Dokument projekt med Project 2007

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

bokomslag till project 2007 inifrån och ut

Microsoft Office Project 2007 Inside Out
Av Teresa S. Stover

Teresa S. Stover är en projektledningsexpert som har talat med Microsoft Office Project-teamet sedan version 4. Hon är instruktionsdesigner och prisbelönt författare med över två decenniers erfarenhet av teknisk kommunikation. Teresa har skrivit oräkneliga användarhandböcker, självstudiekurser och hjälpsystem – över ett dussin datorböcker, inklusive Microsoft Office Project 2003 Inside Out och Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Om du vill veta mer om andra böcker på 2007 Microsoft Office-systemet, besök Microsoft Press.

Artikelinnehåll

Fokusera på projekt synen

Definiera omfattning

Bifoga projekt dokumentation

Eftersom hjärtat i projekt hantering är att planera, är det inte konstigt att planerings processerna i ett nytt projekt har gjort en avsevärd mängd arbete för att ställa in fasen. Du definierar den stora bilden och får Stakeholder godkännande för specifikationerna för den produkt eller tjänst som du skapar och för de gränser som definierar den övergripande omfattningen för själva projektet. När den här funktionen är på plats kan du skapa projektets skiss – projektplanen – med Microsoft Office Project 2007. Sedan kan du dela upp projektets mål och mål i de faktiska faserna, mil stolparna och aktiviteterna som utgör stamnätet i ditt projekt informations system. Du kan lägga till dokumentation, till exempel syn-eller strategidokument, på projektplanen. På samma sätt kan du lägga till annan ytterligare information som anteckningar eller hyperlänkar till enskilda aktiviteter, mil stolpar och faser. All den här informationen gör projektplanen till en central lagring av alla projekt information.

Fokusera på projekt synen

Du kanske redan har en tydlig bild av vad projektet är på och vad det kommer att vara när det är klart. Det kan däremot verka som om projektet är lite suddigt, minst runt kanterna. Det är inte ovanligt för andra intressenter att få en tydlig syn när du inte är säker på att du får det ännu.

Och inte blir förvånad om förväntningarna på en Stakeholder är tydliga nog, men ett annat Stakeholder förväntningar är helt motstridigt.

Utmaningen vid den viktiga start punkten är att tydligt definiera projektet utan tvetydighet, så att alla inblandade pratar om samma projekt, samma förväntningar och samma resultat. Om du definierar sikten tydligt vid början förhindras omdirigering (och den som deltar i förmedlingen) i mitten av projektet eller från den andra fritiden.

Hur skapar jag en vision? Du arbetar med nyckel intressenter som kunder, potentiella användare, sponsorer, chefer och projekt medlemmar för att få sina förväntningar. Du kanske måste stämma av motstridiga vyer och motstående dag ordningar. I den här processen ska du identifiera målen för projektet och deras mätbara mål. Du identifierar projektets antaganden, visar potentiella risker och gör beredskaps planer för dessa risker. Du identifierar också kända begränsningar, till exempel budget, tid och resurser.

När du slutfört den här planerings planen och får det nödvändiga godkännandet kan alla inblandade veta exakt vad de registrerar sig för.

Överst på sidan

Definiera omfattning

Ett definierat område leder till att produkten som du skapar skapas och att projektet skapas. När ditt projekt körs och problem uppstår kan det hjälpa dig att fatta beslut. Omfattnings definitionen är din rikt linje för att det ska vara jobbet i projektet. Om du inte är fokuserad på den avtalade omfattningen för projektet är det troligt att du får "omfattningen krypning", som du kan använda för att boka tid, pengar och resurser för aktiviteter och slut produkter som inte är en del av den ursprungliga funktionen.

Det är inte att säga att det inte går att ändra omfattningen under projektets gång. Affärs villkor, utforma verkliga faktorer, budgetar, tid, resurs tillgänglighet och många andra omständigheter gör det nödvändigt att ändra projektets omfattning halvvägs till. Dessutom är det möjligt att få fantastiska nya idéer när medlemmar i projekt gruppen arbetar med sina aktiviteter. Ditt scope-dokument hjälper dig att fatta beslut och hantera ändringarna så att du kan ändra i rätt riktning – i enlighet med organisationens övergripande strategi, om produktens grund och mål.

Förstå produkt omfattning och projekt omfattning

Det finns två typer av scope: produkt omfattning och projekt omfattning. Först definierar du produktens omfattning såvida den inte redan har definierats för dig. Produkt omfattningen anger funktioner och funktioner för produkten som ska vara resultatet av projektet. Produkt omfattningen kan också vara en del av produkt beskrivningen i din stadgan. Produkten kan vara materiell, till exempel byggande av en ny kontors byggnad eller utformningen av ett nytt flyg plan. Produkten kan även utveckla en tjänst eller en händelse, till exempel distribution av ett nytt dator system eller implementering av ett nytt utbildnings initiativ.

Oberoende av produkt typen anger produkt omfattningen de specifikationer och parametrar som färglägger en detaljerad bild av slut resultatet. Produkt omfattningen för att skapa en ny Office-byggnad kan till exempel innehålla kvadratmeter, antal berättelser, plats och arkitektoniska design element.

Project-omfattningen anger det arbete som måste utföras för att slutföra projektet, enligt specifikationerna i den associerade produkt omfattningen. Projekt omfattningen definierar och kontrollerar vad som kommer att tas med i projektet. Om det finns flera faser i produkt utvecklingen kan projektets omfattning ange vilken fas projektet hanterar. Ett projekt med dator system distribution kan till exempel ange att dess omfattning omfattar infrastruktur utveckling och installation av det nya dator systemet, men inte dokumentation och utbildning för nya systemanvändare. Eller så kan det vara en bra idé att projektet hanterar alla aspekter av produkten, från konceptet till slut för slut fasen.

Utveckla scope-instruktionen

När du definierar projektets omfattning och kommunicerar med andra viktiga intressenter kan du utveckla och spela in scope-instruktionen. Beroende på organisationens planerings sätt kan vissa element i scope-instruktionen definieras väldigt tidigt, ibland även innan du har tilldelats Project Manager. Andra element kan definieras precis innan du börjar identifiera och ordningsföljd för projektets aktiviteter. Ditt scope-uttryck ska innehålla följande:

  • Projekt justering     Scope-instruktionen bör definiera affärs behovet eller andra stimulus för det här projektet. Denna justering ger en god nivå för utvärdering av framtida beslut, inklusive oundvikliga kompromisser.

  • Produktbeskrivning     Omfattningen ska karaktärisera den produkt eller tjänst som skapas. Projektets justering och Produktbeskrivning ska tillsammans formulera projektets mål.

  • Projekt begränsningar och begränsningar     Omfattningen bör omfatta eventuella gräns faktorer för projektet. Faktorer som kan begränsa ett projekts alternativ omfattar en specifik budget, avtals bestämmelser, ett exakt slutdatum och så vidare.

    Obs!: Eftersom vi använder termen villkor i hela den här boken för att betyda uppgifts begränsningar är det bara att använda begränsningen för att hänvisa till övergripande projekt villkor i det här kapitlet.

  • Projektets antaganden     Omfattningen ska visa alla faktorer som anses vara sanna, riktiga eller vissa – även när de inte är det, för att kunna fortsätta utveckla projektplanen och flytta sig framåt. Av sin natur kan antaganden vanligt vis vara en risk. Om du till exempel inte vet om byggnaden för ett kommersiellt byggnads projekt kommer att vara 10 000 eller 15 000 kvadratmeter måste du välja ett av de andra om du vill planera. Risken är att det andra valet kan komma att bli korrekt. Du kan justera planen efter att omständigheterna är kända, men andra projekt beroenden kanske redan är på plats av.

    Obs!:  Även om vissa delar av din scope-instruktion kanske inte ändras genom den iterativa planerings processen, är det inte nödvändigt vis fallet med projekt begränsningar och antaganden. Eftersom omfattningen blir mer tätt definierad kommer begränsningarna och antagandena att synas och förbättras bättre. På samma sätt som när du fortsätter med resan i planerings processen, tenderar hela projektet att bli mer och mer fokuserat.

  • Projektets slut produkter     Omfattningen ska lista de sammanfattnings nivå under produkter som har skapats under projektets varaktighet. Leveransen av den slutgiltiga del projekt slut produkten markerar färdigheten för hela projektet. Den här listan kan leda till fokus i projekt faserna och mil stolpar som är värdefull när du börjar ange uppgifter i projektplanen.

  • Projektets mål     Omfattningen ska räkna upp de mätbara mål som måste uppfyllas för att projektet ska betraktas som lyckat. Mål sättningarna till slut produkterna och sköts av projektets mål enligt beskrivningen i projektets justering och Produktbeskrivning. För att vara meningsfull måste projektets mål vara kvantifierade på något sätt, till exempel ett specifikt belopp, en viss tidsram eller en viss kvalitets nivå.

    Obs!:  Ditt scope-uttryck kan även hantera andra problem med projekt planering såsom kommunikation, kvalitets säkring och riskhantering. Den kan definiera rapporterings kraven och samarbets verktyg som ska implementeras. Scope-instruktionen kan också ange en minimi nivå för godtagbarheten, definiera de potentiella risker som är förknippade med de specificerade begränsningarna och antagandena och fastställa metoder för att motverka riskerna.

Produkt omfattning och projektets omfattning är sammankopplade. Project-omfattningen är beroende av en tydlig definition av produktens omfattning. Projektets omfattning är uppfyllt i arbetet som representeras i projektplanen. På samma sätt är produkt omfattning uppfyllt genom att uppfylla specifikationerna i produkt kraven.

Med utkastet av scope-uttrycket i handen har du ett dokument som du kan använda för att tydligt kommunicera med andra projekt intressenter. Detta utkast hjälper dig att rensa eventuella kors-och förbrukar När du fortsätter att förfina scope-instruktionen är projekt Synn honed den punkt där alla intressenter bör ha en gemensam förståelse för projektet. Och eftersom alla intressenter deltog i framtagningen kan du känna dig trygg med att alla förstår vad de jobbar med när du börjar genomföra projektplanen.

Överst på sidan

Bifoga projekt dokumentation

Du kan göra Project 2007 till Central lagrings plats för alla viktiga projekt handlingar. Du kanske till exempel vill lägga till eller länka ditt scope-uttryck till projektplanen och andra dokument, till exempel analys, marknads undersökning och produktspecifikationer.

Visa projektsammanfattningen

För att lägga till planerings dokumentation i projektet är det första steget att visa projekt sammanfattningen. Om projekt sammanfattningen till exempel innehåller sammanfattnings datum och kostnads information för projektet som helhet kan den fungera som plats för dina kopplade eller länkade planerings dokument. Om du vill visa projekt sammanfattningen gör du så här:

  1. Klicka på verktygoch sedan på fliken Visa.

  2. Markera kryss rutan Visa projekt sammanfattnings aktivitet under dispositions alternativ.

  3. Klicka på OK. En sammanfattnings aktivitet visas i rad 0 i Gantt-schemat (se figur 1) och antar namnet på filen som projekt sammanfattnings aktivitet. Om du vill ändra namnet klickar du i fältet aktivitets namn för projekt sammanfattnings aktiviteten. Redigera namnet i inmatnings fältet ovanför aktivitets listan.

    använda projektsammanfattningsaktiviteten för att bifoga eller länka planeringsdokument

Kopiera ett dokument till projekt filen

Du kan lägga till planerings dokument som skapats i andra program i Project 2007. Även om det kan öka fil storleken avsevärt vet du att all projekt information lagras på ett och samma ställe. Följ de här stegen om du vill ta med dokumenten:

  1. När projekt sammanfattningen är markerad klickar du på aktivitets information i verktygsfältet standard och sedan på fliken anteckningar . Du kan också dubbelklicka på uppgiften för att öppna dialog rutan sammanfattnings aktivitets information . Klicka på knappen Infoga objekt på fliken anteckningar .

  2. I dialog rutan Infoga objekt väljer du alternativet skapa från fil och klickar sedan på knappen Bläddra .

  3. I dialog rutan Bläddra väljer du det projekt planerings dokument som du vill bifoga eller bädda in i projekt filen. Klicka på knappen Infoga .

  4. I dialog rutan Infoga objekt igen markerar du kryss rutan Visa som ikon (se figur 2).

    Om dokumentet är litet kan du avmarkera kryss rutan Visa som ikon . Om du avMarkerar den här kryss rutan bäddas innehållet i filen in i projekt antecknings rutan så att du kan läsa den direkt därifrån.

    valt dokument bäddas in i din projektplan
  5. Klicka på OK. Dokumentets ikon visas i anTecknings området i dialog rutan sammanfattnings aktivitets information (se figur 3).

    dubbelklicka på ikonen för att öppna den i det ursprungliga programmet
  6. Klicka på OKi dialog rutan sammanfattnings aktivitets information . AnTecknings symbolen visas i Gantt-schemat (se figur 4).

    anteckningsmarkör på motsvarande rad i gantt-schemat

När du vill granska dokumentet dubbelklickar du bara på anTecknings symbolen för att öppna fliken anteckningar i dialog rutan sammanfattnings aktivitets information . Dubbelklicka sedan på dokument ikonen.

Obs!:  Utöver att bifoga dokument till projekt sammanfattnings aktiviteten kan du lägga till dokument i sammanfattnings aktiviteter och enskilda aktiviteter. Det kan vara användbart när du har specifikationer eller ritningar som ytterligare definierar omfattningen för en viss under fas eller uppgift. Du kan också lägga till slut produkter eller mil stolpe rapporter för mil stolpe aktiviteter.

Länka ett dokument till projekt filen

Hyperlänkar är ett annat sätt att lägga till planerings dokument med projekt filen. Hyperlänkar är en lämplig metod när du vill behålla fil storleks putsningen och du vet att projektplanen och tillhör ande planerings dokument alltid är på samma plats. Det är också en mycket effektiv metod för att öppna associerade dokument snabbt. Gör så här om du vill infoga en hyperlänk:

  1. När du har markerat projekt sammanfattnings aktiviteten klickar du på Infoga hyperlänk i verktygsfältet standard .

  2. I rutan text som ska visas skriver du ett beskrivande namn på det dokument som du länkar till, till exempel Project scope-instruktion.

  3. Sök reda på och välj det projekt planerings dokument som du vill länka till projekt filen (se figur 5).

    sökvägen och namnet på valt dokument visas i adressrutan
  4. Klicka på OK. Hyperlänkens indikator visas i fältet symboler i Gantt-schemat (se figur 6).

    hyperlänksindikator visas på motsvarande rad i gantt-diagrammet

När du vill granska dokumentet klickar du bara på hyperlänkens indikator. Dokumentet öppnas i ett eget programfönster.

Obs!:  Utöver hyperlänkar till dokument från projekt sammanfattnings aktiviteten kan du skapa en länk från sammanfattnings aktiviteter och enskilda aktiviteter. Om du använder Microsoft Office Project Professional 2007 med Microsoft Office Project Server för företags projektledning är det bästa sättet att hålla alla projekt dokument tillsammans att använda dokument biblioteket. Genom att konfigurera Microsoft Office Project Web Access med Windows SharePoint Services kan du konfigurera och underhålla ett dokument bibliotek. På så sätt kan alla dina team medlemmar och andra intressenter Visa dokumenten via sina webbläsare. De kan också kontrol lera dokument på och ut, vilket ger en vital versions kontroll.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×