Dokument projekt med Project 2007

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

bokomslag till project 2007 inifrån och ut

Microsoft Office Project 2007 utan och innan
av Teresa S. Stover

Teresa S. Stover är en projektledningsexpert som har talat med Microsoft Office Project-teamet sedan version 4. Hon är instruktionsdesigner och prisbelönt författare med över två decenniers erfarenhet av teknisk kommunikation. Teresa har skrivit oräkneliga användarhandböcker, självstudiekurser och hjälpsystem – över ett dussin datorböcker, inklusive Microsoft Office Project 2003 Inside Out och Microsoft Project Version 2002 Inside Out.

Information om andra böcker som handlar om 2007 Microsoft Office-systemet finns på Microsoft Press.

I den här artikeln

Fokus mål för projektet

Definiera omfattning

Bifoga Projektdokumentation

Eftersom hjärta om projektledning planering, är det inte konstigt att ett nytt projekt planeringsguide processer har du att göra en stor mängd arbete bara för att ange tonen. Definiera det stora hela och godkännas intressent för specifikationer för produkt eller tjänst som du skapar och gränserna definierar övergripande omfattningen av projektet. När den här syn är på plats kan du är redo att skapa projekt skiss – projektplanen – med hjälp av Microsoft Office Project 2007. Sedan dela upp dina projektmål och mål i faktiska faser, milstolpar och aktiviteter som bildar ryggraden av ditt projekt. Du kan lägga till din dokumentation, till exempel dokumentets syn eller strategi i projektplanen. På samma sätt kan du lägga till andra kompletterande information, till exempel Anteckningar eller hyperlänkar till enskilda uppgifter, milstolpar och faser. Den här informationen gör projektet planera en central lagringsplats för all projektinformation.

Fokus mål för projektet

Du kanske redan har en tydlig bild i dig av vad projektet handlar om och kommer den att när den är klar. Å andra sidan kan projektet fortfarande verka lite suddig minst runt kanterna. Det är inte ovanliga för andra intressenter ska ha en tydlig syn när du inte vet om du får bara ännu.

Och bli inte förvånad om en intressent förväntningar kännas Radera tillräckligt, men en annan intressent förväntningar ljud helt motstridiga.

Utmaningen vid den här viktiga startpunkten är att tydligt definiera projektet utan tvetydigheter, så att alla behövs för att prata om samma projekt, samma förväntningar och samma resultat. Definiera syn tydligt i början förhindrar omdirigering (och dirigering att arbete) under pågående projekt eller disappointment i slutet.

Hur skapar du en syn? Du arbetar med viktiga intressenter, till exempel kunder, potentiella användare, adresser, chefer och medlemmar i en projektgrupp som att få förväntningarna projekt. Du kanske måste stämma av konflikt vyer och motstående dagordningar. Hela processen identifierar du mål av projektet samt deras mätas mål. Du ska identifiera projektets antaganden, skrivas ut risker och gör beredskapsplaner för dessa risker. Du kommer också identifiera kända begränsningar, till exempel budget, tid eller resurser.

När du slutför den här genomgången projektplaneringen och får vet nödvändiga godkännande alla involverade exakt vad de registrerar sig för.

Överst på sidan

Definiera omfattning

Ett definierat scope articulates syn av produkten du skapar och project skapar den. När projektet körs och problem uppstår ändras hjälper din definierade omfattning dig att fatta beslut. Omfattningsdefinition är din riktlinje för om den riktning du funderar över verkligen är jobb för det här projektet. Om du inte fokusera på den kommit överens om projektets omfattningen, är du sannolikt att uppstår ”omfattning krypning”, du hamnar utgifter tid, pengar och resurser på aktiviteter och slutprodukter som inte är en del av den ursprungliga syn.

Detta innebär inte att omfattning inte kan ändra under ett projekt. Företag villkor, design verkligheten, budgetar, tid, resurstillgänglighet och många andra faktorer kan göra det nödvändigt att ändra projektets omfattning halva. Dessutom medan medlemmar i din projektgrupp arbetar i aktiviteterna, är det troligt att generera utmärkta nya idéer. Dock dokumentet omfattning hjälper dig att fatta beslut och hantera dessa ändringar så att du ändrar i rätt riktning – nivå med organisationens övergripande strategi och produktens skäl till att projektets mål.

Förstå produktomfattning och projektets omfattning

Det finns två typer av omfattning: produktomfattning och projektets omfattning. Då måste du först definiera produktomfattningen såvida inte redan har definierats för dig. Vilka produkter som omfattas anger funktionerna produktens blir resultatet av projektet. Vilka produkter som omfattas kanske också en del av produktbeskrivning i din stadga. Produkten kan vara materiella, till exempel konstruktion av en ny kontorsbyggnad eller design för ett nytt flygplan. Produkten kan också vara utvecklingen av en tjänst eller en händelse, till exempel distribution av en ny dator eller genomförandet av en ny utbildning initiativ.

Oavsett vilken typ av produkt anger produktomfattning specifikationer och parametrar som ge en detaljerad bild av därför. Vilka produkter som omfattas av konstruktion av en ny kontorsbyggnad kan till exempel innehålla titel, antal artiklar, plats och arkitektur designelement.

Projektets omfattning anger det arbete som måste utföras för att slutföra projektet enligt specifikationerna för den associerade produktomfattningen. Projektets omfattning definierar och styr vad kommer och inkluderas inte i projektet. Om det blir flera faser av produktutveckling, kan projektets omfattning ange vilken fas hantering av det här projektet. En dator system deployment project kan till exempel ange att dess omfattning omfatta infrastrukturutveckling och installation av ny dator, men inte dokumentation och utbildning för nya systemanvändare. Eller det kan ange att projektet hantera alla aspekter av produkten från konceptet via ifyllning av det sista steget.

Utveckla scope-instruktion

Om du vill definiera projektets omfattning och meddela andra viktiga intressenter i, utveckla och registrera scope-instruktion. Beroende på din organisations planeringsguide metoder, kan vissa delar av scope-instruktion definieras tidigt, ibland även innan du har tilldelats som projektledare. Andra element kan definieras bara innan du börjar med att identifiera och ordningsföljd för projektets aktiviteter. Scope-instruktion bör omfattar följande:

  • Project justering     Scope-instruktion bör definiera någon form av företag eller andra incitament för det här projektet. Det här berättigandet ger en god grund för att bedöma framtida beslut, inklusive oundvikliga byten.

  • Produktbeskrivning     Omfattning bör beskriva information om produkt eller tjänst som skapas. Projektbeskrivning justering och produktnyckel bör tillsammans formulera mål försenas.

  • Projektets begränsningar eller begränsningar     Omfattning ska innehålla en Begränsande faktorer i projektet. Faktorer som kan begränsa en project-alternativ är en specifik budget, avtal bestämmelser, en exakt slutdatum och så vidare.

    Obs!: Eftersom vi använder det term villkoren i hela boken avses aktivitetsvillkor i det här kapitlet använder vi termen begränsningar för att referera till övergripande projektets begränsningar.

  • Projektets antaganden     Omfattning ska visa alla element som anses vara sant, reella eller vissa – även om de inte är – för att kunna fortsätta utveckla projektplanen och flytta framåt. Sin karaktär utföra antaganden vanligtvis en viss risk. Om du inte vet om building för en kontorsbyggnad projekt ska vara 10 000 eller 15 000 kvadratfot, måste du förutsätts det ena eller andra för planering. Risken är att det andra alternativet hamna är korrekta. Du kan justera planen efter fakta kända, men andra project beroenden kanske redan på plats genom att sedan.

    Obs!: Även om vissa aspekter av scope-instruktion kan vara oförändrat via iterativ planeringen, gäller som inte nödvändigtvis är med i Project och antaganden. När omfattningen blir mer tätt definierade begränsningar och antaganden komma till light och exponeras bättre. På samma sätt som du fortsätter längre fram i planeringen brukar hela projektets omfattning att bli mer fokuserad.

  • Projektets slutprodukter     Omfattning ska innehålla sammanfattning nivå-biprodukter skapat under hela projektet. Leverans av det slutliga delprojektet slutprodukt markerar ifyllning av hela projektet. Den här listan kan sätta i fokus främsta projektets faser och milstolpar som ska vara värdefull när du börjar skriva aktiviteter i projektplanen.

  • Projektmål     Omfattning ska räkna upp mätas mål om du vill vara uppfyllda för att projektet ska anses lyckat. Målen mappa till slutprodukterna och drivs av projektmål, som vi beskrev av projektbeskrivning justering och produktnyckel. För att meningsfull måste vara projektmål betydande på något sätt, till exempel ett visst belopp i kronor, en viss tidsram eller en viss kvalitetsnivå.

    Obs!: Scope-instruktion kanske innehåller andra projektplanering problem, till exempel meddelanden, kvalitetskontroll och riskhantering. Det kan definiera kraven på rapportering och samarbetsverktyg genomföras. Scope-instruktion kan också ange den minsta kvalitetsnivå som acceptabel, definiera potentiella risker som är förknippade med specifika begränsningar och antaganden och fastställa metoder för att motverka de utgöra en säkerhetsrisk.

Produktomfattning och projektets omfattning är intricately kopplade. Projektets omfattning är beroende av en tydlig definition av produktomfattning. Projektets omfattning är uppfyllt via ifyllning av arbete som representeras i projektplanen. Produktomfattning är uppfyllt genom att uppfylla specifikationerna i produktkrav på samma sätt.

Med utkast av scope-instruktion i hand har du ett dokument som du kan använda för att kommunicera tydligt med andra intressenter. Den här utkast hjälper dig att rensa alla cross-purposes, felaktig antaganden och felplacerade krav. När du fortsätter att förfina scope-instruktion honed mål för projektet till den punkt där alla intressenter bör ha en gemensam tolkning av projektet. Och eftersom alla intressenter deltagit i för att skapa syn, du är säker på att alla vet exakt vad de arbetar mot när du börjar att köra projektplanen.

Överst på sidan

Bifoga Projektdokumentation

Du kan göra Project 2007 en central lagringsplats för projektdokumentationen för viktiga. Du kanske vill bifoga eller länka scope-instruktion till projektplanen samt andra dokument, till exempel behov analys, marknaden studera och produktspecifikationer.

Visa projektsammanfattningen

Om du vill bifoga planeringsguide dokumentation till projektet är det första steget att visa projektsammanfattningen. Inte bara stöder projektsammanfattningen så småningom sammanfattning datum och kostnadsinformation för projektet som en helhet, den kan fungera som en plats för dina bifogade eller länkade planeringsdokument. Om du vill visa projektets sammanfattningsaktivitet gör du följande:

  1. Klicka på Verktyg, Alternativ och klickar sedan på fliken Visa.

  2. Markera kryssrutan Visa projektets sammanfattningsaktivitet under Dispositionsalternativ.

  3. Klicka på OK. En sammanfattande uppgift visas rad 0 i Gantt-schemat (se bild 1), namnet på fil som du projektets sammanfattningsaktivitet namn på att införa. Om du vill byta namn på i fältet Aktivitetsnamn för projektsammanfattningen. Redigera namn i fältet transaktion ovanför vyn Aktivitetslista.

    använda projektsammanfattningsaktiviteten för att bifoga eller länka planeringsdokument
    Bild 1 använda projektsammanfattningsaktiviteten för att bifoga eller länka planeringsdokument.

Kopiera ett dokument till din projektfil

Du kan inkludera planering dokument som skapats i andra program inom Project 2007. Även om detta kan avsevärt öka storleken på filer klickar vet du att alla projektinformation lagras i ett och samma ställe. Om du vill ta med dokument, gör du följande:

  1. Med projektets sammanfattningsaktivitet markerat, klicka på Aktivitetsinformation i verktygsfältet Standard och klicka sedan på fliken Anteckningar. Du kan också dubbelklicka på aktiviteten om du vill öppna dialogrutan Sammanfattning aktivitetsinformation. Klicka på knappen Infoga objekt på fliken Anteckningar.

  2. Markera alternativet Skapa från fil och klicka sedan på knappen Bläddra i dialogrutan Infoga objekt.

  3. Välj projektplanering dokument du vill bifoga eller bädda in i projektfilen i dialogrutan Bläddra. Klicka på knappen Infoga.

  4. Tillbaka igen, dialogrutan Infoga objekt markerar du Visa som ikon Markera kryssrutan (se bild 2).

    Om dokumentet är små kan du avmarkera kryssrutan Visa som ikon. Avmarkerar den här kryssrutan bäddar in innehållet i filen i rutan ditt projekt, så att du kan läsa det direkt därifrån.

    valt dokument bäddas in i din projektplan
    Bild 2 valt dokument bäddas in i projektplanen.
  5. Klicka på OK. Dokumentets ikon visas i området Anteckningar i dialogrutan Aktivitetsinformation sammanfattning (se bild 3).

    dubbelklicka på ikonen för att öppna den i det ursprungliga programmet
    Bild 3 att dubbelklicka på ikonen öppnas i det ursprungliga programmet.
  6. Klicka på OK i dialogrutan Aktivitetsinformation sammanfattning. Anteckningar indikatorn visas i Gantt-schemat (se bild 4).

    anteckningsmarkör på motsvarande rad i gantt-schemat
    Bild 4 när du lagrar något i en flik i anteckningar anteckningar indikatorn visas i motsvarande rad i Gantt-schemat.

Nu när du behöver gå igenom dokumentet, dubbelklickar du på indikatorn anteckningar för att öppna fliken Anteckningar i dialogrutan Aktivitetsinformation sammanfattning. Dubbelklicka på dokumentikonen.

Obs!: Förutom att koppla dokument till projektsammanfattningen kan bifoga du dokument till sammanfattningsaktiviteter och enskilda aktiviteter. Det kan vara praktiskt när du har specifikationer eller ritningar som ytterligare definiera omfattningen av en viss underordnade fas eller aktivitet. Du kan också bifoga slutprodukter eller milstolpe-rapporter baserade på milstolpe uppgifter.

Hyperlänk ett dokument till din projektfil

Hyperlänkar är ett annat sätt att inkludera planeringsdokument med projektfilen. Hyperlänkar är en metod när du vill behålla din fil storlek trimmer och du vet att din projektplan och tillhörande planeringsdokument alltid är på samma plats. Det är också mycket effektivt metod för att öppna dokument som är associerade snabbt. Följ de här stegen om du vill infoga en hyperlänk:

  1. Projektsammanfattningen som markerat, klicka på Infoga hyperlänk i verktygsfältet Standard.

  2. Skriv ett beskrivande namn för dokumentet som du länkar, till exempel Project Scope-instruktioni rutan Text att visa.

  3. Leta upp och välj projektplanering dokument som du vill länka till din projektfil (se bild 5).

    sökvägen och namnet på valt dokument visas i adressrutan
    Figur 5 sökvägen och namnet på valt dokument visas i rutan adress.
  4. Klicka på OK. Hyperlänk indikatorn visas i fältet symboler i Gantt-schemat (se figur 6).

    hyperlänksindikator visas på motsvarande rad i gantt-diagrammet
    Figur 6 när hyperlänk ett dokument till en aktivitet, hyperlänk indikatorn visas i motsvarande rad i Gantt-schemat.

När du behöver gå igenom dokumentet, precis som du indikatorn hyperlänk. Dokumentet öppnas i ett eget programfönster.

Obs!: Du kan skapa en hyperlänk från sammanfattningsaktiviteter och enskilda aktiviteter förutom hyperlänkar till dokument från projektsammanfattningen. Om du använder Microsoft Office Project Professional 2007 med Microsoft Office Project Server för enterprise project management, är standardmetoden för att hålla alla projektdokument tillsammans att använda dokumentbiblioteket. Du kan konfigurera och underhålla ett dokumentbibliotek genom att ställa in Microsoft Office Project Web Access med Windows SharePoint Services. Så här kan dina gruppmedlemmar och andra intressenter visa dokument via webbläsaren. De kan också kontrollera dokument in och ut och att tillhandahålla viktiga versionskontroll.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×