De 10 främsta skälen att använda Access med Excel

Obs!:  Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

När du använder Office-serien, ska du använda Excel eller bör du använda Access för att hantera dina tabelldata? En medföljande, med hjälp av Access eller Excel för att hantera data, beskrivs fördelarna med varje produkt och vad de ta fram till tabellen. Men varför välja mellan en eller ett annat? Om du lagrar dina data i Access och ansluta till den från Excel få fördelarna med både. Här är tio anledningar till varför genom att använda Excel och Access tillsammans är mycket praktiskt.

Även om Excel inte är en databas, används ofta för att lagra data och är ofta används för att lösa problem med enkel databas. Excel är dock inte en relationsdatabas en flat fil-databas. När enkla tabeller behöver utvecklas i flera tabeller med relaterade data är Access det första valet för informationsarbetare att snabbt skapa ett databasprogram. Access har alltid varit en bra ”data landning knappsats” för insamling och olika datakonsolidering i hela företaget, stor del av som finns i Excel-arbetsböcker. När dina data finns i Access kan du lägga till fler tabeller och ansluta till dem, skapa frågor (eller vyer för dina data), strukturera data och definiera-datatyper som stöds för att säkerställa att data integritet, dela och uppdatera data med många användare och skapa kraftfulla rapporter och formulär.

Till skillnad från Excels enkelt kalkylblad layout Access är ordnade på olika sätt med flera relaterade objekt som kanske är ett minst först. Men du behöver inte vara en expert bör använda Access. Access är utformat för alla typer av användare och du kan utföra endast som du måste gå.

Skal tillbaka åtkomst till ett lager i taget.

Access lager

1. använda Access på tre sätt: som en enstaka användare, Privilegierade användare eller utvecklare.

2. tabeller, frågor, formulär och rapporter som bygger på varandra och utgör ett databasprogram hjärta.

3. tillfällig användare har guider, egenskapen hjälpverktyg, Office Fluent-användargränssnittet och Excel-liknande funktioner för att snabbt få jobbet gjort.

4. Privilegierade användare har makron, egenskapsfönstret, uttryck och design Databasverktyg vill delve djupare och mycket mer.

5. utvecklare kan arbeta med moduler och utveckla VBA-kod för att skapa anpassade databaslösningar och distribuera runtime program.

kopiera excel-data till access

Ett bra sätt att komma igång är att kopiera data från Excel till Access. Du kan skapa en Access-tabell och visas i databladsvyn, som liknar ett Excel-kalkylblad. Du kan göra vanliga tabell skapades uppgifter, till exempel definiera en datatyp, ett fältnamn eller ett nytt fält, höger i databladsvyn. Om du anger ett datum i ett tomt fält, Skriv till exempel Access uppsättningar datatypen Datum/tid för det fältet. Om du har skrivit texten, till exempel ett namn används datatypen Text till fältet. Om du vill flytta ett fält klickar du där och dra den.

När du kopierar data från Excel och klistra in den i Access kan du inte jämna behöver du först skapa en tabell eller öppnar du tabellen i databladsvyn. Automatiskt svar på frågan du om dina data innehåller rubriker, gör bra gissningarna högst med rätt datatyp och skapar en Access-tabell. Det gick inte att enklare.

Mer information finns i Öppna ett tomt datablad.

länka excel-data till access

Ett av de enklaste sätten att erhålla fördelarna med både Excel och Access är att länka ett Excel-kalkylblad till en Access-tabell. Använda en Access-länk när du planerar att behålla data i Excel men också regelbundet dra nytta av några av de många Access-funktionerna, till exempel rapportering och ställa frågor. Du länkar data från Access och inte från Excel.

Access stöder skiljer sig på två sätt att skapa databastabeller. Användare kan skapa nya interna tabeller om du vill lagra data i en Access-databas eller de kan skapa länkar till befintliga data utanför Access-databasen. Data i länkade tabeller visas och fungerar på många sätt precis som intern tabeller. Guiden länkad tabell Manager hjälper dig att spåra, leta reda på och uppdatera Excel-kalkylblad eller annan datakälla om det rör sig och länk brytningar.

När du länkar till ett Excel-kalkylblad eller ett namngivet område skapas en ny tabell som är kopplad till Excel-data. Om du vill lägga till, redigera eller ta bort data kan du göra ändringar i Excel och uppdatera (eller att fråga) data i Access-tabell. Du kan dock inte redigera innehållet i tabell i Access. Med dina data som länkas till Excel kan du skapa rapporter, frågor och skrivskyddat formulär i Access.

Mer information finns i Importera eller länka till data i en Excel-arbetsbok.

importera data från excel till access

Om du bestämmer dig för att klippa ut sladden data kan du flytta data till Excel genom att importera data till Access. Observera att word Importera har två olika innebörd mellan Excel och Access. I Excel när du importerar (eller ansluta) du en permanent anslutning till data som kan uppdateras. I Access när du importerar kan hämta du data till Access en gång, men som inte har en permanent dataanslutning. När du importerar data lagras data i en ny eller befintlig tabell utan att ändra data i Excel. I Access kan importera du ett eller flera kalkylblad i en Excel-arbetsbok på en gång.

Guiden Importera behandlar importsteg och hjälper dig att fatta viktiga beslut om om du vill använda datatyper och lägga till sidhuvuden. Om du stöter på fel när du importerar data Access aviserar dig och sparas felen i en tabell så att du snabbt kan hitta och rätta dem. Till exempel det kan finnas en alfanumerisk postnummer täckt djupa nedåt i en kolumn som du trodde var siffror eller en ID-dubblett har upptäckts för ett primärnyckelfält. Du kan göra ändringar i Excel-arbetsboken och importera data eller göra ändringar i den nya tabellen i Access. När du utför åtgärden Spara de steg som du använde och till och med skapa en Outlook-uppgift som påminner dig när du ska göra importåtgärden regelbundet.

När alla data har importerats, det nu är inbyggt i Access, och du kan använda datablad och formulär för att lägga till, redigera och ta bort data. När du importerar data kan bestämma du om du vill ta bort data från Excel. Det är vanligtvis en bra idé att ha en enda plats för att uppdatera data.

Obs!: Importera data från Excel till Access importeras inte formler, bara resultatet av dessa.

Mer information finns i:

anslut till access-data från excel

Du kan också ansluta Access-data till Excel. Du gör detta genom att skapa en anslutning i Excel, ofta lagras i en Office-dataanslutningsfil (ODC) till Access-databas och hämta alla data från en tabell eller fråga. När du har kopplat till data, kan du också automatiskt uppdatera (eller uppdatera) Excel-arbetsböcker från den ursprungliga Access-databasen när databasen uppdateras med ny information.

Mer information finns i:

Rapport för anställda i tabellform

När dina data finns i Access kan dra du nytta av rapporten fantastisk matrisen verktygen för att skapa och anpassa. Vill du skapa en rapport med bara några få klick? Använd rapportguiden. Vill du skapa och ändra rapportlayout i realtid med realtidsdata, flytta och ändra storlek på datablock, lägga till och ta bort fält och direkt se ändringarna som du har skapat den? Använd layoutvyn. Om du vill interagera med rapporten om du vill söka, filtrera och sortera realtidsdata? Använda rapportvyn. Vill du lägga till kommandoknappar, sidnummer, bilder, hyperlänkar och professionella format allt på egen hand? Använda många Kontrollguider och gallerier i grupperna kontroller och Layout på fliken Design i menyfliksområdet. Med hjälp av Access kan skapa du enkelt enkla rapporter, gruppera och sammanfattande rapporter, adressetiketter, grafiska rapporter och underrapporter.

När rapporten har skapats kan du använda Access för att elektroniskt distribuera rapporten. Du kan till exempel skicka rapporten med hjälp av ett e-postmeddelande eller spara rapporten i olika format, till exempel en ögonblicksbild av Access eller en PDF-fil att lägga till en webbsida eller en SharePoint-webbplats.

Mer information finns i:

exempelformulär

När data finns i Access kan dra du nytta av de många formulär skapa och anpassa verktyg. Om du vill skapa ett formulär med bara några få klick? Använda Formulärguiden. Vill du skapa och ändra formulärlayout i realtid med realtidsdata, flytta och ändra storlek på datablock, lägga till och ta bort fält och direkt se ändringarna som du har skapat den? Använd layoutvyn. Vill du lägga till kommandoknappar, listrutor, kombinationsrutor, grupprutor, bilder, indatamasker, diagram, hyperlänkar och professionella format allt på egen hand? Använda många Kontrollguider och gallerier i grupperna kontroller och Layout på fliken Design i menyfliksområdet. Med hjälp av Access är det enkelt att skapa enkla formulär med flikar formulär, kontinuerliga formulär, menyformulär, modala dialogrutor och underformulär.

I Access, är det enkelt att skapa ett delat formulär som visar en synkroniserad datablad och formulär så att du kan få ut bäst av båda. När du har skapat ett snyggt formulär kan är det enkelt att bläddra, filtrera och även söka efter data bakom formuläret genom att använda standard navigeringsknappar och sökrutan längst ned i formuläret.

Delat formulär

Mer information finns i:

Autofilter

Oavsett vilken produkt du använder kan du filtrera data som ska arbeta med en delmängd av data och sortera data om du vill ordna precis som du vill använda. I Access, Excel-användare kan visa filtrera och sortera data i ett datablad utan att behöva igen Läs ett helt nytt användargränssnitt. Ikoner, kommandot menyer, kommandon, villkor och dialogrutor påminner mycket om, oavsett om du arbetar med text, tal, datum eller tomma celler. Du kan även spara filter och sorteringar tillsammans med databladsvyn.

Du kan skapa en fråga i Access och inte ens vet vad SQL står för. Fyra fråga guiderna kan du skapa enkla frågor, hitta dubbletter, söka efter omatchade poster och skapa korsfrågor. Du behöver även skapa frågan. bara filtrera och sortera data som du vill dess utseende och det sparas med ett datablad.

Villkor för Land

Mer information finns i:

Första sidan i Etikettguiden

Nu när din familj har vuxit helgdag kortet listan har plötsligt större och du behöver att hålla reda på mer födelsedagar och årsdagar. Inga problem. Du kan använda en Access-tabell eller fråga som en datakälla för kopplat dokument och skapa en dokumentkoppling med hjälp av guiden Koppla dokument i Word för bokstäver, kort, e-postmeddelanden och kuvert. Om du behöver skapa adressetiketter använda etikettguiden i Access för att skapa och skriva ut etiketterna från en rapport som du har skapat. Du kan även automatiskt lägga till en streckkod som motsvarar varje kundadressen ska skrivas ut.

Mer information finns i:

Både Access och Excel med kommandon för att ansluta till data i SharePoint-listor. I Excel finns en skrivskyddad (enkelriktad) anslutning till länkade SharePoint-listor. i Access kan du läsa och skriva (dubbelriktat) data i länkade SharePoint-listor. Access- och SharePoint-listor arbete mycket bra tillsammans. Access och SharePoint-datatyper – till exempel RTF, Lägg endast till (som stöd för uppföljning versionshistoriken i ett PM-fält), bifogade filer, räknare, uppslag och flervärdesfält – Ring för smidig integrering och få, om det finns några inkonsekventa data.

När du länkar SharePoint-listdata till en Access-databas, kan du ta med SharePoint-listan data offline i lokala Access-databas, arbeta med data lokalt och ansluter sedan till SharePoint-webbplatsen att överföra ändringarna. Konflikt dataändringar som andra användare ska hanteras av en konflikt upplösning guiden. Formulär och rapporter som skapas i Access är baserat på samma data, men länkade till SharePoint-listor.

Excel innehåller följande INTEGRATIONSPUNKTER med SharePoint Server.

Datafokuserade integrationspunkter i Excel

1. Gör en engångsimport av Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista, eller exportera Excel-kalkylbladsdata till en SharePoint-lista för att skapa en permanent och enkelriktad dataanslutning.

2. Använd den permanenta och enkelriktade dataanslutning för att uppdatera data i ett Excel-kalkylblad från SharePoint-listan.

3. Publicera Excel-arbetsböcker i Excel Services, och visa och interagera med data med hjälp av Excel Web Access-webbdel på en webbdelssida.

4. Importera (Anslut) data i en Excel-arbetsbok från OLAP-servrar, SQL Server och Access-databaser och textfiler.

I Access finns följande INTEGRATIONSPUNKTER med SharePoint Server.

1. Utför en engångsimport eller engångsexport av data mellan Access-vyer och en SharePoint-lista.

2. länka data mellan Access-tabeller och en SharePoint-lista genom att skapa en permanent tvåvägsanslutning. (Uppdaterade listdata i visas i en Access-tabell, uppdaterade Access-tabelldata kan förekomma i en lista.)

3. Ta listdata offline, uppdatera i Access, ta tillbaka online, synkronisera uppdateringar och lös konflikter.

4. Visa och redigera listdata i Access-datablad, -formulär och rapportvyer.

Mer information finns i:

Du kan skapa ganska sofistikerade skrivbordsdatabas program utan att någonsin skriva en rad med VBA-kod. Alla Access-objekt har en omfattande uppsättning egenskaper och händelser som är lättillgängliga från en egenskapslista tillsammans för att anpassa din lösning. Varje objekt har detaljerad designers som visar alla funktioner som är tillgängliga för dig. Ytterligare databasmallar finns tillgängliga på Office Online. Mallar för fält och tabell hjälper dig att skapa och anpassa nya tabeller snabbt. Du kan skapa en ny databas från grunden med inbyggda design Databasverktyg.

Access makron Använd en deklarativa miljö som inte kräver skriva en VBA-kod, så du inte behöver vara utvecklare. Varje makroinstruktion utför en aktivitet, till exempel öppnar ett formulär, kör en fråga, söka efter poster eller med ett meddelande. Du kan bädda in makron i händelse av rapporten, formulär och kontroller. De flesta makron har argument, och du kan lägga till villkorslogik i dem för att få dem att göra vad du vill. Du kan även ange variabler och gör felkontroll, igen utan att skriva VBA-kod.

Designa en prototyper och kör genom att IT-avdelning. Skapa en lösning för din grupp när de behöver ASAP och göra det på en shoestring med en bare ben personal. Hålla reda på biljetter sålde för företaget fest, spåra för tillverkning material eller skriva ut ett godkännande av taggar för delar. Spåra uppgifter, ärenden och resultat i projekt. Skapa en databas för försäljningsförlopp att övervaka potentiella affärsmöjligheter i ett begränsat antal säljare.

Mer information

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×