Datakällor du kan använda för dokumentkoppling

Mottagarna av en dokumentkoppling kommer vanligtvis från en lista med namn och data, t.ex. ett Excel-kalkylblad eller en kontaktlista i Outlook. Den befintliga listan kan också vara en databas som du kan ansluta till. Om du inte redan har en lista kan du skriva en i Word som en del av dokumentkopplingsprocessen.

Listan eller databasen kallas för dokumentkopplingens datakälla.

Välj vilken typ av lista du vill använda som datakälla:

Ny lista

Om du inte har en datakälla ännu väljer du Ange en ny lista och skapar en lista i formuläret som öppnas. Listan sparas som en databasfil (.mdb) som du kan återanvända.

Mer information om hur du skapar en ny lista finns i Skapa en dokumentkopplingslista i Word.

Befintlig lista

En befintlig lista kan vara ett Excel-kalkylblad, en Access-databas eller en annan typ av databas. Om du vill använda den som datakälla väljer du Använd en befintlig lista.

Viktigt!: Oavsett vilken typ av fil som används som datakälla är det viktigt att spara den på din lokala dator eller dela den. Det går inte att spara på en HTTP-plats för dokumentkoppling.

  1. Gå till Utskick > Välj mottagare > Använd en befintlig lista och välj sedan Ny källa för att öppna guiden Dataanslutning.

    dokumentkoppling för datakälla

  2. Välj den typ av datakälla som du vill använda för dokumentkopplingen och välj sedan Nästa.

    Guiden Dataanslutning

  3. Slutför dataanslutningen till kopplingsdokumentet genom att följa anvisningarna i guiden Dataanslutning.

Outlook-kontaktlista

Du kan hämta kontaktinformation direkt från din Outlook-kontaktlista i Word. Om du vill använda den som datakälla väljer du Välj bland dina Outlook-kontakter. Mer information finns i Använda Outlook-kontakter som datakälla för en dokumentkoppling.

Ny lista

Om du inte har en datakälla ännu väljer du Skapa en ny lista och använd sedan dialogrutorna som öppnas för att skapa din lista. Listan sparas som en dokument-fil som du kan återanvända.

Mer information om hur du skapar en ny lista finns i Skapa en ny dokumentkopplingslista med Word.

Befintliga datakällor

Här följer några exempel på datakällor som du kan använda för dokumentkoppling i Word.

  • Excel-kalkylblad

    Excel-kalkylblad fungerar bra som datakälla för dokumentkoppling. Data ska vara på ett ark och väl formaterad så att de kan läsas väl med Word. Mer information finns i förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling.

  • Outlook-kontaktlista

    Du kan hämta kontaktinformation direkt från din Outlook-kontaktlista in i Word. Se Exportera Outlook-objekt.

  • Apple-kontaktlista

    Du kan exportera Apple-kontakter till ett Excel-kalkylblad och använda det som din distributionslista för dokumentkopplingen.

  • Textfiler

    Du kan använda en textfil som innehåller datafält separerade (eller avgränsade) med tabbtecken eller kommatecken och dataposter avgränsade med stycketecken.

 

 

• Skapa en ny lista

I dialogrutan Redigera listfält skapar Word_generic automatiskt fält för viss grundläggande information, som förnamn, efternamn och adress. Om du vill lägga till ett nytt fält, till exempel ett meddelandefält, lägger du till det nu, så att du kan skriva in all information samtidigt.

  1. Skriv namnet på fältet som du vill lägga till under Nytt fältnamn. Klicka på + (plustecken).

    Tips: Om du vill ändra ordningen på fälten väljer du ett fält och flyttar det sedan med upp- och nedpilarna.

  2. När alla fält är som du vill ha dem och du vill skapa din nya lista väljer du Skapa.

 

 

• Använda en befintlig lista

  1. Bläddra till den fil du vill använda och välj Öppna.

  2. I dialogrutan Öppna arbetsbok väljer det blad du vill använda och gör något av följande:

    • Lämna Cellområde tomt om du vill använda hela kalkylbladet.

      eller

    • Ange ett cellintervall för de data du vill använda.

  3. Välj OK.

 

 

• Välj bland dina Outlook-kontakter

  1. Välj Filtrera mottagare för att markera de mottagare som ska ingå.

  2. Välj Fullständig post bredvid Koppla dokument för mottagare efter i dialogrutan Frågealternativ.

  3. I kontaktlistan markerar du de du vill inkludera i dokumentkopplingen. Välj sedan OK.

 

 

• Apple-kontakter

  1. Välj Filtrera mottagare för att markera de mottagare som ska ingå.

  2. I dialogrutan Frågealternativ under Apple-adressboksgrupper klickar du på den grupp du vill inkludera i dokumentkopplingen. Välj sedan OK.

 

 

File Maker Pro

  1. Bläddra till den fil du vill använda och välj Öppna.

  2. Välj en fältavgränsare i dialogrutan Rubrikpostavgränsare för att avgränsa varje fält och en postavgränsare för att avgränsa varje post. Välj OK.

Här följer några exempel på datakällor som du kan använda för dokumentkoppling i Word.

  • Excel-kalkylblad

    Ett Excel-kalkylblad fungerar bra som datakälla för dokumentkoppling om alla data är väl formaterade och samlade på ett ark så att det kan läsas med Word. Mer information finns i artikeln om att förbereda Excel-datakällan för en dokumentkoppling.

  • Outlook-kontaktlista

    Du kan hämta kontaktinformation direkt från Outlook-kontaktlistan till Word. Information finns i artikeln om att exportera Outlook-objekt.

  • Apple-kontaktlista

    Du kan exportera Apple-kontakter till ett Excel-kalkylblad och använda det som din distributionslista för dokumentkopplingen.

  • Textfiler

    Du kan använda en textfil som innehåller datafält separerade (eller avgränsade) med tabbtecken eller kommatecken och dataposter avgränsade med stycketecken.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×