De 10 främsta skälen till att använda Access med Excel

Om du använder Office-familjen bör du använda Excel eller använda Access för att hantera tabell data? En Companion-artikel, som använder Access eller Excel för att hantera data, diskuterar fördelarna med varje produkt och vad de får till tabellen. Men varför ska du välja mellan en eller flera? Om du lagrar data i Access och ansluter till den från Excel får du fördelarna med båda. Här är tio skäl till att använda Excel och Access tillsammans ger massor av känsla.

Trots att Excel inte är en databas används det ofta för att lagra data och det används vanligt vis för att lösa enkla databas problem. Excel är en platt fil databas, inte en Relations databas. När enkla tabeller måste utvecklas till flera tabeller med relaterade data är Access det första alternativet för informations arbetare för att snabbt skapa ett databas program. Access har alltid varit en bra "data lands ATS" för insamling och konsolidering av olika data i hela företaget, många i Excel-arbetsböcker. När dina data är i Access kan du lägga till fler tabeller och gå med i dem, skapa frågor (eller vyer av dina data), strukturera data och definiera data typer för att säkerställa data integriteten, dela och uppdatera data bland många användare och skapa kraftfulla rapporter och formulär.

Till skillnad från Excel är en enkel kalkyl blads layout som är ordnad annorlunda med flera närliggande objekt som kan verka daunting på första sidan. Men du behöver inte vara expert för att använda Access. Access är utformat för alla typer av användare och du kan bara ta med den när du vill.

Skala tillbaka åtkomst till ett lager åt gången.

Åtkomst till lager

1. Använd Access på tre sätt: som en tillfällig användare, en privilegie rad användare eller utvecklare.

2. tabeller, frågor, formulär och rapporter som bygger på varandra och bildar ett hjärta i ett databas program.

3. vissa användare har guider, egenskaps byggare, Office Fluent-gränssnittet och Excel-liknande funktioner för att snabbt få jobbet gjort.

4. privilegierade användare har makron, egenskaps fönstret, uttryck och databas design verktyg för Delve och gör mer.

5. utvecklarna kan arbeta med moduler och utveckla VBA-kod för att skapa anpassade databas lösningar och distribuera körnings program.

kopiera excel-data till access

Ett bra sätt att komma igång är att kopiera data från Excel till Access. Du kan skapa en Access-tabell och visa den i databladsvyn, som liknar ett Excel-kalkylblad. Du kan göra vanliga åtgärder för att skapa tabeller, till exempel definiera en datatyp, ett fält namn eller ett nytt fält, direkt i databladsvyn. Om du till exempel anger ett datum i ett tomt fält anges data typen Datum/tid för det fältet. Om du anger text, till exempel ett namn, används data typen text för fältet. Om du vill flytta ett fält klickar du bara på och drar det.

När du kopierar data från Excel och klistrar in dem i Access behöver du inte ens skapa en tabell först eller öppna en tabell i databladsvyn. Access frågar automatiskt om dina data har rubriker och gör att du kan använda rätt datatyp och skapa en Access-tabell. Det var inte enklare.

Mer information finns i öppna ett tomt datablad.

länka excel-data till access

Ett av de enklaste sätten att ta fram fördelarna med både Excel och Access är att länka ett Excel-kalkylblad till en Access-tabell. Använda en Access-länk när du planerar att behålla data i Excel, men också med jämna mellanrum använder vissa av många Access-funktioner, till exempel rapportering och frågor. Du länkar data från Access och inte från Excel.

Access har stöd för två grundläggande sätt att skapa databas tabeller. Användare kan skapa nya egna tabeller för att lagra data i en Access-databas, eller så kan de skapa länkar till befintliga data utanför Access-databasen. Data i länkade tabeller visas och uppför sig på många sätt precis som egna tabeller. Med guiden länk hanteraren kan du spåra, hitta och uppdatera Excel-kalkylbladet eller annan data källa om det flyttas och länken bryts.

När du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namngivet område skapar Access en ny tabell som är länkad till Excel-data. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data gör du ändringarna i Excel och uppdaterar (eller frågar) data i Access-tabellen. Du kan inte redigera innehållet i tabellen i Access. Med data som är kopplade till Excel kan du skapa rapporter, frågor och skrivskyddade formulär i Access.

Mer information finns i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

importera data från excel till access

Om du bestämmer dig för att klippa ut data sladden kan du flytta dem till Excel genom att importera data till Access. Observera att Word- importen har två olika innebörd mellan Excel och Access. När du importerar (eller ansluter) i Excel kan du ringa permanent till data som kan uppdateras. När du importerar i Access hämtar du data till Access en gång, men utan en permanent data anslutning. När du importerar data lagras data i en ny eller befintlig tabell utan att data i Excel ändras. I Access kan du importera valfritt eller alla kalkyl blad i en Excel-arbetsbok i en åtgärd.

Import guiden vägleder dig genom import stegen och hjälper dig att fatta viktiga beslut om att ändra data typer och lägga till rubriker. Om du stöter på fel när du importerar data får du ett varnings meddelande och sparar felen i en tabell så att du snabbt kan hitta och korrigera dem. Det kan till exempel finnas ett alfanumeriskt post nummer i en kolumn som du trodde var numeriskt eller ett dubblett-ID upptäcktes för ett primärt fält. Du kan antingen göra ändringarna i Excel-arbetsboken och importera dem igen, eller göra ändringarna i den nya Access-tabellen. När du har slutfört åtgärden kan du spara de steg du använde och till och med skapa en Outlook-uppgift för att påminna dig när du ska göra import åtgärden regelbundet.

När data har importer ATS är den nu inbyggd för åtkomst och du kan använda datablad och formulär för att lägga till, redigera och ta bort data. När du har importerat informationen kan du bestämma om du vill ta bort data från Excel. Det är vanligt vis en bra idé att bara ha en plats för att uppdatera data.

Obs!: Om du importerar data från Excel till Access importeras inte formler, bara resultaten av dessa formler.

Mer information finns i:

anslut till access-data från excel

Du kan också återansluta Access-data till Excel. För att göra detta kan du skapa en anslutning i Excel, som ofta lagras i en ODC-fil (Office Data Connection), till Access-databasen och hämta data från en tabell eller fråga. När du har anslutit till informationen kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) dina Excel-arbetsböcker från den ursprungliga Access-databasen när databasen uppdateras med ny information.

Mer information finns i:

Rapport för anställda i tabellform

När dina data är i Access kan du använda Marvelous-matrisen för att skapa och anpassa rapporter. Vill du skapa en rapport med bara några få musklick? Använd rapport guiden. Om du vill utforma och ändra rapportens layout i real tid med real tids data kan du flytta och ändra storlek på data block, lägga till och ta bort fält och omedelbart se ändringarna när du skapar dem? Använda layoutvyn. Vill du interagera med rapporten för att söka, filtrera och sortera data i real tid? Använd rapportvyn. Vill du lägga till kommando knappar, sid nummer, bilder, hyperlänkar och format för professionellt utseende på egen hand? Använd många kontroll guider och gallerier i grupperna kontroller och layout på fliken design i menyfliksområdet. Genom att använda Access kan du enkelt skapa enkla rapporter, grupp-och sammanfattnings rapporter, adress etiketter, grafiska rapporter och del rapporter.

När rapporten har skapats kan du använda åtkomst till elektronisk distribution av rapporten. Du kan till exempel skicka rapporten med hjälp av ett e-postmeddelande eller spara rapporten i olika format, till exempel en Access-stillbild eller en PDF-fil, för att lägga till den på en webb sida eller SharePoint-webbplats.

Mer information finns i:

exempelformulär

När dina data är i Access kan du utnyttja de många funktionerna för att skapa och anpassa formulär. Vill du skapa ett formulär med bara några få klick? Använd formulär guiden. Vill du utforma och ändra formulärlayouten i real tid med real tids data, flytta och ändra storlek på data block, lägga till och ta bort fält och omedelbart se ändringarna när du skapar dem? Använda layoutvyn. Vill du lägga till kommando knappar, list rutor, kombinations rutor, alternativ grupper, bildskärmar, indatamasker, diagram, hyperlänkar och format för professionellt utseende på egen hand? Använd många kontroll guider och gallerier i grupperna kontroller och layout på fliken design i menyfliksområdet. Genom att använda Access kan du enkelt skapa enkla formulär, flikar, formulär, kontinuerligt, popup-formulär, modala dialog rutor och under formulär.

I Access kan du enkelt skapa ett delat formulär som visar en synkroniserad data blads-och formulärvy så att du får det bästa av båda. När du har skapat ett snyggt formulär är det enkelt att bläddra, filtrera och till och med söka efter data i formuläret med hjälp av standard navigerings knappar och sökruta längst ned i formuläret.

Delat formulär

Mer information finns i:

Autofilter

Oavsett vilken produkt du använder, filtrerar du data så att de fungerar med en delmängd av data och sorterar dem så att de blir precis som du vill. I Access kan Excel filtrera och sortera data i databladsvyn utan att behöva lära dig ett helt nytt gränssnitt. Ikoner, kommando menyer, kommandon, villkor och dialog rutor är väldigt likartade, oavsett om du arbetar med text, tal, datum eller tomma celler. Du kan till och med Spara filter och sorteringar tillsammans med databladsvyn.

Du kan skapa en fråga i Access och inte ens veta vad SQL står för. Med fyra Frågeguiden kan du skapa enkla frågor, hitta dubbletter, hitta omatchade poster och skapa kors frågor. Du behöver inte ens skapa en fråga. Filtrera och sortera sedan informationen som du vill att det ska se ut och att det sparas med ett datablad.

Villkor för Land

Mer information finns i:

Första sidan i Etikettguiden

Nu när familjen har vuxit är din högtids lista plötsligt större och du måste hålla koll på mycket fler födelsedagar och årsdagar. Inga problem. Du kan använda en Access-tabell eller-fråga som data källa för kopplade dokument och skapa en dokument koppling med hjälp av guiden för dokument koppling i Word, för brev, kort, e-postmeddelanden och kuvert. Om du bara behöver skapa adress etiketter använder du etikett guiden i Access för att skapa och skriva ut etiketterna från en rapport som du skapar. Du kan till och med lägga till en streckkod för varje kund adress automatiskt.

Mer information finns i:

Både Access och Excel tillhandahåller kommandon för att ansluta till data i SharePoint-listor. Excel tillhandahåller en skrivskyddad anslutning till länkade SharePoint-listor. i Access kan du läsa och skriva (tvåvägs) data i länkade SharePoint-listor. Access-och SharePoint-listor fungerar bra tillsammans. Access-och SharePoint-datatyper – till exempel RTF, tillägg (för att kunna spåra ändrings historik i ett PM-fält), bifogade filer, räknare, uppslag och flervärdesfält – gör det enklare att integrera och få eventuella inkonsekvenser.

När du länkar dina SharePoint-listdata till en Access-databas kan du till och med göra SharePoint-listdata tillgänglig offline i en lokal Access-databas, arbeta med informationen lokalt och sedan återansluta till SharePoint-webbplatsen för att överföra eventuella ändringar. Alla motstridiga data ändringar som görs av andra användare hanteras av en konflikt lösnings guide. De formulär och rapporter som du har skapat i Access baseras på samma data, men länkade till SharePoint-listor.

Excel tillhandahåller följande integrations punkter med SharePoint Server.

Datafokuserade integrationspunkter i Excel

1. Gör en engångsimport av Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista, eller exportera Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista för att skapa en permanent och enkelriktad dataanslutning.

2. Använd den permanenta och enkelriktade dataanslutning för att uppdatera data i ett Excel-kalkylblad från SharePoint-listan.

3. publicera Excel-arbetsböcker i Excel Services och Visa och interagera med data via webb delen Excel Web Access på en webb dels sida.

4. Importera (Anslut) data till en Excel-arbetsbok från OLAP-servrar, SQL Server och Access-databaser samt platt filer.

Access tillhandahåller följande integrations punkter med SharePoint Server.

1. Utför en engångsimport eller engångsexport av data mellan Access-vyer och en SharePoint-lista.

2. länka data mellan Access-tabeller och en SharePoint-lista genom att skapa en ständig tvåvägs anslutning. (Uppdaterade listdata kan visas i en Access-tabell, uppdaterade Access-tabell data visas i en lista.)

3. Ta listdata offline, uppdatera i Access, ta tillbaka online, synkronisera uppdateringar och lös konflikter.

4. Visa och redigera listdata i Access-datablad, -formulär och rapportvyer.

Mer information finns i:

Du kan skapa ganska avancerade program för Skriv bords databaser utan att behöva skriva en rad VBA-kod. Varje Access-objekt har en omfattande uppsättning egenskaper och händelser som är lättillgängligt från en egenskaps sida för att hjälpa dig att anpassa din lösning. Varje objekt har en detaljerad designer som visar alla funktioner som är tillgängliga för dig. Ytterligare databasfiler finns tillgängliga på Office Online. Med fält-och kolumnmallar kan du snabbt skapa och anpassa nya tabeller. Du kan skapa en ny databas från början med inbyggda design verktyg för databaser.

Access-makron använder en deklarativ miljö som inte kräver skriftlig VBA-kod, så du behöver inte vara en utvecklare. Varje makro åtgärd utför en aktivitet, till exempel att öppna ett formulär, köra en fråga, hitta poster eller visa ett meddelande. Du kan bädda in makron i alla händelser för rapporter, formulär och kontroller. De flesta makron har argument, och du kan lägga till villkorsstyrd logik för att få dem att göra vad du vill. Du kan till och med definiera variabler och göra fel kontroll, igen utan att skriva VBA-kod.

Designa en prototyp och kör den av IT-avdelningen. Skapa en lösning för ditt team när de behöver det för att det ska gå så här och gör det på en shoestring med en helt ben personal. Håll koll på biljetter som säljs till en företags part, spåra hållbarhets tiden för tillverknings material eller Skriv ut godkännande märkning för delar. Spåra uppgifter, ärenden och slut produkter i grup projekt. Skapa en försäljnings förlopps databas för att övervaka potentiell försäljning inom en liten grupp med Sälj experter.

Mer information

Överst på sidan

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×