Distribuera en rapport

Befria dina Access-rapporter och distribuera dem så långt och brett som möjligt. Till exempel: e-posta dem till en eller flera användare, exportera dem till SharePoint-dokumentbibliotek och arkivera dem på nätverksmappar. När du distribuerar en Access-rapport kan du skapa en statisk rapport med data vid ett visst tillfälle, till exempel varje dag, varje vecka eller varje månad. Genom att göra så har du en enda punkt med faktum som informations arbetare kan använda för att fatta affärs beslut, besvara frågor, hitta alternativ, bestämma bästa plan, utvärdera riskerna och förbättra kvaliteten.

Distribuera rapporter

Tips    När du skapar rapporten lägger du till ett Publicerings datum. Då kan användarna bekräfta att rapporten skapades korrekt. Mer information finns i Infoga datum och tid i en rapport eller ett formulär.

Vad vill du göra?

Skicka en rapport med hjälp av e-postkommandot

Ett av de snabbaste sätten att distribuera en rapport är att använda kommandot e-post. Med bara några få musklick, exporterar Access rapporten och skapar sedan ett nytt e-postmeddelande med bifogad fil.

  1. Markera den rapport du vill skicka i navigerings fönstret.

  2. Välj externa Data > e-post.

  3. I dialog rutan Skicka objekt som väljer du det utdataformat som du vill använda, till exempel PDF, och klickar sedan på OK.

    Obs!    Även om det finns en mängd olika format som du kan välja bör du överväga att använda PDF (Portable Document Format), som har blivit en god värderings standard, och bevara layout och format i den ursprungliga Access-rapporten och har inbyggda sätt att anpassa sidorna för visning och direktutskrift. Mer information finns i Installera Adobe Reader och skriva ut PDF.

    Access öppnar ett nytt e-postmeddelande i Outlook med bifogad fil.

  4. Skriv mottagarnas e-postadresser i rutorna till och kopia , en beskrivning i rutan ämne och ett meddelande i meddelande området.

    Tips    Som standard sparas inte filen som du skickar med den här metoden på din dator. Om du vill spara en kopia av filen på datorn högerklickar du på bilagan i rutan bifogad och väljer sedan Spara som.

  5. Välj Skicka.

Obs!    Om du vill automatisera processen kan du använda makro instruktionen databasobjektviaepost. Du kan till exempel skapa ett makro med en sekvens av de här åtgärderna för att skicka e-post till olika rapporter till olika användare.

Överst på sidan

Exportera en rapport till en mapp eller ett SharePoint-dokumentbibliotek

  1. Markera den rapport som du vill exportera i navigerings fönstret.

  2. Välj externa Data > PDF eller XPS för att öppna dialog rutan Publicera som PDF eller XPS .

  3. Gör något av följande:

    • Leta reda på mappen i navigerings fönstret.

    • Leta reda på SharePoint-webbplatsen genom att klicka på SharePoint i navigerings fönstret eller genom att ange URL-adressen i rutan adress överst. Till exempel:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Mer information finns i hitta innehåll med start sidan för SharePoint.

  4. I rutan fil format kontrollerar du att PDF- filtypen är markerad.

  5. Om du vill ändra standard namnet på rapporten skriver du ett nytt fil namn i rutan fil namn .

  6. Om du vill öppna rapporten direkt efter att du har exporterat den markerar du kryss rutan Öppna fil efter publicering .

  7. Gör något av följande under optimera för:

    • Om du vill optimera rapporten för en större, fil med högre upplösning (rekommenderas för utskrift) väljer du standard.

    • Om du vill optimera rapporten för en mindre, fil med lägre upplösning (rekommenderas för publicering online) väljer du minsta storlek.

  8. Välj Publicera. Filen skapas i Access. Om du väljer att öppna filen när du har publicerat den visas filen i Adobe Reader.

  9. Om du vill spara stegen i åtgärden så att du kan köra och schemalägga samma åtgärd klickar du på kryss rutan Spara export steg :

    • Ange ett namn och en beskrivning för stegen.

    • Om du vill skapa en Outlook-uppgift som schemalägger exporten för ett framtida datum markerar du kryss rutan Skapa Outlook-uppgift .

    Mer information finns i Spara information om en import- eller exportåtgärd som en specifikation.

    Obs!    Ett annat sätt att automatisera processen är att använda makro instruktionen ExportWithFormatting. Du kan till exempel skapa ett meningsfullt fil namn utifrån rapportens rubrik och export datum. Då får användarna reda på rätt rapport i ett SharePoint-bibliotek eller en mapp med många rapporter. Det gör du genom att ange följande uttryck i utdatafilen:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Där RptQC5 är namnet på rapport objekt är Auto_Header0 området rapport huvud och egenskapen Caption är rapportens rubrik.

Överst på sidan

Lär dig hur du skapar ett rapport Center i SharePoint

Överväg att skapa ett dedikerat rapport Center i ett SharePoint-dokumentbibliotek så att användarna lättare kan hitta och Visa de rapporter de behöver. Genom att lägga till kolumner, länka till biblioteket från Access och anpassa dokument biblioteket med vyer kan du ge användarna en första klass upplevelse. Det här kan du göra.

Skapa ett dokumentbibliotek    Ett dokument bibliotek är en säker plats som underlättar samarbetet. Du kan lägga till kolumner i ett bibliotek, till exempel kategorier, personer eller grupper och beräknade kolumner, som du sedan kan använda för att skapa vyer och filter.

En miniatyr bild av ett dokument bibliotek utan något markerat.

Mer information finns i Vad är ett dokument bibliotek?

Uppdatera biblioteks kolumner från Access    Genom att länka biblioteket till Access kan du uppdatera kolumnerna i dokument biblioteket från Access för att hjälpa användare att hitta de rapporter de vill ha och ange ytterligare information.

Mer information finns i Importera, länka och flytta data till SharePoint.

Skapa sorterade och filtrerade vyer    I stället för att skicka rapporten från Access via e-post kan du skicka en länk till relevant vy av dokument biblioteket. Till exempel:

  • Sortera vyn i stigande ordning efter kolumnen ändrad så att den senaste rapporten visas först. Mer information finns i använda sortering för att ändra en SharePoint-vy.

  • Om du har en urvals kolumn i biblioteket heter JobFunction med tre värden: Lineworker, och chef kan du skapa separata vyer baserat på ett filter uttryck för varje jobb roll:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    När du skickar en länk till vyn övervakning och användaren klickar på den, visar vyn de specifika rapporterna för administratörer. Visa vyn och kopiera sedan URL-adressen från adress fältet för att få en länk till vyn bibliotek.

  • Om du har en person kolumn i biblioteket heter OurEmployees skapar du en vy baserat på ett filter uttryck som använder funktionen jag för att endast visa rapporter för den aktuella användaren:

    OurEmployees is equal to [Me]

    När du skickar en länk till vyn och användaren klickar på den, visar vyn de specifika rapporterna för den användaren.

Mer information finns i använda filtrering för att ändra en SharePoint-vy och Redigera en listvy i SharePoint.

Ansluta webb delar på en modern sida   Du kan också skapa en modern sida för att visa en fil baserat på vad en användare väljer i ett dokument bibliotek genom att ansluta en webbdel för fil visnings program till en webbdel för dokument bibliotek. Användarna kan bläddra igenom rapporterna för att hitta den du vill ha.

Exempel på en lista ansluten med en webbdel för List egenskaper

Mer information finns i använda webb delar på SharePoint-sidor och ansluta webb delar i SharePoint Online.

Utnyttja Microsoft-flöde    Du kan automatisera användning och hantering av biblioteket med hjälp av ett Microsoft-flöde. Du kan till exempel skicka meddelanden till en mapp med påminnelser om att få ett meddelande.

Skapa en Planner-uppgift med en länk till SharePoint-objektet för ett markerat objekt i SharePoint.

Microsoft-arbetsflödesmall för SharePoint och Planner

Mer information finns i skapa ett flöde för en lista eller ett bibliotek i SharePoint Online eller OneDrive för företag.

Överst på sidan

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Mer information finns i

Introduktion till rapporter i Access

Guide för utformning av rapporter

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×