Arkivera information i Access

Obs!: Vi vill kunna erbjuda dig bästa möjliga supportinnehåll så fort som möjligt och på ditt språk. Den här sidan har översatts med hjälp av automatiserad översättning och kan innehålla grammatiska fel eller andra felaktigheter. Vår avsikt är att den här informationen ska vara användbar för dig. Vill du berätta för oss om informationen är till hjälp längst ned på sidan? Här är artikeln på engelska som referens.

Du kan skydda dina data ordnade efter regelbundet arkivera gamla eller inaktiv poster. Anta till exempel att använda Access för att hantera en Lånebibliotek. Du kan ha en tabell som spårar långivande transaktioner, med ett fält som innehåller datumet objektet lånade och ett fält som innehåller datumet den returnerades. Spela in bevarandeprincip är kanske att arkivera lånetransaktionen poster ett år efter det objektet RETUR och förstör posterna efter två år.

Du kan arkivera alla tabeller i en databas, specifika tabeller eller bara specifika poster, till exempel poster som är äldre än ett visst datum. Det här avsnittet förklaras hur du arkivera data.

I den här artikeln

Översikt

Regelbundet flytta poster till ett arkivtabell

Ersätta en tabell med jämna mellanrum

Du bör regelbundet ersätta alla tabeller

Översikt

Bör du arkivera data när du har data som du inte tänker använda, och du vill behålla data praktiskt om du behöver den. Du kanske har en princip som hjälper Arkivera planerna, till exempel en bevarandeprincip för data.

Arkivering används ofta för att lagra data baserat på ett datumvillkor, till exempel slutet av en månad ankommande.

Olika sätt att arkivera data

I följande tabell visas olika sätt att arkivera data, när du ska använda respektive metod och andra överväganden.

Metod

Beskrivning

Använd när...

Andra överväganden

Regelbundet flytta poster till ett arkivtabell

Genom att regelbundet köra en fråga som markerar de data som du vill arkivera och lägger till data till arkivet. Sedan kan du köra en fråga som markerar samma data (från den ursprungliga tabellen) och tar bort den.

Vissa av posterna i en tabell uppfyller villkoret som du använder för att avgöra om du vill arkivera.

Exempel: du vill arkivera bibliotek transaktioner (kontrollera så här fungerar) om markerad i datum är minst ett år gamla.

  • Kanske kringgå referensintegritet, särskilt om de poster som du vill arkivera finns på 1-sidan av en en-till-många-relation.

  • Om du behöver använda parametrar i frågor bör du skapa ett formulär för att hantera parametrar. I annat fall kan riskera du dataförlust.

Ersätta en tabell med jämna mellanrum

Med jämna mellanrum du gör en Arkivera kopia av en viss tabell och sedan ersätta tabellen med en ny, tom kopia.

Alla poster i en tabell uppfyller villkoret som du använder för att avgöra om du vill arkivera.

Exempel: du har en tabell som lagrar dagliga temperaturen yttersta. Varje år du arkivera tabellen och börja om från början med en tom lista.

  • Kanske kringgå referensintegritet.

Du bör regelbundet ersätta alla tabeller

Du börjar med en uppdelad databas (en databas som består av: en backend-databasfil som innehåller alla tabeller, och en frontend-databasfilen som innehåller alla andra databasobjekt). Med jämna mellanrum du gör en arkivera kopian av backend-databasen och ersätta backend-databasen med ett nytt, tomt.

Alla poster i de flesta tabellerna i databasen uppfyller villkoret som du använder för att avgöra om du vill arkivera.

Exempel: databasen består av flera tabeller med olika typer av meteorologiska data. Varje år Arkivera du alla tabeller.

  • Om du har några uppslagstabeller (tabeller som du använder för att lagra värden för att leta efter sådana postnummer eller avdelningar) kan behöva du importera data till den nya backend-databasen.

  • Du kan inte använda ett makro för den här metoden. Du måste Arkivera databasen manuellt.

Undvika referensintegritet

Om de poster som du vill arkivera är relaterade till poster i andra tabeller, kan du behöva kringgå relationen. Om de poster som du vill arkivera är ”underordnade” poster (de hör till ”n-sidan av en en-till-många-relation ) kan arkivera du antagligen på ett säkert sätt dem utan problem. Om de poster som du vill arkivera är ”överordnade” poster (de hör till ”1”-sidan av en en-till-många-relation ), när du arkiverar deras ”underordnade” poster maj:

  • Att du tar bort poster ”överordnade”. Det här kan orsaka problem om du har redan bifogats ”överordnade” poster i tabellen Arkiv.

    - eller -

  • Bli ”överblivna poster skapas” – poster som hör till en ”överordnad” som inte finns. Det här kan orsaka problem med dataintegritet och olika funktioner i databasen som använder ”rader”-poster.

Konto för referensintegritet, gör du följande:

  1. Fastställa vilka ”underordnade” poster som hör till de poster som du vill arkivera. Till exempel om jag vill arkivera poster av tillgångar som jag låna ut på min library avgöra jag först om det finns några transaktioner öppen på de tillgångarna, dvs om tillgångar har checkats ut men inte returneras.

  2. Gör något av följande:

    • Om ”underordnade”-poster kan alltid tas bort, se till att används relationen referensintegritet med sammanhängande borttagningar. Detta säkerställer att alla relaterade ”underordnade” poster ska tas bort.

    • Om ”underordnade” poster inte kan alltid raderas på ett säkert sätt, bör du Arkivera alla tabeller i databasen.

    • Skapa en fråga som väljer ”överordnade” poster som inte har ”underordnade” poster. Använd den första frågan för att skapa Arkivera frågor (se avsnittet regelbundet flytta poster till en arkivtabell), i stället för ”överordnade”-tabellen.

      Tips: Du kan använda Frågeguiden för att söka omatchade poster. Mer information finns i artikeln jämföra två tabeller och söka efter omatchade poster.

Överst på sidan

Regelbundet flytta poster till ett arkivtabell

Se först en tom kopia av den tabell som innehåller poster som du vill arkivera. Den här ny tom tabell är Arkivera tabellen. Nu ska skapa du en lägg till fråga om du vill kopiera poster från den ursprungliga tabellen till tabellen Arkiv. Sedan skapar du en ta bort fråga om du vill ta bort arkiverade poster från den ursprungliga tabellen. Slutligen kan skapa du ett makro som körs båda frågorna. Om du vill arkivera poster kan köra du makrot.

Tips: Du kan koppla ett makro till en knapp i ett formulär så att när du klickar på knappen körs makrot.

Steg 1: Skapa en arkivtabell

Steg 2: Skapa en fråga som kopierar data till tabellen Arkiv

Steg 3: Skapa en borttagningsfråga som tar bort samma data från den ursprungliga tabellen

Steg 4: Skapa ett makro som körs båda frågor

Steg 1: Skapa en arkivtabell

Om du vill behålla dina arkiverade poster i en tabell kan göra du bara det här steget en gång. Arkivera tabellen som du skapar i det här steget ska innehålla alla de arkiverade posterna.

Om du vill förstör arkivera gamla tabellen när du skapar en ny behöver du inte göra det här steget. Du kan använda tabellfråga i stället för en tilläggsfråga för att kopiera data till tabellen Arkiv. Om du vill göra detta kan du gå vidare till steg 2.

Om du vill använda en ny tabell Arkivera varje gång som du Arkiv, och du vill behålla gamla Arkivera tabeller byter du namn på dina gamla Arkivera tabell innan du skapar en ny. Om du arkiverar utifrån ett datum överväger namnger arkivera gamla tabeller enligt det datumintervall som de representerar.

Obs!: Om du skapar en ny tabell Arkivera varje gång och Behåll den gamla som du måste byta namn på det gamla arkivet innan du kör dina frågor.

  1. I navigeringsfönstret markerar du den tabell som innehåller posterna att arkivera, tryck på CTRL + C och tryck sedan på CTRL + V.

  2. Markera Endast struktur i under Inklistringsalternativ i dialogrutan Klistra in tabell som.

  3. Ta bort ord Kopia av och lägga till ett understreck och word ”Arkiv” i befintligt tabellnamn i rutan Tabellnamn. Om den ursprungliga tabellen heter transaktioner är tabellen Arkiv heter Transactions_archive.

    Klistra in tabell som

Steg 2: Skapa en fråga som kopierar data till tabellen Arkiv

  1. Klicka på <ui>Frågedesign</ui> i gruppen <ui>Annat</ui> på fliken <ui>Skapa</ui>.

  2. Använd dialogrutan Visa tabell för att lägga till tabellen som innehåller posterna som du vill arkivera. Stäng dialogrutan Visa tabell.

  3. Dubbelklicka på asterisken (*) i tabellen som du just lagt till i frågedesignfönstret. Tabellnamnet och en asterisk visas i den första kolumnen i frågerutnätet.

    Obs!: Asterisken anger att frågan ska innehålla alla fält från tabellen i frågeresultatet. Frågeresultatet justeras när du använder en asterisk om fält läggs till eller tas bort från tabellen.

  4. Dubbelklicka på det fält som du vill använda för att ange ett villkor som poster måste uppfylla innan du arkivera dem i frågedesignfönstret. Till exempel om transaktioner tabellen innehåller ett område som kallas markerad i datum och du vill arkivera alla poster där datumet är mer än ett år gamla kan du dubbelklicka på markerad i datum. Fältet visas i nästa tomma kolumnen i frågerutnätet.

    Frågerutnät

    Upprepa det här steget om du vill använda villkor med ytterligare fält.

  5. Använd villkorsraden för att ange villkor för de fält som du just lagt till. Du kan till exempel ange att markerad i datum måste vara tidigare än 1 januari 2008 med hjälp av uttrycket < #1/1/2008 # i raden villkor.

    Om din villkorsvärdena ändras varje gång du arkivera, bör du kontrollera din fråga fråga efter indata. Genom att använda en parameter i raden villkor så att frågan frågar efter inmatning. Använda ett uttryck om du vill använda en parameter som du vanligtvis skulle, men i stället för ett visst värde använder du en kort fråga inom hakparenteser. Du kan till exempel använda uttrycket < [Arkivera slutförda innan transaktioner:], så:

    Parameteruttryck

    Mer information om hur du använder parametrar finns i artikeln frågor och rapporter.

    Du kanske också vill använda raden eller ange alternativa villkor. Mer information om hur du använder villkor finns i artikeln exempel på frågevillkor.

    Tips: Om du använder ett datumfält för att ange villkor och du vill arkivera alla poster som är äldre än dagens datum, ange < datum() i raden villkor i datumfältet.

  6. Gör något av följande:

    • Om du redan har skapat tabellen Arkiv måste tilläggsfrågor för att lägga till de angivna posterna i tabellen.

      1. Klicka på Lägg till i gruppen Frågetyp på fliken Design.

      2. Markera namnet på tabellen Arkiv i i rutan Tabellnamn i dialogrutan tilläggsfråga och klicka sedan på OK.

        Tillägg till

        Raden Tillägg till visas i frågerutnätet.

      3. Avmarkera raden Tillägg till för de fält som du använde för att ange villkor. (Endast asterisken ska ha ett värde för Tillägg till ).

        Raden Tillägg till i frågerutnätet

    • Om du inte har skapat tabellen Arkiv måste en tabellfråga för att skapa tabellen Arkiv med hjälp av de angivna posterna.

      1. Klicka på Tabellfråga i gruppen Frågetyp på fliken Design.

      2. I dialogrutan Tabellfråga i rutan Tabellnamn skriver du namnet på tabellen Arkiv och klicka sedan på OK.

  7. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

Steg 3: Skapa en borttagningsfråga som tar bort samma data från den ursprungliga tabellen

  1. Klicka på <ui>Frågedesign</ui> i gruppen <ui>Annat</ui> på fliken <ui>Skapa</ui>.

  2. Använd dialogrutan Visa tabell för att lägga till tabellen som innehåller posterna som du vill arkivera. Stäng dialogrutan Visa tabell.

  3. Dubbelklicka på asterisken (*) i tabellen som du just lagt till i frågedesignfönstret. Tabellnamnet och en asterisk visas i den första kolumnen i frågerutnätet.

  4. Dubbelklicka på samma fält som du använde för att ange ett villkor i tilläggsfrågan i frågedesignfönstret.

  5. Använd villkorsraden för att ange villkor för de fält som du just lagt till. Mer information om hur du använder villkor finns i artikeln exempel på frågevillkor.

    Viktigt!: Om tillägg eller tabellfrågor frågan används en parameter, så ska din borttagningsfråga. Dessutom bör du kontrollera att du anger samma värde för båda frågorna. Om du anger olika parametervärden, kan du förlora data. Du kan använda ett dataformulär för att samla in värdena och göra frågorna fråga formuläret för indatavärden för att förhindra dataförlust. Mer information finns i artikeln frågor och rapporter.

  6. Klicka på Ta bort på fliken Design i gruppen Frågetyp.

    Raden Ta bort visas i frågerutnätet.

    Raden Ta bort i frågerutnätet

  7. Spara frågan genom att trycka på CTRL+S.

Steg 4: Skapa ett makro som körs båda frågor

  1. Klicka på <ui>Makro</ui> i gruppen <ui>Annat</ui> på fliken <ui>Skapa</ui>. Om kommandot inte finns tillgängligt kan du klicka på pilen under knappen <ui>Modul</ui> eller <ui>Klassmodul</ui> och sedan klicka på <ui>Makro</ui>.

  2. Välj OpenQuery i den första raden i rutnätet makro i kolumnen åtgärd.

    Makroåtgärden Öppna fråga

  3. Längst ned i rutnätet under Instruktionsargument i rutan Frågenamn väljer du den (tillägg eller tabellfrågor) frågan som du skapade i steg 2 från den nedrullningsbara listrutan.

    Makroåtgärden Öppna fråga: frågeargument

  4. Välj OpenQuery i den andra raden i rutnätet makro i kolumnen Action.

  5. Välj borttagningsfrågan från den nedrullningsbara listrutan längst ned i rutnätet under Instruktionsargument i rutan Frågenamn.

    Ditt makro bör se ut ungefär så här:

    Makro som kan sparas

  6. Tryck på CTRL + S för att spara makrot.

    Om du vill arkivera poster kan du köra makrot.

Överst på sidan

Ersätta en tabell med jämna mellanrum

Om du alltid vill arkivera alla data i en tabell kan behöver du inte använda frågor eller makron. Alternativt kan ersätta du regelbundet tabellen med en tom kopia.

Viktigt!: Om tabellen som du arkivera är relaterad till andra tabeller, kan du behöva kringgå referensintegritet.

  1. Markera den tabell som du vill arkivera, tryck på CTRL + C och tryck sedan på CTRL + V i navigeringsfönstret.

  2. Markera Endast struktur i under Inklistringsalternativ i dialogrutan Klistra in tabell som och klicka sedan på OK.

    Access kalkylbladsnamn kopia kopia av ursprungliga tabellnamn.

  3. Högerklicka på den ursprungliga tabellen i navigeringsfönstret och klicka på Byt namn på snabbmenyn som visas.

    Ge tabellen ett namn som anger vad det innehåller, till exempel ”DailyTemperatureExtremes_archive_2007”.

  4. I navigeringsfönstret högerklickar du på den tomma kopian och klicka på Byt namn på snabbmenyn som visas.

    Ge tomma kopia ursprungliga tabellnamnet.

Överst på sidan

Du bör regelbundet ersätta alla tabeller

Om du använder en delad databas kan ersätta du med jämna mellanrum alla tabeller genom att ersätta backend-databas med en tom kopia.

Först måste du förbereda tomma kopian. Om inte databasdesignen ändras, kan du återanvända den här kopian varje gång som du arkivera. När du vill arkivera du sedan byta namn på den befintliga backend-databasen som anger att ett Arkiv och sedan sparar den tomma kopian som den nya backend-databasen.

Förbereda en tom kopia av en backend-databas

Importera tabelldefinitioner för alla tabeller i backend-databasen.

  1. Skapa en ny, tom databas. Ta bort tabell1.

  2. Gå till fliken Externa data och gruppen Importera. Klicka på Access.

  3. Markera Importera tabeller, frågor, formulär, rapporter, makron och moduler till den aktuella databasen i dialogrutan Hämta externa Data och klicka sedan på Bläddra.

  4. Välj backend-databas i dialogrutan Öppna. Klicka på Öppna när du vill stänga dialogrutan Öppna och klicka sedan på OK.

  5. Klicka på Alternativ i dialogrutan Importera objekt.

  6. Under Importera tabeller, markerar du kryssrutan Endast Definition.

  7. Klicka på Markera alla på fliken tabeller, klicka på OK och klicka sedan på Stäng.

I nästa steg ska lägga till data i alla uppslagstabeller i tomma kopian. Gör följande för varje uppslagstabell:

  1. Länk till uppslagstabellen i den befintliga backend-databasen.

  2. Skapa en tilläggsfråga som lägger tillför alla poster från ursprungligt kopian.

Ersätta backend-databas med en tom kopia

Då måste du först byta namn på den befintliga backend-databasen om du vill indikera att den är nu ett arkiv.

Öppna tomma kopian och spara den med hjälp av det ursprungliga namnet backend-databasen.

  1. Klicka på Microsoft Office-knappen Bild av Office-knappen och peka sedan på Spara som. Spara som-menyn öppnas.

  2. Klicka på Access 2007-databas under Spara databasen i ett annat format.

Överst på sidan

Utöka dina Office-kunskaper
Utforska utbildning
Få nya funktioner först
Anslut till Office Insiders

Hade du nytta av den här informationen?

Tack för din feedback!

Tack för din feedback! Det låter som att det kan vara bra att koppla dig till en av våra Office-supportrepresentanter.

×