Begränsa åtkomst till dokument med IRM (Information Rights Management) i Word

IRM (Information Rights Management) hjälper dig att förhindra att känslig information skrivs ut, vidarebefordras eller kopieras av obehöriga personer. Behörigheterna lagras i dokumentet där de autentiseras av en IRM-Server.

Med IRM i Office kan du hantera XPS-filer (XML Paper Specification) och följande Word-filtyper:

  • Documents    . doc

  • Documents    . docx

  • Makroaktiverat dokument    . docm

  • Template    . dot

  • Mallen   Template. dotx

  • Mall med makro aktive rad    . dotm

Konfigurera datorn för att använda IRM

Om du vill använda IRM i Office är minimikravet på programvara Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1). RMS-administratören kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan komma åt information och vilken nivå av redigering som är tillåten för ett e-postmeddelande. En företagsadministratör kan till exempel definiera en behörighetsmall med namnet ”Konfidentiellt”, som anger att ett e-postmeddelande som använder den principen endast kan öppnas av användare inom företagets domän.

Ladda ned behörigheter

Första gången du försöker öppna ett dokument med begränsad behörighet måste du ansluta till en licens Server för att bekräfta dina autentiseringsuppgifter och för att ladda ned en användnings licens. Användningslicensen definierar vilken åtkomstnivå du har till en fil. Den här processen krävs för varje fil som har begränsad behörighet. Innehåll med begränsad behörighet kan alltså inte öppnas utan en användningslicens. För nedladdningsbehörighet krävs att Office skickar dina autentiseringsuppgifter, som innehåller e-postadressen, och information om din behörighet till licensieringsservern. Informationen i dokumentet skickas inte till licens servern.

Begränsa behörighet till innehåll i filer

Med IRM kan du använda restriktioner per användare, per fil eller per grupp (gruppbaserade behörigheter kräver Active Directory-katalogtjänsten för grupp expansion). I ett dokument som Ranjit skapar kan han till exempel ge Helena-behörighet att läsa men inte ändra den. Ranjit kan sedan ge Bobbys behörighet för att redigera dokumentet. Ranjit kanske också bestämmer dig för att tillämpa en gräns på fyra dagar för både Helena och Bobbys åtkomst till dokumentet. 

Behörighet

  1. Spara dokumentet.

  2. Välj fliken Arkiv .

  3. Välj info, Välj Skydda dokument, peka på begränsa behörighet efter personeroch välj sedan begränsad åtkomst.

  4. I dialog rutan behörigheter väljer du begränsa behörighet till det här dokumentetoch tilldelar sedan de åtkomst nivåer du vill använda för varje användare.

    • Dina val kan vara begränsade om en administratör har angett anpassade behörighetsprinciper som enskilda användare inte kan ändra.

      Behörighetsnivåer

    • Läsa     Användare med Läs behörighet kan läsa ett dokument, men de har inte behörighet att redigera, skriva ut eller kopiera det.

    • Omarbetning     Användare med behörigheten Ändra kan läsa, redigera och spara ändringar i ett dokument, men de har inte behörighet att skriva ut det.

    • Fullständig behörighet     Användare med fullständig behörighet har fullständig behörighet och kan göra allt med dokumentet som en författare kan göra, till exempel ange förfallo datum för innehåll, förhindra utskrift och ge behörigheter till användarna. När behörigheten för ett dokument har upphört att gälla kan dokumentet bara öppnas av författaren eller av användare med fullständig behörighet till dokumentet. Författare har alltid fullständig behörighet.

  5. Om du vill ge någon fullständig behörighet i dialog rutan behörigheter väljer du fler alternativoch klickar sedan på pilen i kolumnen åtkomst nivå och väljer sedan fullständig behörighet i listan åtkomst nivå .

    Dialogrutan Behörighet

  6. När du har angett behörighets nivåer väljer du OK.

    Meddelande fältet visas, som visar att dokumentet är handhanterat. Om du måste göra ändringar i dokumentet väljer du Ändra behörighet.

    Meddelandefältet i Word

    Om ett dokument med begränsad behörighet vidarebefordras till en obehörig person visas ett meddelande med mottagarens e-postadress eller webbplats adress så att personen kan begära behörighet för dokumentet.

    Dialogruta i Word som anger att ett dokument med begränsad behörighet har vidarebefordrats till en obehörig person

    Om författaren väljer att inte ta med en e-postadress får obehöriga användare ett felmeddelande.

Ange ett utgångsdatum för en fil
  1. Öppna filen.

  2. Gå till filen.

  3. Gå till fliken info , Välj Skydda dokument, peka på begränsa behörighet efter personeroch välj sedan begränsad åtkomst.

  4. I dialog rutan behörigheter markerar du kryss rutan begränsa behörighet till det här dokumentet och väljer sedan fler alternativ.

  5. Under ytterligare behörigheter för användaremarkerar du kryss rutan detta dokument upphör att gälla och anger sedan ett datum.

  6. Välj OK två gånger.

Använda ett annat Windows-användarkonto för att rättighetshantera filer

  1. Öppna dokumentet, kalkylbladet eller presentationen.

  2. Välj fliken Arkiv .

  3. Gå till fliken info , Välj Skydda dokument, peka på begränsa behörighet efter personeroch välj sedan Hantera autentiseringsuppgifter.

  4. Gör något av följande:

    • Välj e-postadressen för det konto som du vill använda i dialog rutan Välj användare och välj sedan OK.

    • I dialog rutan Välj användare väljer du Lägg till, anger dina inloggnings uppgifter för det nya kontot och väljer sedan OK två gånger.

      Dialogrutan Välj användare

Visa innehåll med begränsad behörighet

Om du vill visa rättighetsskyddat innehåll som du har behörighet till med Office öppnar du bara dokumentet.

Om du vill visa de behörigheter du har kan du antingen välja Visa behörighet i meddelande fältet eller välja det här dokumentet innehåller en behörighets princip Knapp som anger att dokumentet innehåller en behörighetsprincip .

IRM i Office för Mac 2011 och Office för Mac 2016 innehåller tre behörighetsnivåer.

  • Läsa   Läsa

  • Ändra   Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar

  • Fullständig behörighet   Läsa, redigera, kopiera, spara ändringar, skriva ut, ange utgångsdatum för innehåll, bevilja behörigheter till användare, få till innehåll med programmering

Gör något av följande:

Ange behörighetsnivåer manuellt

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Om det här är första gången du använder licensservern anger du användarnamn och lösenord för licensservern och markerar sedan kryssrutan Spara lösenordet i Mac OS-nyckelringen.

    Obs!: Om du inte väljer Spara lösen ord på Mac OS-nyckelringkan du behöva ange ditt användar namn och lösen ord flera gånger.

  3. I rutorna Läsa, Ändra eller Fullständig behörighet anger du e-postadressen till eller namnet på den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.

  4. Om du vill söka i adress boken efter e-postadressen eller namnet väljer du Knappen Kontakter .

  5. Om du vill tilldela en åtkomst nivå till alla personer i din adress bok väljer du Lägg till alla Lägg till alla .

  6. När du har angett behörighets nivåer väljer du OK.

    Meddelandefältet visas med ett meddelande om att dokumentet är behörighetshanterat.

Använda en mall för att begränsa behörighet

En administratör kan konfigurera företagsspecifika IRM-principer som definierar vem som kan se information om användarnas behörighetsnivåer. De här aspekterna av behörighetshanteringen definieras med AD RMS-servermallar (Active Directory Rights Management Services). En företagsadministratör kan till exempel definiera en mall med namnet Konfidentiellt, som anger att dokument med den policyn enbart kan öppnas av användare inom företagets domän.

  • Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan önskad rättighetsprincipmall.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

Ändra eller ta bort behörighetsnivåer som du har angett

Om du använder en mall för begränsad behörighet kan du inte ändra eller ta bort några behörighetsnivåer. De här stegen fungerar bara om du har angett behörighetsnivåer manuellt.

  1. Välj ändra behörigheteri meddelande fältet.

  2. I rutorna Läsa, Ändra och Fullständig behörighet anger du en ny e-postadress eller ett nytt namn för den person eller grupp som du vill tilldela en behörighetsnivå.

  3. Om du vill ta bort en person eller en grupp personer från en åtkomst nivå markerar du e-postadressen och trycker på DELETE.

  4. Om du vill ta bort alla från en behörighets nivå väljer du lägg till alla Lägg till alla .

Ange ett utgångsdatum för en begränsad fil

Författare kan använda dialog rutan Ange behörigheter för att ange förfallo datum för innehåll.

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Välj fler alternativoch välj sedan det här dokumentet upphörden och ange sedan datum.

    När behörigheten för ett dokument har gått ut kan dokumentet endast öppnas av författaren eller av användare med fullständig behörighet.

Tillåta användare med läs- eller ändringsbehörighet att skriva ut innehåll

Som standard kan användare med läs- och ändringsbehörighet inte skriva ut.

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Välj fler alternativoch välj sedan Tillåt personer med ändrings-eller Läs behörighet för att skriva ut innehåll.

Tillåta användare med läsbehörighet att kopiera innehåll

Som standard kan användare med läsbehörighet inte kopiera innehåll.

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Välj fler alternativoch välj sedan Tillåt personer med Läs behörighet att kopiera innehåll.

Tillåta körning av skript i en begränsad fil

Författare kan ändra inställningarna så att Visual Basic-makron kan köras när ett dokument öppnas och AppleScript-skript kan komma åt information i det begränsade dokumentet.

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Välj fler alternativoch välj sedan Access-innehållprogrammatiskt.

Kräv en anslutning för att verifiera behörigheter

Som standard måste användarna autentisera genom att ansluta till AD RMS-servern första gången de öppnar ett begränsat dokument. Du kan ändra detta så att de måste autentisera varje gång de öppnar ett begränsat dokument.

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj sedan begränsad åtkomst.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Välj fler alternativoch välj sedan Kräv en anslutning för att verifiera behörigheter .

Ta bort begränsningar

  1. Välj behörigheterunder skyddpå fliken Granska och välj inga restriktioner.

    Fliken Granska i Word, gruppen Skydd

  2. Välj ta bort begränsningari dialog rutan.

Närliggande avsnitt

Begränsa behörighet till innehåll i en fil

Lägga till autentiseringsuppgifter för att öppna en fil som hanteras med filhanterade filer eller meddelande
format som fungerar med IRM

I iOS-versionerna av Office kan du öppna IRM-skyddade filer som du får om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.

Om du prenumererar på Office 365 med Azure Rights Management och IT-avdelningen har definierat några IRM-mallar som du kan använda så kan du tilldela de här mallarna till filer i Office för iOS.

Om du vill skydda en fil Tryck på knappen Redigera Ikonen Redigera i appen går du till fliken Granska och trycker på knappen begränsa behörigheter . Du ser en lista över tillgängliga IRM-principer. Välj det du vill använda och tryck på klart för att tillämpa.

Obs!: Om knappen Begränsa behörigheter inte är aktiverat i appen så kan du öppna valfritt IRM-skyddat dokument och initiera den.

I Android-versionen av Office öppnas eventuella IRM-skyddade filer som du tar emot om du är inloggad med ett konto som har behörighet till filen. När du öppnar en IRM-skyddad fil ser du ett informationsfält högst upp där du kan se de behörigheter som har tilldelats den här filen.

När du öppnar en IRM-skyddad fil i Office för Android kan du visa vilka behörigheter du har tilldelats.

IRM (Information Rights Management) har följande funktioner:

  • Förhindrar en behörig mottagare av begränsat innehåll från att vidarebefordra, kopiera, ändra, skriva ut, faxa eller klistra in innehåll för obehörig användning

  • Begränsar innehåll var det än skickas

  • Tillämpar ett förfallodatum för filen så att innehåll i dokument inte kan visas efter en angiven tid

  • Tillämpar principer som företaget antagit för användning och spridning av innehåll inom företaget

IRM kan inte förhindra att begränsat innehåll:

  • Raderas, stjäls eller samlas in och överförs av skadliga program som trojaner, tangentbordsloggningsprogram och vissa typer av spionprogram

  • Förloras eller skadas på grund av datorvirus

  • Kopieras för hand eller skrivs av från en visning på en mottagares skärm

  • Avbildas digitalt (när det visas på en skärm) av en mottagare

  • Kopieras med hjälp av skärmbildsinspelningsprogram från tredje part

Obs!:  Den här sidan har översatts automatiskt och kan innehålla grammatiska fel och andra felaktigheter. Vår avsikt är att innehållet ska vara användbart för dig. Skulle du vilja svara på om informationen var till hjälp? Här är den engelska artikeln som en referens.

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders