flyttas från tabellen Order och lagras i en tabell med namnet Order detaljer. Tänk på att det finns 9 beställningar, så det är viktigt att det finns nio poster i tabellen. Observera att tabellen order har ett unikt ID (order-ID), som hänvisas till från tabellen Order detaljer.

Den slutliga utformningen av tabellen Order bör se ut så här:

Order

Order ID

Orderdatum

Säljar-ID

Kundnummer

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Tabellen Order detaljer innehåller inga kolumner som kräver unika värden (det vill säga att det inte finns någon primär nycklar), så det är bara att ta bort eller alla kolumner som innehåller "redundanta" data. Inga två poster i den här tabellen bör vara helt identiska (den här regeln gäller för alla tabeller i en databas). I den här tabellen ska det finnas 17 poster – var och en som motsvarar en produkt i en enskild order. Till exempel, i 2349, består tre C-789-produkter av en av de två delarna av hela beställningen.

Tabellen Order detaljer ska därför se ut så här:

Beställnings uppgifter

Order ID

Produkt-ID

Fakturera

2349

C – 789

3

2349

C – 795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B – 205

1

2351

C – 795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C – 789

5

Kopiera och klistra in data från Excel till Access

Nu när information om säljare, kunder, produkter, order och beställnings uppgifter har delats upp i separata ämnen i Excel kan du kopiera den informationen direkt till Access, där den blir tabeller.

Skapa relationer mellan Access-tabeller och köra en fråga

När du har flyttat dina data till Access kan du skapa relationer mellan tabeller och sedan skapa frågor för att returnera information om olika ämnen. Du kan till exempel skapa en fråga som returnerar order-ID och namnen på säljare för beställningar mellan 3/05/09 och 3/08/09.

Dessutom kan du skapa formulär och rapporter så att data inmatnings-och försäljnings analyser blir enklare.

Behöver du mer hjälp?

Du kan alltid fråga en expert i Excel Tech Community, få support i Answers-communityn eller föreslå en ny funktion eller förbättringar på Excel User Voice.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×