Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word för Mac

Skapa en kontaktlista som du vill använda för koppling av dokument. Om kontakterna finns i ett Excel-kalkylblad formaterar du postnummer som text för att undvika förlust av data vid dokumentkoppling. Om du importerar kontakter från en textfil (.txt) eller en fil med kommaavgränsade värden (.csv) till ett nytt kalkylblad, kan textimportguiden hjälpa dig att importera och formatera data.

Lär dig detta genom att följa anvisningarna i avsnitten nedan.

Steg 1: Konfigurera datakällan i Excel

Om du redan använder ett Excel-kalkylblad som datakälla för koppling av dokument i Word går du till steg 2 i detta avsnitt. Om datakällan är en .txt- eller en .csv-fil, som exempelvis innehåller dina Gmail-kontakter, använder du textimportguiden för att konfigurera dina data i Excel.

  1. Öppna Excel och välj Från text på fliken Data.

    På fliken Data väljer du Från text

  2. Välj den .csv- eller .txt-fil du vill använda och välj sedan Hämta data.

  3. I textimportguiden väljer du Nästa.

  4. I Avgränsare markerar du kryssrutan som motsvarar den avgränsare som separerar varje element i din data (t.ex. TABB- eller kommatecken). Välj sedan Nästa.

    Tips: I fönstret Förhandsgranskning av markerade data visas hur resultatet ser ut i tabellformat.


    Steg 2 i guiden Textimport

  5. I fönstret Förhandsgranskning av markerade data väljer du den kolumn som innehåller postnumren. Välj sedan Text i Kolumndataformat.

    Steg 3 i Guiden Textimport

  6. Upprepa steg 5 så många gånger det behövs. Välj den kolumn som du vill ändra och det dataformat som du vill använda.

    Obs!: Varje gång du använder ett dataformat på en kolumn visas namnet på formatet i tabellrubriken för den kolumnen.

  7. Klicka på Slutför.

  8. I dialogrutan Importera data väljer du var du vill att Excel ska placera data och klickar sedan på OK.

    Obs!: Spara kalkylbladet med ett nytt filnamn.

Steg 2: Formatera numeriska data i Excel-kalkylblad

För att vara säker på att postnummer går igenom en dokumentkoppling utan att förlora nollor formaterar du kolumnen med postnumren som text.

  1. Öppna kalkylbladet och välj den kolumn som innehåller postnumren.

  2. Gå till fliken Start och välj Text i rutan Format.

    Gå till fliken Start och välj Text i Formatrutan

Nu kan du använda denna data för dokumentkoppling.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×