Att tänka på när du uppdaterar data

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

En väldesignad databas skyddar inte bara data integriteten, men är lättare att underhålla och uppdatera. En Access-databas är inte en fil i samma mening som ett Microsoft Word-dokument eller ett Microsoft PowerPoint-bildspel. I stället är det en samling objekt – tabeller, formulär, rapporter, frågor och så vidare, som måste samar beta för att fungera korrekt.

Användare anger främst data via kontroller. Vad du gör med en viss kontroll beror på vilken datatyp som är angiven för det underliggande tabell fältet, eventuella egenskaper som angetts för det fältet och egenskaperna för kontrollen. Slutligen bör du överväga att använda ytterligare databas funktioner som verifiering, standardvärden, listor och uppslag samt sammanhängande uppdateringar. 

Mer information om hur du uppdaterar data från en användar pekare finns i sätt att lägga till, redigera och ta bort poster.

I den här artikeln

Hur databas design påverkar data inmatning

Informationen som du håller på att hålla i en databas lagras i tabellersom innehåller information om ett visst ämne, till exempel till gångar eller kontakter. Varje post i en tabell innehåller information om ett objekt, till exempel en viss kontakt. En post består av fält, till exempel namn, adress och telefonnummer. En post kallas för en rad och ett fält kallas ofta för en kolumn. Dessa objekt måste följa en uppsättning design principer eller så fungerar databasen dåligt eller fungerar inte helt. I sin tur påverkar dessa design principer hur du anger data. Tänk på följande:

  • Tabeller    Alla data i en eller flera tabeller lagras. Hur många tabeller du använder beror på databasens design och komplexitet. Även om du kan visa data i ett formulär, en rapport eller i ett resultat som returneras av en fråga lagras endast data i tabeller och de andra objekten i databasen med de här tabellerna. Varje tabell bör baseras på ett ämne. En tabell med affärs kontakt information ska till exempel inte innehålla försäljnings information. Om det gör det kan det vara svårt att hitta och redigera rätt information.

  • Datatyper    Vanligt vis accepterar varje fält i en tabell bara en typ av data. Du kan till exempel inte lagra anteckningar i en fält uppsättning för att acceptera nummer. Om du försöker ange text i ett sådant fält visas ett fel meddelande. Men det är inte en fast och snabb regel. Du kan till exempel lagra nummer (till exempel post nummer) i ett fält som är inställt på den korta text data typen, men det går inte att utföra beräkningar på den informationen eftersom Access betraktar ett texts tycke.

    Med vissa undantag ska fälten i en post endast acceptera ett värde. Du kan till exempel inte ange fler än en adress i ett adress fält. Det här är i motsats till Microsoft Excel, som du kan använda för att ange ett valfritt antal namn eller adresser eller bilder i en enskild cell om du inte anger den cellen för att acceptera begränsade typer av data. 

  • Flervärdesfält    I Access finns en funktion som kallas ett flervärdesfält för att bifoga flera data delar till en enda post och för att skapa listor som accepterar flera värden. Du kan alltid identifiera en lista med fler värden eftersom en kryss ruta visas bredvid varje List objekt. Du kan till exempel koppla ett bild spel i Microsoft PowerPoint och ett antal bilder till en post i databasen. Du kan också skapa en lista med namn och välja så många av namnen som behövs. Användning av flervärdesfält kan verka för att bryta reglerna för databas design eftersom du kan lagra mer än en post per tabell fält. Men Access tillämpar reglerna "bakom kulisserna" genom att lagra data i speciella, dolda tabeller.

  • Använda formulär    Du skapar vanligt vis formulär när du vill göra en databas enklare att använda, och för att säkerställa att användarna anger data korrekt. Hur du använder ett formulär för att redigera data beror på formulärets design. Formulär kan innehålla ett antal kontroller, till exempel listor, text rutor, knappar och till och med datablad. De olika kontrollerna antingen läser data från eller skriver data till ett underliggande fält i tur och ordning.

Mer information finns i grundläggande databas design och skapa en tabell och lägga till fält.

Överst på sidan

Ange ett standardvärde för ett fält eller en kontroll

Om ett stort antal poster delar samma värde för ett visst fält, till exempel en stad eller ett land/en region, kan du spara tid genom att ange ett standardvärde för kontrollen som är bunden till fältet eller själva fältet. När du öppnar formuläret eller tabellen för att skapa en ny post visas standardvärdet i den kontrollen eller fältet.

I en tabell

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. Högst upp i vyn väljer du fältet.

  3. Längst ned i vyn väljer du fliken Allmänt .

  4. Ange önskat värde för egenskapen Standardvärde.

I ett formulär

  1. Öppna formuläret i layout -eller designvyn.

  2. Högerklicka på den kontroll som du vill arbeta med och klicka sedan på Egenskaper.

  3. Ange önskat värde i egenskapen Standardvärde på fliken data .

Överst på sidan

Använda verifierings uttryck för att begränsa data

Du kan verifiera data i Skriv bords databaser i Access när du anger den med hjälp av verifierings uttryck. Verifieringsuttryck kan anges i vyerna tabelldesign eller tabelldatablad. Det finns tre typer av verifieringsuttryck i Access:

  • Fält verifierings uttryck    Du kan använda ett fält verifierings uttryck för att ange ett villkor som alla giltiga fält värden måste uppfylla. Du behöver bara ange det aktuella fältet som en del av uttrycket om du använder fältet i en funktion. Begränsningar för vilka typer av tecken som får anges i ett fält kan vara enklare att göra med en Indatamask. Till exempel kan ett datafält ha ett verifieringsuttryck som inte tillåter värden i förfluten tid.

  • Verifierings uttryck för post    Du kan använda ett post verifierings uttryck för att ange ett villkor som alla giltiga poster måste uppfylla. Du kan jämföra värden mellan olika fält med postverifieringsuttrycket. En post med två datum fält kan till exempel kräva att värden i ett fält alltid föregår värden för det andra fältet (till exempel startDate är före EndDate).

  • Verifiering i ett formulär    Du kan använda egenskapen verifierings uttryck för en kontroll i ett formulär för att ange ett villkor som alla värden som anges för kontrollen måste uppfyllas. Egenskapen Verifieringsuttryck för kontroller fungerar som ett fältverifieringsuttryck. Vanligtvis använder du ett verifieringsuttryck för formulär i stället för ett fältverifieringsuttryck om uttrycket bara ska gälla specifikt för formuläret och inte för tabellen, oavsett var den används.

Mer information finns i begränsa indata med hjälp av verifierings uttryck.

Överst på sidan

Arbeta med värde listor och uppSlags fält

Det finns två typer av listdata i Access:

  • Värde listor    Dessa innehåller en hårdkodad uppsättning värden som du anger manuellt. Värdena finns i egenskapen rad källa för fältet.

  • Uppslagsfält    Dessa används för att hämta värden från en annan tabell. Egenskapen rad källa för fältet innehåller en fråga i stället för en hårdkodad lista med värden. Frågan hämtar värden från en eller flera tabeller i en databas. Som standard presenterar uppslags fältet dessa värden i form av en lista. Beroende på hur du anger uppslags fältet kan du välja ett eller flera objekt i listan.

    Obs!    UppSlags fält kan förväxla nya användare eftersom en lista med objekt visas på en plats (listan som skapas från informationen i uppslags fältet), men informationen kan finnas på en annan plats (tabellen som innehåller data).

Som standard visas listdata i en kombinations Rute kontroll, men du kan ange en listruta. En kombinations ruta som visar listan öppnas och stängs när du gör ett val. En listruta är alltid öppen när du vill.

Om du vill redigera listor kan du även köra kommandot Redigera List objekt eller redigera data direkt i egenskapen Radkälla för käll tabellen. När du uppdaterar data i ett uppslags fält uppdaterar du käll tabellen.

Om egenskapen Typ av radkälla i din listruta eller kombinationsruta är inställd på Värdelista kan du redigera listan med värden medan formuläret är öppet i formulärvyn. På så sätt slipper du växla till designvyn eller layoutvyn, öppna egenskapslistan och redigera egenskapen Radkälla för kontrollen varje gång du behöver göra någon ändring i listan. Om du ska redigera värdelistan måste egenskapen Tillåt redigering av värdelistor för listrutan eller kombinationsrutan vara inställd på Ja.

Mer information finns i skapa en lista med alternativ med en listruta eller kombinations ruta.

Förhindra redigering av värdelistan i formulärvyn

  1. Högerklicka i formuläret i navigeringsfönstret och klicka sedan på Designvy eller Layoutvy.

  2. Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på F4 så att egenskapslistan visas.

  3. På fliken Data i egenskapslistan ställer du in egenskapen Tillåt redigering av värdelistorNej.

  4. Klicka på Arkiv och sedan på Spara, eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

Ange ett annat formulär för redigering av värdelistan

Access tillhandahåller ett inbyggt formulär som standard för redigering av värdelistan. Om du har ett annat formulär som du vill använda istället kan du ange formulärets namn vid egenskapen Redigeringsformulär för listobjekt så här:

  1. I navigeringsfönstret högerklickar du på formuläret och sedan på Designvy eller Layoutvy på snabbmenyn.

  2. Markera kontrollen genom att klicka på den och tryck sedan på F4 så att egenskapslistan visas.

  3. På fliken Data i egenskapslistan klickar du på pilen i den nedrullningsbara listrutan i egenskapsrutan Redigeringsformulär för listobjekt.

  4. Klicka på det formulär du vill använda för att redigera värdelistan.

  5. Klicka på filen och sedan på Spara, eller tryck på CTRL + S Bild av knapp .

Undersöka ett uppslags fält i ett formulär

  1. Öppna formuläret i layout -eller designvyn.

  2. Högerklicka på list rutan eller kombinations Rute kontrollen och klicka på Egenskaper.

  3. I egenskaps listan klickar du på fliken alla och letar reda på egenskaperna Radkälla och Radkälla . Egenskapen typ av radkälla ska innehålla antingen värde lista eller tabell/frågaoch egenskapen rad källa ska innehålla antingen en lista med objekt avgränsade med semikolon eller en fråga. Om du vill ha mer utrymme högerklickar du på egenskapen och väljer Zooma eller trycker på SKIFT + F2.

    Normalt använder värde listor den här grundläggande syntaxen: "objekt"; " objekt";" objekt"

    I det här fallet är listan en uppsättning objekt omgiven av dubbla citat tecken och avgränsade med semikolon.

    Välj frågor Använd den här grundläggande syntaxen: Välj [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i tabellen eller frågan. Den andra satsen refererar bara till tabellen eller frågan. Här är en viktig punkt för att komma ihåg: SELECT-satsen måste inte innehålla namnet på en tabell eller fråga, men den måste innehålla namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga. Så du kan alltid hitta käll tabellen eller käll frågan för ett uppslags fält genom att läsa FROM-satsen.

  4. Gör något av följande.

    • Om du använder en värde lista kan du redigera objekten i listan. Se till att omge varje objekt med dubbla citat tecken och avgränsa varje objekt med ett semikolon.

    • Om frågan i uppslags listan refererar till en annan fråga öppnar du den andra frågan i designvyn (Högerklicka på frågan i navigerings fönstret och klicka på designvy). Anteckna namnet på tabellen som visas i den övre delen av frågedesignern och gå sedan till nästa steg.

      Om frågan i uppSlags fältet refererar till en tabell kan du anteckna namnet på tabellen och gå till nästa steg.

  5. Öppna tabellen i databladsvynoch redigera sedan List alternativen.

Undersöka ett uppslags fält i en tabell

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. I den övre delen av frågerutnätet, i kolumnen datatyp , klickar du på eller på annat sätt placerar fokus på något av fälten text, tal eller Ja/Nej.

  3. I den nedre delen av tabell design rutnätet klickar du på fliken uppslag och tittar sedan på egenskaperna Radkälla och Radkälla.

    Egenskapen typ av radkälla måste läsa värde lista eller tabell/fråga. Egenskapen Radkälla måste innehålla antingen en värde lista eller en fråga.

    Värde listor Använd den här grundläggande syntaxen: "objekt"; " objekt";" objekt"

    I det här fallet är listan en uppsättning objekt omgiven av dubbla citat tecken och avgränsade med semikolon.

    Vanligt vis väljer du frågor Använd denna grundläggande syntax: Välj [table_or_query_name]. [ field_name] from [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell eller fråga och ett fält i tabellen eller frågan. Den andra satsen refererar bara till tabellen eller frågan. Här är en viktig punkt för att komma ihåg: SELECT-satsen måste inte innehålla namnet på en tabell eller fråga, men den måste innehålla namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga. Så du kan alltid hitta käll tabellen eller käll frågan för ett uppslags fält genom att läsa FROM-satsen.

  4. Gör något av följande.

    • Om du använder en värde lista kan du redigera objekten i listan. Se till att omge varje objekt med dubbla citat tecken och avgränsa varje objekt med ett semikolon.

    • Om frågan i uppSlags fältet refererar till en annan fråga kan du öppna den andra frågan i designvyn (Högerklicka på frågan och klicka på designvy) i navigerings fönstret. Anteckna namnet på tabellen som visas i den övre delen av frågedesignern och gå sedan till nästa steg.

      Om frågan i uppSlags fältet refererar till en tabell kan du anteckna namnet på tabellen och gå till nästa steg.

  5. Öppna tabellen i databladsvynoch redigera sedan List alternativen.

Överst på sidan

Ta bort data från en värde lista eller ett uppSlags fält

Objekten i en värdelista finns i samma tabell som de övriga värdena i en post. Data i ett uppslags fält placeras däremot i en eller flera andra tabeller. Om du vill ta bort data från en värde lista öppnar du tabellen och redigerar objekten.

För att ta bort data från en uppslagslista krävs fler steg, och de stegen varierar beroende på om frågan för uppslagslistorna hämtar data från en tabell eller en annan fråga. Om frågan för uppslagslistan är baserad på en tabell kan du identifiera den tabellen och fältet som innehåller de data som visas i listan. Då kan du öppna källtabellen och redigera informationen i fältet. Om frågan för uppslagslistan baseras på en annan fråga måste du öppna den andra frågan, hitta källtabellen och fältet som den andra frågan hämtar data från, och ändra värdena i den tabellen.

Ta bort data från en värdelista

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. I den övre delen av rutnätet markerar du tabellfältet som innehåller värdelistan.

  3. I den nedre delen av rutnätet klickar du på fliken Uppslag och letar sedan upp egenskapen Radkälla.

    Som standard finns det dubbla citattecken runt objekten i en värdelista och de enskilda objekten avgränsas från varandra med semikolon: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Vid behov kan du ta bort objekten från listan. Kom ihåg att ta bort citattecken som omger varje borttaget objekt. Lämna inte kvar inledande semikolon och lämna heller inte par med semikolon tillsammans (;;), och om du tar bort det sista objektet i listan måste du ta bort det avslutande semikolonet.

    Viktigt    Om du tar bort ett objekt från en värdelista och det finns poster i tabellen där det borttagna objektet redan används, förblir det borttagna objektet en del av posten tills du ändrar den. Anta att ditt företag har ett lager på orten A, men säljer den byggnaden. Om du tar bort ”Ort A” i listan med lager visas ”Ort A” i tabellen tills du ändrar de värdena.

Ta bort data från ett uppslags fält

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. Markera uppslagsfältet i den övre delen av designrutnätet.

  3. I den nedre delen av designrutnätet klickar du på fliken Uppslag och letar sedan upp egenskaperna Typ av radkälla och Radkälla.

    Egenskapen Typ av radkälla bör visa Tabell/Fråga, och egenskapen Radkälla måste innehålla en fråga som refererar till en tabell eller en fråga. Frågor för uppslags fält börjar alltid med Word Select.

    I regel (men inte alltid) använder en urvalsfråga den här grundläggande syntaxen: VÄLJ [table_or_query_name].[field_name] FRÅN [table_or_query_name].

    I det här fallet innehåller frågan två satser (VÄLJ och FRÅN). Den första satsen refererar till en tabell och till ett fält i tabellen och den andra delen refererar endast till tabellen. Viktigt att komma ihåg: I satsen FRÅN anges alltid namnet på källtabellen eller källfrågan. VÄLJ-satser innehåller kanske inte alltid namnet på en tabell eller en fråga, även om de alltid innehåller namnet på minst ett fält. Men alla FRÅN-satser måste referera till en tabell eller fråga.

  4. Gör något av följande:

    • Om frågan i uppSlags fältet refererar till en annan fråga klickar du på knappen skapa (på fliken data på egenskaps sidan klickar du på Knappen Verktyg Next) för att öppna frågan i designvyn. Anteckna namnet på den tabell som visas i den övre delen av frågedesignern och fortsätt sedan med steg 5.

    • Om frågan i uppslagsfältet refererar till en tabell antecknar du namnet på tabellen och fortsätter sedan till steg 5.

  5. Öppna käll tabellen i databladsvyn.

  6. Leta upp fältet som innehåller de data som används i uppslagslistan och redigera informationen efter behov.

Överst på sidan

Hur data typer påverkar hur du skriver in data

När du utformar en databas tabell väljer du en datatyp för varje fält i tabellen, en process som hjälper till att säkerställa mer korrekta data inmatningar.

Visa data typer

Gör något av följande:

Använda databladsvyn

  1. Öppna tabellen i databladsvyn.

  2. Titta på värdet i listan datatyp i gruppen formatering på fliken fält . Värdet ändras när du placerar markören i de olika fälten i tabellen:

    Listan Datatyp

Använda designvyn

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. Titta på frågerutnätet. I den övre delen av rutnätet visas namn och datatyp för varje tabell fält.

    Fält i designvyn

Så här påverkar data inmatningen

Den datatyp som du anger för varje tabell fält ger den första kontrollen över vilken typ av data som tillåts i ett fält. I vissa fall, till exempel ett långt textfält, kan du ange vilken information som helst. I andra fall, till exempel ett Räknare-fält, hindrar data typs inställningen för fältet ingen information alls. I följande tabell finns de data typer som Access ger och hur de påverkar data inmatningen.

Mer information finns i data typer för Access-databaser och ändra eller ändra data typs inställningen för ett fält.

Datatyp

Effekt på data inmatning

Kort text

Observera att från och med Access 2013 har textdatatyper bytt namn till Kort text.

Korta textfält accepterar antingen text eller numeriska tecken, inklusive avgränsade listor med objekt. Ett textfält accepterar ett mindre antal tecken än ett långt textfält – från 0 till 255 tecken. I vissa fall kan du använda konverterings funktioner för att utföra beräkningar på data i ett kort textfält.

Lång Text

Obs! i Access 2013 har data typerna för PM bytt namn till lång text.

Du kan ange stora mängder text och numeriska data i den här typen av fält på upp till 64 000 tecken. Du kan också använda RTF-formatering för att ange att fältet har stöd för formaterad textformatering, till exempel Word. Du kan till exempel använda olika teckensnitt och tecken storlekar för specifika tecken i texten och göra dem fetstilta eller kursiva och så vidare. Du kan också lägga till HTML-taggar (Hypertext Markup Language) i data. Mer information finns i Infoga eller lägga till ett RTF-fält.

Dessutom har långa textfält en egenskap som heter APPEND. När du aktiverar egenskapen kan du lägga till nya data i ett långt textfält, men du kan inte ändra befintliga data. Funktionen är avsedd att användas i program som ärende uppföljnings databaser, där du kan behöva behålla en permanent post som inte är ändrings bar. När du placerar markören i ett långt textfält med egenskapen endast Lägg till aktive rad försvinner texten i fältet. Du kan inte tillämpa formatering eller andra ändringar i texten.

Precis som i korta textfält kan du också köra konverterings funktioner mot data i ett långt textfält.

Tal

Du kan bara ange siffror i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värdena i ett tal-fält.

Stort tal

Obs! data typerna för stort tal är bara tillgängliga i Office 365-prenumerations versionen av Access.

Du kan bara ange siffror i den här typen av fält och du kan utföra beräkningar på värdena i ett stort tal-fält.

Mer information finns i Använda datatypen Stort tal.

Datum/tid

Du kan bara ange datum och tid i den här typen av fält. 

Du kan ställa in en indatamask för fältet (en serie litteraler och plats hållare som visas när du markerar fältet) måste du ange data i de utrymmen och format som masken erbjuder. Om du till exempel ser en mask som MMM_DD_YYYY måste du skriva in ULT 11 2017 i de utrymmen som tillhandahålls. Du kan inte ange ett fullständigt månads namn eller ett tvåsiffrigt årtal. Mer information finns i styra data inmatnings format med indatamasker.

Om du inte skapar en indatamask kan du ange värdet med ett giltigt datum-eller tids format. Du kan till exempel skriva 11 okt. 2017, 10/11/17, 11 oktober 2017 och så vidare.

Du kan också använda ett visnings format för fältet. Om det inte finns någon indatamask kan du ange ett värde i nästan alla format, men datum visas i enlighet med visnings formatet. Du kan till exempel ange 10/11/2017, men visnings formatet kanske är inställt så att värdet visas som 11-okt-2017.

Mer information finns i infoga dagens datum.

Currency

Du kan endast ange valuta värden i den här typen av fält. Du behöver heller inte ange en valuta symbol manuellt. Som standard används valuta symbolen (¥, £, $ och så vidare) i de nationella inställningarna i Windows. Du kan ändra valuta symbolen så att den reflekterar en annan valuta om det behövs.

Räknare

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fält när som helst. Access ökar värdena i ett Räknare-fält när du lägger till en ny post i en tabell.

Beräknad

Du kan inte ange eller ändra data i den här typen av fält när som helst. Resultaten för det här fältet bestäms av ett uttryck som du definierar. I Access uppdateras värdena i ett beräknat fält när du lägger till eller redigerar en ny post i en tabell.

Ja/Nej

När du klickar på ett fält som är inställt på den här data typen visas antingen en kryss ruta eller en listruta, beroende på hur du formaterar fältet. Om du formaterar fältet för att visa en lista kan du välja antingen Ja eller Nej, Sant eller falskt, eller eller av från listan, igen beroende på vilket format som används för fältet. Du kan inte ange värden i listan eller ändra värdena i listan direkt från ett formulär eller en tabell.

OLE-objekt

Du använder den här typen av fält när du vill visa data från en fil som skapats med ett annat program. Du kan till exempel Visa en textfil, ett Excel-diagram eller ett PowerPoint-bildspel i ett OLE-OBJEKTFÄLT.

Bifogade filer ger ett snabbare, enklare och mer flexibelt sätt att visa data från andra program.

Hyperlänk

Du kan ange data i den här typen av fält, så radbryts de i en webb adress. Om du till exempel skriver ett värde i fältet omger Access texten med http://www.your_text. com. Om du anger en giltig webb adress fungerar länken. Annars visas ett fel meddelande i länken.

Dessutom kan det vara svårt att redigera befintliga hyperlänkar eftersom ett hyperlänkfält med musen startar webbläsaren och du tar dig till den webbplats som anges i länken. Om du vill redigera ett hyperlänkfält markerar du ett intilliggande fält, använder TABB-eller piltangenterna för att flytta fokus till fältet hyperlänk och trycker sedan på F2 för att aktivera redigering.

Bifogad fil

Du kan bifoga data från andra program till den här typen av fält, men du kan inte skriva in text eller numeriska data.

Mer information finns i bifoga filer och bilder till posterna i databasen.

Uppslagsguiden

UppSlags guiden är inte en datatyp. I stället använder du guiden för att skapa två typer av list rutor: värde listor och uppslags fält. En värde lista använder en avgränsad lista med objekt som du anger manuellt när du använder uppSlags guiden. Dessa värden kan vara oberoende av andra data eller objekt i databasen.

Med uppslags fält används en fråga för att hämta data från en eller flera av de andra tabellerna i en databas. Uppslags fältet visar då informationen i en listruta. Som standard ställer uppSlags guiden in tabell fältet till data typen tal.

Du kan arbeta med uppslags fält direkt i tabeller och i formulär och rapporter. Som standard visas värdena i ett uppslags fält i en typ av list kontroll som kallas en kombinations ruta – en lista med en nedrullningsbar pil:

En tom uppslagslista

Du kan också använda en listruta som visar flera objekt med en rullnings list för att se fler objekt:

En enkel listrutekontroll i ett formulär

Beroende på hur du anger uppslags fält och kombinations rutan kan du redigera objekten i listan och lägga till objekt i listan genom att inaktivera egenskapen begränsa till lista för uppslags fältet.

Om du inte direkt kan redigera värdena i en lista måste du lägga till eller ändra data i din fördefinierade lista med värden eller i tabellen som fungerar som källa för uppslags fältet.

När du skapar ett uppslags fält kan du även ange att det ska stödja flera värden. När du gör det visas en kryss ruta bredvid varje List objekt och du kan markera eller avmarkera så många objekt som behövs. Den här bilden illustrerar en typisk lista med flera värden:

En kryssrutelista.

Information om hur du skapar flervärdesfält och använder de resulterande listorna finns i skapa eller ta bort ett flervärdesfält.

Överst på sidan

Hur tabell fälts egenskaper påverkar hur du anger data

Utöver de design principer som styr strukturen för en databas och data typerna som styr vad du kan ange i ett visst fält kan flera fält egenskaper också påverka hur du anger data i en Access-databas.

Visa egenskaper för ett tabell fält

I Access finns det två sätt att visa egenskaperna för ett tabell fält.

I databladsvyn

  1. Öppna tabellen i databladsvyn.

  2. Klicka på fliken fält och Använd kontrollerna i gruppen formatering för att visa egenskaperna för varje tabell fält.

I designvyn

  1. Öppna tabellen i designvyn.

  2. I den nedre delen av rutnätet klickar du på fliken Allmänt om den inte redan är markerad.

  3. Om du vill visa egenskaperna för ett uppslags fält klickar du på fliken uppslag .

Så här påverkar data inmatningen

I följande tabell visas de egenskaper som har den största effekten på data inmatningen och förklarar hur data anges.

Egenskap

Plats i tabell design rutnät

Möjliga värden

Beteende när du försöker ange data

Fältstorlek

Fliken Allmänt

0-255

Tecken begränsningen gäller endast för fält som anges till data typen text. Om du försöker ange mer än det angivna antalet tecken klipps de av.

Obligatoriskt

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När den här egenskapen är aktive rad tvingar du dig att ange ett värde i ett fält och Access tillåter inte att du sparar nya data förrän du fyller i ett obligatoriskt fält. När fältet är inaktiverat accepteras nullvärden, vilket betyder att fältet kan vara tomt.

Ett null-värde är inte samma sak som ett nollvärde. Noll är en siffra och "null" är ett saknat, odefinierat eller okänt värde.

Tillåt nollängdssträngar

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du är aktiverat kan du ange nollängdssträngar — strängar som inte innehåller några tecken. Om du vill skapa en nollängdssträng skriver du ett par dubbla citat tecken i fältet ("").

Indexerat

Fliken Allmänt

Ja/Nej

När du indexerar ett tabell fält hindrar Access dig från att lägga till dubblettvärden. Du kan också skapa ett index från mer än ett fält. Om du gör det kan du dubblera värdena i ett fält, men inte i båda fälten.

Indatamask

Fliken Allmänt

Fördefinierade eller anpassade uppsättningar med litteraler och plats hållare

Med en indatamask kan du ange data i ett fördefinierat format. Maskerna visas när du markerar ett fält i en tabell eller en kontroll i ett formulär. Anta till exempel att du klickar på ett datum fält och ser den här teckenuppsättningen: MMM-DD-YYYY. Det är en indatamask. Du måste ange månads värden som förkortningar med tre bokstäver, till exempel OCT och ett års värde som fyra siffror – till exempelvis okt-15-2017.

Indatamasken styr bara hur du anger data, inte hur data lagras eller visas i Access.

Mer information finns i styra data inmatnings format med indatamasker och Formatera ett fält för datum och tid.

Begränsa till lista

Fliken uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar ändringar i objekt i ett uppslags fält. Användare kan ibland försöka ändra objekt i ett uppslags fält manuellt. När du inte kan ändra objektens värden i ett fält är egenskapen inställd på Ja. Om den här egenskapen är aktive rad och du behöver ändra objekten i en lista måste du öppna listan (om du vill redigera en värde lista) eller den tabell som innehåller källdata för listan (om du vill redigera ett uppslags fält) och ändra värdena där.

Tillåt redigering av värdelistor

Fliken uppslag

Ja/Nej

Aktiverar eller inaktiverar kommandot Redigera List objekt för värde listor, men inte för uppslags fält. Om du vill aktivera kommandot för uppslags fält anger du ett giltigt formulär namn i egenskapen Redigera formulär för List objekt . Kommandot Tillåt redigering av värde listor visas på en snabb meny som du öppnar genom att högerklicka på en listruta eller kombinations Rute kontroll. När du kör kommandot visas dialog rutan Redigera List objekt . Om du anger namnet på ett formulär i egenskapen Redigera formulär för List objekt startas formuläret i stället för att Visa dialog rutan.

Du kan köra kommandot Redigera List objekt från List rutor och kombinations Rute kontroller i formulär och från kombinations Rute kontroller i tabeller och frågeresultat. Formulär måste vara öppna i antingen designvyn eller Browse-vyn. tabeller och frågeresultat måste vara öppna i databladsvyn.

Redigeringsformulär för listobjekt

Fliken uppslag

Namn på ett data inmatnings formulär

Om du anger namnet på ett data inmatnings formulär som värde i den här tabell egenskapen öppnas formuläret när en användare kör kommandot Redigera List objekt . I annat fall visas dialog rutan Redigera List objekt när användare kör kommandot.

Överst på sidan

Använda sammanhängande uppdateringar för att ändra primär-och sekundär nyckel värden

Ibland kan du behöva uppdatera ett primärt värde. Om du använder primär nyckel som sekundär nyckel kan du automatiskt uppdatera dina ändringar via alla underordnade instanser av sekundär nyckel.

Som en påminnelse är en primär nycklar ett värde som unikt identifierar varje rad (post) i en databas tabell. En sekundär nyckel är en kolumn som matchar primär nyckel. Vanligt vis lagras externa nycklar i andra tabeller och du kan skapa en relation (en länk) mellan data i tabellerna.

Anta till exempel att du använder ett produkt-ID som primär nyckeln. Ett ID-nummer identifierar en produkt. Du använder också detta ID-nummer som sekundär nyckel i en tabell med order data. På så sätt kan du hitta alla beställningar som berör varje produkt, eftersom när som helst skapar en beställning för produkten, blir detta en del av beställningen.

Ibland ändras dessa ID-nummer (eller andra typer av primär nycklar). När de gör det kan du ändra värdet primär nyckelvärdet och låta den ändringen automatiskt överlappa alla tillhörda underordnade poster. Du aktiverar den här funktionen genom att aktivera referens integritet och sammanhängande uppdateringar mellan de två tabellerna.

Kom ihåg följande viktiga regler:

  • Du kan endast aktivera uppdatering för primära viktiga fält i data typerna text och tal. Du kan inte använda relaterade uppdateringar för fält som anges till data typen Räknare.

  • Du kan aktivera sammanhängande uppdateringar endast mellan tabeller med en 1: n-relation.

Mer information om hur du skapar relationer. Se Guide till tabell relationer och skapa, redigera eller ta bort en relation.

Här följer en hand som beskriver hur du skapar en relation och aktiverar sedan sammanhängande uppdateringar för relationen.

Skapa relationen

  1. På fliken Databasverktyg, i gruppen Visa/Dölj klickar du på Relationer.

  2. Klicka på Visa tabelli gruppen relationer på fliken design .

  3. I dialog rutan Visa tabell väljer du fliken tabeller , markerar de tabeller som du vill ändra, klickar på Lägg tilloch sedan på Stäng.

    Du kan trycka på SKIFT för att markera flera tabeller, eller så kan du lägga till varje tabell individuellt. Välj bara tabellerna på relationens "1"-och "många" sidor.

  4. I fönstret relationer drar du primär nyckel från tabellen på 1-sidan av relationen och släpper den på sekundär nyckel fältet i tabellen på n-sidan av relationen.

    Dialogrutan Redigera relationer visas. I följande bild visas dialog rutan:

    Dialogrutan Redigera relationer visas med en befintlig relation

  5. Markera kryss rutan referens integritet och klicka på skapa.

Aktivera sammanhängande uppdateringar i primär nycklar

  1. På fliken Databasverktyg, i gruppen Visa/Dölj klickar du på Relationer.

  2. Fönstret relationer visas och visar kopplingarna (visas som kopplings linjer) mellan tabellerna i databasen. I bilden nedan visas en typisk relation:

  3. Högerklicka på kopplings linjen mellan överordnad och underordnad tabell och klicka på Redigera relation.

    En relation mellan två tabeller

    Dialogrutan Redigera relationer visas. I följande bild visas dialog rutan:

    Dialogrutan Redigera relationer

  4. Markera Uppdatera relaterade fält, kontrol lera att kryss rutan referens integritet är markerad och klicka sedan på OK.

Överst på sidan

Varför ID-nummer ibland tycks hoppa över ett tal

När du skapar ett fält som är inställt på data typen Räknare genereras ett värde för det fältet automatiskt i varje ny post. Värdet ökas som standard så att varje ny post får nästa tillgängliga löp nummer. Syftet med data typen Räknare är att ange ett värde som är lämpligt att använda som primär nycklar. Mer information finns i lägga till, ange, ändra eller ta bort primär nycklar.

När du tar bort en rad från en tabell som innehåller ett fält som är inställt på data typen räknare används inte alltid värdet i fältet räknare för den raden automatiskt. Av den anledningen är det möjligt att det nummer som skapas i Access inte är det nummer du förväntar dig, och luckor kan förekomma i sekvensen av ID-nummer – det är avsiktligt. Du bör endast lita på att värdena i ett Räknare-fält är unika och inte i sin ordning.

Överst på sidan

Mass uppdatering av data med hjälp av frågor

Lägga till, uppdatera och ta bort frågor är kraftfulla sätt att lägga till, ändra eller ta bort poster i bulk. Dessutom är Mass uppdateringar enklare och effektivare att utföra när du använder goda principer i databas design. Det kan vara tidsbesparande att använda en tilläggs-, uppdaterings-eller borttagnings fråga eftersom du också kan återanvända frågan.

Viktigt    Säkerhetskopiera dina data innan du använder dessa frågor. Med en säkerhets kopia kan du snabbt åtgärda eventuella misstag.

Lägga till frågor    Används för att lägga till många poster i en eller flera tabeller. En av de vanligaste användningarna av en tilläggsfråga är att lägga till en grupp poster från en eller flera tabeller i en käll databas till en eller flera tabeller i mål databasen. Anta till exempel att du får nya kunder och en databas som innehåller en tabell med information om dessa kunder. För att undvika att ange nya data manuellt kan du lägga till dem i en tabell eller i en databas. Mer information finns i lägga till poster i en tabell med hjälp av en tilläggsfråga.

Uppdateringsfrågor    Används för att lägga till, ändra eller ta bort delar (men inte alla) för många befintliga poster. Betrakta en uppdateringsfråga som en kraftfull version av dialogrutan Sök och ersätt. Du anger ett SELECT-villkor (den ensamtal motsvarande en Sök sträng) och ett uppdaterings villkor (den ensamtal motsvarande en ersättnings sträng). Till skillnad från dialog rutan kan uppdaterings frågor acceptera flera villkor, vilket gör det möjligt att uppdatera ett stort antal poster i ett och samma pass och sedan kan du ändra poster i mer än en tabell. Mer information finns i skapa och köra en uppdaterings fråga.

Ta bort frågor    Om du snabbt vill ta bort en mängd data eller ta bort en uppsättning data regelbundet är det praktiskt att ta bort eftersom frågorna gör det möjligt att ange villkor för att snabbt hitta och ta bort data. Mer information finns i olika sätt att lägga till, redigera och ta bort poster.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×