Arkivera information i Access

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan hålla din Microsoft Access-databaser rörigt och hanterbara med jämna mellanrum arkivera gamla eller inaktiv poster. Du kan arkivera alla tabeller i en databas, specifika tabeller eller bara specifika poster, till exempel poster som är äldre än ett visst datum. Det här avsnittet lär du dig hur du använder tre olika alternativ för att arkivera data i en Access-databas.

Artikelinnehåll

När bör du överväga arkivering?

Ersätta en tabell med jämna mellanrum

Du bör regelbundet ersätta alla tabeller

Regelbundet flytta poster till ett arkivtabell

När bör du överväga arkivering?

När en databas på din dator innehåller data som du inte tänker använda längre, men du vill att informationen ska vara praktiskt om du behöver det vid en viss tidpunkt i tid eller för att uppfylla en bevarandeprincip för data, är arkivering ett bra sätt att behålla dessa data. Arkivering också ofta används för att hålla data baserat på ett datumvillkor exempel i slutet av en månad.

Olika sätt att arkivera data

I följande tabell finns metoder för att arkivera data, en beskrivning av metoden förklaring av när du bör använda respektive metod och andra särskilda överväganden för metoden.

Metod

Beskrivning

Använd när...

Andra överväganden

Ersätta en tabell med jämna mellanrum

Regelbundet gör en Arkivera kopia av en viss tabell och ersätter den tabellen med en ny, tom tabell kopia.

Alla poster i en tabell uppfyller de villkor som du använder för att avgöra om du vill arkivera.

Exempel: Du har en tabell som lagrar dagliga temperaturen yttersta. Varje år du arkivera tabellen och börja om från början med en tom lista.

Du bör regelbundet ersätta alla tabeller

Med jämna mellanrum en arkivera kopian av backend-databasen och sedan ersätta backend-databasen med en ny, tom. Kräver en delad databas (en databas som består av: en backend-databasfil som innehåller alla tabeller, och en frontend-databasfilen som innehåller alla andra databasobjekt).

Alla poster i de flesta tabeller i en databas uppfyller villkoret som du använder för att avgöra om du vill arkivera.

Exempel: Databasen består av flera tabeller med olika typer av meteorologiska data. Varje år Arkivera du alla tabeller.

  • Om du har några uppslagstabeller (tabeller som du använder för att lagra värden för att leta efter sådana postnummer eller avdelningar) kan behöva du importera data i den nya backend-databasen.

  • Du måste Arkivera databasen manuellt. Du kan inte använda ett makro för den här metoden.

Regelbundet flytta poster till ett arkivtabell

Regelbundet väljer samma poster (från den ursprungliga tabellen) körs en fråga som markerar posterna för arkivering och data läggs till i en arkivtabell över och sedan köra en fråga till och ta bort dem.

Vissa av posterna i en tabell uppfyller villkoret som du använder för att avgöra om du vill arkivera.

Exempel: Du vill arkivera bibliotek transaktioner (kontrollera så här fungerar) om markerad i datum är minst ett år gamla.

  • Kanske kringgå referensintegritet, särskilt om de poster som du vill arkivera finns på 1-sidan av en en-till-många-relation. Mer information finns i avsnittet om hur du arbetar runt referensintegritet .

Varning!:  Om du behöver använda parametrar i frågor bör du skapa ett formulär för att hantera parametrar. I annat fall kan riskera du dataförlust.

Undvika referensintegritet

Om de poster som du vill arkivera är relaterade till poster i andra tabeller, kan du behöva kringgå relationen. Om de poster som du vill arkivera är ”underordnade” poster (de hör till ”n-sidan av en en-till-många-relation ) kan arkivera du antagligen på ett säkert sätt dem utan problem. Om de poster som du vill arkivera är ”överordnade” poster (de hör till ”1”-sidan av en en-till-många-relation ), när du arkiverar deras ”underordnade” poster maj:

  • Att du tar bort poster ”överordnade”. Det här kan orsaka problem om du har redan bifogats ”överordnade” poster i tabellen Arkiv.

    eller

  • Bli ”överblivna poster skapas” – poster som hör till en ”överordnad” som inte finns. Det här kan orsaka problem med dataintegritet och funktioner i databasen som använder ”rader”-poster.

Konto för referensintegritet, gör du följande:

  1. Fastställa vilka ”underordnade” poster som hör till de poster som du vill arkivera. Till exempel om du vill arkivera poster av tillgångar som utlånad ett bibliotek, först avgöra om det finns några transaktioner öppen på de tillgångarna, dvs om tillgångar har checkats ut men inte returneras.

  2. Gör något av följande:

    • Om ”underordnade”-poster kan alltid tas bort, se till att används relationen referensintegritet med sammanhängande borttagningar. Detta säkerställer att alla relaterade ”underordnade” poster ska tas bort.

    • Om ”underordnade” poster inte kan alltid raderas på ett säkert sätt, bör du arkivera alla tabeller i databasen.

    • Skapa en fråga som väljer ”överordnade” poster som inte har ”underordnade” poster. Använd den första frågan för att skapa Arkivera frågor (se avsnittet regelbundet flytta poster till en arkivtabell), i stället för ”överordnade”-tabellen.

Överst på sidan

Ersätta en tabell med jämna mellanrum

Om du vill arkivera alla data i en tabell kan ersätta du regelbundet tabellen med en tom kopia.

Viktigt!: Om tabellen som du arkivera är relaterad till andra tabeller, kan du behöva kringgå referensintegritet.

  1. Markera de tabeller som du vill arkivera, tryck på CTRL + C och tryck sedan på CTRL + V i navigeringsfönstret.

  2. Markera Endast strukturi under Inklistringsalternativi dialogrutan Klistra in tabell som och klicka sedan på OK.

Access kalkylbladsnamn kopian som en kopia av ursprungliga tabellnamn.

  1. Högerklicka på den ursprungliga tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Byt namn på snabbmenyn.

Ge tabellen ett annat namn för att ange vad det innehåller, till exempel ”DailyTemperatureExtremes_archive_2019”.

  1. Högerklicka på den tomma kopian i navigeringsfönstret och klicka på Byt namn på snabbmenyn. Byta namn på den med den ursprungliga tabellen namn.

Överst på sidan

Du bör regelbundet ersätta alla tabeller

Om du använder en delad databas kan ersätta du med jämna mellanrum alla tabeller genom att ersätta backend-databas med en tom kopia.

Så här: förbereda tomma kopian. Om databasens design ändras, kan du återanvända det här tomma kopiera varje gång som du arkivera. Arkivera bara Byt namn på den befintliga backend-databasen som anger att ett Arkiv och spara den tomma kopian som den nya backend-databasen.

Förbereda en tom kopia av en backend-databas

Då måste du först importera tabelldefinitioner för alla tabeller i backend-databasen.

  1. Klicka på Nyttpå fliken Arkiv , Välj tom databasoch klicka sedan på Skapa.

  2. Stäng tabell1.

  3. Åtkomstpå fliken Externa Data i gruppen Importera & länk .

  4. Markera Importera tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler till den aktuella databaseni dialogrutan Hämta externa Data – Access-databas och klicka sedan på Bläddra.

  5. Välj backend-databas i dialogrutan Öppna . Klicka på Öppna när du vill stänga dialogrutan Öppna och klicka sedan på OK.

  6. Klicka på Alternativi dialogrutan Importera objekt .

  7. Under Importera tabeller, markerar du kryssrutan Endast Definition.

  8. Klicka på Markera allapå fliken tabeller , klicka på OKoch klicka sedan på Stäng.

I nästa steg ska lägga till data i alla uppslagstabeller i tomma kopian. Gör följande för varje uppslagstabell:

  1. Länk till uppslagstabellen i den befintliga backend-databasen.

  2. Skapa en tilläggsfråga som lägger tillför alla poster från ursprungligt kopian.

Ersätta backend-databas med en tom kopia

Då måste du först byta namn på den befintliga backend-databasen om du vill indikera att den är nu ett arkiv. Öppna tomma kopian och spara den med hjälp av det ursprungliga namnet backend-databasen.

  1. Klicka på fliken Arkiv och klicka sedan på Spara databas som. Du kanske uppmanas att stänga alla öppna objekt. så klickar du på OK. Dialogrutan Spara som öppnas.

  2. Kontrollera att du sparar filen på samma plats som den ursprungliga backend-databasen i rutan Spara i (högst upp i dialogrutan Spara som ).

  3. I rutan Filnamn anger du namnet på den ursprungliga backend-databasen.

  4. Välj Access-databas (*.accdb)i rutan Filformat .

Överst på sidan

Regelbundet flytta poster till ett arkivtabell

Det här är en process i fyra steg som kräver att skapa en tom kopia av tabellen som innehåller de poster som du vill arkivera, skapa en tilläggsfråga om du vill kopiera poster från den ursprungliga tabellen till tabellen Arkiv, hur du skapar en ta bort fråga om du vill ta bort den arkiverade poster från den ursprungliga tabellen och slutligen skapa ett makro för att köra båda frågor som kan köras när du vill arkivera. Den här verka komplicerat kan vara enkelt om du följer stegen i den ordning som de presenteras nedan:

Steg 1: Skapa en arkivtabell

Steg 2: Skapa en tilläggsfråga om du vill kopiera data till tabellen Arkiv

Steg 3: Skapa en borttagningsfråga för att ta bort data från den ursprungliga tabellen

Steg 4: Skapa ett makro för att köra både lägga till och ta bort frågor

Steg 1: Skapa en arkivtabell

Om du vill behålla dina arkiverade poster i en tabell, gör du det här steget en gång. Arkivera tabellen som du skapar i det här steget ska innehålla alla de arkiverade posterna.

Om du vill ta bort gamla Arkivera tabellen när du skapar en ny i stället för att göra det här steget kan använda du tabellfråga för att kopiera data till tabellen Arkiv. Gå vidare till steg 2om du vill göra detta.

Du använder en ny tabell Arkivera varje gång som du arkivera, men också hålla din gamla Arkivera tabeller, byta namn på tabellen gamla Arkivera innan du skapar en ny. Om du arkiverar utifrån ett datum överväger namnger arkivera gamla tabeller enligt det datumintervall som de representerar.

  1. Markera tabellen som innehåller posterna arkivera genom att trycka på CTRL + C och sedan trycker på CTRL + V i navigeringsfönstret.

  2. Ta bort ord Kopia av och lägga till ett understreck och word ”Arkiv” i befintligt tabellnamn i rutan Tabellnamn . Om den ursprungliga tabellen heter transaktioner är tabellen Arkiv heter Transactions_archive.

    Klistra in tabell som

  3. Markera Endast strukturi under Inklistringsalternativi dialogrutan Klistra in tabell som .

Steg 2: Skapa en tilläggsfråga om du vill kopiera data till tabellen Arkiv

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

  2. Använd dialogrutan Visa tabell för att lägga till tabellen med de poster som du vill arkivera och Stäng dialogrutan Visa tabell .

  3. Dubbelklicka på asterisken (*) i tabellen som du just lagt till i frågedesignfönstret. Tabellnamnet och en asterisk visas i den första kolumnen i frågerutnätet.

    Obs!: Asterisken anger att frågan ska innehålla alla fält från tabellen i frågeresultatet. Frågeresultatet justeras när du använder en asterisk om fält läggs till eller tas bort från tabellen.

  4. Dubbelklicka på det fält som du vill använda för att ange ett villkor som poster måste uppfylla innan du arkivera dem i frågedesignfönstret. Om du vill arkivera alla poster där datumet är mer än ett år gamla transaktioner tabellen innehåller ett område som kallas Markerad i datum, dubbelklicka på fältet och den visas i nästa tomma kolumnen i frågerutnätet.

    Frågerutnät

    Upprepa det här steget om du vill använda villkor med ytterligare fält.

  5. Använd villkorsraden för att ange villkor för de fält som du just lagt till. Du kan till exempel ange att markerad i datum måste vara tidigare än 1 januari 2019 med hjälp av uttrycket < #1/1/2019 # i raden villkor .

    Om din villkorsvärdena ändras varje gång du arkivera, bör du kontrollera din fråga fråga efter indata. Genom att använda en parameter i raden villkor så att frågan frågar efter inmatning. Använda ett uttryck om du vill använda en parameter som du vanligtvis skulle, men i stället för ett visst värde använder du en kort fråga inom hakparenteser. Du kan till exempel använda uttrycket < [Arkivera slutförda innan transaktioner:], så:

    Parameteruttryck

    Mer information om hur du använder parametrar finns i artikeln Introduktion till frågor.

    Du kanske också vill använda raden eller ange alternativa villkor. Mer information om hur du använder villkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

    Tips: Om du använder ett datumfält för att ange villkor och du vill arkivera alla poster som är äldre än dagens datum anger du <Date() i raden villkor för datumfältet.

  6. Gör något av följande:

    Om du redan har skapat tabellen Arkiv kan använda en tilläggsfråga att lägga till de angivna posterna i tabellen:

    1. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    2. Markera namnet på tabellen Arkiv i i rutan Tabellnamn i dialogrutan tilläggsfråga och klicka sedan på OK.

      Lägga till i

      Raden Tillägg till visas i frågerutnätet.

    3. Avmarkera raden Tillägg till för de fält som du använde för att ange villkor. (Endast asterisken ska ha ett värde för Tillägg till).

      Tillägg till raden i frågerutnätet

      Om du inte har skapat tabellen Arkiv, Använd en tabellfråga för att skapa tabellen Arkiv med hjälp av de angivna posterna:

    4. Klicka på Tabellfråga i gruppen Frågetyp på fliken Design.

    5. I dialogrutan Tabellfråga i rutan Tabellnamn skriver du namnet på tabellen Arkiv och klicka sedan på OK.

  7. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

Steg 3: Skapa en borttagningsfråga för att ta bort data från den ursprungliga tabellen

  1. Klicka på Frågedesign i gruppen Frågor på fliken Skapa.

  2. Använd dialogrutan Visa tabell för att lägga till tabellen som innehåller posterna som du vill arkivera. Stäng dialogrutan Visa tabell.

  3. Dubbelklicka på asterisken (*) i tabellen som du just lagt till i frågedesignfönstret. Tabellnamnet och en asterisk visas i den första kolumnen i frågerutnätet.

  4. Dubbelklicka på samma fält som du använde för att ange ett villkor i tilläggsfrågan i frågedesignfönstret.

  5. Använd villkorsraden för att ange villkor för de fält som du just lagt till. Mer information om hur du använder villkor finns i artikeln Exempel på frågevillkor.

    Viktigt!: Om tillägg eller tabellfrågor frågan används en parameter, kontrollerar du att din borttagningsfråga sker för. Kom ihåg att du anger samma värde för båda frågorna. Om du anger olika parametervärden, kan du förlora data. Du kan använda ett dataformulär för att samla in värdena och göra frågorna fråga formuläret för indatavärden för att förhindra dataförlust. Mer information finns i artikeln Introduktion till frågor.

  6. Klicka på Ta bortpå fliken Design i gruppen Frågetyp .

    Raden Ta bort visas i frågerutnätet.

    Ta bort raden i frågerutnätet

  7. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

Steg 4: Skapa ett makro för att köra både lägga till och ta bort frågor

  1. Klicka på Makro på fliken Skapa i gruppen Makron och kod.

  2. Klicka på pilen bredvid Lägg till ny instruktioni listrutan och sedan på OpenQuery.

    ÖppnaFråga visas och dess argument visas.

  3. I rutan Frågenamn väljer du den (tillägg eller tabellfrågor) frågan som du skapade i steg 2.

  4. Klicka på pilen bredvid Lägg till ny instruktioni listrutan och sedan på OpenQuery.

    ÖppnaFråga visas och dess argument visas.

  5. Välj Ta borttagningsfrågan som du skapade i steg 3i rutan Frågenamn .

  6. Tryck på CTRL + S för att spara makrot.

    Om du vill arkivera poster kan du köra makrot.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×