Dokumentkoppling med hjälp av ett kalkylblad i Excel

Det här är några tips för att förbereda Excel-kalkylbladet för dokumentkoppling. Kontrollera att:

  • Kolumnnamnen i kalkylbladet överensstämmer med de fältnamn du vill infoga i dokumentkopplingen. Du behöver till exempel separata kolumner för förnamn och efternamn om du vill tilltala läsarna med förnamn i dokumentet.

  • Alla data som ska användas finns i det första bladet i kalkylbladet.

  • Data med procentvärden, valutor och postnummer är korrekt formaterade i kalkylbladet så att Word kan läsa värdena korrekt.

  • Excel-kalkylbladet som ska användas vid dokumentkopplingen är sparat på den lokala datorn.

  • Ändringar eller tillägg i kalkylbladet har slutförts och sparats innan det ansluts till kopplingsdokumentet i Word.

Meddelanden: 

  • Du kan importera information från Excel-kalkylbladet genom att importera information från en fil med kommaseparerade värden (.csv) eller en textfil (.txt) och använda Textimportguiden för att skapa ett nytt kalkylblad.

  • Mer information finns i Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word.

Ansluta till och redigera distributionslistan

Ansluta till datakällan. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

Redigera din distributionslista

  1. Välj Redigera mottagarlista.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Redigera mottagarlista markerat.

  2. I dialogrutan Mottagare av kopplat dokument avmarkerar du kryssrutan bredvid namnet på alla personer som inte ska ta emot dokumentet.

    Välj rader genom att markera kryssrutan

    Obs!: Du kan också sortera eller filtrera listan för att göra det lättare att hitta namn och adresser. Mer information finns i Sortera data för dokumentkoppling eller Filtrera data för dokumentkoppling.

Du kan infoga ett eller flera fält för kopplade dokument som hämtar information från kalkylbladet till dokumentet.

Infoga kopplade fält i ett kuvert, en etikett, ett e-postmeddelande eller en bokstav

  1. Gå till Utskick > Adressblock.

    Kopplingsinstruktion för att infoga adressblock

    Mer information finns i Infoga adressblock

  2. Välj Hälsningsradom du vill lägga till en hälsningsrad.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Hälsningsrad markerat.

    Mer information finns i Infoga hälsningsrad.

  3. Om du vill lägga till andra kopplingsinstruktioner, t. ex. fakturanummer, se Infoga fält för kopplade dokument.

  4. Välj OK.

  5. Klicka på Arkiv > Spara.

Vill du veta mer om alternativen för att konfigurera e-postmeddelanden läser du Koppla e-post i Word.

När du har infogat de kopplingsinstruktioner du vill använda förhandsgranskar du resultatet för att bekräfta att innehållet är korrekt. och sedan är du redo att slutföra dokumentkopplingen.

  1. Gå till Utskick> Förhandsgranska resultat.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med gruppen Förhandsgranska resultat.

  2. Välj Nästa Knappen Nästa post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat eller Föregående Knappen Föregående post för dokumentkopplingens förhandsgranskningsresultat för att bläddra genom posterna i datakällan och se hur de visas i dokumentet.

  3. Gå till Slutför & koppla > Skriv ut dokument eller Skicka e-postmeddelanden.

    Skärmbild av fliken Utskick i Word med kommandot Slutför och koppla och dess alternativ.

När du sparar kopplingsdokumentet förblir det kopplat till datakällan. Du kan återanvända kopplingsdokumentet för nästa massutskick.

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Det här är några tips för att förbereda Excel-kalkylbladet för dokumentkoppling. Kontrollera att:

  • Kolumnnamnen i kalkylbladet överensstämmer med de fältnamn du vill infoga i dokumentkopplingen. Du behöver till exempel separata kolumner för förnamn och efternamn om du vill tilltala läsarna med förnamn i dokumentet.

  • Alla data som ska användas finns i det första bladet i kalkylbladet.

  • Data med procentvärden, valutor och postnummer är korrekt formaterade i kalkylbladet så att Word kan läsa värdena korrekt.

  • Excel-kalkylbladet som ska användas vid dokumentkopplingen är sparat på den lokala datorn.

  • Ändringar eller tillägg i kalkylbladet har slutförts och sparats innan det ansluts till kopplingsdokumentet i Word.

Mer information finns i Förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling i Word.

Ansluta till och redigera distributionslistan

Ansluta till datakällan. Mer information finns i Datakällor du kan använda för dokumentkoppling.

  1. Välj Redigera mottagarlista.

    Mer information finns i Koppla dokument: redigera mottagare.

    Mer information om sortering och filtrering finns i Sortera data för dokumentkoppling eller Filtrera data för dokumentkoppling.

  2. Välj OK.

Du kan infoga ett eller flera fält för kopplade dokument som hämtar information från kalkylbladet till dokumentet.

  1. Gå till Utskick > Infoga kopplingsinstruktion.

  2. Lägg till det fält som du vill använda.

  3. Upprepa steg 1 och 2 efter behov.

  4. Klicka på Arkiv > Spara.

Vill du veta mer om alternativen för att konfigurera e-postmeddelanden läser du Koppla e-post i Word.

När du har infogat de kopplingsinstruktioner du vill använda förhandsgranskar du resultatet för att bekräfta att innehållet är korrekt. och sedan är du redo att slutföra dokumentkopplingen.

  1. Gå till Utskick> Förhandsgranska resultat.

  2. Välj Nästa eller Föregående för att bläddra genom posterna i datakällan och se hur de visas i dokumentet.

  3. Gå till Slutför och koppla > Skriv ut dokument eller Koppla till e-postmeddelande.

När du sparar kopplingsdokumentet förblir det kopplat till datakällan. Du kan återanvända kopplingsdokumentet för nästa massutskick.

  • Öppna det kopplade dokumentet och välj Ja när Word uppmanar dig att behålla anslutningen.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×